История документооборота в россии кратко

Обновлено: 03.07.2024

В статье описываются история и технология внедрения первых систем управления электронными документами, а также развитие российского рынка систем электронного документооборота. Анализируется терминология в данной области. Проводится сравнительный анализ понятий в области управления электронными документами. Рассматривается нормотворческая деятельность, которая наиболее активна в последние три года и тесно связана с созданием электронного правительства.

В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Системы электронного документооборота (СЭД) существенно оптимизируют скорость протекания бизнес-процессов и повышают конкурентоспособность организации. В России в настоящее время наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором. По данным CNews Analytics, рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным потребителем СЭД является государственный сектор, и именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД [1].

Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.

Начало автоматизации делопроизводства

Впервые проблемой комплексной автоматизации делопроизводства начали заниматься, как было уже сказано, в 1980-х гг. именно в государственном секторе - в самой серьезной организации Советского Союза - ЦК КПСС. Сначала была автоматизирована деятельность Общего отдела и ряда секретариатов. Общий отдел ЦК тогда был крупнейшим в ЦК КПСС, и через него проходили все поступающие в ЦК документы и все исходящие директивы [2]. Затем в течение нескольких лет была автоматизирована вся система работы с документами в ЦК и Политбюро. Разработанная электронная система документооборота Секретариата и Политбюро ЦК далее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.

Первые системы делопроизводства представляли собой одно рабочее место секретаря. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства. В то время, когда речь заходила об автоматизации документооборота, часто в эту сферу попадало множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты.

Первые СЭД (системы электронного документооборота) были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях. Такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы [3]. Стоимость производственных систем документооборота (так в то время назывались системы по управлению документооборотом) была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию. Для тех же, кто вынужден продвигать бумаги, проекты и информацию в малых объемах, производственный документооборот остался чересчур дорогим и недоступным [4].

Становление рынка СЭД

Российский рынок систем электронного документооборота зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные СЭД. Деятельность по разработке программного обеспечения по автоматизации делопроизводства была очень популярна, и на российском рынке было представлено более двух десятков подобных программ. Связано это с тем, что в данной области отсутствовала конкуренция со стороны западных фирм (несмотря на то что предложений с их стороны было много). Дело в том, что в России сложилась определенная методика работы с документами, отличная от западной. Документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Кроме того, западные системы не выполняли часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных органов и т. д.).

Первой конференцией, целью которой было представление в сжатом обзоре решений в области управления электронными документами, стала научно-техническая конференция по электронному документообороту, архивам и безбумажным технологиям DOCFLOW 95, состоявшаяся 27 ноября 1995 г. в Академии Госслужбы РФ. В работе конференции участвовали 30 компаний, предлагающих решения в области информационных систем. Предложений было много, но в докладах, представленных на конференциях, в основном приводилось описание продуктов и технологий и почти ничего не говорилось о методике их практического внедрения и получаемом от их применения эффекте. Это еще раз подтвердило, что предложений в данной области было много, а опыт применения подобных программ на практике еще не приобретен.

Повышение требований к функциональности СЭД и развитие информационных технологий привели к существенному расширению функциональных возможностей систем. Также усложнилась терминология в области автоматизации деятельности предприятий и организаций - управление документами. Названия таких систем варьируется: СЭД (системы электронного документооборота), СУЭД (системы управления электронным документооборотом), САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота).

Официального определения СЭД, утвержденного стандартом, нет. Подобные определения можно встретить только в нормативных документах отдельных ведомств или предприятий. СЭД можно охарактеризовать, например, как "систему автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками". Или "систему, позволяющую автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывающую процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначенную для эффективного управления современным предприятием".

Сейчас документооборот перестал быть единственным предметом автоматизации. Задача ставится значительно шире: управление знаниями (информацией, содержанием) и управление бизнес-процессами. Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами. В связи с этим понятие СЭД стали заменять названиями различных классов систем, при этом используется в основном западная терминология. И, хотя в западной терминологии отсутствует понятие "документооборот" (там используется термин Record Management), используют наиболее близкие к СЭД термины.

Словарь кадрового делопроизводства. Record Management (часто переводят как "управление записями") - практика ведения записей организации (материальные объекты или цифровая информация) с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя классификацию записей, их хранение, защиту и уничтожение. В российской практике документационного обеспечения управления подобная терминология не используется.

Управление информационными ресурсами

Во-первых, это ECM (Enterprise Content Management), управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

По определению Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM), ECM - это управление корпоративными информационными ресурсами [5]. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Компания Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты [6]:

- управление документами (Document management) - экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;

- управление веб-контентом (Web content management) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;

- управление записями (Records management) - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;

- управление образами документов (Document capture) - захват, преобразование и управление бумажными документами;

- документоориентированное взаимодействие (Document-based collaboration) - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд;

- управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.

Словарь кадрового делопроизводства. AIIM - некоммерческая международная организация, которая предоставляет образовательные программы, исследования и переводы практики, чтобы помочь организациям индексировать, контролировать и оптимизировать свои информационные ресурсы.

Словарь кадрового делопроизводства. Gartner - исследовательская и консалтинговая компания, специализирующаяся на рынках информационных технологий.

Несмотря на множество функций и возможностей, система не поддерживает функции российского делопроизводства. Основное отличие ECM и СЭД в том, что системы электронного документооборота направлены на документационное обеспечение управления, а ECM-системы - электронные хранилища информации, не ориентирующиеся на специфику делопроизводства [7].

Система управления документами

Словарь кадрового делопроизводства. ARMA International - авторитетная международная некоммерческая профессиональная ассоциация в области управления документами и информацией как на бумажных, так и на электронных носителях.

Системы EDMS реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Как видно, главное назначение таких систем - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска - как по атрибутам, так и по содержимому). EDMS является составной частью концепции управления корпоративным контентом (ECM). В данной системе также не предусмотрены основные функции российского документооборота (регистрационная система, контроль исполнения и т. д.).

Управление потоками работ

Еще один класс систем, с которым часто связывают СЭД, - это системы workflow, управление потоками работ. Workflow - это автоматизация (полностью или частично) бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Система workflow обязана поддерживать все компоненты процесса и их различные взаимосвязи (ролевые, информационные, временные, маршрутные и т. д.). Workflow - в дословном переводе с английского означает "поток работ/операций". В западной терминологии workflow описывается как "набор задач, определенных в организации для достижения конкретного результата" [8]. В первую очередь, процесс управления сосредоточен на процессах, а не на документах. СЭД является частным случаем бизнес-процессов организации.

В российской терминологии также часто применяют название docflow в отношении СЭД. В английском языке термина docflow нет. Это легко проверить, набрав в поисковике слово docflow. Если при наборе названий вышеперечисленных систем в первую очередь выходят сайты в зоне. com (англоязычные сайты), то результаты поиска по docflow представлены только российскими сайтами. Именно поэтому описание систем класса docflow совпадает с определением систем электронного документооборота. Системы docflow поддерживают жизненный цикл нормативно-методических документов компании. В системе прописываются маршруты движения документов в соответствии с процедурой управления нормативно-методическими документами внутреннего происхождения. Также система обеспечивает хранение всех версий документов, рассылку нормативных документов сотрудникам и т. п. Системы docflow также рассматривают СЭД как частный случай управления бизнес-процессами (workflow-системы), ориентированный на передачу только документов, но постепенно системы документооборота по функциональности приближаются к workflow-системам. При помощи современных DF-систем можно моделировать многие виды бизнес-процессов, а при помощи WF-систем - автоматизировать элементы документооборота.

Также можно отметить системы управления документами, относящиеся к классу DM (Document Management). DMS (англ. Document management system) - компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов [11]. Данное понятие тесно связано с концепцией Content Management System (система управления содержимым) и обычно рассматривается как компонент Enterprise Content Management System. В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам так же хорошо, как и индексирование и развитые возможности поиска документа. Наряду с термином DM употребляется термин DLM (Document Lifecycle Management) - управление жизненным циклом документа.

Как видно из вышесказанного, в области управления электронной документацией отсутствует общий понятийный аппарат у разработчиков и пользователей. Внедрение единого понятийного аппарата на предприятии гораздо важнее, чем это кажется на первый взгляд. Проблема состоит не только в том, что специалисты не понимают друг друга из-за различий в терминологии. И из-за этого много времени уходит на согласование позиций в период разработки. Очень часто неверно примененные термины приводят к неверному решению управленческой задачи. Сегодня такие нормы либо отсутствуют вообще, либо фрагментарно и эпизодически разбросаны по многим нормативно-правовым актам. Необходим отдельный нормативно-правовой документ, в котором будут определен понятийный аппарат и совершенствована правоприменительная практика в данной области.

Если история электронного документооборота начинается в 1980-х гг., то нормотворческая деятельность в этой области началась намного позже. Предпосылкой для принятия любого закона обычно является определение круга вопросов и проблем, нуждающихся в правовом урегулировании. Такая необходимость возникла только в 1995 г., и первым нормативным документом, непосредственно связанным с электронными документами, стал Федеральный закон от 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". Следующий значительный Закон в этой области был принят лишь в 2002 г.: от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Нормативная база, связанная с электронными документами и электронным документооборотом, постепенно пополнялась. В первую очередь это:

- Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007, утратит силу с 1 июля 2012 г.);

- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 01.07.2011);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 06.04.2011);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 25.07.2011);

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

Но этих документов было недостаточно, и, так как в течение многих лет государство не предъявляло никаких единых требований к системам электронного документооборота, каждое ведомство, каждый орган власти создавал для себя такую систему электронного документооборота, какую считал нужной. В результате электронный документ, подготовленный в одной системе, не мог быть не только автоматически обработан в другой, но иногда даже прочитан, в силу того что использовались различные текстовые редакторы. Можно сказать, что межведомственный документооборот в России до сих пор бумажный. Каждое ведомство распечатывает и размножает бумажные документы, подготовленные в СЭД, а затем отправляет их по почте. А при приеме эти документы снова переводят в электронную форму путем сканирования и вводят в собственную СЭД.

1. Рейнгольд Л. Обзор систем электронного документооборота // iXBT. com [Электронный ресурс]. Режим доступа: ixbt. com/soft/sed. shtml.

2. Компьютерные истоки Старой площади // Альманах "Восток". Коммерсант. 2005. N 1/2 (25/26) [Электронный ресурс]. Режим доступа: situation. ru.

3. Назаренко А. История и тенденции развития современных СЭД // Интернет-издание IT Practice [Электронный ресурс]. Режим доступа: itpractice. ru.

4. Ричардсон Роберт. Документооборот для всех остальных // Журнал сетевых решений/LAN. 1998. N 2. [Электронный ресурс]. Режим доступа: osp. ru.

5. Association for Information and Image Management, AIIM [Электронный ресурс]. Режим доступа: aiim. org. uk.

6. IT Definitions and Glossary, Gartner [Электронный ресурс]. Режим доступа: gartner. com.

7. Мейнцер А. Корпоративные хранилища документов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2010. N 0. С. 30 - 37.

8. Glossary of Records and Information Management Terms, ARMA International [Электронный ресурс]. Режим доступа: arma. org.

9. A Glossary of Archival and Records Terminology, Society of American Archivists [Электронный ресурс]. Режим доступа: archivists. org.

10. Глоссарий терминов по хранению документации, Организация Объединенных Наций (ООН) [Электронный ресурс]. Режим доступа: un. org.

11. Glossary of terms, Document Management News [Электронный ресурс]. Режим доступа: documentmanagementnews. com.

12. Храмцовская Н. А. Закон о государственных услугах и развитие делопроизводства // Секретарь-референт. 2010. N 10. С. 32 - 33.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе нее принимаются управленческие решения.

Делопроизводство в Древней Руси (11-15 века) было тесно связано с дипломатическими отношениями и необходимостью оформления правовых документов – договоров с государствами, переписки, купчих грамот и пр. Гос. учреждений не было, документооборота фактически не было, системы делопроизводства не было. В 13-14 веках с увеличением числа документов, начали формироваться традиции составления и хранения документов. Первые хранилища документов – в монастырях.

Впервые делопроизводство стало появляться в России с конца 15 века. Первым центральным органом были приказы (центральные органы гос. власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления) и приказные избы (органы государственного управления на местах). Впервые в этих органах и зародилась работа с документами и формировался свой штат чиновников. В их производстве находились входящая и исходящая документация, которая регистрировалась с проставлением порядкового номера, автора документа, даты. Документы собирались в хронологическом порядке (как и сейчас), склеивались и заверялись дьяком на оборотной стороне. Документы этого периода имели форму свитка, длина которого была значительной. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. В период Приказного делопроизводства Царь (=высший орган власти) издавал Указы, Акты, Жалованные Грамоты. Боярская дума издавала Приговоры. На всех документах указывался титул, звания и полномочия, издавших их. С этого периода в наше время перешло слово "волокита".

Глубокое преобразование в аппарате управления проводил Петр 1. В 1717-1718 г. г. им были отменены приказы и приказные избы и введены коллегии, сенат, канцелярии, появилось коллежное делопроизводство, появились впервые должности секретаря, обер-секретаря, а также кабинет секретаря. Петр 1 издал "Генеральный регламент государственных коллегий", регламентирующий деятельность секретарей по ведению делопроизводства. Впервые определен порядок учета и хранения документов. Появилось слово архив.

В 1802 году коллегии заменены министерствами, которыми строго была определена компетенция их руководящих работников (должностные инструкции) с правом подписания каждым работником определенных видов документов. Для переписки стали применять бланки.

1917-1945гг. Первый этап советского делопроизводства. Уменьшаются размеры бумаги и ее сорт для документов. 20-е гг. – разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков, а также стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок, и т. д.). 30-е гг. — утверждается термин документ.

1945-1990гг. Второй этап советского делопроизводства. 1965 — создаются основные положения единой гос. системы делопроизводства (ЕГСД). 70-80-е гг. — создаются ГОСТы. Начало 90-х гг. – издание Общероссийского классификатора управленческой документации.

Сегодня всё больше организаций используют системы электронного документооборота (СЭД). Они повышают эффективность работы и помогают решать внутренние управленческие задачи. Об истории развития систем электронного документооборота и его перспективах читайте далее.

Первоначально СЭД решали только задачи делопроизводства, но постепенно их стали применять для работы с организационно-распорядительной и кадровой документацией, обращениями граждан и т.д. Сегодня системой электронного документооборота зачастую называют любую систему, которая работает с электронными документами.

Этапы развития электронного документооборота

Первые программы для электронного документооборота появились в 80-х годах XX века. Увеличение объёмов управленческой документации создало потребность в автоматизации её обработки, а развитие вычислительной техники предложило инструменты, способные эту задачу решить.

Разработанные в тот период решения были разрозненными. Первые программы для работы с электронными документами создавались непосредственно специалистами тех предприятий, которым они были нужны. Благодаря этому, они идеально соответствовали сложившимся в организации информационным процессам, но при этом не могли масштабироваться или использоваться на других предприятиях. Другими словами, первые системы не были способны к развитию — в какой-то момент неизменяемая структура СЭД устаревала настолько, что начинала тормозить деятельность организации.

В середине 90-х годов подход к разработке СЭД изменился — она стала двухэтапной. Сначала разработчик создавал универсальную основу системы, её ядро, а затем на этапе внедрения её дорабатывали под требования конкретной организации. Это, с одной стороны, уменьшало себестоимость СЭД, а с другой, позволяло гибко изменять функциональность системы и масштабировать её.

На следующем этапе развития систем электронного документооборота появилось понятие WorkFlow. Оно изменило методологию создания СЭД — разработчики начали ориентироваться на процессы, что позволило создавать системы, нацеленные на управление информацией и способные быстро адаптироваться под изменяющиеся потребности компаний.

Благоприятная экономическая ситуация 2000-х годов способствовала росту во всех отраслях экономики, стимулируя развитие электронного документооборота и разработку новых СЭД и их распространение.

Функциональность современных СЭД

Современные программы работают с любыми типами электронных документов. В базовой версии все они позволяют:

осуществлять общее делопроизводство: обработка входящих и исходящих документов, внутренний документооборот, контроль исполнения поручений;
вести кадровое делопроизводство: оформление и хранение личных дел сотрудников, составление графиков отпусков и т.д.;
передавать документы в архив, при необходимости находить их по разным критериям;
поддерживать удалённую и совместную работу с документами;
обеспечивать конфиденциальность информации.

Системы электронного документооборота используются в первую очередь крупными и средними компаниями, которые нуждаются в эффективных инструментах для работы с большим документооборотом. Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей финансовый и управленческий выигрыш может не окупить первоначальные затраты на покупку и внедрение СЭД. Хотя сейчас существует ряд очень бюджетных систем, которые доступны малому и микробизнесу.

Развитие электронного документооборота в России

Высокая стоимость программ иностранной разработки и необходимость адаптировать их к российской нормативной базе закономерно привели к тому, что по количеству внедрений СЭД российской разработки опережают зарубежные аналоги.

Отечественные разработки привлекательны для российских потребителей сразу по нескольким причинам:

более низкая стоимость внедрения;
функциональность и гибкость программ не уступает заграничным аналогам;
программы разработаны с учётом требований российских законов и специфики отечественного делопроизводства;
получить поддержку отечественной программы проще;
нет риска попасть под международные санкции.

Перспективы развития электронного документооборота

По всей вероятности, в будущем склонность пользователей выбирать системы электронного документооборота отечественной разработки сохранится. При этом из-за снижения их стоимости будет расти число предприятий малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей, которые начнут их использовать.

Можно ожидать, что нормативная база, регулирующая требования к СЭД и их использованию будет совершенствоваться одновременно с развитием систем электронного документооборота . Всё чаще применение СЭД будет не только экономически оправданным, но и просто обязательным. Вот почему организациям, которые пока не используют системы электронного документооборота стоит задуматься об их внедрении. Это позволит внедрить новое программное обеспечение и новые регламенты постепенно, в комфортном режиме.

В разных цивилизациях письменность развивалась по различным принципам и с использованием разных материалов. Историки относят возникновение письменности к концу IV тысячелетия до Рождества Христова в Египте и Месопотамии. Различают четыре основных буквенно-звуковых письма: идеографическое, словесно-слоговое, силлабическое (слоговое) и буквенно-звуковое (алфавитное). Первыми носителями информации были глиняные таблички (Вавилон) и папирус (Египет и Греция). Самые ценные письмена вырезались на более прочных материалах, например камне. Папирус был самым удобным писчим материалом. Это прообраз современной бумаги – как по технологии производства, так и по свойствам. Однако направление исторического развития помешало гладкому переходу письменности непосредственно с папируса на бумагу.

Папирус как материал для письма производился только в Египте и был важной статьей экспорта. Однако гораздо больше ценился не он сам, а информация, записанная на нем. Ко II веку до нашей эры главным собранием человеческих знаний считалась библиотека в городе Александрии (Египет), состоявшая из папирусных свитков. Египетские цари дорожили своим статусом хранителей сокровенных знаний настолько, что запретили вывозить папирус за пределы страны во избежание конкуренции. Эллины, цивилизация которых была не менее совершенна, были вынуждены искать новый материал для письма. Употребляемые ими навощенные дощечки не могли хранить знания долго. Новый носитель информации был найден в городе Пергаме (Малая Азия). Кстати, долгое время считалось, что именно Пергам фигурировал в поэмах Гомера под именем Трои. Этим материалом стала выделанная недубленая кожа, по месту происхождения названная пергаментом. На многие века он стал главным писчим материалом.

Именно на пергаменте написаны первые известные на Руси документы – жития, летописи и статуты. Однако этот был дорогой материал, доступный не всем и применявшийся только для особенно ценных записей. Для повседневных записей на Руси был распространен более доступный материал – береста. Именно на бересте велся документооборот того времени – писались расписки, письма и договоры. Этот материал имел повсеместное хождение, хотя общеизвестны только новгородские берестяные грамоты (в этой земле они лучше сохранились просто ввиду природных условий). На бересте писали (этому есть документальные свидетельства) в Смоленске, Старой Руссе, Пскове, Витебске, Твери, Москве – повсеместно по всей Руси Великой, Белой и Черной. Этот материал был в ходу сотни лет – в XI–XV веках.

Хранилища письменных документов, архивы и библиотеки того времени, также находились в храмах и монастырях. Из числа монахов и священников выходили первые специалисты по документообороту. Это были дьяки и подьячие. Именно они вели делопроизводство в России вплоть до XVIII века. Именно они вводили первые стандарты делопроизводства, устойчивые образцы обращений в документах, формуляры, типовые формы, из которых составлялись так называемые формулярники. Обычай заверять документы печаткой тоже утвердился в это время – важные документы скрепляли металлическими печатями, или буллами. Печати придавалось большое значение: в XIII–XVII веках существовала должность печатника – хранителя государственной печати при дворе русских князей и царей. Печатник даже заведовал личной канцелярией царя и государственным архивом.

Государственное делопроизводство на Руси начало формироваться с XV века. По мере объединения отдельных княжеств в централизованное государство развивалось и делопроизводство. Оно велось в основном в приказах (или избах) – органах центрального управления – приказными дьяками. Деятельность приказов (Большой казны, Разрядного, Посольского, Тайных дел, Разбойного, Холопьего, Сибирского и других) регулировалась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Приказы выполняли все функции административного управления, поэтому этот период в развитии делопроизводства называется приказным. Принцип управления был объединенным – и территориальным, и отраслевым, то есть существовали приказы как по регионам, так и по отраслям деятельности. К XVII веку насчитывалось уже до 70 приказов.

Приказная изба, разделенная на столы, по теперешним понятиям была и канцелярией, и архивом. В делопроизводстве приказов первоначально использовалась особая форма документа – столпик (столп, столбец) – свиток из склеенных друг с другом листов бумаги. Постепенно столпики были вытеснены тетрадями. Первоначально тетрадью назывался лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе и переплетались в книги. Полностью столбцовая форма документов была отменена петровским указом в 1700 году. В книгах велись финансовые, учетные, регистрационные записи и другие списки. Во время приказов начали формироваться важнейшие признаки официального документа – реквизиты – языковые формулы, специфичные для каждого вида документа. Реквизиты чаще всего не выделялись: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и содержание документа составляли сплошной текст.

Через 100 лет после реформ Петра I другой царь-реформатор и первый российский государь-либерал Александр I перевел делопроизводство и вообще всю систему государственности на новый уровень. Коллегии были упразднены и уступили место министерствам. Первые министерства были созданы в 1802 году как центральные органы государственного управления, отвечающие за определенную отрасль хозяйства или управления. Их было восемь: военно-сухопутных сил, военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и Государственное казначейство. Комитет министров стал высшим административным учреждением, действующим на коллегиальных правах. Председатель Комитета и все министры назначались императором и несли ответственность только перед ним. Должность председателя Комитета первоначально была совмещена с должностью председателя Государственного совета. Государственный совет был создан в 1810 году и был высшим законосовещательным учреждением до 1906 года, в котором была создана Государственная дума. Члены Государственного совета также назначались императором. Госсовет состоял из нескольких департаментов и Государственной канцелярии во главе с государственным секретарем.

• составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);

• поступавшие из других учреждений;

• направлявшиеся в другие учреждения (в том числе исполнительные бумаги).

Все более организованная государственная система повлекла за собой единообразие в системе делопроизводства. Были формализованы принципы создания и архивного хранения документов, утверждены формы документов, по которым совершается делопроизводство, движение документов и дел. Появились угловые бланки – с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов теперь включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, дата документа, регистрационный индекс и заголовок документа. Появилась также ссылка на взаимосвязанные документы.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

1. Краткая история разметки

1. Краткая история разметки HTML – связующий язык Всемирной паутины. С помощью простых тегов, которые содержит этот язык, род человеческий сумел создать ошеломительно разнообразную сеть документов, связанных между собой гиперссылками – от Amazon, eBay и Wikipedia до личных

Краткая история TCP/IP

Краткая история TCP/IP История создания и развития протоколов TCP/IP неразрывно связана с Internet — интереснейшим достижением мирового сообщества в области коммуникационных технологий. Internet является глобальным объединением разнородных компьютерных сетей, использующих

27.8. История развития интерфейса IPv6

27.8. История развития интерфейса IPv6 Документ RFC 2292 [113] определял более раннюю версию описываемого интерфейса, которая была реализована в некоторых системах. В этой версии для работы с параметрами получателя и транзитных узлов использовались функции inet6_option_space, inet6_option_init,

Краткая история мобильных вирусов

Краткая история мобильных вирусов Началом истории вирусов для мобильных телефонов можно считать июнь 2004 года. Именно тогда командой вирусописателей 29А был создан первый вирус для смартфонов. Вирус распространялся посредством технологии беспроводной передачи данных

История развития поисковых машин

История развития фирмы

История развития фирмы Нередко исследователи совершают ошибку, не желая знакомиться с материалами о развитии компании на корпоративном сайте. Читать официальную версию истории предприятия надо обязательно.В ряде случаев ее изучение позволяет составить представление

§ 91. Краткая история телефонных номеров

Краткая история Qt

Краткая история Интернета

Краткая история Интернета Сказать, что популярность Интернета растет стремительно – это не сказать ничего. Согласно прогнозам, к 2010 году число компьютеров, подключенных к Интернету, увеличится до 500 миллионов, а число пользователей – до 700 миллионов. Для сравнения, в 1997

Краткая история XML

Краткая история XML XML основывается на принципах и соглашениях двух существующих языков разметки, XML и SGML, каждый из которых получил широкое распространение и успешно использовался для решения своего круга задач.Несмотря на то, что идеи обобщенной разметки начали

1.1. Краткая история графологии

1.1. Краткая история графологии Как всякое направление в науке, да и вообще любая область человеческой деятельности, графология пережила несколько периодов. Развитие шло не только по генеральной линии, но включало рождение и отмирание разных идей и течений. Борьба и

История развития компьютеров (вместо пролога)

История развития компьютеров (вместо пролога) Начало истории компьютеров восходит к пятидесятым годам прошлого столетия, когда во многих научно-исследовательских учреждениях для проведения расчетов стали применять электронно-вычислительные машины (ЭВМ). Компьютеры в

Movavi: история развития Наталья Худякова

Movavi: история развития Наталья Худякова Наталья Худякова, исполнительный директор и сооснователь компании Movavi, рассказывает об истории разработки и продвижения программных продуктов, предназначенных для работы с видео. Орфография и пунктуация автора сохранены. В 2004

Краткая история Skype: к десятилетию революционного сервиса Олег Нечай

Читайте также: