Архивы электронных документов реферат
Обновлено: 28.06.2024
Пример готовой курсовой работы по предмету: Информационные технологии
Содержание
1. Электронные документы в архиве: понятия и организация 5
1.1 Понятие архива электронных документов 5
1.2. Организация хранения электронных документов 7
2. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы и практика 11
2.1. Обеспечение сохранности электронных документов 11
2.2. Проблемы на практике 15
Список использованной литературы 23
Выдержка из текста
Одной из важнейших проблем современного архивного дела является проблема организации хранения архивных электронных документов. Несмотря на то, что эта проблема возникла не сегодня (проблема активно обсуждается специалистами в течение ряда лет) до настоящего времени фактически отсутствуют нормативные и методические документы, определяющие порядок архивного хранения электронных документов. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук хотя и исходят из посылки, что в состав Архивного фонда Российской Федерации включаются документы независимо от вида носителя, фактически не содержат положений, определяющих порядок комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования архивных электронных документов.
Целью моей работы является рассмотрение особенностей и проблем хранения и использования электронных документов.
Для решения поставленной задачи необходимо будет решить ряд задач, таких как:
- рассмотреть понятие и процесс организации электронных документов в архиве;
- проанализировать организацию архивного хранения электронных документов с позиции практического применения и возникающих проблем.
- сделать обобщающие выводы по тематике работ
Список использованной литературы
2. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003) (утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ).
3. Постановление Правительства РФ от
2. января 2002 г. N
1. августа 2006 г.,
1. марта, 10 сентября 2009 г., 9 июня 2010 г.)
5. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. — 2013 — № 6. — 55-60 с.
6. Бадьина А.В. Электронный документооборот/ А.В. Бадьина // Делопроизводство 2013. — № 1. — С. 34-39.
18. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения. [Электронный ресурс].
С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов.
Электронные документы имеют широкое применение в деятельности государственных и коммерческих структур Российской Федерации. Идет постоянное развитие информационных технологий и их внедрение в деятельность организаций и ведомств, усложняются и появляются все новые системы электронного документооборота.
Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления, довольно значительные объемы документации будут представлены в Архивном фонде Российской Федерации в электронном виде. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.
архив электронный документ
Электронные документы в архивах
Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата и поисковых систем.
Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, защита персональных данных и других конфиденциальных документов в электронном виде и т. д.
Архивисты заинтересованы в том, чтобы создаваемые в процессе делопроизводства электронные документы, также как и связанные с ними базы данных регистрации и контроля, web-документы и т.д., органично входили в структуру архивного фонда страны, с сохранением всех возможностей их хранения и использования в течение длительного времени. Это важно и для общества, и для государства, принимая во внимание социальную, культурную, экономическую и политическую роль архивов.
Во избежание утраты электронных документов, для обеспечения их сохранности и использования в дальнейшем, необходимо решить вопросы, связанные с разработкой единых подходов и требований к создаваемым в электронном виде документам и архивам, системам документооборота, системам защиты информации, подготовкой соответствующих специалистов, разработкой достаточной для работы с электронными документами нормативно-методической базы, финансированием и многие другие.
Архивы России принимают активное участие в разработке нормативно-правового и методического обеспечения работы с электронными документами, включаются во все правительственные программы и проекты, в той или иной мере затрагивающие вопросы организации автоматизированных информационных систем.
Одна из важнейших составляющих в процессе формирования и развития информационного общества в Российской Федерации - создание и целенаправленное функционирование электронного правительства.
В настоящее время основополагающим актом в этой сфере является Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года. В условиях формирования электронного правительства вопросы управления документами оказываются в центре особого внимания.
Данная программа включает в себя ряд направлений, существенным образом затрагивающих сферу управления документами, в том числе: обеспечение открытости в деятельности органов государственной власти, общедоступность государственных информационных ресурсов, содействие развитию независимых средств массовой информации, разработка и внедрение систем электронной торговли, внедрение электронного документооборота.
Специалисты в области документационного обеспечения управления и архивного дела подчеркивают необходимость соблюдения при реализации государственных проектов и программ ряда условий, наиболее важными из которых являются следующие:
· организация юридически значимого электронного межведомственного (а в дальнейшем - и межгосударственного) взаимодействия;
· создание систем защиты информации и регламентирование вопросов доступа к информации на электронных носителях;
· обеспечение долговременной сохранности электронных документов, с постоянной возможностью их использования.
Межведомственный электронный документооборот подразумевает ведение служебной переписки между участниками в электронной форме. Юридически значимый межведомственный электронный документооборот возможен лишь при совпадении требований к созданию и обращению электронных документов в различных ведомствах, в организациях, предприятиях и учреждениях, при использовании открытых стандартов на информационно-коммуникационные технологии.
Возможность организации долговременного и постоянного хранения электронных документов должна быть заложена еще изначально, при их создании в организации - источнике комплектования. Поэтому специалисты в области документационного обеспечения управления и архивного дела добиваются своего обязательного включения в процесс создания информационных систем уже на стадии их проектирования. Законодательно закрепленное предписание использовать открытые стандарты и протоколы позволит обеспечить подготовку ведомствами документов в виде, пригодном к передаче на архивное хранение.
· нормативно-методическое обеспечение системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО);
· пересмотр и согласование инструкций по делопроизводству во всех федеральных органах исполнительной власти;
· переработка отраслевых перечней документов со сроками их хранения;
· обеспечение равноправного использования документов на бумажном носителе и электронных документов в рамках ведомственной и межведомственной систем документооборота;
· определение условий, при которых документы могут создаваться и обращаться только в электронной форме, без создания их бумажного аналога (если многие важнейшие документы длительного срока хранения предпочтительно создавать на бумаге, то массовые документы временного срока хранения целесообразно перевести в электронный вид);
· оказание электронных архивных услуг и др.
Очевидно, что решение проблем, связанных с вопросами управления электронными документами и архивами, зависит не только от технических достижений, но и от создания эффективного механизма нормативно-правового и методического регулирования.
Уже сегодня существует целый ряд законов, регулирующих определенные аспекты применения электронных документов. В первую очередь это:
Постепенно выстраивается логическая цепочка нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы широкого применения электронных документов в практике управления.
Однако до настоящего времени не решен ряд вопросов, связанных с технологией формирования дел, содержащих электронные документы, обеспечением защиты электронных документов от несанкционированного доступа и уничтожения, проведения экспертизы их ценности, уничтожения электронных документов и другие.
Предстоит еще более четко регламентировать вопросы, связанные с комплектованием архивов электронными документами, их описанием, учетом, обеспечением сохранности и т.д. Существующие документы не в полной мере отвечают актуальным потребностям архивной отрасли.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения,[4] содержит положение о том, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 содержат определенные положения, касающиеся фондирования, учета и сохранности электронных архивных документов. Одновременно подготовлен проект методических рекомендаций об организации работы с электронными документами в государственных архивах.
Можно сделать вывод о том, что многие актуальные вопросы управления электронными документами и архивами в Российской Федерации еще только предстоит решить, хотя многое в этой области уже сделано.
Российские архивы активно используют новейшие технологии и для автоматизации основных направлений своей работы. Ведутся работы по автоматизации научно-справочного аппарата архивов, оцифровыванию фонда пользования документов, автоматизации работы читального зала, исполнению запросов удаленных пользователей и т.д.
Таким образом, архивы России работают по выполнению Плана реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 г., утвержденного в феврале 2010 г.
В некоторых архивах уже имеется опыт хранения электронных документов, например, в РГАНТД, в РГАСПИ (Архив Коминтерна), ГАРФе, в Москве, Томске и ряде других регионов. Большая работа по оцифровыванию архивных документов Российского государственного исторического архива ведется в рамках проекта создания Библиотеки Президента в Санкт-Петербурге. Планируется создание специального федерального архива электронных документов.
Список используемой литературы
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства Российской Федерации. 22.06.2009. № 25. Ст. 3060.
. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.
Современный уровень развития информационных технологий позволяет реализовать электронные архивы. По сравнению с традиционным архивом электронный архив позволяет минимизировать затраты времени на управление архивом, снизить потребность в доступе к бумажным документам за счёт предоставления доступа к электронным образам документов, а также значительно снизить требования к помещению для архива, персоналу и другим ресурсам, используемым для его работы. При этом электронный архив не заменяет обычный, но дополняет его и резко снижает потребность в доступе к бумажным оригиналам документов. Кроме того, электронный архив позволяет организовать архивное хранение материалов, которые не существуют в бумажном виде.
Оглавление
Файлы: 1 файл
Семестровка по македонычу.doc
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Семестровая работа по курсу
Выполнил:
Студент гр. ВТС 3.1С
Проблема возрастания объёмов документов сегодня актуальна для всех. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.
Отдельные организации и учреждения культуры, науки, средств массовой информации, промышленности и др., создающие и хранящие значительные массивы цифровых информационных ресурсов и предоставляющие к ним доступ, уже неоднократно сталкивались с необходимостью специальных усилий по сохранению цифровых информационных ресурсов и предоставления долговременного доступа к ним.
Именно электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации.
Электронный архив (cистема электронного архива) — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.
Ежедневно, выполняя свою работу, мы создаем новые документы, используем и изменяем имеющиеся, а также применяем созданные заранее заготовки (шаблоны). Весь этот процесс осложняется тем, что часть используемой информации находится в бумажном, а часть — в электронном виде. Безусловно, многие компании сегодня внедряют системы электронного документооборота, но как быть с теми материалами, которые уже накоплены организацией, а также с теми, которые требуется хранить в бумажном виде?
Как правило, в таких случаях для хранения необходимой информации организуется архив — выделенное помещение, в котором собирается вся необходимая документация. Учет бумажных документов ведет архивариус. При этом архивариус, как правило, не определяет правила доступности документации, а руководствуется решениями линейных руководителей, которые подписывают заявки на получение документов. По крайней мере, такая ситуация типична для многих государственных учреждений, банков, крупных телекоммуникационных компаний, производственных предприятий.
Как подобная организация труда влияет на производительность сотрудника? Давайте рассмотрим часто встречающийся пример — сотруднику компании потребовался какой-то документ. Ему необходимо:
- Определить, какой именно документ нужен. Для этого требуется обратиться к картотеке.
-Получить разрешение на просмотр данного документа, например у своего непосредственного руководителя.
- После ознакомления вернуть этот документ в архив.
Если мы используем подобную схему, то у нас могут возникнуть определенные трудности.
Во-первых, длительность процедуры. Для получения документа из архива, как правило, требуется несколько дней. Во-вторых, проблемы безопасности. Если документов в архиве достаточно много, то руководитель может подписать разрешение, не зная, что данный документ не должен попадать в руки данному сотруднику. В-третьих, проблема актуальности. Сотрудник может не знать, что документ устаревший. В-четвертых, проблема доступности: документ может находиться на руках у другого сотрудника. Кроме того, необходимо отметить, что бумажные документы имеют ограниченный срок хранения в связи с естественным износом.
Для выхода из сложившейся ситуации прибегают к использованию электронных архивов.
Электронный архив позволит вам: - обеспечить надежность хранения информации;
-свести к минимуму потери информации;
-сократить время на поиск;
-организовать одновременную работу нескольких сотрудников с одним документом;
-организовать доступ к информации из любого пункта, оснащенного каналом и оборудованием передачи данных;
-обеспечить достоверность информации и предоставляют сведения о том, кто является автором последних изменений;
- знать о местонахождении оригинала документа;
-проводить анализ востребованности различных документов каждым сотрудником.
Любой электронный архив состоит из следующих основных подсистем:
- Системы ввода/вывода — предназначены для преобразования бумажной документации в электронный вид и наоборот. Эти подсистемы обеспечивают ввод и регистрацию документов, создаваемых в любых используемых на предприятии приложениях.
-Системы оперативного электронного архива — предназначены для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью ее на носители долговременного хранения.
-Системы долгосрочного хранения — предназначены для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер.
-Системы пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне организуется доступ к информации архива либо в файл-серверном режиме, либо посредством использования систем автоматизации, СУБД.
2. Этапы создания электронного архива.
Для создания электронного архива организации необходимо выполнить ряд этапов:
1. Подготовка. На данном этапе документы подготавливаются для оптимального отображения в системе хранения и наилучшего сканирования. Документы идентифицируются согласно принятой в компании структуре документооборота. Этап включает в себя:
- получение, регистрацию и сортировку документов;
-удаление скрепок и др.;
-преобразование электронных документов в общепринятые форматы;
-разработку специальных маршрутов документа;
2. Сканирование. Документы сканируются с использованием сканирующих устройств ( обычных или поточных сканеров, МФУ и т. д.), которые поддерживают необходимые типы и форматы документов. На этапе сканирования ведется контроль качества. Плохо отсканированные документы сканируются вновь.
3. Преобразование. Отсканированный документ конвертируется в формат, удовлетворяющий требованиям системы хранения и производственным стандартам. Изображения очищаются от мусора, при необходимости осуществляется распознавание текста, файлы сжимаются.
4. Атрибутирование/ индексирование. На данном этапе каждому документу автоматически или вручную ставятся в соответствие ключевые слова, по которым впоследствии будет производиться поиск, или же создается полнотекстовая база данных.
5. Повтор и изготовление документации. Полученные электронные документы передаются в необходимом формате либо в систему хранения (как правило, это подсоединенное к сети хранилище — NAS или сеть хранения данных — SAN). Все документы проходят дополнительную проверку во время всего процесса.
6. Дополнительная проверка качества.
Значительную часть всех этих работ можно поручить аутсорсеру.
Внедрение системы электронного архива позволяет:
- существенно (с 2–3 дней до минут) сократить время, затрачиваемое на доступ к информации;
-повысить эффективность использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, возможности одновременной работы с документом нескольких сотрудников, создания логических связей между документами;
-повысить уровень информационной безопасности за счет определения прав сотрудников на доступ к той или иной информации;
-обеспечить доступ к информации практически из любой территориально удаленной точки, оснащенной средствами связи, так как информация в электронном виде может быть доступна по локальной сети, через Интернет, передана по электронной почте, записана на любой носитель и отправлена по обычной почте;
-повысить достоверность информации за счет регистрации вносимых в документы изменений;
-снизить риски потери или порчи важных документов.
Кроме того, электронные архивы обладают отличной масштабируемостью, так как увеличить объем дисковой памяти в сети хранения данных или сетевом хранилище значительно легче, чем выделить новые площади под архив и обеспечить необходимые условия хранения. Электронный архив может также быть интегрирован с другими информационными системами предприятия, в том числе с системой электронного документооборота.
Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения — хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.
Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые — десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.
В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности.
В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:
(например, технической документации, финансовых отчетов, документов и т.д.).
Основные преимущества предлагаемого решения заключаются в полной
получение электронного образа документа (сканирование);
распознавание текста изображения документа ( OCR - распознавание);
морфологического анализа (нормализация) текста документа;
полнотекстового индексирования текстовой информации в документе;
классификации, аннотирования и создания регистрационной карточки
поиска и выборки электронного образа документа по значению его
регистрационных атрибутов либо по текстовому содержанию.
Участие оператора требуется только на этапах формирования атрибутов и
получения текста документа при использовании OCR – распознавания, если
требуется редакторская правка распознанного текста. В ыбор операций для
конкретной реализации системы зависит от технологической цепочки при работе
Предлагаемая система предоставляет также дополнительные возможности:
разграничение доступа пользователей к документам на основе м еханизма
ручное задание атрибутов документа в процессе его регистрации в системе.
В качестве программного обеспечения сервера баз данных можно
использовать сервер баз данных ORACLE7 SERVER фирм ы oracle или другие
типы развитых СУБД. Продукты этой фирмы вместе с услугами по техническому
обслуживанию, обучению, консультированию и системной интеграции являются
основой интегрированной, открытой, переносимой среды разработки
приложений. Реализуя подход к проектированию на основе визульного
моделирования объектов и автоматизируя все этапы жизни приложения, эти
средства обеспечивают высокую производительность разработчиков и создание
основных функц ий, перечисленных выше при рассмотрении требований к
системе, включая разграничение доступа и защиту информации от
несанкционированного доступа.На каждый документ в э лектронном архиве
заполняется регистрационная карточка. Набор атрибутов в карточке для
различных типов документов может различаться. Документ хранится в базе
данных в виде совокупности своих представлений, например графического образа
и текстового представления. Графический образ может быть получен в результате
сканирования исходного документа в виде файла в одном из стандартных
графических форматов. Текстовое представление может быть получено в
результате распознавания текста отсканированного документа.
Подсистема доступа реализована в виде ПО для поиска, просмотра,
выборки и печати документов из архива. Поиск можно выполнять как по тексту,
Читайте также: