Составить конспект деловой беседы директор колледжа проводит совещание

Обновлено: 06.07.2024

Вид занятия: закрепление и систематизация знаний по практическому решению производственных ситуаций.

Оснащенность: производственные ситуации, рекомендации.

Актуализация опорных знаний по 1 заданию.

Фронтальный опрос:

1. Что такое общение?

2. Назовите частные проявления делового общения.

3. Какова роль телефона в современной жизни?

4. В чем заключается искусство ведения телефонных разговоров?

Выполнение практической работы.

Задание № 1. Оценить этикет делового общения по телефону.

Выполнение практического задания № 2.

1. Просмотр видеоролика.

2. Ответить на вопросы.

3. Составить словесный портрет деловой женщины.

Актуализация опорных знаний по 3 заданию.

1. Служебный прием - что это?

2. Какова главная цель беседы?

3. Почему актуален вопрос приема на работу?

4. Что главное при прохождении собеседования?

Выполнение практического задания № 3.

Дать оценку правильности ведения служебного приема.

Актуализация опорных знаний по 4 заданию.

Фронтальный опрос:

Вопросы:

1. Что является главным в работе менеджера?

2. Какова главная цель коммуникаций?

3. Деловое совещание - что это?

4. Дать краткую характеристику подготовки совещания.

Выполнение практического задания № 4.

1. Посмотреть производственную ситуацию "Деловое совещание".

2. Дать оценку проведения делового совещания директором ЛПХ.

3. Результат решения заданий оформить отчетом.

Подведение итогов работы.

На столах лежат задания на практическую работу и план ее решения.

Тема: Деловое общение.

  • правила деловой беседы, переговоров, совещаний;
  • условия эффективности общения;
    владеть техникой телефонных разговоров, служебных приемов, деловых совещаний

Задание № 1. Оценить этикет делового общения по телефону.

Задание № 2. Составить словесный портрет деловой женщины.

Задание № 3. Дать оценку правильности служебного приема.

Задание № 4. Дать оценку проведения делового совещания директором ЛПХ.

Результат решения заданий оформить в письменной форме отчетом.

Преподаватель: Вопрос 1. Что такое общение?

Студент: Общение - это передача мыслей, эмоций или отношений одного или нескольких человек другому или другим лицам.

Преподаватель: Вопрос 2. Назовите частные проявления делового общения?

Студент: Служебный прием, переговоры, беседа, дискуссия, спор - это частное проявление делового общения, которое занимает 60-80% рабочего времени менеджера.

Преподаватель: Вопрос 3. Какова роль телефона в современной жизни?

Студент: Невозможно представить современную деловую жизнь без телефона. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма или ехать в другое учреждение для выяснения обстоятельств дела. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, заключаются договора.

Преподаватель: Вопрос 4. В чем заключается искусство ведения телефонных разговоров?

Студент: человечество разговаривает по телефону уже более века.

Искусство ведения телефонных разговоров заключается в том, чтобы в минимально короткий отрезок времени сообщить все, что следует и получить ответ.

Давайте попробуем выяснить: правильно ли мы говорим по телефону?

Предлагаю Вам привести примеры телефонных разговоров:

Приводят примеры.

Итак, мы прослушали телефонные разговоры и давайте оценим их с точки зрения:

а) правильности построения разговора

б) этикета делового общения по телефону

в) речевых правил и особенностей телефонных разговоров

Кто что заметил.

Подведем итог общения: как Вы убедились, телефонный разговор был построен неправильно.

Попробуем научиться правильно говорить по телефону.

Задание 1. Оценить этикет делового общения по телефону и данные оценки занести в отчет по практической работе (при этом использовать рекомендации по ведению телефонного разговора).

Представить студентам возможность зачитать оценки телефонного разговора.

К заданию № 1: Рекомендуется действовать в следующем порядке; речевые правила и особенности телефонных разговоров; некоторые правила этикета при ведении телефонных разговоров; прочие советы. (см. приложение 3)

Внимание на экран!

Посмотрим фрагменты из фильма "Служебный роман" и видеоролика "Прогноз погоды" и озадачим себя для ответа на вопросы:

1. Как изменился образ деловой женщины?

2. С какой деловой женщиной приятнее общаться?

3. Какой тип коммуникаций присутствует?

Посмотрели и отвечаем на вопросы.

На все случаи жизни есть писанные и неписанные правила общения, но деловая женщина, прежде всего - личность, которой не чужда любовь.

Яркие, сильные чувства движут личность, вдохновляют и одухотворяют к достижению успеха, взлету творческой мысли, блестящей карьере.

Личность, карьера, успех - понятия неразделимые.

И дай Бог, чтоб Вы были любимыми и любили.

Особое внимание уделим правилам поведения на работе женщин, т.к. именно от них зачастую зависит атмосфера общения, сложившаяся в коллективе.

Познакомьтесь с правилами поведения женщин на работе самостоятельно, преследуя цель их использования в будущей практической работе, а сегодняшняя задача - составить словесный портрет деловой женщины.

Задание описать в отчете.

К заданию № 2: Правила поведения на работе женщин, так как именно от них зачастую зависит атмосфера, сложившаяся в коллективе. (см. Приложение 4)

Преподаватель: Вопрос 1. Служебный прием - что это?

Студент: Служебный прием - это частное проявление делового общения, которое занимает 60-80% рабочего времени менеджера.

Служебный прием - это индивидуальная беседа руководителя с подчиненными.

Преподаватель: Вопрос 2. Какова главная цель беседы?

Студент: Главная цель беседы - дать возможность высказаться подчиненному, выяснить, что его волнует, передать необходимую информацию, получить новую.

Информация, полученная во время беседы, служит руководителю основой для принятия решений.

Преподаватель: Вопрос 3. Почему актуален вопрос приема на работу?

Студент: В условиях рынка человек меняет работу, как правило, часто. При устройстве на новое место ему обязательно приходиться проходить собеседование, в т.ч. и менеджеру.

Преподаватель: Вопрос 4. Что главное при прохождении собеседования?

Студент: Здесь главное: как можно лучше себя представить - вот в чем Ваша будущая задача. Собеседование со вновь принимаемым работником до сих пор имеет решающее значение при приеме на работу. И может длиться 30-40 минут. Важно к нему серьезно подготовиться.

Предлагаю Вам практические ролевые ситуации при устройстве на работу.

Какой диалог полезен будет Вам в будущей практической деятельности, дайте оценку правильности представления наемного работника в ситуациях. Результат в отчет.

При работе пользоваться практическими рекомендациями для беседы при устройстве на работу.

Еще один вариант предложения своих услуг на рынке труда.

Итак, Вы пришли на собеседование:

К заданию № 3: Рекомендации беседы при устройстве на работу (см. Приложение 7)

Результат деятельности студентов озвучиваются, зачитываются с отчетов.

Подготовить визитки, стол, доклады, протокол.

Преподаватель: Вопрос 1. Что является главным в работе менеджера?

Студент: В работе менеджера главным является работа с людьми. Общение носит деловой характер и направлено на решение целей и задач, стоящих перед фирмой.

Преподаватель: Вопрос 2. Какова главная цель коммуникаций?

Студент: Главная цель коммуникаций - обеспечение понимания информации, которая движется по коммуникационным каналам.

Преподаватель: Вопрос 3. Деловые совещания - что это?

Студент: Деловые совещания - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Преподаватель: Вопрос 4. Дать краткую характеристику подготовки совещания.

Студент: Подготовка совещания:

1. Определение его необходимости и целесообразности. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией.

2. Состав участников - составить список должностных лиц, компетентных по обсуждаемой проблеме.

3. Назначить день и время проведения совещания. С 11 до 12 или с 16 до 18; среда или четверг.

4. Место проведения - лучше кабинет руководителя организации. Удобная - трапециевидная форма стола или круглая, но обычная - прямоугольная.

А теперь поучимся как проводить производственное совещание.

Посмотрим производственную ситуацию и дадим оценку проведения делового совещания директором ЛПХ. (см. Приложение 8)

Результат запишем в отчет (используем материал урока по теме "Деловое совещание" в конспекте).

Зачитать результат оценки проведения делового совещания.

Работу группы на практическом занятии считаю успешной, результативной, активной и оцениваю ее следующим образом: выставляются оценки всем принимавшим участие в учебной деятельности (не оценены 3 чел.)

Подтверждением оценки по практической работе будет являться детальная проверка отчета, который студенты должны доработать и сдать.

Деловая беседа — речевое общение между участниками, имеющими необходимые полномочия от своих фирм для установления деловых отношений.

Одна из главных задач деловой беседы — убедить собеседника при­нять конкретное предложение.

Деловая беседа выполняет следующие функ­ции:

  • взаимное общение лиц из одной деловой среды;
  • поддержание деловых контактов;
  • стимулирование деловой активности.
  • обмен информацией;
  • контроль и координация уже начатых дел;
  • поиск и оперативная разработка новых идей.

Классификация (виды) деловых бесед:

1. Форсированная беседа с целью ускорения принятия решений.

2. Информативная беседа с целью передачи информации собеседни-ку для пробуж­дения у него интереса к новой проблеме.

3. Элиминирующая беседа с целью устране­ния чужих вариантов проведения решения.

4. Беседа-лекция с целью знако­мства собеседника с новой темой.

Существуют беседы равных партнеров, коллег и не­равных, например, руководителя с подчиненным.

Раз­личают беседы, связанные с:

Целями бесед являются:

  • закрепление хо­роших отношений с работником;
  • повышение удовлетво­ренности работника разными аспектами трудовой деятель­ности;
  • побуждение собеседника (работника, делового партнера, клиен­та) к определенным действиям;
  • обеспечение коллективно­го сотрудничества в рамках подразде-ления, фирмы в целом, между фирмами;
  • обеспечение лучшего взаимопонимания.

Деловая беседа состоит из следующих этапов:

Деловые коммуникации_Т2

Каждый может вспомнить ситуации, когда восприятие и понимание в общении были ясными, легкими, наполненными. Это отношения с любимыми, с близкими друзьями - все здесь происходит само собой, без труда и раздумий. В таких ситуациях нет очень хочется понять другого, не обидеть его, не сделать что-тоне так и т.д. Основными механизмами познания другого человека в процессе общения являются .

  • под­готовка беседы,
  • начало беседы,
  • информи­рование собеседников,
  • аргументация выдвига­емых положений,
  • завершение беседы.

На этапе подготовки к дело­вой беседе осуществляется:

  • планирование;
  • сбор матери­ала и его обработка;
  • анализ собранного материала и его редактирование.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на результат:

  • для лиц, не работа­ющих в фирме, наиболее удобным местом будет слу­жебный кабинет принимающего или специальная ком­ната для гостей, оборудованная всем необходимым.
  • С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем мес­те.
  • Допустимо проведение деловых бесед и вне фирмы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних ус­ловиях.

Следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече для беседы. Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения:

  • Сна­чала надо определить цели беседы,
  • Затем разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.

Сбор материала для деловой беседы — очень трудоемкий и важнейший этап под­готовки беседы, включает в себя:

  • поиск возможных источников информации,
  • составление социально-психологического портрета собеседника, оп-ределение его сильных и слабых сторон, т.е. установить его психо­ло-гический тип, политические, религиозные и др. убеждения, общест-вен­ные позиции, социальное положение, хобби и др.

А. П. Панфилова рекомендует перед на­чалом беседы ответить на следующие вопросы:

1. Четко ли представляете желаемый результат?

2. Как можно будет оценить этот результат?

3. Каковы предположения о целях собеседника?

4. Какие средства имеются для достижения постав­ленных целей?

5. Какая позиция по отношению к партнеру опти­мальна?

6. Как можно донести до партнера свою позицию?

7. Как можно узнать его установки, позицию и убеж­дения?

8. С какими барьерами вы столкнетесь?

9. Как подстраховать себя и снизить вероятность этих барьеров?

Деловая беседа как форма делового общения

10. Как снять противоречия, если они будут?

11. Как настроить себя на терпимость к человеку, если он неадекватен, и учесть естественные различия в восприятии и оценке будущей работы?

12. Какие применять способы воздействия на парт­нера?

13. Какую аргументацию при этом использовать?

14. Как вести себя, если возникнет конфронтация, и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?

15. Как облегчить согласование мнений с парт­нером?

16. Насколько раскрывать свои позиции?

17. Как управлять атмосферой разговора?

18. Как управлять собой, если партнер вызывает раздражение?

19. Каковы интересы партнера и как их понять?

20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в бе­седе?

Этап начала беседы решает следующие задачи:

  • установление контакта с собеседником;
  • создание при­ятной атмосферы для беседы;
  • привлечение внимания к предмету беседы;
  • пробуждение интереса к бесе­де;
  • перехват инициативы.

Любая деловая беседа начинается со вступления (до 10-15 % бюджета времени), необходимого для создания атмосферы взаимопонимания и снятия напряженности. Собеседники обычно более внима­тельны в начале беседы. Решающее влияние на собеседника обычно оказывают первые фразы беседы.

В начале надо назвать цель и тему беседы, объявить её повестку дня.

Известны следующие приемы начала беседы:

Цель информирования участников, как этапа беседы, заключается в решении сле­дующих задач:

Рекомендации по передаче инфор­мации собеседнику:

Беседа — получение информации на основе вербальной (словесной) .

. беседа не обязательно проводится с пациентом клиники. Это способ исследования целостной личности, Ее цель - в ходе диалога с испытуемым исследователь стремится получить максимально полную информацию . достижения успеха, чувство соперничества и т.д. Развитая мотивационная сфера дошкольника важна для следующего возрастного периода ребенка, ведь умение внутренне мотивировать себя — это путь к .

  • Использовать язык собеседника при передаче ему информации.
  • Лучше по­нять собеседника, учесть его интересы и цели.
  • Уточнить уровень профессиональной компетентности и информирова-нности собеседника.
  • Дать возможность собеседнику показать, что он знает.
  • Наблюдать реакции собеседника, и гибко реагировать на них, меняя свое поведение (скорость, сложность изложения информации и т. п.).

Л.Д. Столяренко предлагает следующие правила для успешной передачи информации и форми­рования требуемого мнения собеседника:

Понятие деловой беседы

В аргументации выделяют 2 основные конст­рукции: доказательная аргументация, когда надо что-то доказать или обосновать, и контр аргумен-тация, когда надо опровергнуть утверждения собеседника. Аргументацию следует вести кор­ректно, открыто признавая правоту собеседни­ка, если он прав. Это дает возможность ожидать и требовать аналогичного поведения собеседника и остаться в рамках деловой этики.

В процессе обоснования выдвигаемых положений возникает необходи-мость убеждать собеседника. Существует множество приемов убеждения. Наиболее эффективным для беседы является демонстрация собе­седнику его целей и выгод. На беседе надо сохранять самообладание и вежливость. В споре сначала принято ответить на все замечания дру­гой стороны, а потом уже приводить собственные дово­ды, причем оперировать следует только теми аргумен­тами, которые противник признает, и излагать их по возможности наглядно. Ошибки лучше всего признать открыто — это лишь добавит уваже­ния собеседников.

Последний этап беседы — ее завершение. Успешно завершить беседу — значит достигнуть на­меченных целей. Последний этап решает следу­ющие задачи:

  • достижение основной или (в неблагопри­ятном случае) запасной (альтернативной) цели;
  • обеспе­чение благоприятной атмосферы;
  • стимулирование собе­седника к выполнению намеченных действий;
  • поддер­жание в дальнейшем (в случае необходимости) контак­тов с собеседником, его коллегами;
  • составление резюме с четки и понятным основным выводом.

В некоторых случаях нужно использовать приемы ускорения принятия решения, их 2: прямое и косвенное.

Косвенное ускорение прием позволяет привести собеседника к желаемой цели постепенно. Преимущество этого способа в том, что заранее начинается работа по достижению цели, снижая степень риска неудачи.

Завершать беседу надо в следующих случаях:

  • если с помощью контрольных вопросов беседа направлена к нужной цели;
  • если приведены убедительные для со­беседника аргументы;
  • если на поставленные в ходе бе­седы вопросы даны удовлетворяющие собеседника ответы;
  • если успешно преодолены все возраже­ния собеседника;
  • если создана благопри­ятная атмосфера для завершения беседы.

Ф.А. Кузин рекомендует следующие методы повышения эффективности беседы:

Достоинства деловых бесед:

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 4

  • Проводятся в тесном контакте, позволяющем со­средоточить внима-ние на одном собеседнике или очень ограниченной группе лиц.
  • Предполагают непосредственное общение.
  • Создают условия для установления личных взаи­моотношений, ко-торые впоследствии могут стать осно­вой неформальных контактов.
  • Является наиболее благоприятной и часто единственной возмож-ностью убедить собесед­ника в обоснованности вашей позиции, с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал ее.

Примеры похожих учебных работ

Деловая беседа как основной вид делового общения

. информации «из личных контактов,докладов, научных исследований, публикаций). 1.3.2 Начало беседы. Начало беседы — оченьважный этап, и поэтому не следует им пренебрегать. Задачи это этапа следующие: · установлениеконтакта с собеседником; .

Деловая беседа как основная форма делового общения

. беседы. Для достижения цели реферативной работы были поставлены следующие задачи: . изучить основные этапы ведения деловой беседы; . проанализировать основные этапы ведения деловой беседы; . выделить правила налаживания отношений между собеседниками; .

Введение. Конфликт – это столкновение противоположно направленных целей, интересов, .

. иные события, получить дополнительную информацию, что в целом облегчает . конфликты можно разделить на деловые, связанные с официальной деятельностью . целью захва­та формальной или неформальной власти в организации либо упро­чения своих позиций. .

Деловые коммуникации_Т2

. обстановке. 6.Не поддаваться влиянию предварительной информации о партнере. 7.Пояснять свои действия . партнера чаще всего бывают вызваны следующими причинами. 1.Мы недостаточно знаем . не всем. Неумение встать на позицию другого человека может привести к .

Деловые письма (памятка)

Логические и психологические особенности делового общения

. собеседников и умение применять эти знания в конкретных деловых ситуациях, что позволяет создать благоприятный психологический климат деловой беседы . сверх этого дополнительную информацию. Возьмем два . который формулируется следующим образом: «всякая .

Нажмите, чтобы узнать подробности

Конспект практического занятия по экономике на тему "Анализ производственных ситуаций: деловая беседа, производственное совещание", предназначен для обучающихся СПО.

Анализ производственных ситуаций: деловая беседа, производственное совещание

Цель: научиться методам составления плана ведения деловой беседы,проведения производственного совещания,

Результат обучения: вычисление альтернативной стоимости и недополученной выгоду в условных ситуациях, полной цены ресурсов, используя альтернативную стоимость; примение альтернативной стоимости при принятии решений в условных примерах и простых жизненных ситуациях; вычисление вмененных затрат; построение, анализ и примение кривой производственных возможностей в решении задач; примение закона возрастающих альтернативных затрат в решении задач.

Теоретический материал

Каждому человеку приходится сталкиваться с тем, что принято называть деловым общением. Как правильно составить официальное письмо или приглашение, принять партнера и провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос и наладить взаимовыгодное сотрудничество? Всем этим вопросам во многих странах уделяется очень большое внимание. Особое значение деловое общение имеет для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности. На Западе соответствующие учебные курсы есть практически в каждом университете и колледже, издается множество научной и популярной литературы.

К сожалению, в нашей стране в течение долгого времени той стороне делового общения, которая связана с психологией и технологией ведения деловых бесед и переговоров вообще не уделяли внимания, полагая, что здесь и учить-то нечему.

Сейчас времена изменились. Во-первых, значительно расширился круг лиц, связанных по роду своей деятельности с зарубежными партнерами. Чтобы успешно вести дела, им необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Во-вторых, становясь частью единого делового мира, мы все в большей мере переносим существующие общие закономерности на нашу действительность, требуя и от отечественных партнеров цивилизованного общения.

Очень важны и психологические аспекты делового общения. Вопрос, с которым постоянно сталкиваются деловые люди, как построить беседу, переговоры. Важно понимать общие закономерности делового общения, что позволит анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера, говорить на общем языке. Мастерство в любом деле приходит с практикой, и деловое общение не является исключением.

Деловое общение – процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

Ведение деловых бесед.

1) Подготовительные мероприятия.

2) Начало беседы. Задачи начального этапа беседы следующие:

– установление контакта с собеседником,

– создание рабочей атмосферы,

– привлечение внимания к предстоящему деловому разго­вору.

Начальный этап беседы имеет, прежде всего, психологиче­ское значение. Первые фразы часто решающим образом воздей­ствуют на собеседника, т.е. на его решение, слушать вас дальше или нет.

В начале беседы следует избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Нужно исключить любые проявления неуважения, пренебрежения к собеседнику. Не следует первыми вопросами вынуждать его подыскивать контраргументы и зани­мать оборонительную позицию, хотя это вполне логичная и со­вершенно нормальная реакция. Однако с точки зрения психоло­гии это явный промах.

Весьма полезно в начале беседы правильно назвать полное имя собеседника, обязательно запомнить его и в дальнейшем обращаться к собеседнику по имени. Правильное начало беседы предполагает указание на ее цель, объявление темы и последовательности рассматриваемых вопросов. В некоторых случаях бывает очень полезен элемент вне­запности, представляющий собой продуманную, но неожиданную и необычную для собеседника увязку деталей и фактов.

Немалое значение имеет и ритм беседы. Нужно пытаться повышать ее интенсивность по мере приближения к концу. При этом следует уделить особое внимание ключевым вопросам. Существует четыре приема начала беседы.

Прием снятия напряженности способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов, и отчужденность начнет быстро исчезать. Шутка, которая вызы­вает улыбки или смех присутствующих, также помогает разря­дить первоначальную напряженность.

Прием стимулирования игры воображения предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду про­блем, которые должны в ней рассматриваться.

Прием прямого подхода означает непосредственный пере­ход к делу, без какого-либо вступления. Схематично это выгля­дит следующим образом: вкратце сообщаете причины, по кото­рым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопро­сов к частным и приступаете к теме беседы. Этот метод подхо­дит, в основном, для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например в общении начальника с подчинен­ным.

3) Информирование присутствующих. Информирование присутствующих, т.е. передача им све­дений, с которыми вы хотите их познакомить, должно быть точ­ным, ясным (без двусмысленности, путаницы, недосказанности), профессионально правильным и, по возможности, наглядным (с общеизвестными ассоциациями и параллелями, использованием наглядных пособий). При этом, как правило, присутствующим сообщаются источники информации и указывается на их надеж­ность. Особое внимание нужно уделять краткости изложения.

Во время беседы нужно обращаться к собеседнику с вопро­сами. Самая распространенная ошибка начинающих предприни­мателей заключается в том, что они слишком много говорят сами. Дайте возможность выговориться собеседнику. Задавая вопросы присутствующим, мы пытаемся поставить себя на их место и задумываемся над тем, что может их интересовать, с чем бы они согласились, а с чем – нет. В процессе информирования не следует бояться замечаний собеседников. Человек без заме­чаний – это человек без собственного мнения. Замечания собе­седника означают, что он вас активно слушает, следит за вашим выступлением, тщательно проверяет аргументацию и все обду­мывает. Постоянно следует помнить о направленности беседы.

4) Аргументирование выдвигаемых положений. На этапе аргументирования формируется предварительное мнение, вырабатывается определенная позиция как вами, так и вашим собеседником. С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию собеседника, смягчить противо­речия, критически рассмотреть положения и факты, изложенные им и вами.

Во всех случаях аргументацию следует осуществлять кор­ректно. Надо всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он прав, даже если для вас это невыгодно. Это дает вам право требовать такого же поведения со стороны собеседника. Кроме того, поступая таким образом, вы не нарушаете деловую этику. Если вы хотите покритиковать своего собеседника так, чтобы его не обидеть, укажите на аналогичные ошибки у других, и не прямо, а косвенно, или поговорите сначала о собственных ошибках. Критику всегда легче выслушивать, если критикующий начинает с признания, что и он далеко не безгрешен.

Для достижения большей убедительности аргументации следует соблюдать несколько простых правил:

– приспосабливайте аргументы к личности своего собе­седника. Избегайте простого перечисления фактов, вместо этого излагайте преимущества или последствия, вытекающие из тех фактов, которые интересуют вашего собеседника;

– употребляйте терминологию, которая понятна собесед­нику, т. к. в противном случае вы не только не убедите его, но и испортите ему настроение;

– не забывайте, что излишняя убедительность вызывает сопротивление со стороны собеседника, особенно если у него агрессивная натура;

– старайтесь как можно нагляднее изложить свои доказа­тельства. Приводя яркие сравнения, помните, что они должны основываться на опыте собеседника, иначе он будет не в состоя­нии понять их смысл из-за непонимания связи между явлениями, которые сравниваются.

5) Завершение беседы. На этапе завершения беседы решаются следующие задачи:

– достижение основной или (в неблагоприятном случае) запасной (альтернативной) цели;

– обеспечение благоприятной атмосферы;

– стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;

– поддержание в дальнейшем (при необходимости) контактов с собеседником и его коллегами;

– составление резюме с четко выраженным основным выводом.

В письменном виде резюме состоит из рубрик, каждая из которых представляет собой самостоятельный смысловой блок. Оно составляется на основе записи всей беседы. Эта запись – чрезвычайно важный документ, в котором обяза­тельно соблюдаются все необходимые формальности и указы­ваются:

– фамилии, имена и отчества присутствующих, их долж­ности (уровень, ранг, место работы);

– дата и место проведения беседы;

– по чьей инициативе она состоялась;

– обязательно фиксируются цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сто­рон, высказанные соображения, возражения и достигнутые дого­воренности.

– если во время беседы произошел обмен материалами или документами, то это обстоятельство должно быть в записи обяза­тельно зафиксировано;

– отражаются факты получения или вручения памятных подарков или сувениров, но протокольные моменты встречи в записи опускают­ся.

На подведение итогов в конце беседы следует обращать серьезное внимание. Завершение беседы нельзя сводить только к простому повторению наиболее важных ее аспектов. В обоб­щающем выводе должна преобладать одна основная мысль, из­ложенная чаще всего в виде нескольких максимально сжатых положений.

Производственное совещание – это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом.

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:

сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;

урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);

руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

Пиарменам, руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации такого рода мероприятий (конференций, приемов, встреч):

в организационной деятельности нет мелочей;

техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;

должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).

Особенность подготовки внутреннего совещания – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам – это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы:

нужно ли проводить данное совещание;

кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным;

какие вопросы внести в повестку дня;

нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.

Несколько почти очевидных рекомендаций, нарушение которых встречается почти всегда:

совещание лучше проводить не в кабинете руководителя (лучше всего, за круглым столом, чтобы подчеркнуть равенство участников);

ведущим может быть специально подготовленный спикер, а не руководитель;

руководитель должен переключить на секретаря все телефоны, не общаться с лицами, не участвующими в совещании;

совещание лучше проводить в дискуссионном ключе, но если проблема неординарна, возможно применение "мозгового штурма";

нельзя допускать превращения интересного выступления в "литье воды";

неизбежные дискуссии не должны превращаться в столкновение принципов или амбиций и, тем паче, переходить "на личности", при этом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельного человека (кроме весьма небольшого числа случаев, в которых выполнение однозначного решения руководителя действительно необходимо).

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

  • поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
  • интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
  • определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
  • решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

  • по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
  • по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
  • по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
  • по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

  • определяется список участников совещания;
  • на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
  • в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.

Пример плана делового совещания

Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

  • приветственное слово руководителя – подведение итогов за определенное время (квартал, месяц, неделя);
  • освещение проблемы, обоснование ее актуальности для компании;
  • организация мозгового штурма по ее решению;
  • оценка всех имеющихся вариантов;
  • аккумулирование вариантов решения проблемы;
  • голосование или иной вариант принятия решения по использованию конкретных инструментов устранения проблемы;
  • определение границ решения проблемы: сроков, ответственных лиц, методов.

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра

Читайте также: