Делопроизводство в системе управления персоналом реферат
Обновлено: 08.07.2024
определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
В соответствии с названным стандартом делопроизводство – отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
Соответственно, делопроизводство в кадровой работе, или кадровое
делопроизводство – более узкое поня тие, подразумевающее организацию
работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
- документально оформить трудовые отношения, формализовать
- создать слаженную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим з адачам управления: это удобный инструмент, с помощью
которого м ожно построить и закрепить документально единые принципы
- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя –
и работников путем четкой регламентации того, чем конкретно должен
заниматься каждый работник (например, в должностных инструкция х) и
- создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как
для работников, т ак и для работодателя – с одной стороны кадровые
документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют
его для недопущения игнорирования требований трудового
законодательства, наличие грамотно составленных кадровых документов
- разрешить трудовые споры – очень часто от качества оформления
кадровых документов зависит успех позиции работодателя при
возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая
документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном
разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по
гражданским делам Верховного Суда РФ в своем Определении от 13 апреля
2004 года по делу №35-ГО4-5 признало решение областного суда о
восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула
и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было
признано незаконным, поскольку доказательств того, что истице вменялись
обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную
тайну, ответчиком – организацией – представлено не было. Исход дела мог
быть другим, если бы организация при приеме на работу документально
закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или
Этот перечень не является исчерпывающим . Основной смысл кадровой
документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся
система кадровой документации устанавливает определенные «правила
администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не
признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей
отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. [16]
Мелочей в кадровой работе не бывает, как замечает автор статьи «Еще
2007 год. Любая ошибочно указанная или не указанная вообще информация
может привести к самы м серьезным правовым последст виям. Этим и
объясняется актуальность темы, ведь у любого кадровика большую часть
работы занимает именно ведение кадровой документации. Внимательное и
грамотное ведение кадрового делопроизводства является важнейшей
обязанностью кадровых служб, так как напрямую касается людей –
В связи с этим объектом исследования в д анной курсовой работе
является делопроизводство в кадровой работе. Предмет исследования –
документирование как основная составляющая кадрового делопроизводства.
Цель работы – разобраться в ведении кадровой документации и в
документационном обеспечении управления кадрам и. Задачи: рассмотреть
законодательные основы кадрового делопроизводства, правила оформления
кадровых докум ентов и их хранение, а также разобраться в классификации
документов, подробно рассмотреть документы, необходимые для
организации кадровой работы, и документирование трудовой деятельности
Для раскрытия темы были использованы нормативные документы:
Трудовой кодекс РФ, государственные стандарты, Постановление
Госкомстата РФ от 05.01.2004, Перечень типовых управленческих
документов, ОКУ Д. В качестве теоретической б азы были использованы
труды таких авторов, как Андреева В.И., Захарова Т.И., М.Ю. Рогожкин,
Бирюкова И., Орловский Ю.П., Касьянова Г.Ю., Захаркина О.И., Г. Щекин и
др. Также использованы материалы Интернет-сайтов по кадровому
Для достижения вышеизложенных целей и задач использовался метод
Работа состоит из введения, двух глав, каждая из которых содержит
три структурных части, заключения, приложений и библиографического
1.1. Законодательные основы кадрового делопроизводства.
Современное законодательство требует от работодателя оформления
большого количества документов, отражаю щих различные аспекты трудовых
отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы
сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристам и. Значение
кадровых документов определяет ся тем, что в них зафиксированы сведения,
необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование,
пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия
должна руководствоваться з аконами, пост ановлениями, инструкциями и
другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение
норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений
могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.
В первую очередь работники, отвечающие за делопроизв одство по
личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Ф едерации, на
основании которого на предприятии устанавлив ается единый порядок
На основании Федерального закона Российской Федерации от 27 ию ля
2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации,
порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят
отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с
Перечень сведений, составляющих комм ерческую (служебную) тайну,
список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за
распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с
Методические документы по управленческому труду и кадровому
делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы
содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с
ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих
рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.
В настоящее время существуют определенные стандарты оформления
организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный
стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный
Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних
документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от
Кадровой службе необходимы также Постановление Правительства РФ
(вместе с «Правилам и ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об
помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при
необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить
дубликат вместо испорченного или утраченного документа.
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г . №1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
первичной учетной докум ентации по учету кадров, по учету рабочего
времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Представленные в данном
Постановлении формы первичной учетной документации должны
использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими
деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны
Если для оформления каких-либо процедур или операций не
предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то
предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом
Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные
реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и
графы, расширять или сужать объем предоставляемых сведений,
использовать вк ладные листы для удобства размещения и обработки
необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов
из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных
форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты
документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом
руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков
Руководителям предприятий и раб отникам, отвечающим за ведение
документации, следует помнить, что докум ентация, возникающая в процессе
деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований
При составлении любого документа необходимо руководствоваться
некоторыми правилами. В первую очередь уточняется цель составления
документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим
выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный
стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные
и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов,
поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие
содержания документа компетенции адресата и решение грамотно
поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по
существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки,
докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п. После
этого составляется проект документа с использов анием унифицированных
форм или трафаретных текстов и стандартных выражений.
Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что
очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой
используются, например, в справках с п одтверждением места и стажа
работы. После прохождения процедур редактирования и согласования
документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).
К тексту служебного документа предъявляются определенные
требования, например: достоверность, объективность, логичность и
аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах,
максимальная краткость при полноте информации, я сность изложения и
однозначность понимания документа, продуманность ф ормулировок,
тщательный подбор слов. Деловой стиль предполагает применение
устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в
отдельных документах обязательно (например, пр и заполнении трудовых
книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые
словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и
сокращают врем я на его составление. Использование профессиональных
терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые
варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в
После составления текста документа формулируется его заголовок –
обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения
согласуется с названием вида документа и является отглагольным
протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос
В объемных документах могут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает
представление о содержании документа и облегчает его регистрацию,
обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию. Если
документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом . В
качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие
или дополняющие документы и т.д. В правом верхнем углу документа-
приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу он
является (вид, дата и рег истрационный ном ер основного документа).
Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бум аги, так и на
бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов.
Обязательным реквизитом любого докум ента является дата составления,
согласования, подписания и ли утверждения, исполнения и т.д. Основной
датой считается дата подписания (утверждения) докум ента (для большинства
в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом актуальна.
Теоретической и методологической основой исследования курсовой работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.
Целью курсовой работы - анализ и исследование системы документационного обеспечения управления персоналом.
Вложенные файлы: 1 файл
Делопроизводства в системе управление персоналом.docx
Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений.
Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают: прием на работу; перевод на другую работу; предоставление отпуска; увольнение.
Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.
К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.
Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку: локальных нормативных актов,
документов по управлению персоналом и охране труда,
первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,
учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.
Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.
При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела .
Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно- правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.
1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом
Основными исходными данными для правового регулирования документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия являются: Конституция (Основной Закон) РФ; Трудовой Кодекс; Указы президента Российской Федерации; постановления Правительства РФ по труду и социальным вопросам; генеральные, региональные, отраслевые тарифные, профессионально тарифные, территориальные и иные соглашения; устав организации; договор учредителей организации; философия организации; коллективный договор, правила внутреннего распорядка, положения и подразделениях.
Документационное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.
В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.); первичной учетной (по учету труда и заработной платы); отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);
организационно- распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).
Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.
В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.
Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.
Особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом
Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений, общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.
Таким образом, при осуществлении кадровой работы требуется придерживаться основных регламентирующих данную деятельность документов. Целями кадрового менеджмента предприятия (организации) являются: повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях; повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли; обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.
Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач, как: обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации; достижение обоснованного соотношения между организационно-технической структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала; полное и эффективное использование потенциала работника и производственного коллектива в целом; обеспечение условий для высокопроизводительного труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству; закрепление работника на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала); обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально- квалификационного и должностного продвижения и т.п.; согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников).
1.5 Сущность и функции системы управления персоналом
Сущность кадрового менеджмента организации, - это системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и всестороннего развития, занятых на нем работников. Несмотря на многообразие определений управления персоналом, мало чем отличающихся друг от друга по своей сущности, имеются и такие, которые свидетельствуют, что данное понятие не получило четкого толкования. Например, отмечается, что управление персоналом связано с изучением человеческих ресурсов в управлении, т.е. касается непосредственно кадрового потенциала управления, когда сам персонал управления рассматривается как некий объект управленческих решений. С такой подменой объектов управления (персонал предприятия на персонал управления предприятием) вряд ли можно согласиться.
Существо любой деятельности может быть охарактеризовано конкретным перечнем составляющих ее работ или ее составными элементами.
Целями кадрового менеджмента предприятия (организации) являются:
- повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях;
- повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли;
- обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.
Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач.
- обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации;
- достижение обоснованного соотношения между организационно-технической структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала;
- полное и эффективное использование потенциала работника и производственного коллектива в целом;
- обеспечение условий для высокопроизводительного труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству;
- закрепление работника на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала);
- обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально- квалификационного и должностного продвижения и т.п.;
- согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников, экономической и социальной эффективности);
- повышение эффективности управления персоналом, достижение целей управления при сокращении издержек на рабочую силу.
Эффективность кадрового менеджмента, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми.
Безусловно, структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организаций, особенностями выпускаемой продукции. В мелких и средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные руководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реализации функций. В ряде организаций формируются системы управления персоналом, объединяющие подединымруководствомзаместите ля директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.
В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Данная работа состоит из 5 разделов, где будет рассмотрено делопроизводство в управлении персонала на основе нормативных документов, а также содержит практическую часть, состоящую из двух задач.
1. Состав документации кадровой службы
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)
В состав кадровой документации входят следующие документы:
1. Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.
2. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Заполняется в одном экземпляре, где также устанавливается тарифную ставку, оклад. Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.
3. Личная карточка (форма № Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства), на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.
4. Учетная карточка научного работника (форма № Т-4) предназначена для учета научных работников учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии.
5. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. На основании подобного приказа (распоряжения) отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.
6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. На основании данного приказа (распоряжения) отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.
7. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. На основании приказа (распоряжения) бухгалтерия производит расчет с работником.
8. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду.
9. Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать: адресата, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление направляется в дело.
10. Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом.
11. Докладные записки – это документ, в котором содержится изложение какого-либо производственного вопроса. В состав обязательных реквизитов входят: адресат, наименование документа, текст, дата, подпись, расшифровка подписи.. После выполнения предписания на докладную записку ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело.
12. Акт – вид документа, подтверждающий те или иные факты, который составляется несколькими лицами. Обязательными реквизитами акта являются: наименование документа, наименование предприятия, гриф утверждения, дата, текст, отметка о наличии приложений, подписи и их расшифровка.
2. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров
К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.
Структура и штатная численность персонала оформляются документом за подписью заместителя руководителя организации или руководителя структурного подразделения, необходимыми визами, утверждаются первым лицом и содержат перечень наименований структурных подразделений и должностей. Изменения в документ и в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приема, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и организации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).
Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.
Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая составляется на основе Положения о структурном подразделении и квалификационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность сотрудников, начиная с заместителей руководителей подразделений. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений — положениями о них.
Документы по учету кадров призваны дать представление о личности, семейном положении и потенциальных возможностях как принимаемого, так и уже работающего сотрудника. К основным из них относятся автобиография, личный листок по учету кадров, алфавитная и личная карточки. Приведем их примеры.
Личная карточка (форма Т-2) заполняется на сотрудников всех категорий в одном экземпляре работником кадровой службы на основании документов и со слов. После заполнения общих сведений работник ставит подпись и дату.
На обороте формы Т-5 отражаются заключение о состоянии здоровья на основании медицинского осмотра с датами и подписями, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и пожарной охране с подписями ответственных лиц и датами, справка о несданных имущественно-материальных ценностях.
Изъятие документов из личных дел производиться с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.
Похожие страницы:
Делопроизводство в управлении персоналом (1)
. дисциплине управление персоналом Тема вариант 6 Делопроизводство в управлении персоналом . , одним из которыхявляется делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность . оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету .
Делопроизводство основа технологии управления
. функциональными частями (компонентами) системы автоматизации делопроизводства в управлении организациями: - средства и правила создания . , подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала. Организация оплаты и материального стимулирования труда .
Делопроизводство (9)
. операций; • улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование; • обеспечить . полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом .
Управление персоналом предприятия (2)
. документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание и делопроизводство (агенты, кассиры, контролеры, делопроизводители, учетчики . изменения в его (её) жизни. Система управления персонала должна прививаться к системе планирования зарплаты .
Управление персоналом в организации малого бизнеса и пути его совершенствования (2)
. персонала, адаптация персонала, увольнение); обучение и развитие работников; оценка результатов работы персонала и вознаграждение" затруд; делопроизводство в управлении .
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых,
их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие
подразделения и сдачи в архив.
Файлы: 1 файл
Делопроизводственное обеспечение системы управления.docx
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно- распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых,
их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие
подразделения и сдачи в архив.
Основными делопроизводственными функциями службы управления персоналом организации являются:
разработка и оформление необходимой кадровой документации (плановой, первично-учетной, отчетно-статистической, по социальному обеспечению, организационно - распорядительной)
своевременная обработка поступившей документации по персоналу
регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу (в том числе конфиденциальных документов)
разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам
доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения
контроль за исполнением документов
размножение документов по кадровым вопросам
подготовка кадровых документов к сдаче в архивы (организации, ведомственный, государственный)
Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.
Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.
Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.
В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.
Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Общие функции официальных документов:
- информационная (документ создают для сохранения информации);
- социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);
- коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
- культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).
Специальные функции официальных документов:
- управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить, плановые, отчетные, организационно- распорядительные и др. документы);
- историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества) после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив.
Официальные документы подразделяют на:
-производственные и др.
Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.
В состав управленческой документации входит следующая:
- по личному составу;
Современные требования к оформлению организационно- распорядительной документации зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов") от 1 июля 1998 года.
Состав документов в организации зависит от:
- порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);
- объема и характера взаимосвязей в организации;
- характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.
Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.
Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:
- управление делами;
- общий отдел;
- канцелярия;
- секретариат.
В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь.
Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).
Цели службы ДОУ:
- организация работы;
- руководство документационным потоком;
- координация видов работ с документами;
- контроль за последовательностью работы с документами;
- организация работ по документационному обеспечению управления.
Задачи службы ДОУ:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования;
- обеспечение единого порядка работы с документами;
- контроль за исполнением документов;
- хранение документов;
- унификация форм документов;
- сокращение по возможности документооборота;
- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
Функции службы ДОУ:
- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;
- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;
- изготовление и размножение документов;
- разработка номенклатуры дел, хранение дел;
- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
- организация работы архива;
- повышение квалификации работников службы ДОУ.
Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с созданий или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.
Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.
Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.
- административная;
- статистическая;
- коммерческая и др.
Предметом нашего изучения является административная система документирования.
Административная система документирования по видам документов делится на:
1. организационно- распределительную (ОРД)-
1.1. положения,
1.2. уставы,
1.3. инструкции,
1.4. приказы,
1.5. решения,
1.6. протоколы;
2. справочно-информационную -
2.1. письма,
2.2. телеграммы,
2.3. телефонограммы,
2.4. докладные записки,
2.5. справки,
2.6. акты;
3. по личному составу -
3.1. приказы,
3.2. личные дела,
3.3. заявления,
3.4. трудовые книжки,
3.5. характеристики,
3.6. договоры и т.д.
Цель классификации документов:
1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).
Значение классификации документов:
- обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
- повышение оперативности работы с ними.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.
Основной признак классификации - содержание документа.
Документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки".
Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.
Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.
Требования, предъявляемые к документообороту:
- прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
- распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
- необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);
- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.
Документооборот состоит из следующих потоков:
- поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
- отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);
- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности Структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.
Цель контроля исполнения документов:
- своевременное и качественное их исполнение;
- получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.
Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:
- постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняет регистрационно-контрольную карточку, РКК);
- своевременное доведение документов до исполнителей (поступившие - в день поступления и регистрации, внутренние - после подписания);
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом - за 10, 5 и 2 дня, - запись о состоянии исполнения в "Контрольной отметке11 РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполнения и т.д.);
- учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);
- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
- информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.
Контролируют на разных уровнях:
- своевременность исполнения документов;
- соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- соответствие формы созданных документов их содержанию;
- уровень и формы удостоверения документов;
- соответствие подписей их расшифровкам;
- идентичность всех экземпляров.
Контроль за документами осуществляют:
- служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);
- руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);
- исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).
При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение.
Руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов.
Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен.
Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю, и методику его организации.
К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
- документы вышестоящих органов;
- распорядительные документы данной организации;
- важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.
Снятие документов с контроля состоит из этапов:
- принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;
- постановка отметки об исполнении ("отметка об исполнении") в РКК и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;
- перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);
- подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.
Документы считают выполненными и снимают с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.
Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.
Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.
Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, Материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.
Это, конечно, не все вопросы, по которым возможно и необходимо создание распорядительных документов. Однако именно они являются наиболее характерными и стабильно требующими для своего решения издания распорядительных документов.
Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.
Схема подготовки распорядительных документов:
- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);
- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.
Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др.
Читайте также: