Журнал регистрации положений в школе образец

Обновлено: 06.07.2024

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это внутренний документ организации. Он не является обязательным, но его использование поможет работодателю исполнить требования Трудового кодекса, согласно которым работники обязаны знать нормы и правила, установленные на предприятии.

Как знакомить работников с локальными нормативными актами организации

Нормами ст. 68 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить сотрудников предприятия со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под подпись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Каждый работодатель самостоятельно решает, как вести журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами или оформить другой документ. Существуют несколько способов это сделать:

оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем положениям, приказам, договорам и иным документам;
ставить подписи непосредственно на ЛНА;
завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими кадровыми персонализированными актами обычно знакомят под подпись — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее — если на них непосредственно расписывается каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Чтобы этого избежать, работодатели или заводят специальные дополнительные листы для подписей (что неудобно), либо создают единую учетную форму, фиксирующую факт знакомства сотрудников с ЛНА.

Документ не является обязательным, нужен ли журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации, решает руководство. Если его заводят, то это прописывают в учетной политике и коллективном договоре.

В большой компании с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, допускается завести необходимый журнал отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Как заполнить журнал ознакомления с ЛНА

Утвержденной формы такого кадрового журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Только от работодателя зависит, как он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все ЛНА, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк утверждает своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в заполнении такого документа нет. Вот так выглядит стандартный ознакомительный лист журнала ознакомления с ЛНА:

Структура документа и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма кадрового документа достаточно простая. Не обязательно придавать ему книжную форму. Принятая в организации форма журнала ознакомления с локальными нормативными актами устанавливается уполномоченным листом — книга или отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на титульном листе не нужно, достаточно проставить дату начала и дату окончания записей.

Поскольку ЛНА, с которыми обязательно знакомить работников, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. Структура этих страниц одинаковая, необходимы графы:

данные работника (Ф.И.О.);
должность и отдел в организации;
дата визирования (при необходимости — время);
личная подпись каждого работника.

При желании листы нумеруют и прошивают, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение учета подписей обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Порядок и сроки хранения этого документа законодательно не урегулированы, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, 5-7 лет. Это является ошибкой, и на практике устанавливайте повышенные сроки хранения. Многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов о знакомстве с ними. Многие работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, часто продолжают работать в данной организации и просят поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 , в котором прямо сказано, что все ЛНА (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. И если журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами обязателен и он касается персональных данных работников, необходимо установить для него срок хранения. Постоянно следует хранить такие локальные документы:

положения о структурных подразделениях организации;
положения об оплате труда.

Поэтому если работники ставят личные подписи и знакомятся с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, следует сделать аналогичным.

Здесь Вы можете ознакомиться с бланками кадровых документов и образцами их заполнения.

Журнал регистрации актов

Рекомендуем:

200других образцов документов по кадрам, которые можно скачать бесплатно
более 1000 образцовдокументов для кадровых служб, доступные подписчикам журнала "Кадровик-практик". (оформите подписку и получите доступ сразу >>)

Хотите доступ в закрытые разделы сайта?

Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.

Вам также помогут в работе:

Книги по кадровому делопроизводству Книги по 1С Программы 1С Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб

Журнал регистрации актов существует для фиксации факта наличия конкретного рода документации. Для государственных учреждений он является обязательным к заполнению. Частные компании ведут его только по необходимости. В них отношение к подобного рода журналам гораздо проще. Тем не менее эти отметки могут пригодиться при отстаивании позиции фирмы в судебных инстанциях, при разного рода проверках.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Обычно журнал регистрации актов вводят в систему документооборота компании, когда актов составляется большое количество. Если впоследствии будет необходимо найти конкретный акт, то с журналом это можно будет сделать оперативно.

Так как разновидностей актов множество, то и журналов их регистрации также очень много. Если одного вида актов, например, проверок по охране труда, в организации составляется большое количество, то логично будет ввести для них специальный журнал. И так со всеми разновидностями. Бывают случаи, когда в один журнал помещается множество разных видов актов. Такая практика распространена в малых и микроорганизациях.

Различают следующие виды актов:

Испытаний чего-либо. Систем, образцов, технологий.
Сдачи и приемки чего-либо. Могут сдаваться и приниматься материальные ценности, документы, какие-либо важные для компании работы.
Регистрационные.
Передачи. Во временное пользование или между подразделениями одной и той же компании.
Уничтожения материальных ресурсов или документов.
Разрешающие какие-либо действия.
Запретительные.
Ревизии.
Предоставленных услуг и выполненных работ, в них перечисляются конкретные действия организации подрядчика.
Нарушения каких-либо правил, принятых в стране, регионе или компании.
Инвентаризации. Этого вида акты составляются специально созванной комиссией.
Учредительные.
Акты сверки.
Бумаги о признании чего-либо.
Регламентирующие и конкретизирующие.
Акты по расследованию причин аварий и несчастных случаев.
Ликвидации компаний.
Прокурорского реагирования.

Значение

Помимо того, что существование и ведение журнала может минимизировать неприятные ситуации для организации в суде, он может пригодиться при необходимости оперативного поиска.

В работе никогда нельзя исключать значение человеческого фактора. Если реквизиты важной бумаги теряются либо указываются неверно, эти данные всегда можно будет посмотреть в журнале. Таким образом можно быстро проверять корректность указанной информации.

Условия использования

Порядковый номер записи.
Дата проведения проверки (если речь идет об актах какой-либо проверки). В случае с любыми другими видами актов регистрируется действие, которое фиксируется актом.
Номер регистрируемого документа.
ФИО и должность лица, которое проводило проверку.
Ответственный исполнитель предписаний.

Существуют и более сложные, но и более универсальные журналы. Они не требуют индивидуализации под конкретный случай.

Универсальный журнал регистрации актов

Если книга предназначена для регистрации всех разновидностей документов, а не конкретно одного вида, то можно в основной таблице разместить столбцы с такими наименованиями:

Порядковый номер.
Дата.
Вид акта.
Краткое содержание документа.
ФИО и должность составителя акта. Столбец может быть как единый, так и разделенный на две части.
Кто присутствовал при составлении акта. В этой графе перечисляются председатель и члены комиссии, которые ставят свои подписи.
Выполненные на основе акта действия.
Примечание. Здесь могут содержаться, например, особое мнение одного из членов комиссии или отметки о наличии визы руководителя в регистрируемом документе.

Унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому если организация решила ее применять, то ее необходимо ввести в учетную политику организации.

Помимо основной таблицы, бумага должна описывать реквизиты организации, которая ее ведет (они указываются в самой верхней части каждого журнала регистрации), период ведения и ФИО, должности и подписи ответственных за ведение сотрудников.

Оформление

Журнал состоит из обложки и основной части. Обложка может быть как из обычных листов А4, так и твердого переплета. Второй более удобен при обращении. Документ может вестись только в печатном виде, так как требует наличия подписей ответственных лиц. Обязательное требование – указывать сроки ведения журнала. Эти данные указываются на обложке сразу же после названия.

Согласно существующим нормам дата окончания может оставаться незаполненной вплоть до начала ведения нового журнала. Обычно подобного рода документацию рассчитывают на 1 год использования. Это удобно, так как именно такой срок разделяет два отчетных периода в бухгалтерии. Да и хранить и архивировать журналы с таким сроком удобнее.

Организация вправе вписывать в журнал не всю документацию. Исключением являются бумаги, имеющие значение для проверяющих организаций, государственные общепринятые документы и пр. В других случаях решение, регистрировать акт или нет, принимает ответственный за документооборот компании. В любом случае схема действий по этому вопросу должна быть отражена в учетной политике организации.

Срок хранения

В соответствии с существующими нормами срок хранения журнала регистрации актов составляет 5 лет. Если речь идет о какой-либо входящей документации, то он может сократиться до 3 лет. Все будет зависеть от характера и вида регистрируемых актов, сроков их действия и хранения. После того как срок хранения журнала о регистрации актов истек, созывается специальная комиссия по вопросу утилизации документов, составляет подтверждающую бумагу и уничтожает его.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами - образец его оформления представлен в нашей статье. Он может понадобиться как в силу требований закона, так и по объективным причинам. Каковы особенности этого документа, рассмотрим далее.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников, как новых (принимаемых на работу), так и уже работающих, с локальными нормативными актами (далее — ЛНА), юрисдикция которых затрагивает их трудовую деятельность.

Кроме того, согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в фирме.

Важно! Не считая того, что ознакомление сотрудников с ЛНА — обязанность фирмы-работодателя по закону, соответствующая процедура важна с точки зрения юридического закрепления обязанностей сотрудника, не предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией и иными нормативами, но критически значимых при выстраивании трудовых правоотношений между данным сотрудником и работодателем.

Например, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (типичным для многих предприятий ЛНА), фирма будет не вправе предъявлять ему какие-либо претензии относительно утечки секретных сведений за пределы предприятия. В свою очередь, если сотрудник подписью подтвердил свое ознакомление с соответствующим ЛНА, фирма сможет привлечь его к ответственности.

Процедура ознакомления сотрудников с теми или иными ЛНА законодательно не регламентирована. На практике она может быть осуществлена путем использования журнала, рассматриваемого в данной статье.

О порядке разработке локальных актов подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Структура журнала

В данном документе чаще всего фиксируются:

ЛНА, утвержденные в организации на момент представления журнала сотруднику на подпись;
Ф. И. О. и должности работников, которые должны заверять своей подписью факт ознакомления с тем или иным нормативным актом;
структурные подразделения, в которых осуществляют трудовую деятельность сотрудники, расписывающиеся в журнале;
даты ознакомления сотрудников с ЛНА.

В структуре журнала также должны быть предусмотрены графы для проставления подписей работников, удостоверяющих их ознакомление с ЛНА, приведенными в перечне.

Документ утверждается руководителем предприятия.

Где скачать образец журнала

Загрузить заполненную форму журнала ознакомления с ЛНА вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас источник, оформленный в соответствии со структурой, рассмотренной нами в статье.

Итоги

Ведение журнал учета ознакомлений с ЛНА — обязанность работодателя в силу закона, а также объективная необходимость. Документ должен быть утвержден директором фирмы. Работники заверяют факт ознакомления с актами, юрисдикция которых распространяется на их трудовые функции, подписью в соответствующем журнале.

Ознакомиться с особенностями ведения иных журналов кадрового документооборота вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: