Журнал ознакомления с должностными инструкциями в доу

Обновлено: 08.07.2024

Образец документа, подготовленный специалистами сервиса.

Инструкция по оформлению листа ознакомления

Каждый работодатель обязан ознакомить всех работников с локальными нормативными актами (далее в тексте ЛНА) организации.

Не следует пренебрегать данной обязанностью. В случае возникновения спорных ситуаций подтверждение ознакомления сотрудников с ЛНА, может являться доказательством правоты одной из сторон.

Например, как привлечь работника к ответственности за неисполнения положения о коммерческой тайне, если он с данным положением ознакомлен не был и не знает какие сведения составляют тайну и какую ответственность он понесет за её разглашение.

Поэтому компания должна задокументировать факт ознакомления работника с внутренними ЛНА.

Законодательно способ такого ознакомления никак не прописан, поэтому работодатели используют несколько вариантов:

Когда все работники ставят подписи в локальном акте. В должностной инструкции работник пишет, что с ЛНА ознакомлен и ставит свою подпись, в правилах внутреннего распорядка в конце ведется список ознакомленных с их подписями и т.д.
В организации ведется журнал. Сейчас можно даже купить готовые журналы учета ознакомления с локальными нормативными актами организации.
В трудовом договоре прописывается пункт о том, что работник со всеми действующими локальными актами ознакомился перед подписанием данного договора. Но если был принят какой-либо новый ЛНА или изменен старый, то необходимо отдельно оформить подтверждение ознакомления с ним.
Лист ознакомления с локальным нормативным актом. Его можно составить на все существующие ЛНА перечислив их списком в начале документа, а можно на каждый отдельный нормативный акт составить свой лист ознакомления.

Оформление листа ознакомления

Утвержденной типовой формы данного документа не существует. Каждая компания ведет данный документ в удобном для них формате.

Перечислите наименования локально-нормативных актов, с которыми идет ознакомление на данном листе. Можно указать простой перечень наименований документов, а можно также указать каким приказом утвержден каждый из актов. Последний вариант будет более правильным, т.к. позволит установить точную редакцию документа, с которым ознакомился работник.

Ниже в документе сформируйте таблицу, в которой укажите фамилию, имя, отчество работника, дату ознакомления с актом и оставьте графу для его подписи.

Подписывать лист ознакомления в самом низу директору организации не нужно, печати также не ставятся.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами - образец его оформления представлен в нашей статье. Он может понадобиться как в силу требований закона, так и по объективным причинам. Каковы особенности этого документа, рассмотрим далее.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников, как новых (принимаемых на работу), так и уже работающих, с локальными нормативными актами (далее — ЛНА), юрисдикция которых затрагивает их трудовую деятельность.

Кроме того, согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в фирме.

Важно! Не считая того, что ознакомление сотрудников с ЛНА — обязанность фирмы-работодателя по закону, соответствующая процедура важна с точки зрения юридического закрепления обязанностей сотрудника, не предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией и иными нормативами, но критически значимых при выстраивании трудовых правоотношений между данным сотрудником и работодателем.

Например, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (типичным для многих предприятий ЛНА), фирма будет не вправе предъявлять ему какие-либо претензии относительно утечки секретных сведений за пределы предприятия. В свою очередь, если сотрудник подписью подтвердил свое ознакомление с соответствующим ЛНА, фирма сможет привлечь его к ответственности.

Процедура ознакомления сотрудников с теми или иными ЛНА законодательно не регламентирована. На практике она может быть осуществлена путем использования журнала, рассматриваемого в данной статье.

О порядке разработке локальных актов подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Структура журнала

В данном документе чаще всего фиксируются:

ЛНА, утвержденные в организации на момент представления журнала сотруднику на подпись;
Ф. И. О. и должности работников, которые должны заверять своей подписью факт ознакомления с тем или иным нормативным актом;
структурные подразделения, в которых осуществляют трудовую деятельность сотрудники, расписывающиеся в журнале;
даты ознакомления сотрудников с ЛНА.

В структуре журнала также должны быть предусмотрены графы для проставления подписей работников, удостоверяющих их ознакомление с ЛНА, приведенными в перечне.

Документ утверждается руководителем предприятия.

Где скачать образец журнала

Загрузить заполненную форму журнала ознакомления с ЛНА вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас источник, оформленный в соответствии со структурой, рассмотренной нами в статье.

Итоги

Ведение журнал учета ознакомлений с ЛНА — обязанность работодателя в силу закона, а также объективная необходимость. Документ должен быть утвержден директором фирмы. Работники заверяют факт ознакомления с актами, юрисдикция которых распространяется на их трудовые функции, подписью в соответствующем журнале.

Ознакомиться с особенностями ведения иных журналов кадрового документооборота вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.

П равила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.

В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:

внутренняя опись документов личного дела 1 ;
лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией 2 ;
автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
согласие работника на обработку персональных данных;
копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).

Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.

Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.

А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:

предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации.

В организациях существуют инструкции – должностные, по охране труда, по порядку организации и проведения массовых мероприятий и т.д. Некоторые из них выдают работникам под роспись. Для учета выдачи существует журнал выдачи инструкций работникам.

Образец журнала регистрации выдачи инструкций

Книга учета используется в том случае, если работодатель выдает свои внутренние локальные нормативные акты непосредственно сотрудникам либо руководителю какого-то подразделения. В качестве примерной формы можно использовать образец из Методических рекомендаций, утвержденных Минтрудом 13 мая 2004 года, а также Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, одобренных Постановлением Минтруда России от 17.12.2002 № 80.

Оба указанных нормативных акта подчеркивают, что предлагаемая форма реестра – примерная, поэтому использовать эти формы именно в таком виде не обязательно, можно их сделать более удобными, на свое усмотрение. Они могут выглядеть иначе, главное – чтобы они в принципе был, и с его помощью можно было вести учет выданных правил и предписаний.

Как заполнять

Порядок ведения журнала работодатели определяют самостоятельно. При этом основное требование – выдавать документы под роспись. Об этом сказано, в том числе в Письме Минтруда от 15 сентября 2016 года № 15-2/ООГ-3318.

Факт выдачи предписывающих документов фиксируется ответственным лицом за заполнение книги. Ему необходимо указать:

ФИО и должность, кому выдаются инструкции либо с кем проводился инструктаж;

наименование выданных документов или инструктажа;

количество выданных экземпляров;

подпись лица, получившего документы или инструктируемого.

Журнал инструктажа ознакомления с инструкциями

Отметим, что уполномоченные органы в отраслевых распоряжениях и приказах утвердили свои формы журналов регистрации разных видов инструктажа. И хотя в целом они очень похожи на общефедеральные, некоторые отличия все-таки имеются. Поэтому обязательно стоит ознакомиться и со специальными нормативными актами, чтобы контролирующие органы не наказали за неверное ведение обязательной номенклатуры.

Читайте также: