Языковые нормы составление текста документа кратко

Обновлено: 05.07.2024

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела -- и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составите-лем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основ-ном двух языковых аспектов: (I) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (II) выбора грам-матических средств -- главным образом синтаксических конструк-ций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска -- и лексического, и синтаксичес-кого -- могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.

Некоторые слова такого рода устарели, например, уже вы-шедшие из употребления: сей (= этот), дабы (-- чтобы), буде (= если). В то же время без некоторых слов этого ряда бывает трудно обойтись.

В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где уста-ревшие или устаревающие слова могут быть без ущерба для содер-жания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это упрощает изложение, приближает деловой текст к современной об-щелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководст-вах по деловой речи о них все еще спорят.

Наряду с этим в официально-деловой речи существует боль-шой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока. в противном случае. ; (б) мотивация действия: в порядке обмена опытом. в порядке исключения. ; (в) причинно-следст-венные отношения: в соответствии с протоколом. согласно Ва-шей просьбе.

Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др.

П. Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой сфере.

Следует отметить две особенности языка документации, нося-щие этикетный характер.

Первая -- орфографическая, она связана с написанием с про-писной буквы местоимений Вы и Ваш в качестве вежливого обра-щения (в письменной речи) к одному лицу.

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандар-тов письменной речи, необходимых в официально-деловых отноше-ниях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и со-ответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое под-тверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации -- вне-сения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа -- его формы и его языка.

Таковы те немногие изменения, которые можно наблюдать в последнее время в регламентации языка официально-деловой до-кументации.

Специфика языка дипломатии, правила составления деловых документов. Характерные черты официально-делового стиля речи: устойчивость, наличие клише и канцеляризмов, компактность изложения, прямой порядок слов в предложении. Структура автобиографии и резюме.

Рубрика	Иностранные языки и языкознание
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	08.12.2011
Размер файла	14,3 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Содержание

Общая характеристика официально-делового стиля речи

Текстовые нормы делового стиля

Языковые нормы: составление текста документа

Модели синтаксических конструкций

Динамика нормы официально-деловой речи

Общая характеристика официально-делового стиля речи

дипломатия деловой документ речь

Только в дипломатии используются этикетные слова. Это обращения к представителям других государств, обозначения титулов и форм титулования: король, королева, принц, шах, Его Высочество, Его Превосходительство и др.

Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями.

Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением.

Язык законов требует прежде всего точности выражения мысли. При этом быстрота понимания на так уж важна, так как заинтересованный человек может прочитать нужную статью закона не один раз.

Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремиться к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей, так как закон пишется для всех: Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом.

Для языка законов характерны полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения. Закон обращается не к отдельному, конкретному человеку, а ко всем людям или группам людей.

Служебная переписка или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Главная особенность языка служебной переписки - его стандартизованность. Содержание деловых писем очень часто повторяется, так как однотипны многие рабочие ситуации.

Образцом языка служебной переписки можно считать телеграфный стиль, характеризующийся предельной рациональностью в построении синтаксических конструкций. Здесь используется и нанизывание падежей, что в других стилях считается грубой ошибкой. В служебной же переписке это помогает экономить языковые средства:

Оплату гарантируем через отделение Госбанка в месячный срок по завершении работ.

Существование готовых речевых конструкций, то есть стандартов, значительно облегчает составление деловых писем. Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Задача заключается лишь в том, чтобы выбрать нужную синтаксическую модель и подходящий для данного письма ее речевой вариант. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический порок языка деловой переписки.

Коротко и ясно следует писать и деловые бумаги (заявление, доверенность, счет, протокол, справка, удостоверение, докладная записка, резолюция, расписка и др.). Деловые бумаги составляют по определенной форме. Стиль исключает сложные конструкции. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением общепринятых сокращений.

Лексика деловых бумаг предельно обобщена. Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям:

Приехать, прилететь, прийти - прибыть;

Деревня, город, село - населенный пункт.

Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных, которых здесь больше, чем в других стилях, и причастий: предоставление жилплощади, пополнение бюджета, принятие мер; данный, указанный, вышеупомянутый.

Деловой речи свойственны безличность и отсутствие оценочности, как научной речи. Здесь важны беспристрастная констатация, изложение фактов в логической последовательности. Поэтому речь от первого лица допустима только в некоторых ситуациях общения, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством (оформление доверенности, заключение трудового соглашения).

Слово официальный значит “правительственный, должностной служебный”. “Язык законов требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков” (Л.В. Щерба). Поэтому в официальных документах неупотребительны слова с переносным значением, а также эмоционально окрашенная и разговорная лексика.

Для официального стиля характерны как раз те специфические слова, устойчивые словосочетания и обороты, которые принято называть канцеляризмами.

Среди книжных стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызванным характером самого содержания, но многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом консервативный характер.

Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов - клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Официально-деловой стиль - это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг. Документ официально - делового стиля отличается отсутствием эмоциональной окрашенности, сухостью.

Использование языковых штампов и стереотипов (клише) в официальных документах являются обязательным, но в разговорной речи или в художественных произведениях неуместно. Официальный документ должен быть кратким и написан таким образом, чтобы в нем сразу можно было бы найти необходимую информацию. Поэтом для того, чтобы понять, о чем документ, кому адресован, ему предается определенная форма.

Различают несколько подстилей официально-делового стиля:

Дипломатический подстиль - подстиль дипломатических документов, таких, дипломатическая нота, заявление правительства, верительная грамота. Он отличается специфическими терминами, большая часть которых - интернациональные: статус-кво, персона нон грата, ратификация, преамбула. В отличии от других подстилей официально - делового стиля в языке дипломатических документов встречается высокая, торжественная лексика для придания документу подчеркнутой значимости, а так же используются общепринятые в международном государственном обращении этикетные формы вежливости:

Документальный подстиль - зык законодательных документов, связанных с деятельностью официальных органов, включает в себя лексику и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, кодекса законов о труде, кодекса законов о браке и семье. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан.

Обиходно-деловой подстиль встречается в деловой переписке между учреждениями и организациями и в частных деловых бумагах, а так же в служебной переписке (деловое письмо, коммерческая корреспонденция), официальные деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол), частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.

Текстовые нормы делового стиля

Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт.

К ним относятся:

1) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств;

2) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.), употребление присущих этому стилю клише;

3) широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

4) частое употребление отглагольных существительных, от именных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того, что и др.). А также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если. ; на том основании, что. ; по той причине, что. ; с тем условием, что. ; таким образом, что. ; то обстоятельство, что. ; тот факт, что. и т. п.);

5) повествовательный характер изложения, использование номинативных предложений с перечислением;

6) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;

7) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

8) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

9) слабая индивидуализация стиля.

Главная черта официальной бумаги - ее стандартная форма: все заявления, доверенности, справки и другие деловые бумаги пишутся одинаково. Поскольку значительная часть текста таких бумаг повторяется во всех документах данного типа, для многих из них существуют бланки, на которых повторяющийся текст уже напечатан.

Языковые нормы: составление текста документа

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала, а это, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных случаях деловой практики используются готовые бланки, которые нужно только заполнять.

Конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.

В речи существуют готовые, привычные для носителей языка обороты, которые легко воспроизводятся в любой ситуации. Такие обороты называются клише, которое существует во всех стилях речи.

В отличие от клише штампы представляют собой избитые выражения с потускневшим лексическим значением и стертой экспрессивностью. Речь, полную штампов, нельзя назвать выразительной, напротив, это стилистический недочет.

Канцеляризмы - это слова и выражения, употребляемые в официально - деловом стиле. Но когда они проникают в другие стили, это приводит к нарушению стилистических норм. Канцеляризмы: во исполнение решения, во избежание несчастных случаев, к заявлению прилагаю, предъявить справку, место жительства, согласно распоряжению, констатировать, аннулировать, вносить предложение (я), отдавать предпочтение, по истечении срока договора, по окончании школы и т. п.

Форма каждого вида документа тоже устойчивая, общепринятая, стандартная. Штамп в официальном стиле оправдан, уместен: он способствует точному и лаконичному изложению деловой информации, облегчает ведение деловой переписки.

Как официальный документ автобиография имеет следующую структуру:

а) наименование документа,

б) текст биографии (в нём указываются по возможности точные даты событий);

в) подпись автора текста (под текстом справа):

г) дата написания (под текстом слева). В тексте биографии пишущий указывает свою фамилию, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения, социальную принадлежность семьи; сообщает об образовании, трудовой и общественной деятельности.

Модели синтаксических конструкций

Модели синтаксических конструкций, используемые в деловой переписке:

сообщаем (Вам о том), что…;

извещаем (Вас о том), что…;

ставим (Вас) в известность (о том), что…;

уведомляем (Вас о том), что…

Акционерное общество (компания) обращается (к Вам) с просьбой (о том, чтобы)… или… с просьбой (к Вам) о…;

администрация района выражает пожелание (желание, надеяться на) … или… очень надеется на…;

в связи с отказом… (решением, указанием, проведением, задержкой, трудностями, предполагаемыми улучшениями, возможными уточнениями). ;

в соответствии с договоренностью (планом, указанием, проведением, улучшением, успехом, уточнением, выполнением)…

Информация обязательная для резюме:

1. Фамилия, имя, отчество.

2. Адрес, телефон.

3. Дата рождения.

4. Семейное положение.

5. Образование (наименование учебного заведения, квалификация по диплому).

7. Дополнительная информация (навыки работы с компьютером, знание иностранных языков и т. д.).

Пример автобиографии:

Я, Васильева Ольга Ивановна, родилась 28 октября 1960 г. в г. Москве.

С 1967 по 1977 г. училась в общеобразовательной школе №285.

В 1977 г. поступила на исторический факультет Московского государственного педагогического института.

В сентябре 1983 г. работала учителем в общеобразовательной школе №75 г. Москвы.

С 1989 г. по настоящее время работаю директором вышеназванной школы.

Замужем. Имею дочь.

Муж - Васильев Павел Игоревич, родился 17 августа 1959 г. В настоящее время работает преподавателем Академии последипломного образования.

Дочь - Васильева Наталья Павловна, студентка.

Проживаю по адресу: 129311, Москва, ул. Академика Королева, д. 30, кв. 74.

Примером документального подстиля является:

Положение о выборах в Верховный Совет СССР

Статья 3. Депутатом Верховного Совета СССР может быть избран каждый гражданин СССР, достигший 23 лет, независимо от расовой и национальной принадлежности, пола, вероисповедания, образовательного ценза, оседлости, социального происхождения, имущественного положения и прошлой деятельности.

Пример обиходно-делового подстиля:

от Иванова Юрия Петровича

Я, Иванов Юрий Петрович, доверяю получить мою зарплату за первую половину декабря 2005 года сотруднику отдела технического обслуживания Павлову Виталию Константиновичу (паспорт, серия).

Подпись Иванова Ю. П. удостоверяется

Дата Подпись (нач. отдела кадров)

Динамика нормы официально-деловой речи

Языковая норма - это правила использования речевых средств в определенный период развития литературного языка, то есть правильное произношение, словоупотребление, использование традиционно сложившихся грамматических, стилистических и других языковых средств.

Норма обязательна как для устной, так и для посменной речи и охватывает все стороны языка

Признаки нормы литературного языка: относительная устойчивость общеупотребительность, общеобязательность, соответствие употреблению, обычаям и возможностям языковой системы.

К основным источникам языковой нормы относятся произведения писателей классиков и современных писателей, анализ языка средств массовой информации, общепринятое современное употребление, данные живого и анкетного опроса, научные исследования ученых - языковедов.

Имеется три степени нормативности:

1. норма - строгая, жесткая, не допускающая вариантов;

2. норма - нейтральная, допускает равнозначные варианты;

3. норма - более подвижная, допускается использование разговорных, а так же устаревших форм.

По принятым и действующим на любом этапе существования литературного языка нормам можно определить, какие изменения в отношении нормализации произошли и каковы тенденции дальнейшего развития норм.

Для официально-делового стиля речи характерна норма первой степени, а именно строгие требования к составлению документа. Динамикой для официально-делового стиля является изменение канцеляризмов присущее современному обществу.

Список литературы

1. Байкалова О.А. Русский язык. Учебно-методическое пособие. - Челябинск: УралГАФК, 2005.

2. Кузнецова Н.В. Русский язык и культура речи: Учебник. - 2-е изд., испр. - М.: Форум: ИНФРА-М, 2006.

3. Никитина Е.И. Русская речь: Учеб. Пособие по развитию связной речи. / Науч. ред. В.В. Бабайцева. - М.: Просвещение, 1995.

4. Костомаров В.Г. Русский язык на газетной полосе. Учебник - М., 1971 г.

5. Байкалова О.А. Русский язык и культура речи. Учебно-методический комплекс для студентов 3-го курса - Челябинск: УралГАФК, 2003.

Подобные документы

Общественные функции языка. Особенности официально-делового стиля, текстовые нормы. Языковые нормы: составление текста документа. Динамика нормы официально-деловой речи. Виды речевых ошибок в деловом письме. Лексические и синтаксические ошибки.

курсовая работа [52,6 K], добавлен 26.02.2009

Общая характеристика официально-делового стиля. Языковые нормы и особенности норм официально-делового (канцлерского) подстиля. Типовое построение официально-делового текста. Синтаксические особенности деловой речи. Грамматика в официально-деловой сфере.

контрольная работа [44,4 K], добавлен 26.10.2011

Общая характеристика официально–делового стиля и его подстили. Текстовые нормы делового стиля. Языковые нормы: составление текста, документа. Динамика нормы официально–деловой речи. Модели синтаксических конструкций, используемые в деловой переписке.

контрольная работа [19,4 K], добавлен 30.11.2008

Организационно–распорядительная документация. Главные отличия официально-делового стиля. Грамматика языка деловых документов. Основные жанры письменной деловой речи. Документ, деловые письма. Основные виды деловых писем, документов и договоров.

презентация [132,4 K], добавлен 20.10.2013

Стремление делового языка к точности передачи смысла. Морфологические и синтаксические признаки официально-делового стиля речи. Написание документов, деловых бумаг в государственных учреждениях и суде. Профессиональная терминология и языковые штампы.

реферат [28,1 K], добавлен 24.02.2011

Характерные черты официально-делового стиля. Виды официально-деловой документации. Употребление официально-делового стиля в языке дипломатических документов. Закономерности применения грамматических и синтаксических конструкций в организации текстов.

дипломная работа [188,9 K], добавлен 03.07.2015

Речевой этикет в стилистике и культуре деловой речи. Общая характеристика и текстовые нормы официально-делового стиля. Лексические нормы, грамматические особенности. Фонационные средства и динамика нормы официально-деловой речи; телефонный разговор.

Канцеляризмы – это слова и выражения, употребляемые в официально – деловом стиле. Но когда они проникают в другие стили, это приводит к нарушению стилистических норм.

Канцеляризмы: во исполнение решения, во избежание несчастных случаев, к заявлению прилагаю, предъявить справку, место жительства, согласно распоряжению, констатировать, аннулировать, вносить предложение (я), отдавать предпочтение, по истечении срока договора, по окончании школы и т. п.

Как официальный документ автобиография имеет следующую структуру:

а) наименование документа,

б) текст биографии (в нём указываются по возможности точные даты событий);

в) подпись автора текста (под текстом справа):

Модели синтаксических конструкций, используемые в деловой переписке:

сообщаем (Вам о том), что…; извещаем (Вас о том), что…; ставим (Вас) в известность (о том), что…; уведомляем (Вас о том), что… Акционерное общество (компания) обращается (к Вам) с просьбой (о том, чтобы)… или… с просьбой (к Вам) о…; администрация района выражает пожелание (желание, надеяться на) … или… очень надеется на…; согласно указаниям…; благодаря указаниям; в связи с отказом… (решением, указанием, проведением, задержкой, трудностями, предполагаемыми улучшениями, возможными уточнениями). ; в соответствии с договоренностью (планом, указанием, проведением, улучшением, успехом, уточнением, выполнением)…

Информация обязательная для резюме:

1. Фамилия, имя, отчество.

2. Адрес, телефон.

3. Дата рождения.

4. Семейное положение.

5. Образование (наименование учебного заведения, квалификация по диплому).

7. Дополнительная информация (навыки работы с компьютером, знание иностранных языков и т. д.).

Я, Васильева Ольга Ивановна, родилась 28 октября 1960 г. в г. Москве.

С 1967 по1977 г. училась в общеобразовательной школе № 285.

В 1977 г. поступила на исторический факультет Московского государственного педагогического института.

В сентябре 1983 г. работала учителем в общеобразовательной школе № 75 г. Москвы.

С 1989 г. по настоящее время работаю директором вышеназванной школы.

Замужем. Имею дочь.

Муж – Васильев Павел Игоревич, родился 17 августа 1959 г. В настоящее время работает преподавателем Академии последипломного образования.

Дочь – Васильева Наталья Павловна, студентка.

Проживаю по адресу:129311, Москва, ул. Академика Королева, д.30, кв.74.

Примером документального подстиля является:

Положение о выборах в Верховный Совет СССР

Пример обиходно–делового подстиля:

от Иванова Юрия Петровича

Подпись Иванова Ю. П. удостоверяется

Дата Подпись (нач. отдела кадров)

Динамика нормы официально – деловой речи.

Языковая норма – это правила использования речевых средств в определенный период развития литературного языка, то есть правильное произношение, словоупотребление, использование традиционно сложившихся грамматических, стилистических и других языковых средств.

Норма обязательна как для устной, так и для посменной речи и охватывает все стороны языка

Имеется три степени нормативности:

1. норма – строгая, жесткая, не допускающая вариантов;

2. норма – нейтральная, допускает равнозначные варианты;

3. норма – более подвижная, допускается использование разговорных, а так же устаревших форм.

Для официально – делового стиля речи характерна норма первой степени, а именно строгие требования к составлению документа. Динамикой для официально – делового стиля является изменение канцеляризмов присущее современному обществу.

Список литературы:

1. Байкалова О. А. Русский язык. Учебно – методическое пособие. –Челябинск: УралГАФК, 2005.

2. Кузнецова Н. В. Русский язык и культура речи: Учебник. – 2-е изд., испр. – М.: Форум: ИНФРА – М, 2006.

3. Никитина Е.И. Русская речь: Учеб. Пособие по развитию связной речи./Науч. ред. В.В. Бабайцева. – М.: Просвещение, 1995.

4. Костомаров В.Г. Русский язык на газетной полосе. Учебник - М.:1971г.

5. Байкалова О. А. Русский язык и культура речи. Учебно-методический комплекс для студентов 3-го курса, Челябинск: УралГАФК, 2003.

При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.

Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа.

В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться:

на основе официально утвержденных унифицированных форм документов;

с учетом требований нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов;

в форме, отражающей устойчивую практику документирования.

Текст на основе унифицированной формы

Тексты документов, составляемые на основе унифицированных форм, могут быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы или анкеты.

Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Текст документа, составляемый на основе трафаретной формы, сохраняет грамматическую связность, свойственную обычному тексту.

Таблица – способ представления информации, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и вертикальных линий.

Тексты документов, составляемые без использования унифицированных форм документов, оформляются в виде грамматически связного текста, соответствующего по своей композиционной структуре текстам документов определенного вида.

Способы изложения текста

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить на рассмотрение…;

3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим предложением…;

1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов широко используются предложения, в которых сказуемое выражено глаголом в форме настоящего времени, которая придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Рубрикация в тексте документа

Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.

В деловой речи сложился особый тип предложений – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан:

– соблюдать права и законные интересы иных лиц;

– принимать меры по защите информации;

– ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста документов не приняты.

Приведем пример рубрикации текста инструкции:

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

13.1. Организация архивного хранения документов

13.1.1. Документы министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует архив.

13.2.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив осуществляется работниками службы делопроизводства и сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

При использовании в текстах документов рубрикации следует учитывать, что:

рубрики могут выделяться лишь в том случае, если элементов перечисления не менее двух;

при цифровой нумерации рубрик не рекомендуется использовать более четырех уровней рубрикации;

однотипные средства нумерации могут применяться лишь по отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре текста);

каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой;

в конце рубрики ставится точка с запятой (кроме последней рубрики, завершающейся точкой).

При оформлении нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти необходимо соблюдать требования, установленные Правительством РФ.

Извлечение

из Правил подготовки нормативных правовых актов

федеральных органов исполнительной власти

и их государственной регистрации

(утверждены постановлением Правительства РФ

от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.07.2011)

6. […] Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами*с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в главе выделяются только рубрики одного уровня (без выделения, например, пунктов и подпунктов), они нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с первого в пределах всего текста, например:

II. Государственная регистрация нормативных правовых актов

федеральных органов исполнительной власти

10. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

11. Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Минюстом России, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

[…] 20. В случае обнаружения несоответствия действующего нормативного правового акта, а также акта, содержащего правовые нормы и не прошедшего государственную регистрацию, … Минюст России представляет в Правительство Российской Федерации предложение об отмене или приостановлении действия такого акта с обоснованием и проектом соответствующего распоряжения.

При нумерации глав римскими цифрами внутри глав могут выделяться пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, а также дополнительные рубрики внутри подпунктов, которые обозначаются буквами, например:

2.12. Директора департаментов (начальники управлений) в установленные сроки представляют в определенное руководителем федерального органа исполнительной власти структурное подразделение подготовленные на основе федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, программ и планов деятельности Правительства, поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства предложения по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, содержащие:

а) наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;

б) общую характеристику и основные положения вопроса;

в) форму предлагаемого решения;

г) перечень соисполнителей;

д) дату рассмотрения на заседании Правительства.

При обозначении рубрик цифры отделяются от текста точкой, а буквы – закрывающейся скобкой.

Устойчивые языковые обороты

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, например:

· Сообщаем Вам, что в период с. по. ;

· Установлено, что в период с. по. ;

· Сообщаем, что по состоянию на. ;

· Направляем Вам на рассмотрение и утверждение…;

· Представляем на рассмотрение и утверждение. ;

· В соответствии с достигнутой договоренностью. ;

· Во время переговоров стороны обсудили возможности. ;

· В порядке оказания технической помощи. ;

· Принимая во внимание, что. и др.

Такие обороты называют языковыми шаблонами, клише, языковыми формулами. Наличие устойчивых языковых оборотов в текстах документов – это следствие повторяемости управленческих ситуаций и их тематической ограниченности, результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся управленческих и производственных ситуациях. Кроме выражения типового содержания устойчивые языковые обороты нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ лишается необходимого правового значения, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например:

в гарантийном письме: Гарантируем возврат кредита в сумме. ; Оплату гарантируем; Наш расчетный счет. ; Предоставление жилой площади гарантируем…; Претензии по гарантии следует предъявлять. ;

претензионном письме: . в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции; . в противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

приказе: Контроль за исполнением приказа возлагается на. ; Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Выражая типовое содержание, устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

Кстати. С лингвистической точки зрения устойчивые словосочетания являются фразеологическими оборотами (фразеологизмами), несвободными или связанными словосочетаниями. Они сродни таким выражениям, как: биться как рыба об лед, ударить наотмашь, строить воздушные замки, прибрать к рукам и др.

При употреблении устойчивых языковых оборотов не допускаются:

лексическая подмена, то есть замена слов, входящих в оборот, их синонимами. Неправильно: Предложения отдела оказались ниже любой критики (надо: ниже всякой критики);

смешение близких по смыслу устойчивых оборотов. Неправильно: Большое значение сыграли методы рыночной экономики (надо: …имели методы рыночной экономики; в данном случае наблюдается смешение оборотов играть роль и иметь значение);

изменение принятой грамматической формы слов, входящих в устойчивый языковой оборот. Неправильно: Исполнители упустили из вида, что необходимо периодически информировать заказчика о ходе работ (надо: упустили из виду).

Ссылки на документы

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, а также документов, ранее изданных организацией – автором документа, должны содержаться ссылки на документы-основания. При ссылке на документ указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…

Если в тексте документа содержится ссылка на документ, утвержденный каким-либо должностным лицом или органом власти, то указывается наименование документа, кем утвержден документ, дата утверждения (если документ утвержден должностным лицом) или наименование документа, которым утвержден данный документ, дата утверждения и регистрационный номер (если документ утвержден распорядительным документом), например:

Порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

В текстах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов методического характера, утверждаемых органами государственной власти, при ссылке на ранее изданные документы указывается источник их опубликования, например:

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Если в тексте документа необходимо сослаться на статьи или пункты документа, допускается (за исключением текстов законодательных и иных нормативных правовых актов) использовать сокращения: ст. (статья), п. (пункт). При употреблении этих слов во множественном числе графические сокращения не удваиваются, например:

В соответствии с п. 5, 8 ст. 15 Положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества…

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов эти слова пишутся полностью.

Использование в тексте полужирного начертания

Нормативными документами по делопроизводству, в частности инструкцией по делопроизводству организации, может быть предусмотрено выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом, написание вразрядку или прописными буквами.

Например, при печатном изготовлении законов Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных органов исполнительной власти заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру:

О внесении изменений
в законодательные акты Российской Федерации

об административных правонарушениях в связи с принятием

Земельного кодекса Российской Федерации

Об утверждении
Правил делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Поскольку единых правил печатного изготовления текстов документов нормативными документами не установлено, организации вправе в инструкции по делопроизводству установить свои корпоративные правила.

* Здесь и ниже выделено автором.

В.Ф. Янковая,
зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук, доцент

В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться:

Текст на основе унифицированной формы

Способы изложения текста

Тексты документов излагаются:

1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);

Рубрикация в тексте документа

Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан:

Приведем пример рубрикации текста инструкции:

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

13.1. Организация архивного хранения документов

При использовании в текстах документов рубрикации следует учитывать, что:

Извлечение
из Правил подготовки нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации
утверждены постановлением Правительства РФ
(от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.07.2011)

II. Государственная регистрация нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти

а) наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;

б) общую характеристику и основные положения вопроса;

в) форму предлагаемого решения;

г) перечень соисполнителей;

д) дату рассмотрения на заседании Правительства.

При обозначении рубрик цифры отделяются от текста точкой, а буквы – закрывающейся скобкой.

Устойчивые языковые обороты

Кстати. С лингвистической точки зрения устойчивые словосочетания являются фразеологическими оборотами (фразеологизмами), несвободными или связанными словосочетаниями. Они сродни таким выражениям, как: биться как рыба об лед, ударить наотмашь, строить воздушные замки, прибрать к рукам и др.

При употреблении устойчивых языковых оборотов не допускаются:

лексическая подмена, то есть замена слов, входящих в оборот, их синонимами. Неправильно: Предложения отдела оказались ниже любой критики (надо: ниже всякой критики);

смешение близких по смыслу устойчивых оборотов. Неправильно: Большое значение сыграли методы рыночной экономики (надо: …имели методы рыночной экономики; в данном случае наблюдается смешение оборотов играть роль и иметь значение);

изменение принятой грамматической формы слов, входящих в устойчивый языковой оборот. Неправильно: Исполнители упустили из вида, что необходимо периодически информировать заказчика о ходе работ (надо: упустили из виду).