Техническая база делопроизводства кратко

Обновлено: 02.07.2024

Презентация на тему: " Техническая база делопроизводства Лекция 11. Представление о рабочем месте секретаря Рабочее место – зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная." — Транскрипт:

1 Техническая база делопроизводства Лекция 11

2 Представление о рабочем месте секретаря Рабочее место – зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.

3 Обязательный набор мебели: канцелярский стол с придвижной тумбой; подъемно-поворотный стул; вспомогательный стол или подставки для оргтехники; шкаф для хранения документации; сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей; стул для посетителей.

5 Эргономика и организация труда Условия труда – это совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе его деятельности.

6 Факторы производственной среды: Технический Гигиенический Социальный Психологический Психофизический Эстетический

7 Технические: К техническим факторам условий труда секретаря относится оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий. При организации рабочего места секретаря следует побеспокоиться также о специальной мебели и канцелярских принадлежностях

8 Гигиенические: Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т. п. Пыльное, давно не ремонтировавшееся тесное помещение создает ощущение дискомфорта у работающих в нем, что не способствует их хорошему самочувствию

9 Социальные: Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и их детей и т. д.

11 Психофизические: Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, в первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, так как организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения. Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.

12 Эстетические: Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи. современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.

13 Эргономические требования: Наименование мебелиРост работникаВысота мебели Канцелярский столДо 170 см Выше 170 см 72 см 75 см Столик для работы на пишущей машинке или клавиатуре ПК До 170 см Выше 170 см 66 см 68 см Стул, креслоДо 170 см Выше 170 см 45 см 47 см

15 Компьютеризированное рабочее место секретаря У секретаря офиса, работу которого вы в настоящее время осваиваете, рабочее место, как правило, оснащено множеством технических устройств. Это и персональный компьютер, и различные средства телефонной связи: телефон, факс-модем, многофункциональный телефон или мини-АТС. Возможно, имеются средства громкой связи, множительная техника, принтер, сканер и т. п.

16 Санитарно-гигиенические требования для работников офиса ПараметрыЗначения Естественная и искусственная освещенность300 – 500 люкс Уровень шумаНе более 65 дБ Площадь на один ПКНе менее 6 м 2 Объем на один ПКНе менее 20 м 3 КреслаПодъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки ВоздухообменНормальный (проветривания, вентилирование, кондиционирование) Микроклимат (оптимальные параметры)Влажность % t 0 воздуха зимой t 0 воздуха летом Расстояние до экрана монитора (при работе)50 – 70 см Непрерывное время работы за ПКНе более 2-х часов, обязательные перерывы Специальные мерыКомплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка

17 Классификация средств оргтехники средства оргтехники средства связисредства работы с документамидругие создание тиражирование хранение

18 Средства связи К средствам связи относятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи широко распространены, так как позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

19 Средства работы с документами Документы с момента создания до списания и уничтожения проходят длительный путь, меняя при этом форму представления управленческой информации, носители, местоположение и другие параметры. При этом используются различные технические средства, которые являются средствами работы с документами. По назначению их можно разделить на группы: средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны); средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы); средства хранения документов (папки, конверты, коробки).

20 Другие средства Выше уже говорилось о том, что к средствам оргтехники можно отнести и другие средства, например, средства обработки и доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т.д.

Современное государственное регулирование делопроизводства в РФ

1. Современное государственное регулирование делопроизводства в РФ

Наличие и функциональность построения работы службы документационного обеспечения является необходимым условием эффективной управленческой деятельности. Функции делопроизводственных служб любого уровня (государственных учреждений, коммерческих предприятий и организаций) подразумевают документирование управленческих процессов. Документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Любой документ, создаваемый в процессе управления, должен отвечать нормам и требованиям современного законодательства. При оформлении управленческой документации важно исполнять и учитывать основные правила, предусмотренные законодательными и нормативными актами в сфере делопроизводства.

Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных и правовых актов, а также иных методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности, а также деятельность службы делопроизводства, ее структуру, функции, штат, техническое обеспечение и другие аспекты.

Законодательное регулирование организации делопроизводства на современном этапе осуществляется путем издания федеральных законодательных актов, включающих в себя комплекс правовых положений, требований и методов, в совокупности устанавливающих нормы создания, обработки и хранения документов. К ним относят:

1. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ.

2. Законодательные акты Российской Федерации.

Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие указов Президента и нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления в сфере делопроизводства, например:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации регламентируют принципы организации документационного обеспечения в управлении, например:

Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию

Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам.

Наименование

ГОСТ Р 6.30-2003

Унифицированные системы документации. Унифицирован- ная система организационно-распорядительной документа- ции. Требования к оформлению документов.

Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

ГОСТ Р 51141-98

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ 6.10.1-88

Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения

ГОСТ 6.01.1-87

Единая система классификации и кодирования технико- экономической информации. Основные положения

ГОСТ 6.10.5-87

Унифицированные системы документации (УСД). Требова- ния к построению формуляра - образца

ГОСТ 6.10.4-84

Унифицированные системы документации (УСД). Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

ГОСТ 6.10.3-83

Унифицированные системы документации (УСД). Запись информации в коммуникативном формате

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

Работа любой организации сопровождается составлением документов и организацией документооборота. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с установленными нормами создания и оформления.

Во всех организациях должны быть единые правила оформления однотипной документации, то есть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и т.п. Деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, называется делопроизводством, и, как любая иная деятельность, имеет свою нормативную базу.

Когда правила обязательны для всех

Нормативно-правовая база делопроизводства представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. В Российской Федерации она включает в себя:

Кодексы и федеральные законы
Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов и т.п.)
Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения
Общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации
Локальные нормативные акты предприятий и учреждений

Как это применять

Нормативные документы устанавливают определенные правила. Но часто возникает вопрос, как эти правила применить на практике. Для ответа на такие вопросы служат рекомендации и методические пособия, которые разрабатываются специалистами уполномоченные органов. Эти документы не подлежат регистрации в Минюсте и носят рекомендательный характер, но, зачастую, содержат массу полезной информации и облегчают жизнь сотрудников, отвечающих за делопроизводство.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Она регулирует следующие аспекты:

правила оформления документов
правила работы с деловыми бумагами
обеспечение сохранности документов
порядок и сроки хранения документации
организацию работы службы делопроизводства
применение современных информационных технологий в делопроизводстве
правила обращения с материалами, имеющими гриф секретности или ограниченного доступа
иные вопросы, связанные с делопроизводством

Что из нормативной базы делопроизводства нужно знать кадровику

Законодательная база делопроизводства, связанного с деятельностью кадровой службы, основывается, прежде всего, на нормах Трудового кодекса РФ. Также не лишним будет ознакомиться с Федеральными законами от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” и от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных".

Пока законом не отменено ведение трудовых книжек, "настольной книгой" кадровика остается Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Для составления штатного расписания и должностных инструкций потребуются общероссийские классификаторы профессий и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.

Сроки хранения документов регламентируются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Формы кадровых документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в настоящее время не являются обязательными к применению. Однако многие организации считают их вполне удобными и продолжают использовать.

Требования к оформлению документов также устанавливаются Госстандартами РФ.

С 1 июля 2020 года вступает в силу новый Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, который будет определять состав реквизитов документов и бланков; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах; правила создания документов. Положения этого стандарта будут распространяться на документы как на бумажном, так и на электронном носителях.

Цели обучения — познакомить студентов:

с основными понятиями делопроизводства;
с правилами составления документов;
с правилами составления электронных бланков документов.

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

состояние системы или
принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

регистрация первичной информации или принятого решения,
передача,
обработка,
хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
Путь движения документа должен быть кратчайшим.
Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению (служебные, личные);
по сложности (простые, сложные);
по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
по форме (типовые, индивидуальные);
по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

устав предприятия;
описание его структуры;,
штатное расписание;
правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

приказы,
распоряжения и
решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
трудовые книжки,
индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Читайте также: