Делопроизводство и режим секретности в органах внутренних дел российской федерации кратко
Обновлено: 07.07.2024
1. Настоящая Инструкция устанавливает требования, обязательные для сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников*(1) центрального аппарата МВД России*(2), территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел*(3), и содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства.
2. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477*(4), государственными стандартами Российской Федерации, а также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.
Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан устанавливаются иными нормативными правовыми актами Министерства внутренних дел Российской Федерации*(5).
4. Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима*(6) органов внутренних дел.
В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел.
5. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).
6. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.
7. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:
7.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.
7.2. Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний — непосредственно исполнителю.
7.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.
7.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему).
7.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.
7.7. Копирование и оперативное размножение документов.
7.8. Разработка проектов бланков документов.
7.10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.
7.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения*(9), представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России*(10) либо экспертными комиссиями*(11) органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел подразделением спецфондов.
7.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.
7.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.
7.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.
7.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности*(12), представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.
7.16. Информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.
7.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот.
7.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.
7.19. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.
7.20. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.
7.21. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.
7.22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.
7.23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.
7.24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.
7.25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел предложений по упорядочению ведения служебной переписки.
8. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее функции в области документационного обеспечения управления, и подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые дополнительно выполняют следующие задачи:
8.1. Координацию деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам делопроизводства и организации документооборота.
8.2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах внутренних дел.
8.3. Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.
8.4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.
9. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел.
В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для ведения делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.
10. Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами обязаны:
10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.
10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, или утрате документов.
10.3. Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).
10.4. Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с разрешения непосредственного руководителя (начальника).
10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое только через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.
10.6. Немедленно сообщать непосредственному руководителю (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.
10.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время отстранения от работы, в случае перемещения по службе и увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима или по указанию руководителя (начальника) структурного подразделения другому сотруднику по акту с внесением сведений об их движении в учетные формы.
11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.
12. Сотрудники несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.
13. Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями, содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел. Передача документов и (или) их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителей по письменному запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.
14. Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник незамедлительно сообщает руководителю (начальнику) структурного подразделения и руководителю (начальнику) подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов.
15. Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение (сотрудника) органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.
16. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, руководитель (начальник) может назначить проведение служебной проверки.
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 16 сентября 2019 года N 625
Об организации работы по оформлению допуска к государственной тайне должностным лицам и гражданам Российской Федерации в системе МВД России
(с изменениями на 8 ноября 2021 года)
Документ с изменениями, внесенными:
Во исполнение пункта 2 Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2010 г. N 63, и в целях упорядочения системы допуска сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России, а также граждан Российской Федерации, поступающих на службу (работу) в органы внутренних дел Российской Федерации, к сведениям, составляющим государственную тайну, -
Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 7, ст.762; 2019, N 17, ст.2098.
2. Руководителям (начальникам) подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, загранаппарата МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на МВД России, организовать изучение требований Инструкции и обеспечить реализацию ее положений.
3. ФГКУ "ЭПК МВД России" обеспечить по заявкам подразделений центрального аппарата МВД России, а также организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на МВД России (за исключением подчиненных территориальным органам МВД России), изготовление форм учетной документации, предусмотренных Инструкцией.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Министра, ответственных за деятельность соответствующих подразделений.
Министр
генерал полиции
Российской Федерации
В.Колокольцев
в Министерстве юстиции
25 февраля 2020 года,
регистрационный N 57587
Приложение
к приказу МВД России
от 16 сентября 2019 года N 625
Инструкция о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне в системе МВД России
(с изменениями на 8 ноября 2021 года)
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет порядок допуска к государственной тайне сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медицинских (в том числе санаторно-курортных) организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, загранаппарата МВД России, организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел, а также граждан Российской Федерации, поступающих на службу (работу) в органы внутренних дел Российской Федерации .
Пункт 14 Положения о Министерстве внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 21 декабря 2016 г. N 699 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 52, ст.7614; 2019, N 52, ст.7933). Далее - "органы внутренних дел", если не оговаривается особо.
2. В соответствии со статьей 21 Закона Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" устанавливаются следующие формы допуска к государственной тайне:
Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст.1768; 2009, N 29, ст.3617. Далее - "Закон о государственной тайне".
первая форма - для сотрудников, допускаемых к сведениям особой важности;
вторая форма - для сотрудников, допускаемых к совершенно секретным сведениям;
третья форма - для сотрудников, допускаемых к секретным сведениям.
Доступ сотрудников к сведениям, составляющим государственную тайну, разрешается при наличии у них допуска к государственной тайне по соответствующей форме. Наличие у сотрудников допуска к сведениям более высокой степени секретности является основанием для их доступа к сведениям более низкой степени секретности.
3. Оформление допуска к государственной тайне осуществляется по месту службы (работы).
Далее - "Инструкция о порядке допуска".
4. В случае если по характеру выполняемых должностных (специальных, функциональных) обязанностей предусматривается доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, сотрудники (кандидаты) могут быть назначены на эти должности после оформления допуска к государственной тайне по соответствующей форме.
5. Допуск сотрудников (кандидатов) к государственной тайне предусматривает:
5.1. Принятие на себя обязательств перед государством по нераспространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну.
5.2. Письменное согласие на частичные, временные ограничения их прав в соответствии со статьей 24 Закона о государственной тайне .
Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 15, ст.1768; 2018, N 31, ст.4845.
5.3. Письменное согласие на проведение в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий.
5.4. Определение видов, размеров и порядка предоставления социальных гарантий, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
1. Утвердить и ввести в действие Положение о работе с секретными материалами, документами, делами.
2. Начальникам управлений, отделов организовать изучение Положения оперативными и техническими работниками, допущенными к секретным сведениям, и обеспечить соблюдение его требований.
3. Контроль за выполнением Положения возложить на Первый отдел Генеральной прокуратуры РФ.
Генеральный прокурор
Российской Федерации,
Действительный
государственный
советник юстиции
Ю.И. СКУРАТОВ
Утверждено
Приказом
Генерального прокурора РФ
от 10 июня 1998 года №33
Положение о работе с секретными материалами, документами, делами
1. Настоящее Положение определяет порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну, а также основные требования к обеспечению режима секретности в Генеральной прокуратуре Российской Федерации.
Сотрудники прокуратуры, которым предстоит постоянная работа с секретными материалами, могут быть назначены на должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке. С ними заключается договор (контракт), в котором они принимают на себя обязательства по неразглашению доверенных им сведений. На основании Постановления Правительства РФ от 14.10.94 №1161 работающие на постоянной основе с секретными документами имеют право на получение процентной надбавки к должностному окладу. Надбавка устанавливается по решению специально созданной в центральном аппарате комиссии по представлению руководителя подразделения.
За подбор лиц, допускаемых к секретным сведениям, организацию работы с секретной информацией в управлениях (отделах) отвечает их руководитель. Секретное делопроизводство в подразделениях ведется уполномоченными Первого отдела.
Контроль за организацией секретного делопроизводства, обеспечением режима секретности, сохранностью секретных документов осуществляет Первый отдел.
2. Лица, допущенные к секретным работам и документам, знакомятся только с теми документами и выполняют только те работы, к которым они имеют отношение по роду служебной деятельности.
Исполнители секретных работ и документов должны знать, в части, их касающейся, правила учета, хранения, порядок пользования документами.
3. Лица, работающие с секретными материалами, обязаны:
а) строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе; пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению;
б) при составлении секретных документов ограничиваться минимальными, действительно необходимыми секретными сведениями; определять количество экземпляров в строгом соответствии со служебной необходимостью; пользоваться только специальными рабочими тетрадями, учтенными в Первом отделе;
в) все полученные для исполнения секретные документы вносить во внутреннюю опись (форма 55); хранить только в рабочей папке, в личном сейфе (металлическом шкафу), который по окончании работы опечатывать личной печатью.
Не допускать совместного хранения в рабочей папке секретных и несекретных документов;
г) при получении документа – проверить, имеется ли на нем учетный номер (входящий или машбюро), гриф секретности, пересчитать количество листов и экземпляров, сличить эти данные с записями в карточке или журнале. Только после этого расписаться (с указанием даты) за получение документа;
На документы, предназначенные для массовой рассылки, исполнитель составляет расчет рассылки;
е) об утрате или недостаче секретных документов (отдельных листов), ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей немедленно сообщать в Первый отдел;
ж) при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку сдать или отчитаться перед уполномоченным за все числящиеся секретные документы.
4. По требованию работников Первого отдела прокуроры, следователи, специалисты обязаны предъявлять для проверки все числящиеся за ними и имеющиеся секретные документы. При проведении служебных проверок в случаях нарушений правил выполнения секретных работ, разглашения секретных сведений, утраты документов представлять письменные объяснения на имя руководства Генеральной прокуратуры.
5. Запрещается использовать секретные сведения в несекретной служебной переписке; вести переговоры по секретным вопросам по незащищенным линиям связи; снимать копии с секретных документов без письменного разрешения Первого отдела; выполнять секретные работы на дому; печатать документы закрытого характера на незащищенном компьютере; перевозить секретные документы, материалы и дела в общественном транспорте.
6. При подготовке документа, содержащего секретные сведения, исполнитель должен правильно определить степень его секретности.
При определении степени секретности необходимо руководствоваться Перечнем сведений, отнесенных к гостайне (Указ Президента РФ от 30.11.95 №1203), Перечнем сведений, подлежащих засекречиванию в органах прокуратуры РФ (Приказ Генерального прокурора РФ от 05.03.97 №1с), а также аналогичными перечнями министерств и ведомств.
Степень секретности определяется исполнителем и лицом, подписывающим документ. Гриф секретности проставляется на первом (титульном) листе в правом верхнем углу.
Гриф секретности сопроводительного письма должен соответствовать наивысшей степени секретности сведений, содержащихся как в самом письме, так и в приложении к нему.
7. В делах, содержащих различные по степени секретности сведения, а также несекретные сведения, материал может быть сгруппирован в отдельные части (тома).
Все законченные производством дела должны быть правильно оформлены: листы дел сброшюрованы и пронумерованы, составлена внутренняя опись секретных документов, в конце дела (тома) сделана заверительная надпись. Каждый том дела должен содержать не более 250 листов.
Изъятие из дела (тома) каких-либо подшитых документов и перемещение их из одного дела в другое разрешается в исключительных случаях и только с ведома Первого отдела.
Наряды (дела) выдаются уполномоченными под расписку только тем исполнителям, которым предоставлено право пользоваться ими. Выданное для работы дело подлежит возврату в тот же день.
8. Совещания по секретным вопросам проводятся с разрешения начальника управления (отдела).
Руководитель управления назначает лиц, ответственных за проведение совещания.
На совещание допускаются лица, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым на них секретным вопросам и соответствующую форму допуска.
Звукозапись и видеозапись воспроизводятся при соблюдении правил, исключающих их прослушивание или просмотр посторонними лицами.
9. Доступ сотрудников Генеральной прокуратуры РФ к секретным сведениям в организациях, куда они командируются по служебным делам, осуществляется после предъявления ими удостоверения личности (с отметкой о допуске) или справки о допуске и предписания на выполнение задания.
Указанная справка выдается Первым отделом командированному лицу под расписку на срок выполнения задания, но не более чем на год, после чего она возвращается в Первый отдел с отметкой об ознакомлении с секретными сведениями.
Предписание (форма 16) подписывается руководителем управления, регистрируется, заверяется печатью Первого отдела.
В нем кратко указывается основание командирования и сведения, с которыми необходимо ознакомиться. Предписание передается принимающему должностному лицу учреждения и хранится в его подразделении по защите гостайны не менее 5 лет.
В пути следования нельзя иметь при себе секретные документы, они должны быть заранее отправлены по адресу учреждения, в которое направляется командированное лицо.
Секретные записи производятся только в специальных рабочих тетрадях, по окончании командировки все секретные материалы сдаются в подразделение по защите гостайны, которое при необходимости пересылает их в Первый отдел Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
Командированные лица должны выполнять все требования режима секретности, установленные в учреждении по месту их командировки.
10. Прием, учет и хранение шифротелеграмм, а также ознакомление с ними лиц, которым они адресованы, и исполнителей осуществляют работники Первого отдела.
К ознакомлению с шифротелеграммами исполнители допускаются только по письменному указанию начальника управления. Лица, ознакомившиеся с шифротелеграммами, разборчиво расписываются на них с указанием даты ознакомления, а в необходимых случаях и времени, делают отметку об исполнении.
Резолюции пишутся на шифротелеграммах. Писать резолюции, указания, поручения на отдельных листах бумаги не разрешается.
Передача шифротелеграммы от одних исполнителей другим, а также за пределы прокуратуры производится только через Первый отдел.
По каналам шифрованной связи разрешается передавать важную и срочную информацию по секретным вопросам, а в исключительных случаях и по срочным несекретным вопросам, когда не представляется возможным или целесообразным ее направление другим способом.
Передавать один и тот же текст телеграммы в открытом и зашифрованном виде, вести переговоры о содержании по незащищенным линиям связи, снимать копии, делать какие-либо записи о содержании на неучтенных листах бумаги запрещается.
Шифротелеграммы составляются в единственном экземпляре.
По содержанию входящих и исходящих шифротелеграмм могут составляться краткие справки (выписки), которые учитываются в Первом отделе, хранятся как документы соответствующей степени секретности.
Сведения, содержащиеся в шифротелеграммах, могут включаться в другие секретные документы (справки, письма и т.д.) только в тех случаях, когда степень их секретности не превышает степени секретности документов, в которые они включаются.
Ссылаться в этих документах на шифротелеграммы не разрешается.
11. За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, либо утрату документов, иные нарушения требований по обеспечению режима секретности и сохранению гостайны виновные лица несут уголовную, административную, гражданско – правовую или дисциплинарную ответственность, а также могут быть отстранены от секретных работ и документов.
Учебные вопросы:
Вопрос 6. Организационные документы
Вопрос 7. Распорядительные документы.
Вопрос 8. Справочно-информационные документы.
Вопрос 9. Другие виды документов, используемые в
ОВД.
Инструкция определяет порядок организации
делопроизводства в системе МВД России,
устанавливает единые требования к подготовке,
обработке, текущему хранению и использованию
документов,
образующихся
в
деятельности
подразделений центрального аппарата МВД России,
территориальных
органов
МВД
России,
образовательных, научных, медицинских (в том
числе санаторно-курортных) организаций системы
МВД России.
Положения Инструкции распространяются на
организацию работы с документами, в том числе с
документами в электронной форме, включая их
подготовку, обработку, использование и хранение.
Особенности делопроизводства по документам,
содержащим
сведения,
составляющие
государственную тайну, а также организация
делопроизводства
по
шифротелеграммам,
обращениям
граждан
и
организаций
устанавливаются иными нормативными правовыми
актами Министерства внутренних дел Российской
Федерации
Организация и ведение делопроизводства, в том
числе
с
использованием
современных
информационных технологий в работе с
документами в органах внутренних дел,
обеспечиваются
управлениями
(отделами,
отделениями, группами) делопроизводства и
режима органов внутренних дел.
В структурных подразделениях органов
внутренних дел, в которых подразделения
делопроизводства
и
режима
не
предусмотрены
штатным
расписанием,
ведение делопроизводства может возлагаться
на
отдельных
сотрудников
приказом
руководителя (начальника) органа внутренних
дел.
Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами
обязаны:
- Знать и точно выполнять требования, установленные
Инструкцией.
- Не допускать нарушений, которые могут привести к
разглашению сведений, составляющих государственную и иную
охраняемую законом тайну, или утрате документов.
- Требовать от подчиненных сотрудников своевременного
исполнения полученных документов (поручений, указаний).
- Передавать документы другим сотрудникам подразделения
только с разрешения непосредственного руководителя
(начальника).
- Передавать документы из одного структурного подразделения
органа внутренних дел в другое только через подразделение
делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.
- Немедленно сообщать непосредственному руководителю
(начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об
утрате или недостаче документов, ключей от помещений,
хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а
также о фактах обнаружения излишних или неучтенных
документов.
- При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время
отстранения от работы, в случае перемещения по службе и
увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него
на исполнении документы в подразделение делопроизводства и
режима или по указанию руководителя (начальника)
структурного подразделения другому сотруднику по акту с
внесением сведений об их движении в учетные формы.
- Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться
только в служебных целях в порядке, установленном
нормативными правовыми актами МВД России.
Сотрудники
несут
ответственность
за
несоблюдение требований настоящей Инструкции,
сохранность находящихся у них служебных
документов и соблюдение порядка доступа к
содержащейся в них информации.
- Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями,
содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения руководителя
(начальника) органа внутренних дел. Передача документов и (или) их копий
работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя
(начальника) органа внутренних дел или его заместителей по письменному запросу.
О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на
подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким
должностным лицом разрешена передача документа.
- Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник незамедлительно
сообщает руководителю (начальнику) структурного подразделения и руководителю
(начальнику) подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять
меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов.
- Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой
информации осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции через
соответствующее подразделение (сотрудника) органа внутренних дел, в функции
которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.
- При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных
настоящей Инструкцией, руководитель (начальник) может назначить проведение
служебной проверки.
Основные понятия:
дело - совокупность документов или отдельный документ,
относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа
внутренних дел;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание
официальных документов и организацию работы с ними в
органах внутренних дел;
документ - совокупность информации и соответствующих
реквизитов, созданных государственным органом, органом
местного самоуправления, юридическим или физическим лицом,
оформленный в установленном порядке и включенный в
документооборот органа внутренних дел;
документальный фонд органа внутренних дел - совокупность
документов, образующихся в процессе его деятельности;
Документирование - фиксация информации на материальных
носителях в установленном порядке;
Документооборот - движение документов с момента их
создания или получения до завершения исполнения,
помещения в дело и (или) отправки;
Контроль исполнения документов - представляет собой
совокупность мероприятий, направленных на обеспечение
своевременного и качественного исполнения принятых
решений и поручений, зафиксированных в служебных
документах;
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинника документа и его внешние
признаки, не имеющий юридической силы;
Номенклатура дел - систематизированный перечень
наименований особой важности, совершенно секретных,
секретных и несекретных дел, формируемых в органе
внутренних дел, с указанием сроков их хранения;
Опись дел - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного
фонда и предназначенный для их учета и раскрытия
содержания;
Подлинник документа - первый или единственный
экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу
регистрационного номера и запись в установленном
порядке сведений о нем;
Реквизит документа - элемент документа, необходимый
для его оформления и организации работы с ним;
СЭД - Сервис электронного документооборота Единой
системы информационно-аналитического обеспечения
деятельности МВД России;
Электронный документ - документированная информация,
представленная в электронной форме, то есть в виде,
пригодном для восприятия человеком с использованием
электронных вычислительных машин, а также для передачи
по информационно-телекоммуникационным сетям или
обработки в информационных системах.
Электронная копия документа (электронный образ
документа) - копия документа, созданная в электронной
форме;
Электронный документооборот - документооборот с
применением информационной системы;
МЭДО - система межведомственного электронного
документооборота.
Читайте также: