Документ это в информатике кратко

Обновлено: 06.07.2024

Текстовый документ — это текст, который создан с помощью компьютера и специального программного обеспечения, а также включенные в него нетекстовые материалы (графику, звуковые фрагменты или видеоклипы).

Любой, даже самый простейший, документ состоит из различных разделов , который может содержать подразделы и т. д. Каждый раздел текстового документа следует начинать с нового листа. Подраздел является продолжением текста.

Разделы, записанные с абзацного отступа, должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки после номера и в конце наименования раздела.

Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Любой учебник имеет несколько разделов — глав; каждая глава состоит из параграфов; параграфы разбиты на пункты.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки . Пункты могут не иметь заголовков. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки могут быть разных уровней. Например, главы — это заголовки первого уровня, параграфы — заголовки второго уровня, пункты — третьего уровня.

Предложения , не являющиеся абзацами, и даже отдельные слова, также можно классифицировать по их смыслу.

Текстовый документ его структура

Текстовый документ - информация, представленная на бумажном, электронном или ином материальном носителе в текстовой форме.

Текстовый документ состоит из разделов, подразделов, абзацев, строк, слов, символов.

Текст внутри раздела разбивается по смыслу на абзацы. Чаще всего каждый абзац начинается с красной строки. В абзаце можно выделить отдельные строки, слова, символы – это символьные структурные элементы.

Документ кроме текста может содержать рисунки, таблицы схемы и т.д.

Технология подготовки текстовых документов

На протяжении тысячелетий люди записывают информацию.

В последнее время широкое распространение получили электронные книги – компактные устройства для отображения текстовой информации представленной в электронном виде.

Компьютерные инструменты создания текстовых документов

Подготовка текстов – одна из самых распространенных сфер применения компьютеров.

Текстовый редактор – это прикладная программа для создания и обработки текстовых документов.

Существую простые текстовые редакторы и текстовые редакторы с расширенными возможностями (текстовые процессоры).

Текстовый процессор – это текстовый редактор с расширенными возможностями, позволяющий не только печатать тексты, но и выполнять автоматическую проверку правописания, изменять вид и размер шрифта, включать в документ таблицы, картинки, формулы, схемы, чертежи, звуковые фрагменты и многое другое.

Примером текстовых процессоров является Open Office Writer , Microsoft Office Word .

Для подготовки буклетов, брошюр, газет, журналов, и книг используют более мощные профессиональные программы, такие как издательские системы.

В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.

Что такое документ?

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Реквизиты документов

Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:

название;
адресата;
автора;
дату;
текст;
подпись;
резолюцию;
утверждение и согласование.

Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.

Учет документов

Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.

Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
А вот официальные - это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.

Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.

Классификация по способу документирования

По способу документирования информация может носить разный характер:

письменный;
текстовый;
рукописный;
машинописный;
электронный;
изобразительный.

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды по ограничению доступа к бумагам

По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

типовые;
трафаретные;
индивидуальные.

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Деление документов по срокам хранения и способу передачи

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.

Разобраться в данной теме ребятам поможет профессор Знатоков. Он напомнит некоторые правила поведения в компьютерном классе. Например, что в компьютерный класс входить можно только с разрешения учителя.

Не ходите по классу без разрешения учителя. Ни в коем случае не бегайте.

Не приходите в класс во влажной одежде и с мокрыми руками, а также в верхней одежде, головном уборе и грязной обуви.

Не приносите в компьютерный класс посторонние предметы, еду и напитки.

Правила будут иллюстрироваться, что поможет нагляднее представить их себе.

Всегда надо помнить, что никогда, ни при каких обстоятельствах нельзя трогать провода и соединительные разъёмы, а также розетки!

Ну и, конечно, нельзя забывать, что сидеть надо правильно.

И обязательно делать перерывы. Каждые пять минут отрывайте взгляд от экрана и смотрите на что-нибудь, находящееся вдали.

После того как была изобретена письменность, у людей появилась возможность хранить и передавать друг другу информацию с помощью письменных документов. Передавать информацию с их помощью можно даже тому человеку, который сейчас находится в другом городе или вообще в другой стране. Это значит, что необязательно находиться рядом друг с другом, чтобы поделиться какой-либо информацией.

Письменные документы бывают из разных материалов. Например, древние письменные документы на каменном носителе, на берёсте (на верхнем слое коры берёзы), на папирусе (изготавливался он из болотного растения — папируса).

В наше время документы создаются с помощью компьютера и специальных программ. Такие документы могут содержать в себе и текстовые, и графические, и числовые данные. А вот о создании документов до появления компьтера подробно профессор Знатоков расскажет в видеосюжете.

Читайте также: