Журнал входящей документации в доу образец

Обновлено: 04.07.2024

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции? На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации. Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести.

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Бланк Журнала исходящих документов

Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале. Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных).

Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе. Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк. Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.

Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Заключение

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Журнал учета приказов по личному составу — это регистр, который используется для учета кадровых распоряжений, определяющих и изменяющих трудовые и должностные функции работников.

Для чего ведут журнал регистрации

Кадровые распоряжения учитываются отдельно от другой документации организаций (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). С этой целью ведется журнал регистрации приказов по кадрам — специальный регистр, используемый по следующим причинам:

часть распоряжений нуждается в длительном хранении — 50 или 75 лет;
содержание служит основанием для внесения сведений в учетные документы работников.

Что в нем регистрируют

На практике организации ведут несколько реестров по личному составу, распоряжения разделены по срокам хранения:

50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

При большом обороте документов такие распоряжения делят на внутренние группы с присвоением следующих индексов регистрации:

по движению личного состава — индекс ЛС;
отпускам — О;
учету больничных — Б;
командировкам — КМ.

Правила ведения журнала

Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.

Порядковый номер распоряжения.
Дата.
Номер.
Вид.
Ф.И.О. работника.
Основание издания.
Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
Подпись ответственного.
Примечания.

Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку. На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса. На титульном листе:

название организации (без реквизитов);
продублированное с обложки название документа;
даты ведения — начало и окончание.

по личному составу

На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).

Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:

используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

О правилах заполнения

Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:

На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:

Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в организации должны быть документы, а какие могут отсутствовать. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как и сколько хранить журнал

Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (позиция 434).

Срок хранения, лет	Вид приказов
50/75	О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
50/75	Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда
5	О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью
5	О направлении в командировку
5	О служебных проверках
3	О взысканиях дисциплинарных

75 лет хранятся приказы, законченные делопроизводством до 01.01.2003. Законченные после этой даты — 50.

Электронный журнал регистрации распечатывают с соблюдением всех требований, а также важны:

Тип документа: Журнал

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 2,5 кб

Бланк документа

регистрации входящих документов

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Отечество раба там, где палка. (Г. Гейне)

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите "Спасибо", это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

По теме: методические разработки, презентации и конспекты

Журнал регистрации прекурсоров в кабинете химии

Представлена форма журнала для регистрации прекурсоров, имеющихся в наличии в кабинете химии образовательного учреждения.

Журнал регистрации прекурсоров (актуален в свете последних изменений 22.12.2011года)

Этот журнал актуален по состоянию законодательства на декабрь 2011 года.Т.к. в кабинете химии его необходимо вести - иначе - после проверки прокуратурой - могут быть проблемы.

ЖУРНАЛ регистрации инструктажа по технике безопасности на занятиях физической культурой и спортом с учащимися и воспитанниками

Инструкция по заполнению журнала. Журнал необходимо заполнять, согласно нормативно-правовых актов и законов по охране труда и правил по технике безопасности, соблюдая данную инструкци.

Журнал регистрации инструктажа по технике безопасности в кабинете технологии с обучающимися

Журнал регистрации инструктажа по технике безопасности в кабинете ОБЖ с обучающимися.

ЖУРНАЛ регистрации инстру ктажа обучающихся по технике безопасности на занятиях по предмету физика при проведении лабораторных работ в 7-11 классах

ЖУРНАЛрегистрации инстру ктажа обучающихсяпо технике безопасности на занятияхпо предмету физика при проведении лабораторных работ в 7-11 классах.

ЖУРНАЛ регистрации инстру ктажа обучающихся по технике безопасности на занятиях по предмету физика при проведении лабораторных работ в 7-11 классах

ЖУРНАЛрегистрации инстру ктажа обучающихсяпо технике безопасности на занятияхпо предмету физика при проведении лабораторных работ в 7-11 классах инструктаж.

Читайте также: