Электронный документооборот и электронная цифровая подпись кратко

Обновлено: 02.07.2024

Электронный документооборот и электронная подпись тесно взаимосвязаны. Для придания документам юридической значимости их необходимо подписать. Поэтому электронная подпись в системе электронного документооборота — необходимое условие для его законности.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) самодостаточна: документ, которым она подписана, по умолчанию обладает юридической силой. Исключение составляют случаи, когда законом установлено требование выставлять документ исключительно на бумаге.

Неквалифицированной электронной подписью (НЭП) также можно визировать документы, но потребуются еще гарантии в виде дополнительного соглашения между контрагентами. В нем должно быть оговорено, что стороны считают оригиналами документы, подписанные НЭП.

В ряде случаев электронные документы можно подписать только КЭП, иначе они не будут обладать юридической силой. Это счета-фактуры, универсальные передаточные документы, их исправленные и корректировочные пары. В связи с этим в Диадоке в основном применяется КЭП. У подавляющего числа пользователей она уже есть, так как только ею можно подписывать электронную отчетность в ФНС. И с КЭП не нужно тратить время на заключение дополнительного соглашения об ЭДО с контрагентом.

Как подписать документ в Диадоке

Сам процесс зависит от того, где пользователь хранит свой сертификат КЭП для ЭДО , который позволяет проверить подлинность подписи:


В Диадоке можно подписывать каждый документ по отдельности или сразу несколько документов.




Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.

Современный мир трудно представить без информационных технологий. Несмотря на то что обмен юридически значимыми документами в бумажном виде по-прежнему занимает важное место в документообороте коммерческих организаций, сегодня все большее число предпринимателей отдает предпочтение электронному взаимодействию. Применение современных технологий при подписании и обмене документами помогает решать различные задачи — от ускорения и упрощения процесса заключения сделок до повышения уровня доверия к содержанию подписываемых и передаваемых документов. О порядке заключения договоров дистанционным способом, о ведении электронного документооборота, а также о законодательных новеллах в этой сфере читайте в материале.

Пандемия новой коронавирусной инфекции COVID-19 в 2020 г. показала, что использование электронного документооборота может быть не только удобным, но и жизненно необходимым для компаний по всему миру, столкнувшихся с требованиями властей о самоизоляции и прекращении привычной офисной работы. В этих условиях подписание документов и их пересылка в бумажной форме оказались существенно затруднены, и компании, внедрившие электронный документооборот, оказались лучше подготовлены к сложившимся обстоятельствам по сравнению с их более консервативными конкурентами.

Что понимают под электронными документами и электронными подписями?

Какие документы могут быть подписаны электронно?

Кто может пользоваться электронным документооборотом?

Каковы требования к организации электронного документооборота и что необходимо, чтобы начать применять его в отношениях с третьими лицами?

На сегодняшний день в России отсутствует единый нормативный акт в данной сфере.

Виды электронного документооборота (ЭДО)

Следует выделить внешний и внутренний каналы электронного взаимодействия. Под внутренним электронным документооборотом в данном контексте понимается подготовка и обмен документами в рамках внутренней деятельности компании. В противовес ему мы рассмотрим внешний электронный документооборот, применяемый в отношениях с третьими лицами — контрагентами по гражданско-правовым сделкам, а также органами власти и внебюджетными фондами.

Внутренний электронный документооборот

Внутренний электронный документооборот регулируется локальными нормативными актами компании. Примером документов в электронной форме, оформляемых в рамках внутреннего взаимодействия, могут служить трудовые договоры с дистанционными работниками, а также электронные трудовые книжки и иные документы в области трудовых отношений, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма.

В ближайшем будущем в России планируется провести эксперимент по использованию электронных документов в кадровом документообороте. Предполагается, что он завершится 31 марта 2021 г. Принять участие в этом эксперименте смогут любые работодатели на добровольной основе, при условии подачи заявки до 1 декабря 2020 г. Работодатели также должны будут сформировать списки работников, давших согласие на участие в эксперименте (за исключением дистанционных работников и работников, в отношении которых заключаются договоры о предоставлении труда персонала), а также определить кадровые документы, которые будут формироваться в электронном виде.

Результаты данного эксперимента могут позволить в будущем в ряде случаев существенно сократить или полностью отказаться от бумажного документооборота в кадровой сфере.

Внешний электронный документооборот

Внешний электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашениями с ними.

Стороны свободны в определении перечня документов, которые могут подписываться в электронном виде, требований к таким документам, а также порядку подписания и используемым видам электронных подписей. Это могут быть сами гражданско-правовые договоры, а также документы, оформляемые в рамках их исполнения.

Вместе с тем для ряда документов установлены определенные требования при их передаче по телекоммуникационным каналам связи. Соблюдение данных форматов необходимо, в частности, для обеспечения возможности предоставления первичных учетных документов, составленных в электронной форме, при предоставлении деклараций (расчетов) либо документов, истребуемых налоговыми органами (например, приказы ФНС России № 7-10/551@ в отношении ТОРГ-12, № 7-10/552@ в отношении акта об оказании услуг, № ММВ-7-15/820@ в отношении счетов-фактур).

В отношении взаимодействия с органами власти (например, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, электронной подаче документов в суды, обращении за государственными услугами) и внебюджетными фондами следует руководствоваться требованиями, установленными для соответствующих ситуаций.

Хранение электронных документов

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;

в процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

Заключение договоров в дистанционном режиме

Законодательство предусматривает возможность заключения договоров в электронном виде. Так, согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ.

в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки;

вместо проставления подписи использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.

Таким образом, для заключения договора в электронном виде сторонам необходимо договориться о способе определения лица, выразившего свою волю на заключение договора, в частности:

о типе электронной подписи, которой будут заверяться электронные документы (ниже приведен обзор видов электронных подписей). Так, если стороны намерены применять квалифицированную электронную подпись, дополнительно фиксировать такую договоренность не требуется (согласно п. 1 ст. 6 Закона об ЭП информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе). Если же стороны намерены обмениваться документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, то эти условия должны быть зафиксированы в подписанном собственноручно соглашении сторон;

о способе обмена документами (в электронном или бумажном виде). В частности, стороны могут договориться о направлении подписанных документов с конкретного адреса электронной почты конкретного уполномоченного лица с каждой стороны или об обязательном последующем обмене подписанными бумажными оригиналами договора.

Для обмена электронными документами контрагенты могут заключить договор с оператором электронного документооборота либо обмениваться такими документами самостоятельно. В последнем случае компании потребуется использовать программные продукты и решения, позволяющие формировать документы и подписывать их электронной подписью. Кроме того, организации разрабатывают соответствующие локальные нормативные акты и назначают лиц, ответственных за организацию электронного документооборота.

Закон о бухгалтерском учете не уточняет, какой именно вид электронной подписи должен использоваться для подписания бухгалтерских документов. Согласно ст. 21 Закона о бухгалтерском учете виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Однако на текущий момент конкретный стандарт бухгалтерского учета до сих пор не принят. Соответственно, до уточнения этого вопроса может быть использован любой вид электронной подписи из предусмотренных Законом об ЭП.

Говоря о практике заключения договоров сторонами дистанционным образом, следует отметить, что достаточно часто встречаются случаи обмена по электронной почте сканами подписанного каждой стороной своего экземпляра документа. Хотя с формальной точки зрения факсимильная подпись уполномоченного лица и печать компании не тождественны электронной подписи, равно как и скан подписанного документа не является электронным документом, а представляет собой электронный образ бумажного документа, судебная практика в целом подтверждает возможность признания такого рода договоров заключенными в отсутствие единого бумажного документа, подписанного сторонами, при условии наличия следующих факторов:

доказательств фактического исполнения договора сторонами (выполнение работ, перечисление денежных средств, направление по электронной почте заявок) — суд признал, что указанные доказательства являются достаточными для подтверждения факта оказания предпринимателем услуг перевозки в заявленном им объеме (постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.01.2018 № Ф04-5601/2017 по делу № А27-20317/2016);

доказательств принадлежности адреса электронной почты, с которой направлялись документы, контрагенту (постановление АС Центрального округа от 22.12.2016 № Ф10-4986/2016 по делу № А62-7980/2015).

Во избежание признания судом договоров, заключенных сторонами дистанционным способом, незаключенными, а также для минимизации потенциальных споров с контрагентом относительно содержания или порядка исполнения таких договоров рекомендуем согласовывать, среди прочего, следующие вопросы:

тип электронной подписи для подписания договора;

адрес электронной почты для направления и получения переписки по договору и обмена электронными документами;

срок, по истечении которого направленный одной стороной документ будет считаться принятым другой стороной в отсутствие ее ответа (этот вопрос наиболее критичен для подрядчиков/исполнителей применительно к актам сдачи-приемки работ или услуг по договору);

что будет считаться местом заключения договора; какой момент будет считаться временем заключения договора;

наличие или отсутствие необходимости последующего обмена подписанными бумажными версиями договора и первичных документов.

Электронная подпись (ЭП): понятие и виды

В соответствии с Законом об ЭП электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Законодательством предусмотрены следующие типы электронных подписей:

усиленная электронная подпись бывает двух видов:

  • неквалифицированная электронная подпись (НЭП): создается с помощью средств программного обеспечения с использованием криптографической защиты и ключа электронной подписи. НЭП позволяет идентифицировать личность владельца и проверить, был ли документ изменен после его отправки. Чаще всего НЭП используется компаниями для своего внутреннего документооборота. Как и ПЭП, стороны могут согласовать использование НЭП для целей заключения электронных договоров;

  • квалифицированная электронная подпись (КЭП): в силу Закона об ЭП является аналогом собственноручной подписи на бумаге, и подписанные ею электронные документы равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно. Она также создается с использованием средств криптографической защиты и позволяет установить личность владельца подписи.

В соответствии с п. 1 ст. 4 Закона об ЭП участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Принять к сведению

Интересно, что согласно ст. 7 Закона об ЭП электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании Закона об ЭП. Соответственно, при соблюдении определенных технических и юридических ограничений заключение трансграничных сделок может быть также осуществлено электронным способом. При этом необходимо учитывать установленные законодательством ограничения на экспорт криптографических средств защиты информации, которые обычно устанавливаются на токены, с помощью которых формируются усиленные электронные подписи.

Развитие законодательства в сфере ЭДО и ЭП

Так, с 1 января 2021 г.:

удостоверяющие центры смогут хранить и использовать ключ электронной подписи (дистанционная электронная подпись). Соответственно, у владельцев будет возможность подписания электронных документов из любого места и с любого устройства без установки специальных программ;

появится новый вид организаций — доверенная третья сторона, которая будет проверять действительность электронной подписи, сертификатов и полномочий участников электронного взаимодействия, в целях обеспечения безопасности работы с ЭП и уменьшения случаев мошенничества;

определены условия признания электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях. Предполагается, что механизм признания иностранных электронных подписей будет работать через услуги аккредитованной доверенной третьей стороны либо аккредитованного удостоверяющего центра.

С 1 января 2022 г.:

изменяется порядок получения ЭП. Теперь руководители коммерческих предприятий и ИП будут получать ЭП в органах ФНС России, руководители органов власти — в Федеральном казначействе, а руководители кредитных организаций — в Центральном банке РФ;

квалифицированные сертификаты будут выдаваться заявителям — юридическим лицам только на должностное лицо, которое вправе действовать от имени юридического лица без доверенности;

Основная цель электронного документооборота – дистанционный обмен юридически значимыми электронными документами.

Опыт пандемии COVID-19 2020 года, когда возникла необходимость осуществления работы в удаленном режиме и соблюдения иных ограничений в личных контактах, позволил компаниям оценить эффективность дистанционной деятельности и онлайн-документооборота.

Дистанционный обмен юридически значимыми документами , подписание договоров с помощью электронных подписей предоставили компаниям, организовавшим у себя электронный документооборот, возможность максимально сократить негативные последствия уменьшения прибыли и сохранить деловую активность.

Перспективы развития законодательства свидетельствуют о дальнейшем совершенствовании электронного взаимодействия между компаниями, а также между бизнес-сообществом и органами власти.

Многие государственные органы (в т.ч. антимонопольная служба) уже ввели требования об обмене электронными документами, подписанными с помощью электронной подписи. К примеру, жалоба на результаты закупки, поданная в антимонопольный орган посредством электронных каналов связи, может считаться надлежащей только при условии ее подписания именно таким способом.

Настроить электронный документооборот в организации, получить электронную подпись несложно с сервисом ЭТП ГПБ.

Оператор электронного документооборота ООО ЭТП ГПБ входит в сеть доверенных операторов ФНС России.

Подключаясь к электронному документообороту ЭТП ГПБ, компания или предприниматель получают возможность:

  • оперативного, надежного и безопасного обмена электронными документами;
  • постоянной технической поддержки;
  • регулярного обновления форм документов.

С учетом развития технологий и текущих тенденций, современный предприниматель должен иметь базовые знания об организации электронного документооборота и правилах использования электронных подписей.

Правила использования электронной подписи

Законодательством установлено 2 вида электронной подписи :

При подписании документа ЭП не требуется дополнительно проставлять печать (ч.3 ст.6 Закона об ЭП).

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов) (ч.4 ст.6 Закона об ЭП).


Особенности использования простой ЭП (ст.9 Закона об ЭП):

  1. простая ЭП содержится в самом электронном документе, либо
  2. ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

NB! Чтобы договориться с контрагентом о применении простой электронной подписи в ходе обмена документами, нужно заключить об этом письменное соглашение, в котором предусмотреть правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП; и обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Особенности использования квалифицированной ЭП (ст.11 Закона об ЭП):

Чтобы оформить квалифицированную ЭП, необходимо:

  1. Обратиться в аккредитованный Минцифры России удостоверяющий центр;
  2. Получить квалифицированный сертификат.

Квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен.

Итак, получив положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной ЭП, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждение отсутствия изменений, внесенных в этот документ после его подписания, получатель документа может быть полностью уверен в подлинности подписи и в юридической значимости документа.

Безусловно, электронный документ, содержащий скан-образ подписи, не позволит получателю документа устранить сомнения в подлинности данной подписи.

Заключение договоров с помощью ЭП

С учетом условий использования ЭП, для заключения новых договоров в электронной форме участникам электронного документооборота требуется:

  1. Для квалифицированной ЭП: предварительный обмен квалифицированными сертификатами, либо выпуск ЭП;
  2. Для простой ЭП: предварительное заключение соглашения между контрагентами, например, об организации электронного документооборота.

Очевидно, что ЭП должна принадлежать лицу, которое подписывает договор. Если договор подписывается с физическим лицом, должна быть использована ЭП физического лица.

Для подписания документов лучше использовать квалифицированную ЭП. Данный вид ЭП исключает риски, связанные с доказыванием подписания договора конкретным лицом.


Какая бывает электронная подпись

Простая электронная подпись

  • это подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Простая электронная подпись содержится в самом электронном документе . Ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с помощью которой формируется электронный документ, и в созданном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого он был создан.

Таким образом, простую электронную подпись имеют, например все пользователи Сбербанк Онлайн и Почта России, где для идентификации требуется ввести логин и пароль.

Простая электронная подпись не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

  • это усиленная электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует отправителя и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся.

Применяется неквалифицированная электронная подпись для документов, которые не требуют заверения печатью . Как правило, такую подпись используют во внутренних системах электронного документооборота компаний.

НЭП приравнивает документ к собственноручно подписанному с печатью организации только в случае, если это установлено регламентом информационной системы, в котором используется данный вид подписи, либо соглашением сторон, участвующих в электронном документообороте.

Этот вид ЭП выпускается с использованием специального программного комплекса.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

  • это усиленная электронная подпись, которая соответствует всем признакам НЭП и дополнительно содержит ключ проверки электронной подписи в квалифицированном сертификате.

Для создания и проверки такой подписи используются средства криптографической защиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра.

Квалифицированная электронная подпись значительно расширяет круг возможностей пользователя. Имея такую ЭП, можно осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать и получать государственные и муниципальные услуги, участвовать в электронных торгах и совершать другие юридически значимые действия через интернет.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП, ЭЦП) является абсолютным аналогом Вашей подписи, поставленной письменно. Согласно законодательству КЭП придает юридическую значимость подписанному электронному документу.

Возможности электронной подписи

Так, простая подпись дает возможность получать почтовые отправления на Почте России, минуя бумажные извещения; электронная регистратура позволяет записаться на прием к врачу, не посещая больницы. Это простые, но важные действия, облегчающие жизнь обывателя.

Неквалифицированная электронная подпись дает возможность вести электронный документооборот. Она может применяться:

  • для подписания внутренних документов предприятия, договоров, приказов, платежных поручений, др.;
  • для подписания договоров и других документов между двумя контрагентами;
  • для работы в других сервисах, например в кабинете налогоплательщика ФНС (только для физических лиц);
  • при сотрудничестве с физическими лицами;
  • в арбитражном суде;
  • для участия в электронных торгах.

Однако, сфера применения неквалифицированной электронной подписи не распространяется, например, на подачу отчетности в налоговую службу юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Для этой цели пользователь должен иметь квалифицированную электронную подпись, выданную аккредитованным удостоверяющим центром.

  • работать на государственных порталах и в информационных системах, таких как:
  • Госуслуги;
  • ГИС ЖКХ;
  • ФНС;
  • ФТС;
  • ЕГАИС;
  • Росимущество;
  • Рособрнадзор;
  • СМЭВ;
  • Маркировка, и др.

Работать с системами раскрытия информации:

  • Интерфакс;
  • СКРИН;
  • АЗИПИ;
  • AK&M;
  • ПРАЙМ;
  • участвовать в государственных и коммерческих торгах на электронных торговых площадках;
  • осуществлять юридически значимый защищенный электронный документооборот и т.д.

В настоящее время электронная подпись доступна и физическому лицу, и бизнесу. В зависимости от потребностей, Вы можете пользоваться любой из перечисленных ЭП.

Читайте также: