Классификация и учет личного состава кратко

Обновлено: 08.07.2024

Зная целевое назначение рабочей силы и влияние размеров ее содержания на себестоимость выполняемых работ, услуг и изготовляемую продукцию, каждая организация тщательно формирует состав и численность персонала.

Личный состав работников организации представляет собой весь персонал организации, занятый в ее производственно-хозяйственной деятельности.

Весь персонал по сфере деятельности организации подразделяется на производственный и непроизводственный.

К производственному персоналу относятся работники основных, вспомогательных цехов и других структурных подразделений, связанных с осуществлением обычных видов деятельности организации.

К непроизводственному персоналу относят работников организации, занятых в непроизводственной сфере, например, персонал медицинских и детских учреждений, ЖКХ, подсобных хозяйств и т.п.

В зависимости от выполняемых функций категории персонала разделены на две большие группы:

Рабочие – лица, непосредственно занятые созданием материальных ценностей, выполнением работ, оказанием услуг.

Они в свою очередь подразделяются:

рабочих вспомогательного производства.

- рабочих основного производства.

Служащие – категория работников, осуществляющих управление всей организации и ее структурных подразделений, а также подготовку и оформление документации, учет, контроль и хозяйственное обслуживание.

Они в свою очередь подразделяются:

- руководителей – работников, занимающих руководящие должности предприятия и его структурных подразделений, а также должности главных специалистов;

- специалистов – персонал, занятый инженерно-технической, экономической и другой работой (инженеры, бухгалтера, экономисты и др.);

- других работников, относящихся к служащим, – осуществляющих подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание и т.д. (кассиры, контролеры, табельщики).

Такая классификация необходима для организации учета труда и заработной платы, для контроля за выработкой и отработанным временем, а также для составления отчетности по труду.

В зависимости от срока, на который оформляются работники, они могут быть постоянными, временными и сезонными.

Для постоянных работников срок работы не ограничен. Временные работники принимаются на работу на срок не свыше двух месяцев. Сезонные работники принимаются на работы, проводимые в течение определенного периода в зависимости от природных и климатических условий; работники, принимаемые на период сезонных работ, как правило, на срок не более шести месяцев.

Весь персонал работников организации можно распределить по признаку численности на списочный (у работников этой группы имеется трудовая книжка) и несписочный (работающие по совместительству).

Списочная численность определяется суммированием количества всех работников, принятых на постоянную, временную и сезонную работу.

В списочный состав работников организации должны включаться все рабочие и служащие, принятые на один день и больше, со дня зачисления их на работу.

Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

Первичными документами и источником информации о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности или квалификации на другую, о предоставлении отпуска, об использовании рабочего времени являются:

I. По учету кадров:

1. Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

2. Т-1а Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

3. Т-2 Личная карточка работника;

4. Т-2ГС Личная карточка государственного (муниципального) служащего;

5. Т-3 Штатное расписание;

6. Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

7. Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

8. Т-5а Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

9. Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

10. Т-6а Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

11. Т-7 График отпусков;

12. Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

13. Т-8а Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

14. Т-9 Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

15. Т-9а Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

16. Т-10 Командировочное удостоверение;

17. Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

18. Т-11 Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

19. Т-11а Приказ (распоряжение) о поощрении работников.

II. По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

1. Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

2. Т-13 Табель учета рабочего времени;

3. Т-49 Расчетно-платежная ведомость;

4. Т-51 Расчетная ведомость;

5. Т-53 Платежная ведомость;

6. Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей;

7. Т-54 Лицевой счет;

8. Т-54а Лицевой счет;

9. Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

10. Т-61 Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

11. Т-73 Акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного – двух лет.

для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

По данным первичных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной и финансовой дисциплины.

2.Трудовой кодекс Российской Федерации

3.Белов А.А., Белов А.Н. Бухгалтерский учет. Теория и практика: Учебник. – М.: Изд-во Эксмо, 2005. – 624 с. – (Высшее экономическое образование) –с.402-409

4.Блинова Т.В., Журавлев В.Н. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – 2-е изд., испр. И доп. – М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2005. – 272с. – (Профессиональное образование) – с. 120-128

7. Ройбу А.В. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Изд-во Эксмо, 2006. –496 с. – (Портфель бухгалтера) – с.255-264

Для эффективной работы организации необходимо вести тщательный учет работающих на предприятии. Только имея полные и достоверные данные о количестве работников, а также об их структуре, возможно рассчитать трудовые показатели организации, такие как среднесписочную численность работников, число работников каждой категории. Без ведения учета личного состава невозможно установить соответствует ли количество работников предприятия потребности организации в трудовых ресурсах, оценить эффективность использования труда, определить динамику работающих и текучесть кадров.

Вложенные файлы: 1 файл

ПМ 2 контрольная.docx

2. Классификация и учет личного состава.

Данные учета личного состава являются базой для учета использования рабочего времени и расчета фонда оплаты труда.

ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Учет личного состава и учет использования рабочего времени проводится в организациях на основании следующих нормативных документов :

2. Гражданский кодекс РФ. Части I и II.

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

5. Кодекс Законов о труде РФ.

6. Инструкция по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях.

7. Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для Минфина РФ от 21.12.1998 г. №64н.

8. Альбом новых унифицированных форм первичной учетной документации.

9. Основные положения по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве.

КЛАССИФИКАЦИЯ СОСТАВА РАБОТАЮЩИХ

В зависимости от сферы приложения труда персонал организации подразделяют на производственный и непроизводственный .

Производственный — это персонал основной деятельности. В его состав включаются работники:

· основных и вспомогательных цехов;

· подсобных производств: лесозаготовок, торфоразработок, карьеров и т. п.;

· научно-исследовательских, конструкторских, технологических подразделений;

· всех видов охраны;

· управления и др.

Непроизводственный персонал — это персонал не основной деятельности. В состав непроизводственного персонала включаются работники:

· подсобных сельскохозяйственных предприятий.

· оздоровительных учреждений, отдыха, физической культуры, культуры, туризма, воспитания, образования и т. п.;

Все работающие в организации различаются по категориям персонала .

Рабочие — это лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг. К ним относятся:

· работники, занятые управление, регулированием и наблюдением за работой автоматов, линий и т. п.;

· работники, занятые изготовлением материальных ценностей;

· работники, занятые перемещением, погрузкой, разгрузкой;

· работники, занятые уходом за машинами;

· машинисты, водители, кочегары и др.;

. почтальоны, телеграфисты и др.;

· дворники, уборщики, курьеры, гардеробщики, сторожа.

Руководители — это управленческие работники, в состав которых включаются:

· директора, начальники, управляющие, заведующие, мастера и т. п.;

Специалисты — это работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами: инженеры, экономисты и др.

Служащие — это работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет, контроль: агенты, архивариусы, кассиры, копировщики, секретари, табельщики, учетчики и др.

Работники организации включаются в:

В списочный состав работников включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную работу.

Не включаются в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, привлеченные по трудовому соглашению для выполнения разовых работ, совместители.

Одним из важных трудовых показателей организации является показатель средней численности работников. Расчет средней численности работающих производится нарастающим итогом в течение отчетного периода (года) по следующей формуле:

Чср — средняя численность работников за период;

Чпост — средняя численность постоянных работников за период;

Чсов — средняя численность совместителей за период;

Чпод — средняя численность работающих по договорам подряда за период.

Расчет среднесписочной численности постоянных работников и средней численности работающих по договорам подряда производится следующим образом:

Кч-д — количество человеко-дней в периоде, определяемое как суммарное количество календарных дней постоянных сотрудников, работающих в организации (работающих по договорам подряда в течение срока договора);

Кк-д — количество календарных дней в периоде.

Средняя численность совместителей рассчитывается по формуле:

Кч-ч — общее количество отработанных человеко-часов совместителями за период;

Прд — продолжительность рабочего дня;

Крд — количество рабочих дней за период.

УЧЕТ ЛИЧНОГО СОСТАВА РАБОТАЮЩИХ

Учет личного состава работающих ведется путем оформления соответствующих документов на всех этапах движения работников организации. Для этого используются унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. №26. К этим документам относятся ,

1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а). Применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделений, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

2. Личная карточка работника (форма №Т-2) и Личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего применяется для учета лиц, занимающих государственные должности государственной службы.

3. Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом.

4. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4). Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельности в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного и научно- педагогического работника ведется также личная карточка (форма №Т-2).

5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5а). Используются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу внутри организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а). Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

7. График отпусков (форма №Т-7). Предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков визируется руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

8. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работников (форма №Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма №Т-8а). Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма №Т-9а). Применяются для оформления и учета направлений работника( ов) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок. При необходимости указываются и другие условия направления в командировку.

10. Командировочное удостоверение (форма №Т-10). Является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работников кадровом службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

II. Учет личного состава работников

5. Учет личного состава работников на предприятиях и в организациях ведется отделом кадров (инспектором по кадрам или другим лицом, на это уполномоченным).

Учет личного состава работников обеспечивает систематическое получение данных:

о численности рабочих и служащих по предприятию (организации) в целом, а также по его структурным подразделениям (цехам, участкам, отделам, строительно-монтажным управлениям, строительным управлениям и др.) и причинах изменения этой численности;

Здесь и далее под численностью рабочих и служащих понимается численность рабочих, инженерно-технических работников, служащих, младшего обслуживающего персонала, охраны и учеников.

о составе работников по полу, возрасту, категориям персонала, профессиям, должностям, специальностям, квалификации, образованию, стажу работы и другим признакам.

6. Учету подлежат все работники независимо от выполняемой работы и занимаемой должности по всем подразделениям предприятия (организации).

7. Первичными документами по учету численности рабочих и служащих являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу, а также записки о предоставлении отпусков, которые служат основанием для записей в личных карточках, трудовых книжках, табелях использования рабочего времени и других документах в соответствии с действующим законодательством.

8. На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заполняется личная карточка установленной формы.

Личная карточка заполняется на основании паспорта, трудовой книжки, военного билета, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения, приказов (распоряжений) о приеме, увольнении, переводе и др. Дополнительные сведения в случае необходимости заполняются на основании других документов или опроса рабочего и служащего. Записи в личной карточке должны соответствовать записям, производимым в трудовой книжке.

9. На руководящих и инженерно-технических работников и научных работников кроме личной карточки заполняется также личный листок по учету кадров. На научных работников, кроме того, заполняется учетная карточка научного работника.

При необходимости министерства и ведомства могут дополнить перечень должностей работников, на которых также заполняется личный листок по учету кадров. К таким должностям, в частности, могут быть отнесены некоторые категории служащих (кладовщики и другие материально ответственные лица, старшие бухгалтеры и др.).

10. Личные карточки, как правило, комплектуются по структурным подразделениям предприятия в алфавитном порядке по фамилиям рабочих и служащих, образуя картотеку личного состава.

Для использования картотеки при механизированной обработке информации и для других целей личные карточки шифруются по отдельным признакам (применительно к указанным в п. 5). При этом профессии, специальности и должности именуются в соответствии с установленными перечнями (Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Квалификационным справочником служащих, Единой номенклатурой должностей служащих и др.).

11. По данным личных карточек ведется учет изменений численности и состава рабочих и служащих. Учет ведется в соответствии с Типовой и отраслевыми инструкциями ЦСУ СССР по статистике численности и фонда заработной платы рабочих и служащих.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют следующие унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г.:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. № Т-1);

личная карточка работника (ф. № Т-2) — заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре;

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. № Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (ф. № Т-8) — составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения организации и ее руководителем. В приказе указывают причину и основание увольнения;

табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12);

табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13).

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Бухгалтерия открывает и ведет по каждому табельному номеру, т. е. на каждого работающего, лицевой счет по форме № Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний и вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основании первичных документов по заработной плате, в нем фиксируется количество отработанный часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая им достоверность.

Показатели численности персонала и использования рабочего времени являются объектами оперативного учета и статистического обобщения. Основой учета численности работников является классификация персонала.

В соответствии с классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, действующих на территории РФ с января 1996г., состав персонала организации учитывается по следующим категориям: рабочие, руководители, специалисты , другие служащие.

среднесписочный состав (численность) определяется за месяц, квартал, год.

Он рассчитывается путем суммирования списочного состав работников за все дни месяца, включая выходные и праздничные дни, и деления показателя на число календарных дней месяца. При этом списочная численность в выходные и праздничные дни берется по предшествующему рабочему дню.

Среднесписочная деятельность за квартал и год рассчитывается как сумма среднесписочных значений за этот период, деленная на соответствующее число месяцев. Указанный показатель используется в экономических расчетах по росту производительности труда, в анализе производственной деятельности и в отчетности.

При организации учета персонала работники подразделяются на рабочих и служащих. Из группы служащих выделяют руководителей, специалистов и других работников. Кроме того, в отчетности по труду предусмотрено делить работников на промышленно-производственный персонал (персонал основной деятельности) и персонал непромышленных организаций на балансе предприятия (персонал неосновной деятельности). Учет личного состава осуществляется отделом кадров.

Кадры предприятия формируются на основе двух основных договоров: трудовой контракт и гражданско-трудовой договор. Отличие между ними заключается в том, что при втором виде договора сотрудник не подчиняется внутреннему трудовому распорядку.

Первичными документами по учету численности персонала и его движению являются приказы о приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпусков.

На рабочих и служащих заполняется личный листок по учету кадров. Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который проставляется на всех документах по учету кадров и зарплаты. Бухгалтерия предприятия на основании первичных документов открывает на каждого работника лицевой счет (карточку) с указанием справочных данных для накопления сведений о заработке.

Организация учета использования рабочего времени.

На предприятиях организуется табельный учет рабочего времени. Первичными документами по учету рабочего времени являются табели, которые составляются в единичном экземпляре уполномоченными лицами (табельщик, мастер) и передаются в расчетный отдел бухгалтерии для расчета зарплаты. Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле. В табеле может отражаться не только учет рабочего времени, но и расчет зарплаты. Контроль за своевременным началом и окончанием работы, использованием рабочего времени в течение рабочего дня осуществляют руководители производственных подразделений, на которых возложен этот контроль.

Организация учета использования рабочего времени.

Читайте также: