Единое информационное пространство это кратко

Обновлено: 30.06.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Муниципальное общеобразовательное учреждение Усть-Ордынская средняя общеобразовательная школа №1

имени В.Б.Борсоева

Единое информационное пространство школы это фактор управления образовательным процессом

Автор: Бадлуева Софья Сергеевна,

Структура единого информационного пространства школы………..4

1.1.Функции Структура единого информационного пространства школы 5

1.2.Управленческая функция………………………………………………. 5

1.3. Образовательная функция……………………………………………….6

1.5. Воспитательная функция………………………………………………. 8

1.6. Информационная функция………………………………………………9

1.7.Коммуникационная функция…………………………………………. 12

II . Программный продукт школы……………………………………………14

Если бы компьютер не был изобретен
как универсальное техническое устройство,
его следовало бы специально создать для целей образования.

Энтони Маллан

(известный английский педагог)

Стремительное развитие информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) является одним из факторов, определяющих современное общество и современную школу в частности. Мы неуклонно движемся к построению информационного общества, где решающую роль играют не природные ресурсы и энергия, а информация и научные знания, факторы, определяющие уровень развития общества и его дальнейшее развитие. Поэтому особую актуальность приобретают следующие задачи, направленные на подготовку школьников к жизни в условиях информационного общества:

формирование умения и навыков работы с большими объемами информации, способности осуществлять выбор и нести за него ответственность;

формирование навыков самостоятельной работы с учебным материалом с использованием средств ИКТ;

развитие умения находить связи между учебными знаниями и явлениями реальной жизни, к которым эти знания могут быть применены;

развитие коммуникабельности, навыков публичных выступлений.

Актуальность. Одним из наиболее перспективных вариантов решения очерченного класса задач на уровне общего среднего образования является создание единого информационного пространства школы. Сейчас трудно найти однозначное определение, характеризующее это понятие. Интуитивно мы можем трактовать его как совокупность следующих компонентов:

информационные ресурсы, содержащие данные, зафиксированные на соответствующих носителях информации и доступные определенному кругу лиц;

система организационных структур, обеспечивающих функционирование и развитие единого информационного пространства, в частности, сбор, обработку, хранение, распространение, поиск и передачу информации;

средства информационного взаимодействия учащихся, учителей, администрации школы и родителей, обеспечивающие им доступ к информационным ресурсам на основе соответствующих информационных технологий.

Поэтому этот процесс можно представить как сочетание двух взаимопроникающих и взаимодополняющих элементов: создание информационного пространства школы и формирование информационной компетентности администрации, учителей, учащихся и родителей.

Основными результатами информатизации системы школьного образования должны стать:

Повышение показателей обученности учащихся.

Реализация концепции личностно-ориентированного образования.

Осуществление учителями обучения учащихся на основе современных педтехнологий.

Автоматизация документооборота и процесса управления школой.

Повышение информационной и общей культуры учащихся и педагогов.

Структура единого информационного пространства школы

Главной целью процесса развития информационного пространства МОУ СОШ № 1 является создание современной информационно-коммуникационной инфраструктуры школы как единой системы информационного общества и развитие информационных технологий всех сфер и сторон жизни школы как важнейшего инструмента повышения эффективности обучения и воспитания школьников.

Достижение поставленной цели возможно путем решения следующих задач:

создание и обеспечение условий для удовлетворения информационных потребностей всех субъектов школьного сообщества;

обеспечение совместимости и взаимодействия информационных ресурсов с ресурсами, как школьной сети, так и Интернет-ресурсами;

определение ответственных за создание информационных ресурсов и за их эффективное функционирование в едином информационном пространстве;

повышение уровня информационной грамотности всех субъектов школьного сообщества;

обеспечение полноты, точности, достоверности и своевременности представления информации всем субъектам школьного сообщества;

обеспечение комплексной защиты информационных ресурсов, применение эффективных средств и методов обеспечения защиты информации в информационном пространстве школы;

координация процессов развития информационного пространства всех структурных подразделений администрации, педагогического коллектива, учащихся школы и проведение единой политики.

Модель информационного образовательного пространства МОУ Усть-Ордынской СОШ №1– это система, в которой задействованы и на информационном уровне связаны все участники образовательного процесса: РОДИТЕЛИ-УЧАЩИЕСЯ-УЧИТЕЛЯ-АДМИНИСТРАЦИЯ ШКОЛЫ. Практически все участники образовательного процесса объединены между собой информационными потоками.

2. Функции единого информационного пространства школы

В области информатизации образования выделили следующие основные функции единого информационного пространства школы: воспитательную, информационную, методическую, коммуникационную, техническую, образовательную, управленческую. ( Приложение 1)

Управленческая функция

В школе управление учебным процессом осуществляется: учебно-воспитательным процессом; кадрами; материально-техническим обеспечением.

Производится постоянная диагностика: качества обучения; эффективности воспитательной работы; здоровья и психологического состояния учащихся. Для обеспечения организационно-управленческого процесса организованы автоматизированные рабочие места директора, его заместителей по УВР и ВР, делопроизводителя, бухгалтеров, психологов, социальных педагогов, библиотеки, столовой.

Директор школы

Формирование материально- технических и кадровых ресурсов

Заместители директора

Координация административной и образовательной деятельности в информационном пространстве школы

Системный администратор

Создание единой локальной сети гимназии и обеспечение доступности информационных ресурсов и ресурсов Интернет

обучающиеся

учителя и МО

администрация

Обучение с использованием ИКТ

Обучение по ЦОР

Создание банка учебно-методических материалов

Работа по применению ЦОР

Создание базы данных и эффективной системы отчётности. Внедрение программно-организационных комплексов.

Участие в сетевых методических объединениях

Использование Интернет ресурсов

Участие в конкурсах и олимпиадах по ИКТ

Участие в профессиональных конкурсах

Создание условий для повышения ИКТ –конкурентоспособности учителей и обучающихся

Создание открытого образовательного пространства

Использование технических средств и компьютеров существенно сокращает сроки сбора и обработки информации, повышает оперативность и качество принимаемых управленческих решений.

Образовательная функция

Ее главная отличительная черта – создание условий для появления новых образовательных практик, новых методов и организационных форм учебной работы, увеличение разнообразия, широты и интенсивности их применения.

Каждый нынешний ученик или будущий выпускник столкнется с компьютером, и чем раньше будущие специалисты оценят все преимущества, которые предлагают современные технологии, и научатся их использовать, тем лучше.

Школа сегодня и сегодняшний учебный процесс предполагают, внедрение новых форм работы и предусматривает новые роли: учителя, как консультанта и ученика как активного исследователя, творчески и самостоятельно работающего над решением учебной задачи, широко использующего информационно-коммуникационные технологии для получения необходимой информации.

Единое информационное пространство школы обеспечивает, в первую очередь, учебную деятельность школы.

Задачи образовательной функции:

Внедрение в учебный процесс ИКТ;

Поддержка профориентации и предпрофильной подготовки учащихся;

Обеспечение проектной и исследовательской деятельности;

Обучение и повышение квалификации преподавателей и администрации;

Поддержка дополнительного образования.

Методическая функция

В настоящее время в урочной, внеурочной и внеклассной деятельности педагоги и учащиеся нашей школы используют информационно-коммуникационные технологии, как в традиционной форме, так и в рамках проектной деятельности, с применением цифровых учебных ресурсов, создаются и приобретаются электронные учебно-методические пособия. Педагоги и учащиеся проходят курсовую подготовку по ИКТ, активно участвуют в дистанционных конкурсах разного уровня. Сегодня в школе есть условия для совершенствования процесса развития информационного пространства:

качество знаний учащихся (результаты итоговой аттестации учащихся 11 классов) 3,5 – средний бал;

количество педагогических работников, повысивших квалификацию в области ИКТ – компетентности – 84 % ;

количество педагогов, использующих ИКТ в учебном процессе 65%;

количество педагогов и учащихся, участвующих в конкурсах, проектах, олимпиадах разного уровня – 50% ;

количество педагогов и детей, участвующих в форумах, чатах, конференциях - 20 % педагогов и до 20% учащихся 9-11 классов;

количество педагогов, прошедших дистанционные курсы – 10, 3%;

количество учащихся, участвующих в дистанционных курсах – 25%;

Воспитательная функция

Так как человек живет и работает в обществе, то необходимо предоставить школьнику возможности поиска своего пути во взрослом мире.

Единое Информационное Пространство Школы обеспечивает:

Создание дополнительных условий для социализации учащихся;

Формирование критического мышления в условиях работы с большими объемами информации, способностей осуществлять выбор и нести за него ответственность;

Формирование навыков коллективной работы и совместного мышления, умения сотрудничать со сверстниками и взрослыми;

Развитие коммуникативных способностей и навыков публичных выступлений.

Для поддержки воспитательной функции школа обеспечена внутришкольной локальной сетью и выходом в Интернет.

Информационная функция

Информационная функция ЕИПШ предполагает:

Создание банка педагогической информации;

Формирование программно-методического фонда;

Формирование фонда компьютерных программ;

Формирование фонда библиотеки и медиатеки;

Создание банка информации о здоровье учащихся;

На современном этапе школьного образования актуальными становятся не только предметные знания, умения и навыки, но и развитие деятельностных компетенций, позволяющих расширить рамки образовательной программы. Наряду с этим, неотъемлемой частью образовательной программы в школе на сегодня становится внеурочная деятельность, задача которой, в соответствии с ФГОС, организовать образовательный процесс с учётом целей, интересов и потребностей современных детей и родителей. Нами видится проблема формирования модели внеурочной деятельности, которая поможет учащемуся встроиться в современное информационное, коммуникационное и социальное пространство.

Цели эксперимента:

развитие интеллектуальных, творческих способностей за счёт проектной деятельности школьников с помощью средств информационных технологий;

формирование умений самостоятельного приобретения знаний в рамках индивидуальной образовательной траектории развития с помощью родителей;

развитие у ребёнка всех типов УУД;

установление метапредметных связей;

развитие познавательного интереса у ребёнка.

Задачи эксперимента:

организация внеурочной деятельности младших школьников с использованием специально разработанных методов, основанных на применении образовательных, игровых и информационных технологий;

организация эффективного информационного взаимодействия между субъектами образовательного процесса посредством информационных технологий;

развитие информационных ресурсов образовательного учреждения;

внедрение в социально-воспитательную работу современных информационных технологий;

развитие личности школьника, становление его мировоззрения; самостоятельности и творческих способностей путём включения в проектную и исследовательскую деятельность, в том числе с использованием виртуальной образовательной среды;

духовно-нравственное развитие и воспитание младших школьников, предусматривающее принятие ими моральных норм, нравственных установок, национальных ценностей.

Идея эксперимента

Создание условий для разностороннего развития учащихся, проявления инициативы и самостоятельности в реальных жизненных ситуациях, для позитивного и продуктивного реального общения в школе и за её пределами, для формирования у учащихся культуры вхождения в Интернет, для развития способностей к решению личностно и социально значимых проблем и воплощению решений в практику с применением ИКТ, для успешного профессионального и личностного самоопределения.

Предмет экспериментирования

Организация внеурочной деятельности в режиме очно-дистанционного обучения.

Если внеурочную деятельность организовать в виде очно-дистанционной формы обучения, то будет расширен образовательный потенциал образовательного учреждения и представятся возможности развития познавательного интереса младшего школьника, его интеллектуальных и творческих способностей с помощью средств информационных технологий.

Предполагаемый образовательный результат учащегося — формирование универсальных учебных действий (УДД) в сотрудничестве с учителем и родителем. Поэтому особое внимание уделяется заданиям, развивающим аналитическое мышление, внимание, умение сопоставлять, сравнивать и систематизировать информацию.

Коммуникационная функция

Большое значение в настоящее время имеет формирование у школьников коммуникативной культуры, которая поможет им общаться и выполнять совместную работу, устанавливать психологический контакт с другими людьми. В настоящее время большую роль не только в передаче информации, но и в общении играют сетевые технологии. Организация локальной сети и использование возможностей Интернета являются обязательными компонентами модели информатизации школы.

Подключение к Интернету дает возможность всем участникам образовательного процесса не только пользоваться услугами электронной почты, World Wide Web (WWW) и скачивать файловые архивы, но и участвовать в телеконференциях и форумах.

Траектория развития информационно-коммуникационной компетентности

Уровень ИКТ-обучения

обучающиеся

администрация

Уроки с применением ИКТ

Курсы повышения профессиональной ИКТ - компетентности

Семинары и открытые уроки, с применением ИКТ

Уровень ИКТ - компетентности

Использование ресурсов сети Интернет в учебной деятельности

Обучение по ЦОР

Использование ресурсов сети Интернет в образовательной деятельности

Создание методических электронных ресурсов

Создание единой локальной сети школы

Создание электронной базы данных и эффективной системы отчётности

Уровень ИКТ - конкурентоспособности

Участие в олимпиадах, конкурсах, ИКТ – проектах

Создание видиофильмов, мультимедийных презентаций

Создание инфотеки - банк образовательных ресурсов, созданных учителями и учащимися

Участие в профессиональных конкурсах, сетевых проектах

Создание внутреннего образовательного ресурса – сайта школы – как части единого информационно-образовательного пространства школы.

Техническая функция

В школе создана локальная сеть из 86 компьютеров с возможностью выхода в Интернет, объединяющая серверный центр и локальная сеть, объединяющая административные кабинеты (директора, заместителей по УВР и ВР в старшем и младшем корпусах, делопроизводителя), включая учительские, кабинеты социальной и психологической службы, библиотеки, бухгалтерии, медицинского кабинета, столовой, зам. по АХЧ, охраны. В четырех компьютерных классах, в кабинете биологии, географии, иностранного языка, русского языка и литературы, математики, физики, химии установлена компьютерная техника с проекционным оборудованием, подключённым к компьютеру. (Приложение 2)

возможность создания коллекций электронных ресурсов;

модуль дистанционного обучения - Эйдос; КМ-Школа-комплексный проект информатизации образовательных учреждений;

электронный журнал – 3Т; 1 С7.7 Хронограф;

модуль информационного контроля питания учащихся;

модуль дополнительных образовательных услуг - ОМУ – Школьный университет

Модель информационной деятельности школьного информационного пространства в настоящее время представлено совокупностью различных процессов:

преподаванием информатики в школе;

интеграцией информационных технологий в преподавании школьных предметов;

информатизацией внеклассной работы;

информационным управлением школы.

объединить компьютеры в локальную сеть школы;

подключить школу к Интернет;

заложить основы коллекции цифровых учебных материалов;

внедрить мультимедийные возможности вычислительной техники;

организовать зону свободно доступа для учителей и учащихся;

использовать разнообразные периферийные устройства.

Список используемой литературы

Горбунова Л. Н., Семибратов А. М. Повышение квалификации педагогов в области информационно-коммуникационных технологий как развивающаяся система/Педагогическая информатика. — № 3. — 2004.

В отличие от рассмотренного подхода, в концепции единого информационного пространства предусматривается, что в роли информационных ресурсов информационных систем выступают не только данные, но и различные приложения информационных систем. Тогда в каждой из информационных систем часть методов обработки данных реализуется в виде приложений, доступных из других информационных систем. Например, при взаимодействии двух ИС первая пользуется сервисами, предоставляемыми второй, и как результат получает уже обработанные данные, которые могут быть подвергнуты дальнейшей обработке компонентами первой ИС.

Данный подход соответствует распределенной, одноранговой архитектуре взаимодействия. Согласно этой архитектуре, любые приложения из различных ИС могут выступать как в роли клиента, так и в роли сервера по отношению друг к другу, совместно решая те или иные задачи. Такой подход минимизирует дублирование приложений. Распределение приложений по различным информационным системам позволяет добиться оптимального баланса загрузки приложений и аппаратных средств, и, следовательно, приводит к эффективному использованию информационных ресурсов систем в целом.

Знание схемы базы данных необходимо только тому приложению, которое обрабатывает данные из этой базы данных. Использование клиентом сервисов, предоставляемых информационной системой-сервером и реализующих методы обработки данных, позволяет решить проблему изменения схемы удаленной базы данных. И, наконец, так как в рамках конкретных информационных систем локализованы не только данные, но методы их обработки, происходит существенное уменьшение затрат на администрирование, сопровождение и модификацию информационных систем, составляющих единое информационное пространство.

Таким образом, концепция единого информационного пространства характеризуется следующими особенностями:

– не зависит от аппаратных и системных программных средств;

– опирается на международные и промышленные стандарты;

– обеспечивает расширяемость системы, т.е. простоту и легкость добавления новых компонентов в существующие ИС;

– позволяет интегрировать старые функционирующие приложения в новые ИС;

– обеспечивает безопасность, надежность и отказоустойчивость;

– позволяет накапливать, тиражировать и развивать формализованные знания специалистов;

– существенно снижает суммарные затраты на создание ИС.

Принципы и пути построения ЕИП

Первоочередное требование при построении единого информационного пространства — единая (а именно, электронная) форма представления данных, пригодная для хранения этих данных на машинных носителей.

Формирование и развитие единого информационного пространства предусматривает, в первую очередь, обеспечение оперативного доступа к имеющимся информационным ресурсам и проведение работ по их включению в единое информационное пространство. Что подразумевает как перевод имеющихся данных на традиционных носителях в электронную форму, так и предоставление общего доступа к уже имеющимся в электронной форме данным.

Реализация ЕИП возможна при создании и последующем соблюдении стандарта на взаимодействие между собой как информационных систем, так и их отдельных приложений.

Особо необходима комплексность проведения работ по стандартизации и сертификации средств и систем информатизации на современном этапе для формирования и развития единого информационного пространства. Сертификация средств информационных технологий и систем информатизации, являясь выходным этапом оценки их качества и конкурентоспособности, требует полной нормативно-методической и инструментальной поддержки.

Внедрение международных стандартов, регламентирующих формы представления информации, протоколы связи и коммуникаций для обеспечения вхождения пользователей со своих оконечных устройств в международные системы связи и телекоммуникации;

Исходя из вышеизложенного, представляется следующая стратегия построения автоматизированных систем поддержки единого информационного пространства:

– создание динамических средств описания информационных объектов с возможностью расширения описания, по мере увеличения знаний об этих объектах, с адекватным отображением в структуре баз данных;

– создание системы поддержки ЕИП (целостность, репликация, управление) и эффективных средств расширения;

– создание инструментального набора средств обработки информации по информационным объектам с возможностью его конфигурирования для обработки нескольких взаимосвязанных объектов;

– создание эффективной технологии миграции информации по ИО при расширении ЕИП на новые узлы из ИС предыдущего поколения (под узлом понимается субъект, осуществляющий обработку информации — СОИ);

– разработка технологии создания приложений, обрабатывающих связанные данные по нескольким объектам.

Основными свойствами программных средств поддержки ЕИП должны стать: простота и эффективность информационного и территориального расширения ЕИП (под территориальным расширением подразумевается включение в среду ЕИП новых СОИ – рабочих мест). Процесс построения такой системы начинается с формирования ядра ЕИП, что подразумевает разработку теории информационных объектов, их стартового описания и разработки инструментальных средств, перечисленных в стратегическом посыле, изложенном выше.

Такой подход не подразумевает немедленный отказ от действующих программных средств. Однако, в случае их использования, требует передачи накопленной информации в ЕИП. Кроме того, возможна разработка собственных приложений для работы с несколькими взаимосвязанными объектами в соответствии с предложенной технологией.

Таким образом, концепция единого информационного пространства характеризуется следующими особенностями:

– не зависит от аппаратных и системных программных средств;

– опирается на международные и промышленные стандарты;

– позволяет интегрировать старые функционирующие приложения в новые ИС;

– обеспечивает безопасность, надежность и отказоустойчивость;

– позволяет накапливать, тиражировать и развивать формализованные знания специалистов;

– существенно снижает суммарные затраты на создание ИС.

Принципы и пути построения ЕИП

– создание системы поддержки ЕИП (целостность, репликация, управление) и эффективных средств расширения;

– разработка технологии создания приложений, обрабатывающих связанные данные по нескольким объектам.

Под единым, информационным пространством страныпредлагается понимать совокупность информационных ресурсов и информационной инфраструктуры, позволяющая на основе единых принципов и по общим правилам обеспечивать безопасное информационное взаимодействие государства, организаций и граждан при их равнодоступности к открытым информационным ресурсам, а также максимально полное удовлетворение их информационные потребностей на всей территории государства при сохранении баланса интересов на вхождение в мировое информационное пространство и обеспечения национального информационного суверенитета.

Вариант (В.М. Копылов): Единое информационное пространствопонимается как совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, совокупность информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и по общим правилам, обеспечивающих информационное взаимодействие организаций и граждан, а также удовлетворение их информационных потребностей.

К основным признакам единого информационного пространства страны можно отнести:

- действие единых принципов и общих правил для всех субъектов информационного взаимодействия при разумном сочетании государственного регулирования и саморегулирующихся начал в формировании и развитии единого информационного пространства;

- обеспечение безопасного информационного взаимодействия государства, организаций и граждан;

- максимально полное удовлетворение их информационных потребностей на всей территории государства;

- равнодоступность субъектов информационного взаимодействия к открытым информационным ресурсам и их правовое равенство;

- сохранение баланса интересов на вхождение в мировое информационное пространство и обеспечение национального информационного суверенитета.

Основными объектамиединого информационного пространства являются:

информационные ресурсы — массивы документов, базы и банки данных, все виды архивов, библиотеки, музейные фонды и пр., содержащие данные, сведения и знания, зафиксированные на соответствующих носителях информации;

информационная инфраструктура, как совокупность информационных систем, включающая в себя:

а) информационно-телекоммуникационные структуры — территориально распределенные государственные и корпоративные компьютерные сети, телекоммуникационные сети и системы специального назначения и общего пользования, сети и каналы передачи данных, средства коммутации и управления информационными потоками;

б) информационные, компьютерные и телекоммуникационные технологии;

в) системы средств массовой информации;

Вариант: Некоторые авторы предлагают в составе информационного пространства рассматривать также рынок информационных технологий, средств связи, информатизации и телекоммуникаций, информационных продуктов и услуг; систему взаимодействия информационного пространства России с мировыми открытыми сетями; систему обеспечения информационной защиты (безопасности); систему информационного законодательства. С таким подходом, на наш взгляд, нельзя согласиться, поскольку "Перечисленные компоненты скорее являются качественными характеристиками, условиями, признаками, при наличии которых совокупность объектов системы образует единое информационное пространство.

г) организационные структуры, обеспечивающие функционирование и развитие единого информационного пространства, в частности, сбор, обработку, хранение, распространение, поиск и передачу информации. Обеспечивающую часть составляют научно-методическое, информационное, лингвистическое, техническое, кадровое, финансовое обеспечение.

Формирование и развитие единого информационного пространства России имеет своими целями: обеспечение прав граждан на информацию, провозглашенных Конституцией Российской Федерации;

- создание и поддержание информационного потенциала на уровне, необходимом для устойчивого и безопасного развития общества;

- обеспечение оперативного доступа к имеющимся информационным ресурсам и их включение в единое информационное пространство, при этом они должны быть на законном основании доступны органам управления государственной власти, хозяйствующим субъектам и гражданам;

- преодоление информационного монополизма управленческих и коммерческих структур на открытые информационные ресурсы — переход от презумпции закрытости информации к презумпции открытости информации, так как именно информационный монополизм является основной питательной средой бюрократизма, волюнтаризма и коррупции;

- повышение согласованности решений, принимаемых федеральными органами государственной власти, органами власти субъектов Федерации и органами местного самоуправления;

- предоставление возможности контроля со стороны граждан и общественных организаций за деятельностью органов государственной власти и органов местного самоуправления;

- повышение уровня правосознания, деловой и общественной активности граждан путем предоставления им свободного доступа к правовым и нормативным документам, определяющим их права, обязанности и возможности, равной возможности пользоваться открытой научно-технической, социально-экономической, общественно-политической информацией, а также информационными фондами сфер образования, культуры и т. д.;

- построение информационного общества в стране и его вхождение в мировое информационное сообщество.

Как уже отмечалось, информационные ресурсы являются одним из важнейших объектов и компонентов информационного пространства, их формирование и использование — одна из ключевых проблем создания единого информационного пространства.

Суть теории построения единого информационного пространства страны через развитие информационных ресурсов сводится к следующему:

1. Основу единого информационного пространства России составляет единое информационное пространство органов государственной власти.

3. Основу интегрированной системы составляют государственные информационные ресурсы.

К основным признакам единого информационного пространства страны можно отнести:

- обеспечение безопасного информационного взаимодействия государства, организаций и граждан;

- максимально полное удовлетворение их информационных потребностей на всей территории государства;

Основными объектамиединого информационного пространства являются:

информационная инфраструктура, как совокупность информационных систем, включающая в себя:

б) информационные, компьютерные и телекоммуникационные технологии;

в) системы средств массовой информации;

- построение информационного общества в стране и его вхождение в мировое информационное сообщество.

3. Основу интегрированной системы составляют государственные информационные ресурсы.

Каждой компании приходится работать с информацией. В том числе:

Производственной (таблицы, планы, схемы, чертежи).
Аналитической (отчёты, результаты исследований).
Данные сотрудников.
Данные клиентов.
Документы.

Необходимость работать с большими массивами данных привела к тому, что большинство предприятий уже используют информационные системы (ИС) для хранения, поиска и обработки информации. Такие системы снижают риск её потери, ускоряют поиск и пересылку. Но при этом часто возникает другая проблема: когда автоматизация каждого подразделения компании проводится отдельно, в итоге разные отделы применяют разные информационные системы: CRM, ERP, СЭД. И здесь уже появляется ряд новых сложностей.

Поиск данных. Например, требуется информация о клиенте. Первое, что нужно понять, – в какой системе хранятся необходимые данные. Нередко какие-то данные об одном и том же клиенте нужно извлекать из CRM, другие из – из документов, хранящихся в СЭД, а третьи – из переписки в мессенджере. Часто руководителю или сотруднику приходится делать несколько запросов в разные подразделения, не зная, где найдётся нужная информация и найдётся ли.
Обработка запросов. К примеру, сотруднику нужна информация, которая хранится в другом отделе. Он направляет туда запрос и ждёт. При этом он даже не знает, начали рассматривать запрос или ещё нет; когда можно будет получить ответ.
Конвертация данных. Хотя в компании уже есть базы данных, прямой экспорт и импорт информации между ними не всегда возможен. И приходится, как это ни нелепо, вручную копировать данные из одной формы в другую. А это расход времени плюс риск ошибок.
Потеря данных. Речь не только о тех случаях, когда документ отправлен, но не доставлен. Ситуация серьёзнее: часто руководство не имеет полного доступа к информации, если она записана у сотрудников в личных бумажных блокнотах, Гугл-документах, хранится на флешках или в мессенджерах. Отсюда такие истории, как “менеджер уволился и забрал базу клиентов”. По закону, руководитель вправе потребовать у него подобную информацию, но здесь снова встаёт вопрос полноты. Менеджер может прислать документ с именами и контактами клиентов, но “забыть” предоставить историю переписки с ними, подписанные ранее договора, не говоря уже об устных соглашениях.

Как видим, использование информационных систем приносит не только выгоды, но и дополнительные проблемы.

Их решение часто заключается в создании единого информационного пространства.

Понятие единого информационного пространства

Под этим термином понимают совокупность всех баз и банков данных организации. Хранение, поиск и пересылка информации в едином информационном пространстве (ЕИП) происходит по одним и тем же правилам и принципам.

Опыт показывает, что создание такого пространства значительно повышает скорость и прозрачность работы с информацией. Предполагается, что каждый сотрудник может в любой момент получить нужную ему информацию, сделав запрос в единой системе предприятия. При этом он не ограничивается ничем, кроме своих прав доступа, и может свободно оперировать данными, введёнными сотрудниками других отделов и территориальных подразделений. В итоге на получение нужных данных тратится намного меньше времени, не говоря уже о том, что исчезает формат “запрос – напоминание о запросе – получение ответа”, отвлекающий сотрудников от их основной работы.

Одним из вариантов решения проблемы является интеграция разных систем, уже используемых на предприятии. Для этого создаются так называемые мастер-данные и используются специальные MDM-системы (Master Data Management). Их суть в том, чтобы упорядочить и структурировать хотя бы наиболее важные данные: например, сведения о контрагентах.

Мастер-данные предполагают строгую структуру: данные записываются в поля, имеющие заданный формат и порядок следования. К примеру:

Название компании.
Дата создания.
Форма деятельности (ООО, ОАО).
ИНН.
ФИО руководителя.
Телефон руководителя.

Такая унификация облегчает поиск информации, исключает противоречащие друг другу дубли.

Этот путь на первый взгляд выглядит привлекательно. Он позволяет оставить всё как есть: продолжить пользоваться теми же системами, которые уже внедрены в нашей компании, к которым привыкли все сотрудники. Потребуется только внедрить дополнительную систему MDM. Однако он подразумевает постоянное усложнение: по мере увеличения количества информационных и MDM-систем и развития каждой из них сложность общей “конструкции” будет всё больше возрастать.

В длительной перспективе это неизбежно приведёт к снижению скорости работы и росту количества ошибок.

Вот почему создание единого информационного пространства – это тот путь упрощения, по которому рекомендуется идти.

Как создать единое информационное пространство?

Первый шаг в создании ЕИП – это структурирование данных. Они могут иметь разный уровень структурированности: от полностью неструктурированных до машинно-структурированных. В первом случае поиск и обработка крайне затруднены, почти невозможны. В последнем, благодаря чёткой структуре, любая информация может быть найдена автоматизированной системой даже по неполным данным. Например, ввод фамилии клиента поможет мгновенно отыскать все элементы информации, которые относятся к нему: личные данные, документы, где фигурирует его имя, и так далее.

Второй шаг – создание единой информационной базы. Удобнее всего организовать доступ к ней через веб-браузер, поскольку это позволяет подключаться из любого места, в том числе с мобильных устройств. Да и на практике создать такую систему “в облаке” куда проще, чем локальную сеть.

BPM-системы по своей логике подходят для использования с целью создания единого информационного пространства, так как используются для оркестрации взаимосвязей между ИТ-системами предприятия, людьми, роботами при исполнении сквозных бизнес-процессов. При этом BPMS может работать в синергии с существующей MDM-системой предприятия или исполнять роль MDM-системы для единого информационного пространства Она предлагает следующие возможности:

Создание справочников, куда будут заноситься все имеющиеся данные.
Обеспечение удобства управления документами и быстрого поиска информации.
Маршрутизация. Отправляя любую заявку, сотрудник в каждый момент времени видит, на каком этапе она сейчас находится и какой имеет статус.
Каждый сотрудник обрабатывает тот этап бизнес-процесса, который имеет к нему прямое отношение. После этого происходит автоматический переход на следующий этап, к другому работнику, который сразу видит появление новой задачи.

Создавать ЕИП лучше всего сразу, как только компания начала автоматизировать документооборот и бизнес-процессы. В этот момент желательно не допускать параллельного внедрения многих систем, потому что потом их будет сложно интегрировать.

Выходом может стать единая платформа, на которой можно разрабатывать разноплановые решения, предъинтегрированные друг с другом. Например, для этого подходит Low-code BPM-платформа Comindware Business Application Platform. На её базе вы сможете сначала создать простые решения, а затем развивать, масштабировать и объединять их, что является базой для создания ЕИП.

Закажите демо, чтобы решить, насколько платформа Comindware Business Application Platform подойдёт для автоматизации работы вашей компании.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Читайте также: