Технические средства используемые в делопроизводстве кратко
Обновлено: 02.07.2024
11. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве
В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:
средства для составления документов;
копировальная и множительная техника;
средства обработки документов;
средства хранения, поиска и передачи документов;
техника управленческой связи.
Каталоги, проспекты, реклама, специализированные профессиональные издания в этой области предлагают технические характеристики средств механизации и автоматизации.
Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов. Оргтехника — это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве.
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов.
Черновые варианты документов составляют рукописным, машинописным способами и на персональных компьютерах. Рукописным способом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов вообще составляют только от руки. Это всевозможные заявления, автобиографии, расписки, некоторые финансовые документы. Рукописным способом заполняются трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.
Исторически сложилось так, что основным техническим средством делопроизводства ушедшего столетия стала пишущая машинка — самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов. За долгий период развития делопроизводства создан ряд пишущих машинок, различающихся по принципу действия на механические, электрические, электронные, по назначению — на канцелярские, дорожные и специализированные.
Самые простые и дешевые — механические пишущие машинки, однако они неудобны в работе. Более эффективны электрические машинки: при нажатии клавиш не требуют от машинистки больших усилий, обеспечивают гораздо большее количество экземпляров копий.
Более высокой ступенью в обеспечении делопроизводственных процессов организации стало создание и использование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, прит ближающей их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и внешняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких машинок может храниться разнообразная информация: форматные документы, тексты-шаблоны, адреса и т. п. Извлекаемую из памяти информацию можно редактировать — изменять текст, адреса, фамилии. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплеи, могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов.
Выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Optima SP54, Olivetti, РТ505). К специализированным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.
Пишущие автоматы (организационные автоматы) — это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Их можно условно отнести к пишущим машинкам. В настоящее время на смену пишущим автоматам пришли персональные компьютеры, оснащенные принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства.
Цель работы: изучить используемые современные технические средства обработки документов в делопроизводстве.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- классифицировать технические средства в делопроизводстве;
- изучить способы документирования информации;
- классифицировать типы и виды документов;
- рассмотреть разновидности носителей документов;
- рассмотреть технические средства, используемые в делопроизводстве;
- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;
- рассмотреть средства телекоммуникаций.
Содержание работы
Введение.
3
1 Классификация технических средств……………………………………….
4
2 Способы документирования……….…………………..…………………..…
4
3 Типы и виды документов…………..……………………….
4 Разновидности носителей документов………………………………………
5
7
5 Современные технические средства, используемые в делопроизводстве…
6 Способы и средства тиражирования и обработки документов………………………………………………………………………
9
10
7 Средства телекоммуникации.
12
Заключение.
14
Список источников и использованной литературы………………………….
15
Содержимое работы - 1 файл
РусланДУД.doc
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Факультет вечернего и заочного обучения
Кафедра ______________________________ _____________________
Тема Современные технические средства управления в делопроизводстве
студент группы з09ЭУП
1 Классификация технических средств……………………………………….
3 Типы и виды документов…………..………………………. .
4 Разновидности носителей документов………………………………………
5 Современные технические средства, используемые в делопроизводстве…
6 Способы и средства тиражирован ия и обработки документов…………………………………………………… …………………
7 Средства телекоммуникации. . .
Список источников и использованной литературы………………………….
Управление организацией, как технология, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе.
С каждым днем происходит лавинообразный рост количества информации. Это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием огромных массивов документов.
Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие или решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.
По мере роста количества деловых документов, расширения и усложнения деятельности организации, процессы, связанные с управлением документооборота, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет использовать современные технические средства и информационные технологии.
В большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные документы. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Значительная часть управленческих операций носит формально-логический характер, т. е. легко поддается расчленению на более простые операции.
В настоящее время есть необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах, а также объективные предпосылки для их реализации.
Актуальность темы связана с тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.
Цель работы: изучить используемые современные технические средства обработки документов в делопроизводстве.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- классифицировать технические средства в делопроизводстве;
- изучить способы документирования информации;
- классифицировать типы и виды документов;
- рассмотреть разновидности носителей документов;
- рассмотреть технические средства, используемые в делопроизводстве;
- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;
- рассмотреть средства телекоммуникаций.
1 Классификация технических средств
Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой.
В соответствии с назначением все технические средства в делопроизводстве можно разбить на следующие группы:
– средства для составления документов;
– копировальная и множительная оргтехника;
– средства хранения, поиска и транспортирования документов;
– техника управленческой связи.
2 Способы документирования
Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным.
Исторически первым способом документирования был начертательный способ и заключался в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества.
На смену простейшим средствам пришли перья, первые упоминания о них в VII веку. В 1809 году была запатентована первая ручка.
В 1938 Венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка. Практически всем приходится работать с документами и пользоваться ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.
Среди разнообразия способов документирования можно выделить:
а) Механическая запись – перфорирование, аналоговая и механическая звукозапись, фотохимический способ (фото-документирование), кинодокументирование;
б) Электронный способ документирования. Электронное документирование – оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации, голография.
Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном языке – информация кодируется. Кодирование происходит с помощью так называемого двоичного кодирования с помощью двух символов – 0 и 1, называемых битами. Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.
С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования.
К настоящему времени работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.
3 Типы и виды документов
Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:
а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;
б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из отличительных признаков документа;
Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" определяет понятие документ (документированная информация), как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
– по месту составления: внутренние и внешние;
– по содержанию: простые и сложные;
– по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные и типовые, созданные для группы однородных предприятий;
– по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
– по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
– по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
– по средствам фиксации: письменные, графические, фото и т.д.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Обязательно проходят процедуру утверждения уполномоченным органом – вышестоящей организацией, руководителем организации, коллегиальным органом.
Их относят к бессрочным и действуют до их отмены или утверждения новых. В них могут вноситься изменения. К ним относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном органе организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги А4 или на общем бланке, при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
– правовые акты федерального уровня;
– правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;
– правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации.
1. Технические средства, используемые в делопроизводстве
Технические средства, используемые в управлении и
делопроизводстве, называют оргтехникой.
В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое
разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В
соответствии с назначением все технические средства
можно разбить на следующие группы:
• средства для составления документов;
• копировальная и множительная техника;
• средства обработки документов;
• средства хранения, поиска и передачи документов;
• техника управленческой связи.
Персональный компьютер (ПК) стал основным
и на сегодня незаменимым средством не
только составления документов, но и
организации рациональной и оперативной
работы с ними. Иначе говоря, компьютерные
технологии радикально изменяют сам
характер труда в делопроизводстве и
управлении.
Перечислим основные возможности компьютерных
технологий в делопроизводстве:
• помощь в создании документа (конструирование бланков
для организации; подготовка документа и размещение
его в памяти; использование шаблонов в создании
документов; поиск, хранение и редактирование текста
документов);
• передача документа на расстояние любому адресату, у
которого есть факсимильная связь или ПК и модем
(документ передается в электронном виде с компьютера
на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с
помощью электронной почты и сети Интернет);
• регистрация документа (заполняется регистрационная
карточка на экране ПК, а регистрационный номер
наносят на сам документ в штамп для отметки о
Получении документа);
• контроль за исполнением документа (в электронной
карточке делается отметка о контроле, и это
автоматически позволяет информировать
руководство организации об уровне
исполнительской дисциплины работающих
сотрудников, а также составлять разного рода
справки-отчеты по документообороту);
• перевод текста документа с одного языка на другой
(осуществляется в автоматическом режиме при
наличии соответствующего пакета программ и
некотором дополнительном редактировании текста);
• защита документов (от случайного доступа к
информации в ПК; восстановление текста;
антивирусная защита).
При использовании популярного текстового редактора
Word текст редактируемого документа выводится на
экран дисплея и в него можно вносить дополнения,
изымать ненужные части, переставлять отдельные
фрагменты, автоматически проверять орфографию,
выделять отдельные фрагменты за счет сочетания
разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор
позволяет работать сразу с двумя документами —
переносить части текста из одного документа в другой,
дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в
программе словаря синонимов помогает замене слов
при частом их повторении, а сам набор текста может
быть сведен к компоновке его из традиционных
начальных фраз письма, готовых оборотов речи,
выдержек из нормативных документов, типичных
окончаний писем и т. д., и т. п.
Таким образом, применение компьютерной
техники позволяет практически
автоматизировать основные функции
делопроизводства.
Для работы в советских учреждениях нужны квалифицированные кадры, умеющие правильно использовать технические средства делопроизводства. [c.3]
Для обеспечения нормальных условий работы сотрудников делопроизводства необходимо устранить посторонний шум. Устранить или ослабить шум в помещениях делопроизводственных подразделений можно с помощью специальных организационных мероприятий, а также технических средств звукоизоляции. Например, применяют специальную планировку с размещением рабочих мест и оборудования потолки, стены, двери и полы обивают звукоизоляционным материалом звуковую сигнализацию заменяют световой для аппаратуры используют звукопоглощающие колпаки. [c.32]
Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства. [c.61]
В организации механизации в первую очередь подлежат бухгалтерский и первичный учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое обслуживание. Степень механизации управленческого труда вследствие его кооперации различна. Так, на этапе сбора и передачи информации труд работников системы управления по своему содержанию является преимущественно техническим, вспомогательным. Он характеризуется повторяемостью и массовостью операций, что позволяет эффективно использовать средства оргтехники. [c.177]
Обучение проводится по учебным планам и программам, тесно связанных с хозяйственной деятельностью предприятий. Центр использует активные методы обучения разбор производственных ситуаций, деловые игры, психологическое и профессиональное тестирование. Методический отдел и библиотека Центра оснащены новейшим техническим оборудованием. С 1996 г. его отделами организовано обучение по новым направлениям обучение резерва кадров, управление, экономика и финансы, законодательное право, современные компьютерные средства и системы, иностранные языки, делопроизводство и деловая этика, психологические аспекты работы, экология и защита окружающей среды. [c.30]
Читайте также: