Документация по основной деятельности предприятия реферат

Обновлено: 05.07.2024

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Понятие организационно-правовой документации и его виды

Список использованной литературы

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

Значение работы с организационно-правовой документацией предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть структуру предприятия, изучить его функции, понять цели которое оно стремится достичь.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Понятие организационно-правовой документации и его виды

Организационные правовые документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение. Организационные документы определяют:

- организационно-правовую форму организации, структуру управления;

- штатную численность, состав (номенклатуру) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей;

- полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;

- правомочия совещательных органов управления организации;

- регламент деятельности аппарата управления организации;

- режим работы и системы охраны;

- организацию и оценку труда работников;

- правила реорганизации организации;

- порядок ликвидации организации.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Документам организационно – правовой группы присущи некоторые общие характерные черты. Помимо того, что именно через них в рамках акционерного общества осуществляется реализация норм административного права, можно также отметить следующее:

1. Подготовка организационно – правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2. Ведение организационно – правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3. Организационно – правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы акционерных обществ большинство организационно – правовых документов подвергается переработке примерно 1 раз в 4-6 лет. Значительно чаще (среднем 1 раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется.

4. Организационно – правовые документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5. Для абсолютного большинства организационно – правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6. Общие требования к оформлению организационно – правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и тому подобное).

Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым относятся: Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ.
Устав должен содержать следующие реквизиты:

· Наименование вида документа;

· Место составления или издания документа;

· Гриф утверждения документа;

· Подпись лица, утверждающего документ.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

· Наименование структурного подразделения;

· Наименование вида документа;

· Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству) Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: должен, следует, необходимо, и т.д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

· наименование вида документа;

· заголовок к тексту;

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

· наименование вида документа;

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

· организация работы предприятия;

· взаимные обязанности работников и администрации;

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

учет разработка регламент организационный документ

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относят:

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационно-правовых документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа. Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста и проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

Правильное оформление организационно-правовой документации упрощает работу фирмы и делает ее более устойчивой. Организационно-правовые документы обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы. Без грамотной организации организационно-правовой документации продолжительное существование фирмы невозможно.

Список использованной литературы

1. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. – М., – 2008

2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. - СПб.: Питер, 2007

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: Интел-Синтез, 2003.

4. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 2000.

Теоретические основы организации документационного обеспечения управления. Понятия и основные принципы организации делопроизводства. Анализ и оценка системы документационного обеспечения предприятия на примере ЗАО "Общее Дело", пути ее совершенствования.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	дипломная работа
Язык	русский
Дата добавления	23.09.2013
Размер файла	130,9 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Содержание

1. Теоретические основы организации документационного обеспечения управле ния

1.1 Понятия и основные принципы организации делопроизводс т ва

1.2 Основные этапы документооборота организации

1.3 Возможности совершенствования делопроизводства

2. Анализ и оценка системы документационного обеспечения в ЗАО "Общее Д е ло"

2.1 Характеристика объекта и методов исследования

2.2 Организация документационного обеспечения управления ЗАО "Общее Дело"

3. Пути совершенствования документационного обеспечения деятельности ЗАО "Общее Де ло"

3.1 Теоретические основы нормативной базы документационного обеспечения

3.2 Раз работка инструкции по делопроизводству для ЗАО "Общее Дело"

Список использованных источников

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, не может осуществляться без документов, которые одновременно являются источником, результа том и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Н е оспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для у с пешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зав и сит не только от таланта и опыта руководителей, но и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной инфо р мации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере управления предприятием и даже всего бизнеса.

Любая работа сегодня, основана на научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научной организации труда.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. В одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в-третьих, эти процессы полностью автоматизированы. При этом этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие операции выполняются с данными документами.

Таким образом, в любой организации, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации и персональных данных. Все это возможно при системном подходе, наличии единства требований и упорядоченности на основе нормативных документов.

Все вышесказанное обуславливает актуальность изучения проблемы качества и системности документационного обеспечения.

Объектом исследования, согласно пособию для аспирантов и соискателей, доктора экономических наук, профессора З.А. Капелюка, может выступать процесс или явление, п о рождающее проблемную ситуацию и избранное для изучения. Предмет исследования - это то, что находится в границах объекта исследования в о п ределенном аспекте рассмотрения.

В качестве предмета исследования рассматриваются особенности и специфика док у ментационного обеспечения компании.

Целью исследования является изучение документирования деятельности и организ а ция работы с документами, а также предложение путей ее совершенствования.

Исходя из указанной цели, предполагается решение следующих задач:

— определение теоретических основ организации документооборота, принципов и подх о дов;

— изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопр о изводства;

— анализ организации работы с документами в ЗАО "Общее Дело";

— выявление недостатков в технологии работы с документами;

— разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота в компании.

Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования и рекомендации могут быть использованы для совершенствования документирования деятельности и системной организации работы с докуме н тами, как в исследуемой компании, так и в другом Закрытом акционерном обществе.

В исследовании использованы методы анализа документальных источников, вкл ю ченное наблюдение. Исследование базируется на изучении законодательных актов, нормативно методических документов, регламентирующих процесс р а боты с документами.

Одним из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, является Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в компаниях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организации технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает ГОСТ Р6. 30-2003г. правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

При написании дипломной работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, к. и. н. С.Л. Кузнецова, А.В. Кудряева, И.К. Корнеева.

Авторы статей данного журнала рассматривают и конкретизируют общие обязательные требования к ведению делопроизводства, программному обеспечению.

Работа изложена на 72 страни ц ах , список исп ользованной литературы включает 55 наименований .

документ делопроизводство управление

1. Теоретические основы организации документационного обеспечение управления

1.1 Понятия и основные принципы организации делопроизводства

Информация играет важную роль в жизни общества. Основным информационным ресурсом любой организации являются документы. Причиной появления докумен та послужила необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечив а ет ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное испол ь зование, возвращение к информации во времени. Документы обеспечивают информацио н ную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он соде р жит [1].

Документ ( от лат. documentum -- образец, свидетельство, доказательств о) любой м а териальный объект, облеченный в письменную форму, удостове ряет наличие фактов опред е ленного значения [2] .

Официальная формулировка понятия документ - по законодательству РФ - матер и альный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или из о бражения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного и с пользования. Документ обязательно содержит реквизиты, позволяющ ие однозначно идентифицировать содержащуюся в нем информ а цию [3].

"Д елопроизводство" в России возник ло во второй половине XVIII в. Термин был образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали суде б ный или административный вопрос, решаемый органом управления. О пределения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо в о просу [4 ].

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычисли тельной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его упо т ребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синон и мы [5] .

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые разл и чия. Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информ а ционно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организацио н ной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Делопроизводство (или ДОУ) предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учрежд е ния [6] .

Каждый автор трактует понятие по-своему, привнося в него свое видение. Одни авторы считают, что д елопроизводство - это ведение канцелярских дел, совокупность р а бот по документированию деятельности учреждений и по организации д о кументов в них.

Некоторые авторы считают, что делопроизводство - это наука, которая учит раб о тать с документами: правильно составлять, заполнять и оформлять деловые бумаги, а также ко н тролировать их движение, учет, исполнение, организовывать хранение.

Официальное закрепление понятия делопроизводства, нашло в Государственном Стандарте РФ и трактуется , как движение документов в организации с момента их создания или получения до заверш е ния исполнения или отправки [7] .

Важной составляющей делопроизводства является документирование - это запись необходимой инфор мации на различных носителях в соответствии с определенными правил а ми. Второе не менее важное определение документировани я - это процесс составления и оформления д е ловых бумаг.

Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооб о рот .

Документооборот - это движение документов внутри организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [8] . Следует отм е тить, что в этом определении определяющей является фраза "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом п о рядок движения доку мента ( путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организ а ции. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая сист е му управления, позволяет ее наглядно ув и деть.

Термин "документооборот" возник в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов: распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация подписания [9].

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". При введении общих требований к документам и службам документационного обеспечения, согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, в понятие "документооборот", включена операция "подшивка документа в дело". Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в учреждении, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов.

В 90-е годы возникает термин "информационно-документационное обеспечение управления" [10]. Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности, документирование, хранение и использование ранее созданных документов.

Для оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исход я щие и внутренние документы; направляемые в вышестоящие или подведомственные орган и зации и т.д. [11].

Организация делопроизводства делится условно на две части: документирование и организация работы с документами (таблица 1).

Актуальность темы данной курсовой работы состоит в том, что в современных условиях хозяйствования необходимы знания о системе документирования управленческой деятельности, современной теории и практике организации делопроизводства и основных направлений его развития, общих принципах документационного обеспечения деятельности предприятия, организации, с порядком документирования информации, правовой защиты документированной информации и с организацией рационального движения документов в бюджетном учреждении. Необходимо уметь качественно и быстро обрабатывать информацию в целях своевременного принятия соответствующих управленческих решений. Цель курсовой работы: анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования.

Содержание

Введение
Глава 1. Нормативно-правовая база регламентирующая документирование деятельности организации
Законодательные акты федерального уровня
Локальные документы регламентирующие документирование в организации
Глава 2. Теоретические основы документирования деятельности организации
2.1. Организационная документация

2.2. Распорядительные документы

2.3. Информационно-справочные документы
Заключение
Список литературы

Вложенные файлы: 1 файл

Документ Microsoft Office Word (17).docx

Депобразование и молодёжи Югры

бюджетное учреждение среднего профессионального образования

Ханты-Мансийского Автономного Округа – Югры

Обучающаяся: К.К. Сулейманова

Глава 1. Нормативно-правовая база регламентирующая документирование деятельности организации

Законодательные акты федерального уровня
Локальные документы регламентирующие документирование в организации

Глава 2. Теоретические основы документирования деятельности организации

2.1. Организационная документация

2.2. Распорядительные документы

2.3. Информационно-справочные документы

Роль документирования заключается в том, что от качества создаваемых документов зависит оперативность, эффективность управленческих решений, а также общие показатели результатов деятельности организации.

Основной задачей документирования является оформление документов в соответствии с действующими нормативами.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Объектом документационного обеспечения управления являются документы и технология работы с ними в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах любых форм собственности, основана как на традиционных методах работы, так и на применении автоматизированных технологий .

Цель курсовой работы: анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования.

Задачи работы, вытекающие из поставленной цели:

- провести теоретический обзор особенностей документирования управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия;

- изучить теоретические основы документирования организационно- распорядительной деятельности учреждений, особенности составления организационных и распорядительных документов;

- изучить основы документирования информационно-справочных документов;

- дать общую характеристику деятельности организации;

- проанализировать особенности документирования основной деятельности организации, исследовав порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией, особенности контроля за исполнением документов в учреждении, подготовку и оформление документов в организации и сформулировать требования к оформлению реквизитов документов;

Методологической основой исследования для решения поставленных целей и задач работы являются общеизвестные методы: обобщения, сравнительный анализ литературных источников и документов, информационный и иные методы научного анализа и исследования, метод документального проектирования.

Теоретическая ценность работы заключается в том, что в ней исследован большой пласт учебной и специальной литературы, публикаций периодической печати и отечественных государственных стандартов по документированию деятельности организации.

Структура работы определяется ее предметом, объектом, целями и задачами исследования и в соответствии с этим состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и приложений.

Глава 1. Нормативно-правовая база регламентирующая документирование деятельности организации

1.1.Законодательные акты федерального уровня

Глава 2. Теоретические основы документирования деятельности организации

2.1. Организационная документация

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно- распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и Дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении - вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например, устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

В тексте учредительных документов должно содержаться:

- наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица;

- место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное; предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);

- порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия, и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы.

Устав может также регулировать определенную сферу государственной деятельности, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).

Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом:

- положение о структурных подразделениях;

- положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и ) оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные

подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах -секретари-референты (секретари).

Принятые руководителем, его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу , соответствие действующему законодательству , правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Документ; документационная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2

Целью курсовой работы является отслеживание и раскрытие таких вопросов как

Вследствие чего и каких причин возникают организационно-распорядительные документы.

Цели издания приказов по основной деятельности.

Какие требования предъявляются к составлению и оформлению документов.

При написании курсовой работы были использованы такие источники как ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000. №68. было прочитано и просмотрено много литературы по делопроизводству.

ГЛАВА I. СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ.

Приказ как распорядительный документ : понятие, виды, назначение.

Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу - руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и т. д.), - это приказ.

Приказ - правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

Оформлению приказами подлежат:

Решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведением важных организационных мероприятий; Утверждение и введение положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

Вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;

Итоги работы предприятия, объявления результатов проверок и ревизий;

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производится только приказами.

Юридическим основанием для создания приказов являются

Законы Российской Федерации;

Указы, распоряжения Президента Российской Федерации;

Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;

Необходимость правового регулирования и решения основных задач, стоящих перед предприятием.

Приказы предприятия делятся на две основные группы :

по основной деятельности;

по личному составу

К приказам по основной деятельности относятся приказы:

по организации работы предприятия;

другим производственным вопросам, например:

о распределении служебных помещений;

о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;

о нарушении правил транспортировки грузов;

о создании рабочей группы по проекту;

о премировании сотрудников коммерческого отдела;

о мерах по улучшению пожарной безопасности.

1.2 . Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации.

В целом нормативную и законодательную базу подготовки управленческих документов, в том числе приказов, составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, регламентирующих вопросы подготовки, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д. Организация делопроизводства условно делится на две части:

- организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);

- организация работы с документами: получение - передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Приведем краткую характеристику важнейших законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформления распорядительных документов, так и целиком посвященных этим вопросам.

Остановимся далее на некоторых нормативных актах, имеющих для оформления приказов и других распорядительных документов первостепенное значение.

Государственная система документационного обеспечения управления. (ГСДОУ).1991г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

сокращение количества документов.

повышение качества документов;

нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности.

Читайте также: