Внутримашинное информационное обеспечение кратко

Обновлено: 05.07.2024

Внутримашинное ИО включает организацию файлов в памяти ЭВМ.
Файл представляет собой совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации, расположенной на машинном носителе. Это могут быть файлы данных и программные файлы, постоянные и текущие (переменные) файлы, промежуточные и выходные файлы.

Применяется традиционная, локальная, пофайловая организация внутримашинного обеспечения, которая используется при небольших объемах информации, предполагает жесткую привязку файлов к отдельным несложным задачам и исключает установление связи между файлами и коллективную работу в диалоге. Основной формой организации файлов является использование баз данных (БД), использование автоматизированных банков данных (АБД) и баз знаний (БЗ).

АБД — это система специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями при решении разных экономических задач.

Основные требования, предъявляемые к автоматизированным банкам данных:

сведение к минимуму дублирования в хранении данных;
прямой и коллективный доступ к данным;
защита данных от несанкционированного доступа;
адаптация данных к развитию информационного обеспечения;
обеспечение регламентированных и нерегламентированных запросов;
минимизация затрат на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии.

Базы данных могут организовываться на разных по мощности ЭВМ, но принципы организации АБД одинаковы.

Внутримашинное информационное обеспечение включает макеты (экранные формы) для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, и структуры информационной базы : входных, выходных файлов, базы данных .

Проектирование экранных форм электронных документов

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии документа.

Электронная форма документа (ЭД) — это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки , переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

Создание форм электронных документов требует использования специального программного обеспечения. На рис. 9.6 приведены основные типовые элементы электронного документа , использование которых предусмотрено в большинстве программ автоматизации проектирования электронных документов .

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса их утверждения или подписания.

Технология обработки электронных документов требует использования специализированного программного обеспечения — программ управления документооборотом, которые зачастую встраиваются в корпоративные ИС.

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

создание структуры ЭД — подготовка внешнего вида с помощью графических средств проектирования;
определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных;
определения перечня макетов экранных форм — по каждой задаче проектировщик анализирует "постановку" каждой задачи, в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией и документов с результатной информацией;
определение содержания макетов — выполняется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов.

Работа заканчивается программированием разработанных макетов экранных форм и их апробацией.

Информационная база и способы ее организации

Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база . Информационная база (ИБ) — это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Все файлы ИБ можно классифицировать по следующим признакам:

по этапам обработки (входные, базовые, результатные);
по типу носителя (на промежуточных носителях — гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях — жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);
по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);
по назначению (по типу функциональных подсистем);
по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);
по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.

К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе , относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40%, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности не менее 0,6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах Материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержания, отчисления и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.

Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;
целостность хранимой информации, т. е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;
своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;
реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;
релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;
удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;
разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокой скорости реакции при импорте необходимых данных.

Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД) — это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.

Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к проблемам другого характера: необходимости усиления контроля вводимых данных, необходимости обеспечения соглашения между пользователями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и секретности данных.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.

Внутримашинное информационное обеспечение (ИО) включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Состав и структура внутримашинного информационного обеспечения определяются способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействием между ними, развитием их во времени. Пофайловая организация ИО состоит в формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным признакам: по смысловому содержанию, способам использования, назначению, методу организации.

Файл — это совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на магнитном диске с присвоением имени.

Файл и массив представляют собой совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации. Однако для файла точно определено место его расположения — магнитный диск, а массив информации может быть расположен в памяти ЭВМ. Для идентификации каждому файлу при его записи на магнитный диск присваивается уникальное имя и расширение, уточняющее разновидность файла. Имя может содержать не более 8 символов.

Кроме имени файлу на магнитном диске присваивается расширение имени длиной не более 3 символов. При написании имя файла отделяется от расширения знаком точка. Например, расширения .СОМ или .ЕХЕ имеют программные файлы, готовые к использованию под управлением операционной системы. Расширение .DBF присваивается файлу базы данных. Расширения ^ОС или .ТХТ указывают, что данные файлы содержат текстовую информацию. Таким образом, полное имя файла может выглядеть, например, так: ls.zip, ntr.txt, tet^ni, newfile.dbf, kart.ехе.

По смысловому (семантическому) содержанию выделяют массивы данных и программные массивы. Программные массивы описывают процессы работы с данными и входят в подсистему программного обеспечения. Массивы данных являются основной частью внутримашинного информационного обеспечения.

По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом:

Постоянные массивы относятся к категории нормативно-справочных, составляют информационный базис АИТ и содержат сравнительно редко меняющиеся сведения. В их состав включаются массивы классификаторов, справочников, каталогов и прочей условно-постоянной информации.Текущие (переменные) массивы включают переменную информацию.Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач.Выходные массивы хранят информацию, полученную в результате обработки исходной информации.Хранимые массивы чаще всего формируются на основе выходных и содержат информацию, необходимую для обработки в будущих отчетных периодах, для сравнения, сопоставления данных за разные отчетные периоды, для расчетов нарастающим итогом.Поисковые (информационные) массивы представляют собой совокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либо содержание определенных документов, либо конкретный объект, систему, организацию и т.д.Служебные массивы содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов.

Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляющий собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавления диска, в которые записываются краткие сведения о файле: его имя, расширение, длина в байтах, дата и время создания или последнего обновления файла, адрес его расположения на диске. С помощью этого оглавления и выполняется поиск нужного файла. При увеличении объёмов информации для многоцелевого применения и эффективного удовлетворения информационных потребностей различных пользователей используется интегрированный подход к созданию внутримашинного ИО. При этом данные рассматриваются как информационные ресурсы для разноаспектного и многократного использования. Внутримашинное информационное обеспечение в настоящее время проектируется на принципе интеграции в виде базы и банка данных.

База данных (БД) — это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.

Банк данных (БнД) - это автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных (СУБД).

Использование принципов базы и банка данных предполагает организацию хранения информации в виде базы данных, где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к информации как важнейшему ресурсу обеспечен широкий доступ разнообразных пользователей.

Информационное обеспечение — необходимый компонент управления и автоматизации в экономике, который включает в себя информацию, требуемую для принятия и анализа управленческих решений, и процесс ее накопления и сохранения для создания благоприятных информационных условий деятельности предприятия.

К средствам информационного обеспечения обычно относят:

реквизиты;
справочные данные;
классификаторы;
системы документации;
массивы информации.

Виды классификации и кодирования информации

Для точного и адекватного отображения и хранения информации существуют специальные классификаторы и коды, которые также обеспечивают возможность обмена информацией без потери смысла. Кодирование позволяет представлять информацию однозначно и экономит место в информационных системах и подсистемах.

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.

Классификатор — это профессиональный документ, формализующий информацию о наименовании объектов, классификационных группировок и их кодовые обозначения.

международные;
общегосударственные (общесистемные);
отраслевые;
локальные.

Методы классификации

Выделяют несколько методов:

Иерархический — группирование информационных объектов по определенному классу и распределение их на уровни. Совокупность всех уровней говорит о глубине классификации. Метод предполагает создание строгой структуры, содержание которой плохо поддается изменениям.
Фасетный — от слова facet (рамка). Сведения классифицируются с помощью таблиц, а значения могут располагаться в произвольном порядке. Классификация по этому методу требует учитывать все многообразие признаков.
Дескрипторный — описательный метод, применяемый в системах поиска информации, исследованиях.

Кодирование

Кодирование информации — это замена наименований различными кодами.

Основная база кодирования — алфавит, цифры. Закодированная информация однозначна и не имеет альтернативного трактования.

Примерами кодирования могут служить экономические коды ОГРН, ОКПО, КПП и другие.

Внемашинное и внутримашинное ИО

Информационное обеспечение можно классифицировать в зависимости от участия машинных средств в обработке и хранении информации.

Внемашинное ИО не требует специальных технических средств для хранения и обработки информации. В состав внемашинного ИО входят:

экономические показатели;
управленческие документы (акты, счета, накладные, справочники, ведомости, отчеты, диаграммы, таблицы и т.п.).

Внутримашинное ИО хранится в компьютерных файлах и программных базах данных. Все данные внутри машины обрабатываются особым образом, хранятся в закодированном виде и отображаются в удобном для пользователя виде.

Читайте также: