Журнал учета аттестатов в школе образец

Обновлено: 02.07.2024

Подготовка и распечатка книги регистрации документов

Требования к ведению книги

Вкратце требования Приказа Минпросвещения РФ от 05.10.2020 N 546 к ведению книги регистрации выданных документов об образовании сводятся к следующему:

книга ведется отдельно по каждому уровню образования;
номера учетных записей вводятся по порядку;
список выпускников текущего учебного года вносится в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (со сквозной нумерацией);
номера бланков - в возрастающем порядке;
листы книги регистрации пронумеровываются, книга регистрации прошнуровывается, скрепляется печатью.

Если документ выводится на экран, а Вы хотите скачать его, щелкните по ссылке правой кнопкой мыши и выберите из меню "Сохранить по ссылке как. ", "Сохранить объект как. " и т.п.

Ведение книги в программе "Аттестаты-СП" и ее оформление

Внимание! В версии 3.21.05 введена фиксация номеров записей,
поэтому правила ведения книги в программе изменились!
Настоятельно рекомендую обновить программу и сделать фиксацию записей!

Правила для предыдущих версий программы смотрите по этой ссылке.

Программа "Аттестаты-СП" строго соблюдает правила заполнения книги регистрации по Приказу № 546 Минпросвещения.

Но чтобы все получилось правильно, в программе заполнять и распечатывать книгу надо с учетом следующего порядка:

Книга ведется отдельно по каждому уровню образования. Это значит, что у Вас должны быть отдельно сформированные, распечатанные, прошнурованные и скрепленные печатью книги для 9 и 11 классов. Программа так и ведет книги отдельно со своей нумерацией учетных записей.
Списки выпускников программа автоматически сортирует в алфавитном порядке отдельно по каждому классу со сквозной нумерацией. Если добавить в любой класс выпускника, он займет свое место по алфавиту, а записи будут перенумерованы для сохранения порядка.
Следить за номерами бланков и выдавать их по порядку надо Вам. Ведь программа уже отсортировала выпускников по алфавиту, и дополнительно сортировать по номерам бланков уже нельзя - нарушится алфавитный порядок.

В программе можно распечатать книгу, полностью соответствующую требованиям. Для этого завершенные записи надо зафиксировать.

О фиксации записей

При каждом изменении списка выпускников параллели (добавление, удаление, перевод, импорт, выдача дубликата и т.д.) программа автоматически перенумеровывает записи в книге по обычному правилу: классы - по порядку, в классе - по алфавиту.

В программе сначала идут класс досрочников с индексом "0", затем обычные классы, затем клоны классов и в конце - класс дубликатов.

Если Вы распечатываете книгу выдачи аттестатов или экспортируете данные для ФИС ФРДО, то номера записей изменять уже нельзя. Для этого их надо зафиксировать в программе. Фиксируйте номера только для тех записей, по которым распечатана книга или переданы данные в ФИС ФРДО.

Зафиксированные записи параллели должны идти подряд, без пропусков. Если фиксируется запись №75, то автоматически фиксируются записи №1. №74. Если отменяется фиксация записи №68, то автоматически отменяется фиксация записей с №69 и до конца параллели.

Часть дубликатов может быть выдана до выдачи аттестатов выпускников. Поэтому их записи должны быть зафиксированы сразу после выдачи.

Для действий с номерами записей на странице "Элкнига" нажмите кнопку "Фиксация записей".

Там можно сделать следующее:

"Фиксировать класс" - зафиксировать записи, заканчивая классом, выбранным при входе сюда. При этом будут зафиксированы не только записи этого класса, но и все предыдущие записи в параллели.
"Отменить фиксацию класса" - отменить фиксацию всех записей класса, выбранного при входе сюда. При этом будет отменена фиксация всех последующих записей до конца параллели. Записи с отмененной фиксацией будут перенумерованы по обычному правилу.
"Фиксировать записи" - зафиксировать записи от начала параллели до заданного номера.
"Отменить фиксацию записей" - отменить фиксацию записей от заданного номера до конца параллели. Записи с отмененной фиксацией будут перенумерованы по обычному правилу.
"Перенумеровать и фиксировать запись" - изменить номер выбранной записи и зафиксировать его. Перед новым номером должна быть зафиксированная запись. Фиксация записей после нового номера будет отменена, а записи будут перенумерованы по обычному правилу.

Фиксация записей дубликатов

При выдаче дубликатов оформляйте их так, как показано в видеоуроке по элкниге и выдаче дубликатов. Листы книги распечатываются для каждого дубликата отдельно, поскольку в разные годы перечень и порядок предметов не совпадают.
Просмотрите книгу и определите, какой номер записи должен быть у дубликата в хронологическом порядке. Если аттестаты еще не выдавались (даже если записи выпускников уже есть), то этот номер должен быть в начале книги - № 1. Если аттестаты уже выдавались, этот номер должен следовать за последним зафиксированным номером книги.
Откройте в элкниге класс с индексом "Дубл", выберите строку выпускника и нажмите "Фиксация записей". Укажите требуемый новый номер записи дубликата и нажмите "Перенумеровать и фиксировать запись". При этом программа подсказывает номер записи, следующий за последним зафиксированным.
Если номер записи дубликата менять не надо, все равно нажмите "Перенумеровать и фиксировать запись" - запись будет зафиксирована.
Вернитесь в "Элкнигу", выберите строку выпускника и нажмите "Печать книги класса". В этой распечатке дополнительно указана ссылка на оригинал аттестата, как и требуется по Приказу № 546.
При выдаче дубликата после выдачи всех аттестатов он сразу получает последний номер в конце книги. На всякий случай убедитесь, что запись с предыдущим номером зафиксирована. Выберите запись дубликата и нажмите "Фиксация записей". Если номер записи дубликата и предложенный для него программой номер совпадают, то номер менять не надо. Нажмите "Перенумеровать и фиксировать запись" - запись будет зафиксирована.

Фиксация записей досрочно получающих аттестаты

Выпускников, которые получают аттестаты досрочно, до основного выпуска, надо перевести в класс с индексом "0". Создайте такой класс и на странице "Выпускники" переведите в него досрочников. Теперь этот класс будет самым первым в параллели, и нумерация записей будет начинаться с него (или продолжать нумерацию выданных ранее дубликатов).
Убедитесь, что нумерация класса начинается следом за последней зафиксированной записью книги.
Нажмите "Фиксация записей" и там - "Фиксировать класс".

Фиксация записей основного выпуска аттестатов

Если аттестаты получают одновременно все выпускники, после распечатки книги сразу зафиксируйте записи. Посмотрите в распечатанной книге самый последний номер, нажмите "Фиксация записей", впишите последний фиксируемый номер и нажмите "Фиксировать записи".

Фиксация записей при выдаче аттестатов в несколько потоков

Выдача аттестатов по потокам делается так:

Выпускников, которые не получают аттестаты с основным выпуском, надо перевести в новые классы. Это нужно, чтобы они не нарушали нумерацию записей в классах, где аттестаты выданы всем.

Для этого на странице "Классы" программы выберите класс с отставшими выпускниками, например "11-А", и нажмите "Клонировать класс для отставших". Будет создан класс с особым индексом вида "11-Я1-А", в котором предметы и допкурсы будут такими же, как и в исходном классе.

На странице "Выпускники" переведите в этот класс-клон отставших выпускников по кнопке "Перевести в класс".

Распечатать этот "класс" можно только тогда, когда все выпускники из него получат аттестаты и смогут сразу расписаться. Если отставшим аттестаты будут выдаваться за несколько раз, сделайте точно так же из класса "11-А" еще один клон уже с индексом "11-Я2-А", переведите в него оставшихся из класса "11-Я1-А" и распечатывайте по необходимости.

Фиксация записей при выдаче аттестатов после выдачи справки

Если впоследствии этот выпускник все же получит аттестат, на странице "Оценки" в колонке "Отличие Справка" установите для него "---". Он опять появится в книге, и аттестат ему можно будет выдать.

Оформляем готовую книгу

И последнее требование Приказа: книгу надо пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

Внимание! Это можно сделать только по завершении года, когда новых записей уже не будет!

Располагаем по порядку:

титульный лист (распечатайте по кнопке "Титул")
сводку по бланкам (распечатайте по кнопке "Сводка") - если надо. Но сводку можно распечатать только по завершении года, чтобы все операции по бланкам были учтены;
листы книги по порядку номеров записей;
чистый лист (обложка).
Теперь все листы нумеруем, прошиваем и скрепляем печатью - книга за год готова и полностью соответствует требованиям.
Понятно, что при распечатке книги невозможно включить в нее записи за несколько лет, как в рукописной книге. Так что у Вас за каждый год будет отдельная книга - пронумерованная, прошнурованная и опечатанная. Сделайте для нее жесткую обложку и зарегистрируйте в журнале учета.
Однако нумерация книг может вестись непрерывно: например, в 2014 году закончилась на № 158, а в 2015 году началась с № 159. Для этого в программе в "Элкниге" укажите в поле "Нач. № зап.", с какого номера начинать нумерацию в этом году. Это можно указать в любой момент, книга автоматически перенумеруется.

Оформите книгу так - и Вам не страшна никакая проверка.

Как зафиксировать записи всей книги, если это не сделано ранее?

Фиксация записей сделана только в версии 3.21.05. Что же делать, если Вы распечатывали книгу и передавали данные в ФИС ФРДО в предыдущих версиях, без фиксации?

Для предыдущих версий действовали правила ведения книги по этой ссылке.

Там предусматривается окончательная нумерация записей вручную по окончании года, когда выдача аттестатов и дубликатов закончена.

Однако сейчас необходимо передавать в ФИС ФРДО среди прочих данных также номер записи, и делать это в короткие сроки после выдачи аттестата или дубликата. То есть нумера записям надо присваивать сразу, а не в конце года.

Поэтому делаем то, что можно сделать:

Посмотрите, какие номера записей распечатаны в книге. Эти номера печатаются для основного потока выдачи аттестатов, и начинаются с номера 1.
Проверьте в "Элкниге" программы, совпадают ли эти номера с распечатками. Найдите, до какого последнего номера эти номера совпадают.
Нажмите "Фиксация записей", впишите последний фиксируемый номер и нажмите "Фиксировать записи".
Номера записей классов-клонов в распечатке не видны, но они видны в "Элкниге" программы. Проверьте, соответствуют ли эти номера переданным в ФИС ФРДО (по файлам экспорта). При правильном использовании клонов они должны совпадать (если не совпадают - смотрите советы ниже). Аналогично зафиксируйте записи классов-клонов.
Номера записей дубликатов нестабильны. При выдаче новых дубликатов записи в классе "Дубл" сортируются по алфавиту и перенумеровываются. Поэтому по файлам экспорта в ФИС ФРДО посмотрите, какие номера записей были им присвоены.
Начиная с самого меньшего номера записи дубликата, переданного в ФИС ФРДО, перенумеровывайте и фиксируйте записи дубликатов.
Выберите запись дубликата и нажмите "Фиксация записей". Вы увидите номер, предложенный программой для перенумерации. Этот номер должен быть таким же, какой был передан в ФИС ФРДО. Нажмите "Перенумеровать и фиксировать запись" - запись будет перенумерована и зафиксирована.
Так зафиксируйте записи для всех дубликатов.
К сожалению, не всегда удастся перенумеровать записи так, как они переданы в ФИС ФРДО. Перенумеровывайте так, как получается. Желательно стремиться к максимальному совпадению. Несовпадение номеров записей в книге и в ФИС ФРДО никак не сказывается на проверке выдачи аттестата через ФИС ФРДО.

Советы по перемещению записей

1. Что делать, если запись имеет номер 25, а ее надо зафиксировать под номером 17?

Проверьте, зафиксирована ли запись 16?
Если нет, сначала надо разобраться с фиксацией предыдущих записей.
Проверьте, зафиксирована ли запись 17?

Если запись 17 не зафиксирована:

Выберите запись 25 в "Элкниге" и нажмите "Фиксация записей". Вы увидите "№ 25" и предложенный программой "Новый № 17". Нажмите "Перенумеровать и фиксировать запись" - запись будет перенумерована и зафиксирована.

Если запись 17 зафиксирована, возможны варианты:

Если книга распечатана и подписана выпускниками, то Вам не надо менять нумерацию и перенумеровывать запись 25 в 17.
Это ошибочное намерение, не делайте так! Иначе испортите нумерацию, и книга в программе на будет соответствовать распечатанной книге.
Если книга еще не распечатана и не подписана, то нумерацию можно изменить. Выберите запись 25 в "Элкниге" и нажмите "Фиксация записей". Вы увидите "№ 25" и предложенный программой "Новый №", он будет больше или равен 17. Впишите 17 и нажмите "Перенумеровать и фиксировать запись" - запись будет перенумерована и зафиксирована. Учтите, что фиксация всех записей с номерами больше, чем 17, будет отменена.

2. Что делать, если запись имеет номер 17, и запись надо зафиксировать без изменения номера?

Проверьте, зафиксирована ли запись 16?
Если нет, сначала надо разобраться с фиксацией предыдущих записей.
Если запись 16 зафиксирована, выберите запись 17 в "Элкниге" и нажмите "Фиксация записей". Вы увидите "№ 17" и предложенный программой "Новый №", он будет больше или равен 17. Впишите 17 и нажмите "Перенумеровать и фиксировать запись" - запись зафиксирована. Учтите, что фиксация всех записей с номерами больше, чем 17, будет отменена.

3. Что делать, если запись имеет номер 17, а ее надо зафиксировать под номером 25?

год, месяц, число решения педсовета об окончании уч-ся ср. шк.

Расписка в получении аттестатов о среднем образовании

До конца страницы

Последняя страница книги

Указания
к ведению книги учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании

1. Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании ведется в каждой средней школе.

2. В первой части книги отдельно учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов о среднем образовании с указанием их номеров обычного образца и аттестатов о среднем образовании особого образца для лиц, окончивших школу с золотой медалью.

3. Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в рай(гор)оно. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается заведующий рай(гор)оно или инспектор школ.

4. Основанием для выдачи аттестатов о среднем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.

5. Во второй части книги записываются полные сведения об окончивших среднюю школу. Год выпуска учащихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств учащихся данного выпуска.

Получивший аттестат особого образца должен сделать следующую запись в графе 29: "аттестат особого образца получил(а) (фамилия, имя, число, месяц, год)".

6. Отметка о выдаче свидетельств об обучении в средней школе учащимся X (XI) классов, имеющим неудовлетворительные оценки по одному или нескольким учебным предметам, а также справок учащимся выпускных классов, имеющим годовую неудовлетворительную оценку по поведению, производится также в книге учета бланков и выдачи аттестатов. В графе "Расписка в получении аттестата о среднем образовании" директором школы делается запись о выдаче учащемуся свидетельства или справки.

7. Запись о выдаче дубликата аттестата о среднем образовании производится в этой же книге под очередным номером, где графы 4-28 включительно используются для записи следующего текста: "Дубликат взамен утерянного подлинника N ____, выданного _____ (числа), _____ (месяца) 19___ года, подучил _____ (числа) _____ (месяца), 19___ года", а выше, в строке 2, делается отметка о выдаче дубликата N _______.

8. Запись о выдаче аттестата о среднем образовании экстерну заносится также в эту же книгу с указанием в графе "Год поступления в данную школу" - "экстерн".

9. В конце списка всех окончивших школу в данном году должны быть росписи лиц, за подписью которых выданы аттестаты.

10. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписями заведующего рай(гор)оно и инспектора школ и печатью районного (городского) отдела народного образования.

11. Все записи в книге учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании должны вестись четко, аккуратно и только чернилами.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Учет и регистрация аттестатов об основном общем образовании производится органами управления образованием в книге для учета бланков аттестатов об основном общем образовании. Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном образовании ведется в каждой основной и средней школе.

В первой части книги учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов об основном образовании с указанием их номеров. Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в отдел образования. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается начальник отдела образования или инспектор школ.

Основанием для выдачи аттестата об основном образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.

Во второй части книги (в соответствии с формой книги) записываются сведения об окончивших девять классов. Год выпуска учащихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств учащихся данного выпуска.

В конце списка всех учащихся, занесенных в книгу в данном году, должны быть росписи лиц, подписавших аттестат, образец печати.

Книга постранично пронумеровывается, про¬шнуровывается, скрепляется подписями начальника отдела образования или инспектора школ и печатью районного (городского) отдела образования.

Безусловно, учет аттестатов о полном общем среднем образовании и процедура его организации будет интересен руководителям образовательных учреждений и специалистам, осуществляющим управление сферой образования, органов местного самоуправления. Однако эти вопросы интересуют и многочисленный контингент работников общеобразовательных учреждений, должностными обязанностями которых предусмотрено заполнение бланков аттестатов о полном общем среднем образовании. Они же ведут Книги регистрации выданных аттестатов, приложений к ним и дубликатов. Вероятно, родителям учеников и самим выпускникам данная тема может показаться интересной. В статье мы расскажем о порядке учета таких документов.

Документ, регламентирующий учет аттестатов о полном общем среднем образовании

В феврале 2014 года Министерство образования и науки РФ приказом утвердило Порядок заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов. И учет аттестатов в образовательных учреждениях России ведется в полном соответствии с этим документом.

Так, бланки документов о среднем образовании и приложений к ним хранятся в учреждениях, которые осуществляют образовательную деятельность, по правилам, предусмотренным для бланков строгой отчетности, и учитываются в специальном реестре. Передавать приобретенные учреждением образования бланки в другие организации категорически запрещено.

Книга выдачи аттестатов, приложений к ним и дубликатов

Учет всех выданных аттестатов и приложений к ним, а также дубликатов документов ведется в специальной книге регистрации выданных документов об образовании. Следует отметить, что книга регистрации в учреждении образования ведется отдельно по каждому из уровней общего образования. В ней содержатся следующие сведения:

номер учетной записи (по порядку);
фамилия, имя, отчество (если есть) выпускника;
в случае, если аттестат (дубликат) вручен по доверенности на получение документов, — также фамилия, имя и отчество лица, который получил документ;
дата рождения выпускника;
нумерация бланка аттестата (дубликата);
наименование учебных предметов и итоговые отметки по ним, полученные выпускником;
дата и номер приказа по учреждению о выдаче аттестата (дубликата или приложения к нему);
подпись уполномоченного лица учреждения образования, выдавшего аттестат (дубликат или приложение к нему);
подпись выпускника, получившего аттестат, или номер и дата почтового отправления (при отправке документа по почте);
дата выдачи аттестата (дубликата или приложения к нему).

Когда выдается дубликат и приложения к аттестату, то производится отметка учетного номера записи и даты выдачи оригинала, а также нумерация бланка оригинала (как восстановить аттестат). При этом напротив учетного номера записи выдачи оригинала также делается отметка о выдаче дубликата.

Как заверяются списки выпускников и книга регистрации

Список выпускников текущего учебного года вносится в книгу регистрации в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (с сохранением сквозной нумерации), номера бланков записываются в возрастающем порядке. Все записи в книге регистрации должны быть заверены подписями классного руководителя и руководителя учреждения образования, а также печатью учреждения в отдельности по каждому классу.

Также печатью и подписью руководителя организации, которая осуществляет образовательную деятельность, заверяется каждая запись о выданном дубликате или приложении к нему.

Исправления, которые были допущены при заполнении книги регистрации, заверяются руководителем и скрепляются печатью учреждения образования со ссылкой на номер учетной записи. Листы книги регистрации нумеруются, вся книга должна быть прошнурована и скреплена печатью с указанием количества листов. Книга, в которой ведется учет документов о полном общем среднем образовании, должна храниться как документ строгой отчетности.

6 вопросов по теме

Как оформляется сквозная нумерация в книге выдачи аттестатов и для чего это необходимо делать?

Применение сквозной нумерации в этом случае обусловлено прямым указанием в п. 19 Порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов, утвержденного Приказом Минобрнауки России от 14.02.2014 N 115.
Оформляется сквозная нумерация проставлением номеров страниц на каждом листе книги выдачи аттестатов последовательно с 1 по последний лист книги.

Здравствуйте Наталья, подскажите правильно ли я поняла, сквозная нумерация выдачи аттестатов относится к текущему году

Существует Порядок заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов, утв. приказом Министерства образования и науки РФ от 14 февраля 2014 г. N 115. В него изменения в текущем году не вносились.

Что такое сквозная нумерация

Сквозная нумерация — это порядковая нумерация (по порядку) при наличии разных разделов в одном документе.

Читайте также: