Электронный документооборот лекция кратко

Обновлено: 07.07.2024

Каадзе Анастасия Геннадьевна Ответственный редактор

Практика внедрения автоматизированных систем в России показывает, что при комплексной автоматизации бизнес-процессов в компании возможно увеличить скорость документооборота до 10-ти раз (!), при этом повысив производительность сотрудников примерно на 30%. Но здесь следует учитывать, что сам по себе программный комплекс — это всего лишь треть работ и затрат, а до 70% усилий приходится на анализ оргструктуры, функций, задач и внутренних коммуникаций предприятия, обучение персонала и подготовку собственной службы техподдержки.

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

В деятельности абсолютно каждого предприятия, учреждения или ИП должна быть организована работа с документами, в чем должно быть заинтересовано любое руководство. Построение данной работы состоит из приведения документооборота в определенную последовательность, хранения и применения документов о текущей работе физического или юридического лица.

Документооборотом является процесс передвижения документов между теми, кто их составил и их исполнителями по технологическим цепочкам информации, который делает возможным известить всех кого необходимо, оповестить о принятых решениях, реализовывать учет и контроль.

ЭДО может реализовываться в виде способа ведения документов, при котором основная масса создаваемых электронных документов поддерживается благодаря компьютерным информационно-коммуникационным технологиям. Они должны быть объединены в одну сеть, которая даст возможность формировать и вести распределенную базу данных. В то же время возможно использовать документы в бумажном виде, но наиболее приоритетными все же являются документы в электронном виде, которые создаются, корректируются и хранятся в компьютере.

Документооборот делает возможным:

результативную регистрацию, хранение и учет документации;
быстрый доступ к документам и отчетам;
плодотворно управлять движением и обработкой документации;
экономить время при координации документации и принятия решений;
повысить уровень дисциплины среди исполнителей;
сократить непроизводственные затраты рабочего времени сотрудников;
минимизировать денежные затраты на делопроизводство и документооборот;
размещать в документе не только текстовые данные, но и мультимедиа;
рассылку информации на высоких скоростях для большого количества адресов;
свести на минимум расходы на обслуживающий персонал, который работает с документами (курьеры, канцелярии) и специальные кадровые службы.

Система электронного документооборота обозначена схемой на рис. 1.

Рисунок 1. Система электронного документооборота

С – субъекты; Д – документы в электронном виде (объекты); ИО – информационные отношения.

Следовательно, исключительность ЭДО выражается:

субъектным составом информационных отношений;
объектами (документами, документированными данными);
возможностью существования информационных ресурсов как в статическом состоянии, так и динамическом;
формой передачи и обмена данными.

Виды документооборота

На данный момент существует несколько видов документооборота, разных по форме и характеристике носителя:

бумажный (традиционный);
смешанный (преобладающий на сегодняшний день);
электронный (безбумажный).

По сфере осуществление бывают:

внутренний (локальный) – осуществляется в пределах отдельной организации, предприятия;
внешний – он имеет прямые и обратные связи с внешними документами.

В сфере банковского дела используют:

административный (т. е. внутренний и внешний банковский, который ориентирован на деятельность самой банковской организации);
операционный (используется для обслуживания клиентов банковского учреждения).

Образование ноосферного информационного общества связано моментами, которые касаются сферы преображения разнообразия медиа информации. Развитие документирования в XXI в. имеет сильно выраженный характер. Это проявляется в нескольких аспектах:

меняются виды носителей информации. Мир движется в сторону уплотнения потоков данных, соответственно структура и состава документальной информации также видоизменяется;
процесс обогащения документооборота традициями отдельно взятых стран;
новые отношения в сфере экономики воздействуют на рост международного влияния на обороты документированных данных, в которых заметен процесс унификации и стандартизации;
появляется все больше информационных отношений, которые осложнены иностранным элементом (носят международный характер).

Для административной документации необходимой особенностью представляются не только ее формы и объем, но и отличительные черты самого государственного органа власти, в котором она циркулирует. Работа понятий ЕГСД, ЕГСД и ОКУД на сегодняшний невозможна с той же силой, как в прошлом веке.

Подлинник – первостепенный и единственный экземпляр документа.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника, который наделен юридической силой.

Копия – документ, который имеет полную информацию подлинника и имеет все или часть его внешних признаков, но не имеет юридической силы.

Заверенная копия – копия документа, с наличием реквизитов, которые наделяют ее юридической силой.

Выписка – копия лишь части документа, которая оформлена в установленном порядке.

Вышеописанная классификация порой не соответствует реалиям сегодняшнего ЭДО. Если все экземпляры электронных документов подписаны одним и тем же аналогом подписи, например электронной цифровой подписью, могут ли они иметь в равной мере юридическое значение? Если обратиться к вышеуказанной терминологии общероссийской классификации управленческой документации, то появляются вопросы: что представляет из себя подлинник электронного документа? Все его экземпляры или только первый? Есть ли разница между подлинником и оригиналом?

Если документы выполнены в разных форматах, к примеру в .doc и .txt, будут ли они равноценны? Если да, то какие признаки на это указывают (т.к. двоичные символы в разных форматах файлов значительно отличаются между собой)? Если же нет, то по каким признакам один формат является лучше другого? На данные вопросы и многие другие, на сегодняшний день сложно ответить однозначно, если опираться на уже существующие нормы законодательства.

Современные технологии сильно влияют на область документирования.

Для современного этапа характерны следующие особенности:

отмечается совместное ведение бумажного и электронного документооборота;
в средней по срокам перспективе будет можно предсказывать поэтапный переход от одной формы к другой через создание цифровой копии бумажных документов, также будет возможно их дублирование при одновременном курсировании документов в коммерческом и гражданском обороте; вследствие чего можно предположить, что откажутся от бумажной формы, заменяя ее в большей степени на электронную;
идет процесс подготовки кадров, которые умеют плодотворно работать и обучить приобретенным навыкам в области новейших технологий и других работников. Прежде всего это касается юристов. Во главе всего должно стоять умение будущих специалистов права пользоваться новейшими технологиями правового регулирования электронного документооборота;
изменение структуры и формы электронных документов, происходит процесс их унификации и международной стандартизации (например, правила международного бухгалтерского документооборота).

Электронный вид документооборота в большей степени создан в налоговой, банковской, таможенной сферах, дистанционного образования, а также массовых коммуникаций и связи. Но даже самые современные ведомства с точки зрения использования электронных документов в большинстве делают копии с бумажных документов, а не создают его первоначально в электронном виде.

Стоит заметить, что комплексное использование бумажных и электронных документов в делопроизводстве создает эффект дублирования, что прилично уплотняет массив документации. Вследствие этого возникает вопрос прежде всего об обеспечении сохранности и безопасности электронных документов, а также о хранении бумажных.

Для того, чтобы произвести смешанный документооборот в более крупном масштабе, чем на сегодняшний день, необходимо унифицировать формы документов, программы их обработки, снизить стоимость на технические средства их обработки данных.

Правовое регулирование

С целью того, чтобы создать более-менее нормальное представление о положении документооборота в сфере управления, требуется на уровне государства сделать конкретные индикаторы, которые будут соответствовать целям информационного обеспечения органов власти.

В наибольшей степени интересными инициативами в сфере электронного документооборота в последние годы представляются примеры интернет-голосований, которые проводятся в стране (например, при формировании совета при Президенте РФ по развитию гражданского общества и правам человека и в Общественную палату).

Такая карта будет ключом к общей базе данных, в которой будет храниться много различной информации о гражданах государства: информация о постоянной или временной регистрации, сделках с недвижимостью, о зарплате, истории болезней и т.д. Она будет оформлена на русском языке. Ее будут обязаны иметь все граждане РФ, которые достигли возраста 14-ти лет и проживают в стране.

Получение электронной карты возможно при условии:

достижения 14-летнего возраста гражданином Российской Федерации;
утраты (хищения) электронной карты;
приобретения российского гражданства.

Заменить свою электронную карту можно по некоторым причинам:

по истечению срока действия данной карты;
при изменении гражданином его фамилии, имени отчества (при его наличии);
при изменении информации о дате (числе, месяце, годе) и/ или месте рождения;
при изменении пола;
при значительном изменении внешнего вида гражданина;
при ее непригодности для последующей эксплуатации по причине износа или повреждения.

Срок действия такой карты будет составлять 10 лет. После того, как законопроект вступит в силу, уполномоченные органы продолжат выдавать бумажные паспорта граждан РФ, которые будут действительны до 1 января 2025 г. Следовательно, переход с обычных паспортов на электронные карты, после вступления в силу данного закона составляет 10 лет. Повсеместное введение этой системы может быть осуществлено лишь в случае масштабного общественного обсуждения.

На сегодняшний день по указанию Правительства РФ от 19 сентября 2013 года № 1699-р принята Концепция введения в РФ удостоверения личности гражданина страны, который оформлен в виде пластиковой карты с электронным носителем данных, что будет являться главным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ внутри государства. Этой концепцией, которую разработали ФМС вместе с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и учреждениями, формируются основные направления и принципы введения, задачи, цели введения в РФ документа, удостоверяющего личность гражданина РФ, оформленного в виде пластиковой карты с электронным носителем данных, что будет являться главным документом для удостоверения личности в пределах государства.

Лекция 2: Системы Электронного Документооборота Преподаватель: Ботов Сергей Геннадьевич

Содержание Задачи решаемые СЭД 3. 4. Классификация СЭД 5. Оценка эффективности СЭД Обзор рынка СЭД 6.

1. Необходимость СЭД Phase 1 Phase 2 Phase 3 Процесс принятия управленческого решения включает в себя этапы: Переработка информации Анализ информации Phase 4 Подготовка решения Phase 5 Принятие решения Получение информации Все эти этапы связаны с документационным обеспечением управления! И от качества, количества, оперативности, стоимости информации зависит эффективность принятия решения.

2. Определение СЭД Электронный документооборот - это создание документов, их обработка, передача, хранение, согласование и другие операции, реализуемые с использованием компьютерных сетей. В СЭД отслеживаются изменения в документах, сроки исполнения, движение документов, контролируются версии. Охватывается весь цикл делопроизводства - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. Обеспечивается централизованное хранение документов, управление их потоками, разграничение прав доступа пользователей к документам в соответствии с выполняемыми ролями в системе. При внедрении СЭД учитываются организационно-штатная структура предприятия, а также возможность интеграции с другими корпоративными системами. Что же такое СЭД?

3. Задачи решаемые СЭД Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях. Поддержка системы контроля качества. Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа. Формализация деятельности каждого сотрудника. Оптимизация бизнес-процессов. Сокращение оборота бумажных документов. Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажными потоками в организации. Снижение стоимости хранения бумажных документов за счет электронного архива.

4. Оценка эффективности СЭД

5. Классификация СЭД По кругу решаемых задач и реализованных функций рассматривают: Системы делопроиз-водства СЭД Workflow системы Электронные архивы ECM-системы

5. Классификация СЭД В начале и середине 90-х годов, на заре компьютеризации российского бизнеса, самым популярным направлением разработок и внедрения были системы делопроизводства. Они отличаются ориентацией на организации с ярко выраженным вертикальным управлением, в условиях которого существуют жесткие, формально закрепленные правила создания ограниченного количества типов документов. Необходимым применение систем делопроизводства становится в том случае, если документ на всех этапах жизненного пути должен соответствовать стандартам, установленным государством для различных организаций. Наиболее часто решаемая ими задача организации — автоматизация канцелярии как элемента документационного обеспечения управления. Системы делопроизводства

5. Классификация СЭД Электронные архивы документов не предназначены для организации их движения в компании, цель их создания — хранение ее документов, структурирование и сортировка для решения специфических задач конкретной компании, ускорение поиска нужных материалов и отслеживание изменений. Очевидным заказчиком архивных систем становится любое учреждение, в котором необходима возможность именно накопления информации и знаний, а также оперативного доступа к ним; (архивы всех родов, информационные службы, крупные промышленные предприятия, различные силовые ведомства.) Затраты на хранение и обработку документов в электронном виде на 80% ниже в сравнении с бумажным архивом, время поиска конкретного документа, обычно варьирующееся от 1 до 15 минут, сокращается до 1-20 секунд. Электронные архивы

5. Классификация СЭД Системы, которые сегодня соответствуют обывательскому представлению об электронном документообороте, принято называть workflow-системами (workflow — поток работ), или системами автоматизации деловых процессов. Принцип их работы вкратце можно сформулировать так: входящий документ или задание передается от одного сотрудника к другому в соответствии с устоявшейся системой правил обработки, в условиях строго заданных функциональных обязанностей каждого сотрудника, сроков и способов передачи. Такие системы внедряются в организациях, имеющих дело с массовым потоком однотипных документов, к которым можно отнести банки, финансово-юридические фирмы, страховые компании. При этом необходимо отметить, что системы, относящиеся к данной категории, могут с разной эффективностью решать задачи автоматизации делопроизводства и организации электронного архива или даже в принципе не решать их. Workflow-системы

5. Классификация СЭД Вариант 1 – понятия СЭД и ECM лежат в разных плоскостях. СЭД — это информационная система конкретного предприятия, помогающая структурировать и автоматизировать работу с информацией (и документацией) в широком понимании, включая используемое ПО, методологии, регламенты работы, стандарты предприятия и т. д. ECM — это концепция, точка зрения на структуру предметной области работы с информацией. В российской практике СЭД, как правило, автоматизируют лишь часть задач ECM, обычно это управление документами и их хранение, управление потоками работ. Но в то же время ряд организаций автоматизируют с помощью СЭД и нетипичные для ECM задачи, находящиеся на стыке “интересов” других классов систем (ERP, CRM и пр.), такие как работа со счетами, с контрагентами, с кадрами и т. д. Вариант 2 – СЭД и ECM как прикладные задачи, ориентированные на хранение или обработку потоков документов в электронном виде для крупных корпоративных заказчиков. ЕСМ — это класс платформенного программного обеспечения для универсального решения любых задач коллективной работы с электронными документами и иными видами неструктурированного контента в любой предметной области любого предприятия и в любой отрасли экономики. На его основе могут создаваться прикладные системы, решающие задачи СЭД. Но обратное не верно, СЭД не сможет решить все задачи ЕСМ, т.к. чтобы закрыть их все нужно будет внедрить несколько разных СЭД (административную, финансовую, производственную, проектную и т.д.), а иначе не получится единого корпоративного информационного пространства. Отличие СЭД от ECM

5. Классификация СЭД Вариант 3 – СЭД и ECM и неструктурированные данные. ЕСМ являются актуальными в тех случаях, когда появляется необходимость управлять неструктурированными данными, которые генерируются и хранятся различными системами предприятия, той же СЭД или системой управления проектами. Хорошим примером здесь могут стать юридические фирмы, действующие в системе прецедентного права. Такие компании имеют огромные архивы судебных дел, и для них важно иметь возможность оперативно найти необходимое в данный момент дело, а также все связанные с ним дискуссии, комментарии, решения и ссылавшиеся на него судебные процессы. Но тут кроме поиска ЕСМ должна еще обеспечить управление, разделение доступа и прав, возможность публикации, редактирования и управления версиями (язык XML). Вариант 4 – СЭД и ECM и ориентация на потребителя. ECM-систем ориентированы не на делопроизводителей, а на бизнес-пользователей, предоставляя им знакомые и интуитивно понятные средства для управления документами на всех стадиях жизненного цикла: создание (в том числе совместное), согласование и утверждение, архивное хранение, поиск и т. д. ЕСМ - неотъемлемая часть портала компании. СЭД же ориентированы на удовлетворение потребностей в первую очередь документоведов компании. Отличие СЭД от ECM

5. Классификация СЭД Место ECM системы в информационной системе предприятия ECM

5а. Идеальная архитектура СЭД 1. Ключевые характеристики архитектуры Высокое юзабилити пользовательского интерфейса (относится к клиентам, но влияет на всю архитектуру) Открытость: Расширяемость Переносимость Интероперабельность и адаптивность Производительность и масштабируемость Технологичность (на всех этапах ЖЦ) Экономичность

5а. Идеальная архитектура СЭД Переносимость СЭД Максимально широкая переносимость – одна из важнейших целей архитектуры СЭД. Данное архитектурное решение позволяет учесть различные предпочтения Заказчиков в отношении программных платформ от разных вендоров. Система способна обеспечивать поддержку разных конфигураций базового ПО от разных поставщиков: Web-клиент: все современные ОС и браузеры Сервер: разные ОС и серверы Java-приложений РСУБД: DB2, Oracle, MS SQL, PostgreSQL, MySQL,… ECM - (FileNet, OpenText и др) Конфигурации, полностью построенные на СПО: Tomcat+Spring+Hibernate+PostgreSQL+CouchDB+Lucene+OpenOffice+… Поддержка "нативных" клиентов (iPhone/iPad, android) без изменений на стороне сервера. Даже для удаленного филиала с небольшим количеством пользователей обеспечена возможность установки работоспособной системы (в рамках варианта «все в одном).

5а. Идеальная архитектура СЭД Схематичная архитектура СЭД: Уровень интерфейса пользователя (представления информации) Операционный уровень (координация прикладных операций) Уровень предметной области Уровень инфраструктуры

5а. Идеальная архитектура СЭД На уровнях инфраструктуры и интерфейса обеспечивается вариативность решений и переносимость системы. Обязательна поддержка нескольких видов мобильных клиентов.

5а. Идеальная архитектура СЭД

5а. Идеальная архитектура СЭД Наличие в архитектуре возможности поддержки большого количества баз данных не случайно, т.к. это позволяет: одновременно обеспечить переносимость и масштабируемость (важнейшую роль в масштабируемости играет подсистема хранения/обработки данных на основе NoSQL-СУБД, решающая проблемы реляционных СУБД, масштабирование которых обходится очень дорого и приводит к уникальным решениям, непереносимым на другие РСУБД) обеспечить для решения разного класса задач применение лучших в имеющемся классе технологий, интегрируемых в одной системе.

ECM Типовая схема функционирования СЭД с децентрализованной моделью управления

6. Обзор рынка СЭД и ЕСМ Магический квадрат Gartner по ECM “Волны Forrester” (Forrester, 2011, IV квартал) по ECM Зарубежные ЕСМ

6. Обзор рынка СЭД и ЕСМ Крупнейшие поставщики СЭД 2012 (Источник: CNews Analytics, 2012)

Читайте также: