Каков порядок отправления документа электронной почтой кратко ответ

Обновлено: 05.07.2024

Пользователи используют разные почтовые сервисы для отправки не только простых писем, но и файлов. Отправка вложений в большинстве почтовиков происходит по одинаковой схеме.

У Мейл.ру есть в наличии удобное облачное хранилища. Нужную информацию легко можно прикреплять к письму сразу из него. Стоит отметить, что если прикрепленное вложение с компьютера будет размером более 25 МБ, то оно будет отправлено в виде ссылки. Такие ссылки удаляются автоматически спустя некоторое время. Именно поэтому получателю необходимо скачать его сразу.

Яндекс.Почта

Отправка файла по электронной почте Яндекс происходит в следующем порядке:

Помимо этого, в Яндексе есть отдельный сервис Диск. Это облачное хранилище тесно связано с почтовиком и отправка возможна прямо из него. Как и в случае с Майл.ру документы более 25МБ автоматически отправляются в виде ссылки.

Также вложения можно предварительно загрузить на виртуальный диск этого сервиса и прикрепить через специальную иконку в виде облака. Все документы размером превышающим 25МБ будут отосланы получателю в виде ссылки. Она генерируется почтовым сервисом.

Rambler

В отличие от других почтовиков, вложения на Рамблеме отправляются только одним способом:

Переслать файл

В некоторых случаях может понадобиться переслать файл, который был ранее получен по электронной почте. Во всех почтовых сервисах это происходит одинаково. Например, в Яндексе так:

К сожалению, по почте нельзя переслать целую папку, просто прикрепив ее к письму. В таком случае рекомендуется предварительно ее заархивировать, что даст возможность добавить вложение в виде архива. Или поочередно прикреплять к посланию все содержимое папки.

Отправка по email в Word

Во всех программах пакета от Майкрософт есть функция отправки документов по почте, не выходя из приложения. Делается это следующим образом (рассмотрим на примере MS Word):

Отправка из Windows

Единственное условие — должна быть установлена программа для отправки электронной почты.

Использует Outlook

Распространены также и специализированные программы, например, Microsoft Outlook. Отправка файла с подобного приложения происходит достаточно просто. Как правило, необходимо кликнуть на кнопку “Вложить” и выбрать документ.

Отправка документов по электронной почте

Отправка документов по электронной почте осуществляется:

В процессе работы с РК документа.

С помощью функции Отправка документов .

Кроме того, в хранилище сертификатов должен храниться и быть сопоставлен с данным пользователем сертификат его ключа. Сертификат пользователя не должен находиться в списке отозванных сертификатов.

Замечание. При определенных настройках криптопровайдера и ключевого носителя, перед формированием ЭЦП может появиться окно запроса на ввод пароля и вставку ключевого носителя.

Внимание. Отправка документа по электронной почте возможна только в режиме просмотра РК.

Отправка РК и прикрепленных к ней документов по электронной почте в режиме работы с РК:

Выделите в соответствующем списке записей об РК нужную строку.
Выберите из меню Управление команду Просмотреть РК или щелкните кнопку на панели инструментов. Откроется окно выбранной РК в режиме просмотра.

Выберите в меню Действия команду Подготовить E-mail .

При определенных настройках электронной почты и файла Office.ini может открыться окно выбора конфигурации, соответствующее настройкам, которые были выполнены при установке программы электронной почты:

В поле Имя конфигурации установите выбором из раскрывающегося списка требуемое имя и щелкните на кнопке ОК .

Если соответствующих настроек нет, то окно выбора конфигурации не открывается.

Окно содержит следующие закладки:

Просмотрите и, если требуется, отредактируйте информацию на закладках.

Кому – список адресатов, которым будет произведена рассылка. По умолчанию в поле копируются значения из дополнительного раздела РК Адресаты . Под наименованием поля в скобках указано количество адресатов. Адресатами могут быть граждане, организации, а также представители организаций. При этом будут использоваться электронные адреса, хранящиеся в справочниках Список организаций и Граждане . В случае, если при настройке параметров организации был установлен флажок Использовать для всех представителей организации (см. Руководство технолога), то для всех представителей данной организации будет использоваться один электронный адрес – указанный в поле E-mail .

Чтобы удалить адресата из списка, выделите его наименование и нажмите клавишу Del или щелкните кнопку , расположенную справа от поля.

Для того чтобы просмотреть информацию об адресате, дважды щелкните на наименовании этого адресата в поле Кому или выделите адресата и щелкните кнопку . Откроется окно Свойства адресата :

В окне кроме прочей информации указан формат отправки документов данному адресату. Этот формат задается системным технологом.

При необходимости измените электронный адрес организации на адрес представителя организации. Для изменения адреса в окне Свойства адресата в поле E-mail выбором из раскрывающегося списка установите нужный адрес. Если адресатом является гражданин, поле E-mail будет неактивным.

Секция Прикрепленные файлы – перечень прикрепленных к РК файлов, подлежащих отправке.

Прикрепленные файлы могут иметь гриф доступа, отличный от грифа РК. Для просмотра справочной информации о прикрепленном файле щелкните правой кнопкой мыши на значке этого файла или выделите его и щелкните кнопку слева от поля. Откроется окно свойств файла.

Для просмотра прикрепленного файла – дважды щелкните на его значке или выделите его и щелкните кнопку . Файл откроется в окне связанного приложения.

Чтобы прикрепить дополнительный файл – щелкните кнопку . Откроется стандартное окно выбора файлов. Выберите нужный файл и щелкните кнопку Открыть . Значок выбранного файла отобразится в секции Прикрепленные файлы .

Для удаления файла из списка прикрепленных – выделите его и щелкните кнопку или нажмите клавишу Del .

Внимание. Если у вас нет прав на использование ЭЦП и/или шифрования, то при установленных флажках Электронная подпись и Шифрование система выведет на экран соответствующие предупреждения.

Снимите названные флажки или обратитесь к системному технологу.

В случае если РК имеет поручения, на закладке Поручения следует обозначить флажками, какие именно поручения отсылаемого документа должны быть отосланы вместе с ним.

Для формирования списков отправляемых файлов для каждого адресата перейдите на закладку Файлы адресатов.

На закладке Файлы адресатов находится таблица, строки которой соответствуют адресатам, а столбцы – отправляемым файлам.

Замечание. Если у нескольких адресатов один электронный адрес, все они будут объединены в одну запись.

В заголовках столбцов находятся иконки и наименования файлов. Для просмотра файла следует выполнить двойной щелчок на его иконке.

В строке каждого адресата отметьте флажками файлы, которые должны быть ему отправлены (по умолчанию отмечены все файлы).

Таблицу файлов адресатов можно распечатать. Для этого щелкните на кнопке справа от таблицы. Будет сформирован документ Excel, содержащий таблицу. Распечатайте документ, используя средства приложения.

Если установлена отметка о наличии ЭЦП, то при щелчке на кнопке откроется окно, содержащее информацию о типе и номере требуемого ключевого носителя и предназначенное для ввода пароля доступа к ключу.

Вставьте ключевой носитель со своим персональным закрытым ключом в считывающее устройство, введите пароль и щелкните на кнопке ОК .

Внимание. При работе на ОС Windows 2000 отправка документов в формате DOCX невозможна.

Состав реквизитов отправляемой РК соответствует установкам, произведенным пользователем или технологом.

Уведомление о доставке формируется и передается автоматически.

Основные почтовые ящики в Рунете

Эти почтовые ящики, используются чаще всего в Рунете, и являются основными, поскольку считаются надёжными. И поэтому их мы будем использовать для отправки документов.

Как завести почтовые ящики

Как завести почтовые ящики? Зарегистрировать почтовый ящик не составит особого труда. Для начала, Вам нужно выбрать один из почтовых ящиков, которые были представлены выше. И далее следовать инструкции, чтобы пройти успешно весь процесс регистрации этих почтовых ящиков.

Уверен, когда Вы создадите свою первую электронную почту она Вам пригодится не только для отправки документа. Но и для других целей.

Как создать почтовый ящик на Яндексе

Почтовый ящик на Яндекс создать просто необходимо. Особенно если Вы создаёте свой сайт, то Вам обязательно в будущем потребуется подтвердить свои права на управления сайтом в сервисе Яндекс Вебмастер. И получить доступ ко всем инструментам, которые позволяют отслеживать работу Ваше сайта или блога.

Для начала, чтобы создать почту на Яндексе, откройте любой браузер. О том, как создать почтовый ящик на Яндексе смотрите в представленном ниже видео:

Как создать почтовый ящик в Гугле

Для ведения блога, для занятия различными вопросами заработка через Интернет Вам понадобится как минимум два ящика почты Gmail (Гугл). Если Вы не будете иметь этого почтового ящика, то не сможете пользоваться сервисами от Гугл. Например, такими сервисами как YouTube или Гугл плюс.

Итак, чтобы создать почтовый ящик в Гугле Вам необходимо открыть поиск в браузере и написать в нём – Gmail. Затем перейти к процессу регистрации почтового ящика, который показан в видео:

Как завести почтовый ящик на mail ru

Далее, у Вас открывается окно, в котором требуется внести данные для регистрации – имя, фамилию, пароль, почтовый адрес, номер телефона и так далее (Рисунок 2).

Всё, Ваша почта Мейл Ру создана! Вы сразу попадаете в свою почту и уже сможете ей пользоваться. Теперь, когда Вы создали почтовые ящики можно перейти к отправке документов по электронной почте.

Заключение

Почтовые ящики отличные помощники в решении многих вопросов, особенно тех, которые касаются заработка через Интернет. Ведь на некоторых сервисах невозможно зарегистрироваться, не имея почтового ящика, или не получится создать электронный кошелёк. Пользуйтесь почтовыми ящиками, и тогда Вы будете быстро отправлять новые письма и документы своим родственникам, друзьям, коллегам по работе!

Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.

ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ?

Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.

ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе. Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.

Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.

Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.

Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.

ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?

Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1.

ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?

Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).

ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел. Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности. Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).

Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.

Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи. Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате. Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск.

Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).

Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком.

6. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя руководителя Роспотребнадзора Н.В. Шестопалова.

Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Роспотребнадзора
от 15.05.2006 № 125

I. Общие положения

3. Сведения и информация, представленные на сайте Роспотребнадзора должны соответствовать требованиям, установленным постановлением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2003 г. № 98 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти"

4. На сайте Роспотребнадзора подлежат размещению документы, относящиеся к его деятельности: Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные и распорядительные документы Минздравсоцразвития России за исключением документов, отнесенных к информации ограниченного доступа.

6. Постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации и приказы Роспотребнадзора нормативного характера размещаются на сайте Роспотребнадзора после получения из Министерства юстиции Российской Федерации официального ответа о результатах регистрации.

9. Решение о размещении на сайте пресс-релизов, анонсов предстоящих событий, объявлений принимает должностное лицо, на которого возложены обязанности пресс-секретаря.

13. Управление делами Роспотребнадзора фиксирует дату и время поступления документов для размещения на сайте Роспотребнадзора.

14. Электронная версия документа должна в себя включать:

- фамилию, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;

- фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон;

- номер и дату документа;

- название раздела сайта, в который необходимо поместить документ.

18. Документы, содержащие орфографические ошибки и опечатки для размещения на сайте Роспотребнадзора не принимаются.

19. Документы размещаются на сайте Роспотребнадзора в полном соответствии с предоставленной бумажной копией.

20. Ответственность за правильное оформление документа возлагается на начальника управления, которое подготовило данный документ.

21. За несоответствие документа в электронном виде его копии на бумажном носителе несет ответственность управление, которое готовит данный документ для размещения на сайте.

22. Ответственность за подготовку и размещение пресс-релизов и анонсов предстоящих событий возлагается на сотрудника, на которого возложены обязанности пресс-секретаря.

23. Размещение документов на сайте Роспотребнадзора осуществляется:

- в течение текущего рабочего дня (если документ предоставлен до 15:00);

- на следующий рабочий день до 11:00 (если документ предоставлен после 15:00).

Приложение № 2
УТВЕРЖДЕНО
приказом Роспотребнадзора
от 15.05.2006 № 125

Порядок организации работы с электронной почтой в Роспотребнадзоре.

I. Общие положения

1. Настоящий порядок разработан в соответствии с Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее – Роспотребнадзор), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 322 и регламентом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека утвержденным приказом Роспотребнадзора от 22 декабря 2005 года № 803.

1.1 организацию работы по отправке документов электронной почтой в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации;

1.2 организацию работы с документами, направляемыми и получаемыми по электронной почте;

1.3 требования к письмам, направляемым в Роспотребнадзор из территориальных органов и организаций по электронной почте.

2. Отправка документов по электронной почте не заменяет направление их по почте в установленном порядке, а служит лишь ускорением передачи информации. Документы после отправки по электронной почте направляются адресату по почте на бумажном носителе.

II. Порядок направления документов по электронной почте в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации

3. Решение о направлении документов по электронной почте в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации принимается начальником соответствующего управления, которое готовит данные документы, или заместителем руководителя Роспотребнадзора, курирующего данное управление.

4. Организация рассылки документов по электронной почте в территориальные органы, организации Роспотребнадзора и другие организации осуществляется Управлением делами.

5. Для направления по электронной почте документы предоставляются в Управление делами в электронном виде и на бумажном носителе.

6. Электронная версия документа должна в себя включать:

- фамилию, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;

- фамилию, имя, отчество исполнителя, его телефон и адрес электронной почты;

- номер и дату документа;

- при рассылке в организации, не подведомственные Роспотребнадзору, к документу должен быть приложен список электронных адресов данных организаций.

8. Ответственность за правильное оформление документа возлагается на начальника управления, которое его готовит.

9. Отправление документа осуществляется:

- в течение текущего рабочего дня (если документ предоставлен до 15:00);

- на следующий рабочий день до 11:00 (если документ предоставлен после 15:00).

11. Подтверждением о получении письма адресатом является его ответ, направленный на электронный адрес Роспотребнадзора. Автоматический ответ почтового сервера или какой-либо другой программы приема почты в качестве подтверждения не рассматривается.

III. Порядок работы с документами направляемыми и получаемыми по электронной почте.

12. Организацию получения писем, приходящих на официальный адрес электронной почты Роспотребнадзора, осуществляет Управление делами.

13. Полученные по электронной почте документы распечатываются. На них проставляется штамп с указанием даты получения.

14. Если электронное письмо и (или) прикрепленные к нему файлы содержат более 15 листов формата A4, то распечатывается первый лист письма или его сопроводительная часть. Данное письмо и приложение сохраняются в электронном виде до востребования.

15. Ответы на информационные письма, приходящие из подведомственных органов и организаций Роспотребнадзора по электронной почте, передаются непосредственно исполнителю информационного письма в электронном виде на его адрес электронной почты.

16. На каждое письмо, пришедшее на официальный адрес электронной почты Роспотребнадзора должно отправляться подтверждение о получении c указанием даты и времени получения письма.

17. Подтверждение о получении электронного письма обозначает, что письмо, поступившее на официальный адрес электронной почты Роспотребнадзора, было распечатано и направлено в Управление делами для регистрации.

18. Если прикрепленные к электронному письму файлы повреждены или не имеют расширения, то данное письмо не принимается и удаляется из почтового ящика.

19. Оперативная информация о санитарно-эпидемиологической обстановке, об эпидемической ситуации, направляемая по электронной почте из подведомственных органов и организаций Роспотребнадзора в выходные и праздничные дни должна дублироваться по факсу.

IV. Требования к письмам, направляемым в Роспотребнадзор из территориальных органов и организаций по электронной почте

20. Документы и приложения к ним направляются на официальный адрес электронной почты Роспотребнадзора в виде прикрепленных файлов к электронному письму.

21. Одно электронное письмо не должно содержать более одного документа с приложениями.

23. В электронном письме или в прикрепленных файлах с электронными версиями документов должно быть обязательно указано:

- фамилия, имя, отчество руководителя, подписавшего документ;

- фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон;

- номер и дата документа;

- исходящий номер письма Роспотребнадзора (если данный документ является ответом на запрос Роспотребнадзора)

- фамилия, имя, отчество адресата.

24. Если размер отправляемых документов превышает 3Мб, то работник территориального органа или организации, ответственный за отправление документов по электронной почте, архивирует их с использованием форматов архивации RAR или ZIP.

25. Если письмо содержит документ без указания адресата, то такой документ не принимается и удаляется из почтового ящика.

(c) Федеральное бюджетное учреждение науки "Научно-исследовательский институт дезинфектологии" Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, 2006-2022 г.

Читайте также: