Документооборот кадровой службы реферат

Обновлено: 05.07.2024

Цель данной курсовой работы состоит в изучении и описании документационного обеспечения кадровой службы
Для достижения данной цели требуется решить ряд задач:
1.Раскрыть сущность и определить главные функции кадровой службы по документационному обеспечению управления персоналом в организации;
2.Изучить состав кадровой документации, сравнить разные классификации;
3.Описать организацию документооборота кадровой службы;
4. Охарактеризовать процесс автоматизации кадрового делопроизводства.

Содержание работы

Введение
1.ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Понятие и история кадровой службы
1.2. Задачи, функции и структура кадровой службы
1.3.Делопроизводство в кадровой службе 1
2.СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1. Плановая кадровая документация
2.2. Договорная кадровая документация
2.3. Распорядительная документация по кадровым вопросам
2.4. Учетная документация
3.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
3.1.Сущность и значение документооборота в кадровой службе
3.2. Формирование и хранение дел в кадровой службе
4.АВТОМАТИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложения

Файлы: 1 файл

Микеева (Нефоросных) курсовая 3.docx

Министерство образования и науки Ульяновской области

областное государственное бюджетное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
"Димитровградский технический колледж"

КУРСОВАЯ РАБОТА (ПРОЕКТ)

ПМ 05 Кадровая деятельность

МДК 05.01 Документационное обеспечение кадровой деятельности

на тему Документационное обеспечение кадровой службы

Автор работы ______Микеева_Полина_Сергеевна __________________

Руководитель работы ______________________Р.В. Михайлова

Работа защищена ________________________

Димитровград, 2015
Министерство образования и науки Ульяновской области

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ (ПРОЕКТ)

ПМ 05 Кадровая деятельность

МДК 05.01 Документационное обеспечение кадровой деятельности

Студенту Микеевой Полине Сергеевне

(фамилия, имя, отчество)

Тема Документационное обеспечение кадровой службы

Формируемые профессиональные компетенции: ПК 5.1, ПК 5.2

Перечень подлежащих разработке в курсовой работе вопросов:

1. Функции кадровой службы по документационному обеспечению управления персоналом в организации.

2. Состав кадровой документации.

3. Организация документооборота кадровой службы.

4. Автоматизация кадрового делопроизводства.

Руководитель _________________________Р.В. Михайлова

1.ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие и история кадровой службы

1.2. Задачи, функции и структура кадровой службы

1.3.Делопроизводство в кадровой службе 1

2.СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Плановая кадровая документация

2.2. Договорная кадровая документация

2.3. Распорядительная документация по кадровым вопросам

2.4. Учетная документация

3.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

3.1.Сущность и значение документооборота в кадровой службе

3.2. Формирование и хранение дел в кадровой службе

4.АВТОМАТИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Список использованных источников и литературы

Актуальность темы обусловлена тем, что значении кадровой службы в организациях в наше время возросла.

В условиях современной экономики необходимо просчитывать все шаги для достижения успеха организаций, и первым и самым важным шагом является организация работы кадровой службы.

В традиционном представлении, управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемой в первую очередь непосредственными руководителями и работниками кадровых службы.

Чтобы достигнуть эффективного управления персоналом, необходимо, чтобы кадровая служба работала слажено и без перебоев, а в наше нестабильное время этого добиться не так уж легко. Поэтому необходимо проводить изменения в ее работе, проведя их, организация подвергаем себя меньшим рискам, потому что прекрасно знает, что все ее структуры отлажено функционируют благодаря проведенным изменениям в кадровой службе.

Объектом исследования курсовой работы является кадровая служба организации, предметом исследования –документационное обеспечение кадровой службы.

Цель данной курсовой работы состоит в изучении и описании документационного обеспечения кадровой службы

Для достижения данной цели требуется решить ряд задач:

1.Раскрыть сущность и определить главные функции кадровой службы по документационному обеспечению управления персоналом в организации;

2.Изучить состав кадровой документации, сравнить разные классификации;

3.Описать организацию документооборота кадровой службы;

4. Охарактеризовать процесс автоматизации кадрового делопроизводства.

В курсовой работе применяются следующие методы исследования: теоретический анализ, синтез и обобщение; классификация; аналогия; изучение литературы и документов; методы обработки результатов исследования и др.

В данной курсовой работе была использована информация с различных сайтов посвященных работе кадровой службы. Взгляды на устройство кадровой службы различны, но несмотря на это все авторы сходятся в одном необходимы изменения и реорганизация кадровых служб в организациях и на предприятиях для их более эффективной работы и участию в управлении персоналом.Поскольку значимость кадровой службы в наше время довольна велика, то стоит говорить о ее научной значимости. Открыто большое поле действий для улучшения работы кадровых служб.

Курсовая работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

1.ФУНКЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Понятие и история кадровой службы

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

История развития кадровых служб, то есть подразделов, которые занимаются комплектованием и учетом персонала, достигает в глубину веков. Да, первое упоминание о разрядном указе (военное описание ратных людей с обозначением их должностей) по вопросам комплектования, учета денежных окладов для личного состава армии Русского государства датируется 1478 годом. На основе личных обзоров, которые проводились в соответствии с указом, определялась готовность призывников к военной службе. Кроме военных функций, указ выполнял и административные по вопросам личного состава государственного аппарата. Согласно указу, назначались воеводы, послы, судьи и другие чиновники. Промышленная революция XIX века кардинально изменила характер организации труда и роль самих работников. Рост масштабов производства и поведение работников, которых не удовлетворяют условия труда, просили руководителей организации нанимать специалистов, которые бы занимались исключительно работниками. В Англии их называли секретарями благополучия, в США и Франции - общественными секретарями, основными функциями которых было: следить по условиям труда; противостоять созданию профсоюзов; устраивать больных работников в больнице, а детей - в дошкольные заведения. Развитие машинного производства, которое объединяет большое количество работников в пределах промышленных предприятий, способствовало созданию профсоюзов. Профсоюзы стали основной силой, способной организовывать работников, чтобы отстаивать свои интересы разными способами (забастовки, бойкоты и тому подобное). Это заставило государственные органы создавать национальные системы с проблем социального страхования, выплат компенсаций по безработице, установления минимальной заработной платы, сокращения рабочего дня. В связи с этими изменениями в компаниях появилась потребность в спецотделах, которые бы были экспертами в отрасли трудового законодательства, обеспечения контроля за действиями администрации предприятия. Организации начали создавать специальные отделы, которые занимались этими вопросами. В 20—30-ые годы XX века возникли специализированные отделы по вопросам управления человеческими ресурсами, которые выполняли в основном рутинную работу, связанную с ведением документов, разбором конфликтов, выплатой заработной платы. Все вопросы, связанные с управлением человека, решались высшим руководством без отдела кадров. В годы Второй мировой войны перед отделами кадров промышленных предприятий (в США, Великобритании) было поставлено грандиозное задание в кратчайший срок принять на работу и научить сотни тысяч новых работников всех видов профессий, чтобы замещать тех, кто пошел на войну. Это задание было выполнено, и с этого времени вопрос подбора, учебы, переквалификации стали важным направлением работы отдела управления людьми. В предреволюционной России управления персоналом осуществляли руководители предприятий, а специальные чиновники занимались вопросами рабочего быта, здравоохранения, труда и образования. В советский период отделы кадров появились практически во всех организациях, но их функции сводились только к подготовке и выдаче разных справок, анкетам, отчетам. Они должны были обеспечить вышестоящие организации всеми видами информации о персонале. Три фактора общественной жизни того периода определяли эту специфику: централизованное руководство народным хозяйством, политизированные экономики и тоталитарная идеология. История развития кадровых служб тесно связана с развитием служб организованного трудоустройства населения. Возникновение последних в странах Западной Европы было обусловлено массовой безработицей. На первом периоде они являли собой совокупность органов трудового посредничества, которое осуществлялось профсоюзами и союзами предпринимателей. Позже были созданы государственные службы трудоустройства — биржи труда, агентства, конторы. Во Франции первая государственная биржа труда была создана в 1897 г., в Англии - в 1909 г., а в Царской России - в 1917 г.

1.2 Задачи, функции и структура кадровой службы

Под структурой понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие. Элементами структуры являются отдельные работники подразделения кадровых служб, отношения между которыми поддерживаются благодаря вертикальным и горизонтальным связям.

Формирование структуры и штатов кадровой службы должно вестись дифференцированно, с учетом функций, целей и задач, стоящих перед ней в рамках конкретной организации, сложности и объемов выполняемых работ.

Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры кадровых служб, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы, цели, задачи и функции организаций различны. Правильным является подход, при котором структуры кадровых служб организовываются на основе общих принципов построения и проектирования организаций. Численность кадровой службы определяется на основе отношения к общей численности персонала организации. Различные исследования дают весьма разноречивые данные о том, на сколько сотрудников организации проходится один специалист по персоналу. Эта цифра колеблется от 30 до 200.

Формирование внутренней структуры управления персоналом организации включает следующие этапы:

1- й - структурирование целей организации;

2- й - основные функции управления;

3- й - организационная структура;

4- й - установление связей между основными подразделениями организации;

5- й - основные права и обязанности каждого подразделения;

6- й - расчет трудоемкости работ и численности персонала;

7- й - создание конфигурации организационной структуры управления персоналом.

Служба управления персоналом может быть подчинена общему руководству организации в качестве штабного отдела, находящегося в подчинении, например, у технического директора данного предприятия, либо подчиняться высшему руководству напрямую.

Главная цель кадровой службы состоит в обеспечении организации кадрами, их эффективной деятельности, профессионального и социального развития. Это требует решения многих задач, относящихся к личности работника: его обучения, оценки труда, планирования карьеры, социальной защиты и др. Концептуальные основы деятельности реализуются кадровой службой в следующих направлениях работы с персоналом:

• анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений в рамках руководства;

• анализ кадрового потенциала и потребностей в сотрудниках;

• изучение рынка трудовых ресурсов и маркетинг кадров;

• планирование и управление карьерой;

• профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;

• управление трудовой мотивацией;

• управление производственными и социальными конфликтами;

• информационное обеспечение системы кадрового управления;

• оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

• разработка систем стимулирования профессиональной деятельности;

• регулирование правовых аспектов трудовых отношений.

Функции кадровых служб формируются и изменяются не произвольно, а в соответствии с потребностями и целями организации. От содержания, количества и трудоемкости функций управления персоналом зависит организационная структура кадровых служб, их численность и требования работникам. Функции подсистемы планирования, прогнозирования и маркетинга персонала состоят в определении совместно с руководством организации стратегии и основных направлений кадровой политики; кадровом планировании, систематическом анализе кадрового потенциала; комплектовании организации высококвалифицированными специалистами; проведении конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестаций, испытаний при замещении должностей и пр.

Наиболее полно в практической деятельности кадровых служб реализуется подсистема учета, оформления и движения персонала, функции которой состоят в оформлении приема, перевода и увольнения работников; в подготовке проектов, приказов о назначении на должность, продвижении и освобождении от должности; в ведении статистического учета персонала, подготовки, обобщения и представления статистических данных; в формировании банка кадровых данных, информационно-поисковых систем; в ведении личных дел, учете и хранении трудовых книжек на всех работников, внесении в них изменений; в подготовке и сдаче материалов в архив..

На протяжении последних 100 лет место управления персоналом в системе менеджмента многократно изменялось. Сегодня, происходящие изменения в современном обществе, позволили наиболее близко подойти к разрешению противоречия между человеком и организацией, поскольку сила организации, прежде всего, в человеческом капитале. В табл.1 представлены основные функции кадровой службы.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.
Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Содержание

Работа содержит 1 файл

Курсовая 7 ксюше.doc

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОО ОБРАЗОВАНИЯ

Кафедра экономической теории и управления трудовыми ресурсами

Основы документооборота кадровой службы

Выполнила Батаева К.

Руководитель Макаркина М. А.

Дата сдачи на проверку

Оценка после защиты

1. Теоретические основы документооборота кадровой службы

1.1. Понятие документооборота

1.2. Основные правила организации делопроизводства в организации

1.3. Основные этапы документооборота

2.2. Анализ документооборота в кадровой службе

2.2 Этапы документооборота компании

2.3 Система электронного документооборота

2.3. Рекомендации повышения эффективности документооборота компании

1. Теоретические основы документооборота кадровой службы

1.1. Понятие документооборота

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Вся документация организации делится на три документопотока:

 входящие (поступающие) документы;

 исходящие (отправляемые) документы;

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

 входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

 в paботе, которые ждут его действий;

 на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

Составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является документооборот, цель которого – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документальное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели, поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. [10, с. 14]

ДОУ, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, которые участвуют в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

- горизонтальные - связывают организации одного уровня;

- вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней;

- восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций;

- нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту: документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота за определенный период времени (обычно за год) рассчитывается по формуле:

Уд = SBX + Исх. + Вн. (1.1)

где, Уд объем документооборота; SBX – объем входящих документов; Исх. – объем исходящих документов; Вн. – объем внутренних документов.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. [21, с. 29]

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей. [10, с. 18]

Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

1.2. Основные правила организации делопроизводства в организации

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

В соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

 централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо – ответственный за делопроизводство;

 экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

 унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

 открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

 гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.

Кроме того, учёт документооборота позволяет:

 определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;

 определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

 разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

 установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

 рассчитать численность службы делопроизводства.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая - защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..3
1. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ…………………………..5
1.1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СУД………………………………………………………5
1.2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА………………….6
1.3.КЛАССИФИКАЦИЯ СУД…………………………………………………. 8
2.ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ..11
3. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА…………………………………………………….19
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….27
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….30
ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА……………..31

Содержимое работы - 1 файл

Батаева Эльмира Курсовая.doc

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

саратовский государственный технический университет

институт развития бизнеса и стратегий

Выполнила: студентка группы УПП 21

Проверила: к.э.н., доц. каф. ММЛ

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА……………..31

Основной целью данной работы является раскрытие понятия "системы электронного документооборота". Основой этой системы является документ. Документ - определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина- без паспорта, водителя - без водительских прав, туриста - без туристической визы, студента - без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП также рассматривается в данной работе.

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СУД

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC [2]:

"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

-Функциональность и гибкость системы.

-Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

-Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

-Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

-Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

-Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

-Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

-Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).

1.3 КЛАССИФИКАЦИЯ СУД

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Ниже перечислены категории технологий СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:

-Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum,

FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

-Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

-Системы управления контентом (от англ. content – содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

-Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

-Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства. Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа [6] состоит из двух основных стадий:

Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

Стадия опубликованного документа, которая может включать:

-активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Задачи кадрового документооборота

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

— построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

— разрешить трудовые споры.

Виды кадровых документов

По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов.

1. Документация по приему на работу:

— заявление о приеме на работу;

— контракт о назначении на должность;

— приказ о приеме на работу;

— протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

— заявление о переводе на другую работу;

— представление о переводе на другую работу;

— приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

— заявление об увольнении;

— приказ об увольнении;

— протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

— заявление о предоставлении отпуска;

— приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

— представление о поощрении;

— приказ о поощрении;

— протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

— докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.

1. Организационно-правовая документация:

— правила внутреннего трудового распорядка;

— положение о структурном подразделении;

2. Персональная документация:

— личная карточка работника.

3. Договорная документация:

— коллективный договор (соглашение);

4. Распорядительная документация:

— приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

— учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

— документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

6. Информационно-справочная документация.

Причем к локальным нормативно-правовым актам относятся:

— правила внутреннего трудового распорядка;

— положение о должностной инструкции;

— положение о защите персональных данных работников;

— положение по оплате труда;

— положения о структурных подразделениях и др.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Кадровая политика и кадровый документооборот организации

Существование любой организации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планирования какой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлением первичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.

Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующему законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации данной работы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой в организации.

Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом.

Исходя из определения, можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является создание системы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника и организации, достижение высокой производительности труда, повышения эффективности производства.

Главной задачей кадровой политики служит обеспечение условий реализации действующего законодательства в области трудовых взаимоотношений.

Типы кадровой политики

Типы кадровой политики:

а) по уровню осознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий:

1) Пассивная, когда руководство предприятия не имеет четкого представления действий в отношении управления персоналом и вся кадровая работы сводится к устранению негативных последствий. Данная политика характеризуется отсутствием прогноза кадровых потребностей, средств оценки труда и персонала, и как следствие, руководство в данном случае зачастую вынуждено действовать в режиме экстренного реагирования на какие-либо конфликтные ситуации, без анализирования причин и возможных последствий этих ситуаций.

2) Реактивная. В данном случае руководство осуществляет контроль над симптомами негативного состояния в кадровой работе, причинами и ситуацией развития кризиса и принимает своевременные меры по локализации кризиса, нацелено на осознание причин, которые привели к кризису в кадровой работе.

3) Превентивная, т.е. данная политика направлена на предупреждение возникновения каких-либо трудностей в работе с персоналом и используется, когда руководство предприятия имеет оправданные прогнозы развития ситуации. В программах развития предприятия содержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах, сформулированы задачи по развитию персонала.

4) Активная. О существовании данной кадровой политики можно говорить, когда руководство предприятия имеет не только прогноз развития ситуации, но и средства влияния на данную ситуацию, а кадровая служба способна разрабатывать антикризисные кадровые программы, проводить регулярный мониторинг ситуации и корректировку исполнения программы.

б) по степени открытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава:

1) Открытая кадровая политика характерна тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом структурном уровне. Такая политика может быть использована новыми организациями, ведущими агрессивную политику завоевания рынка, ориентированными на быстрый рост и выход на передовые позиции в своей отрасли.

2) Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение в свой состав новых сотрудников только с низшего должностного уровня, а вакантные должности высшего уровня занимаются сотрудниками, уже некоторое время работающими в организации. Данная политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, а также работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов.

Основным элементом кадровой политики является кадровое делопроизводство – отрасль деятельности, регламентирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала и является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые ресурсы, но и решить множество других задач, чем самым обезопасить себя от негативных последствий при решении трудовых споров в суде, где кадровая документация призвана выступать в качестве письменного доказательства. Таким образом, кадровое делопроизводство – это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную, стабильную систему управления персоналом.

Нормативное регулирование кадрового документооборота

На сегодняшний день существует довольно обширная база законодательных и нормативных документов, регламентирующих сферу трудового законодательства.

Перечислим основные нормативно-правовые акты:

а) Конституция Российской Федерации;

б) Трудовой кодекс Российской Федерации от 31.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями) в редакции федерального закона от 30.06.2006 № 90- ФЗ;

в) Кодекс РФ об административных правонарушениях;

г) Гражданский кодекс РФ;

з) Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и

других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социальной политики РФ от 21.08.1998 № 37;

Также в кадровой деятельности предприятия, помимо перечисленных выше законодательных актов федерального уровня, должны учитываться законодательные акты субъектов Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления.

Работа с документами, в том числе и кадровыми, на любом предприятии выстраивается на основе законодательных и нормативно-методических регламентаций, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

На основе законодательной базы, касающейся разных аспектов документарного оформления управленческой деятельности, разрабатываются локальные акты (нормативно-методические документы), регламентирующие документационное обеспечение деятельности.

Нормативно-методическая база определяет технологию создания документов и регулирует:

а) правила оформления документов;

б) правила работы с документами;

в) обеспечение сохранности документов;

г) порядок сдачи документов на архивное хранение;

д) работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

е) внедрение новых информационных технологий в работе с документами.

Главным документом, регулирующим любые правоотношения в государстве, является Конституция Российской Федерации, а трудовые отношения, в свою очередь, регулируются Трудовым кодексом.

Соответственно, эти два документа являются первоочередными в отношениях работодателя и работника и в грамотном их оформлении.

Читайте также: