Заместительство понятие и виды кратко

Обновлено: 04.07.2024

в трудовом праве временный перевод работника без его согласия на другую квалифицированную работу на срок не более месяца в течение календарного года для исполнения обязанностей отсутствующего по уважительной причине (болезнь, учеба и т.п.) лица, за которым сохраняется место работы.

выполнение одним работником обязанностей другого, временно отсутствующего работника. В случаях, установленных трудовым законодательством, допускается исполнение обязанностей (заместительство) и по вакантной должности. Понятие заместительство применяется, как правило, в отношении работников, относящихся к категории руководителей, специалистов, служащих. Временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом (распоряжением) работодателя. Замещающему работнику выплачивается разница между его окладом и должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Временные заместители премируются по условиям и в размерах, установленных по должности замещаемого ими работника. На разницу в окладах премия начисляется в том же порядке, как на доплату за совмещение должностей. При назначении работника, в том числе штатного заместителя (помощника) или главного инженера, исполняющим обязанности по вакантной должности оплата труда производится по этой должности (разъяснение ГКТ СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г.).

Заместительство - это случай временного делегирования ответственности. Заместитель действует от имени должностного лица в соответствии с должностной инструкцией и несет за это ответственность.

Для заместительства существуют следующие основные положения:

- заместитель должен, по крайней мере, соответствовать нормальным пределам требований, предъявляемых ему с точки зрения его квалификации и необходимых для надлежащего исполнения задания в рамках ответственности. Это касается как профессиональной квалификации, так и уровня руководства;

- если заместителю кажется, что он не сумеет или не решится действовать в духе того должностного лица, которое он замещает, то дело приобретает для него чрезвычайные обстоятельства, которые он должен представить для принятия решения руководству ближайшего к нему уровня;

- должностное лицо имеет право предложить заместителя или выбрать из числа предложенных ему для того, чтобы с самого начала исключить антагонизм между собой и заместителем;

- заместителя назначает компетентный начальник или руководство предприятия;

- заместитель не создает новую инстанцию, поскольку он вступает на место должностного лица.

Перед распоряжением о замещении необходимо выяснить два вопроса:

а) Должен ли заместитель взять на себя ответственность за исполнение всего комплекса обязанностей должностного лица со всеми полномочиями?

б) Или на него возлагаются определенные обязанности, т.е. с точки зрения полномочий имеются в виду определенные ограничения?

В первом случае мы имеем дело с неограниченным заместительством, обозначаемым часто истинным заместительством, во втором случае - с ограниченным заместительством.

В случае неограниченного заместительства сотрудник берет на себя исполнение всего комплекса обязанностей должного лица, как с профессиональной, так и с руководящей точки зрения. Поэтому он не нуждается в особой должностной инструкции. Он берет на себя все задания, обязанности и, соответственно, всю полноту ответственности должностного лица.

В случае ограниченного заместительства заместитель действует в определенном диапазоне полномочий должностного лица. Определенные задания изъяты из диапазона его обязанностей или ограничены его полномочия. Таким образом, полномочия должностного лица лишь частично соответствуют полномочиям заместителя. Какова степень этих ограничений, устанавливается в должностной инструкции, как должностного лица, так и его заместителя.

Штатное заместительство означает, что наряду с должностным лицом имеется постоянный заместитель. Оба работают одновременно друг с другом, т.е. штатный заместитель работает не только в отсутствие или задержке должностного лица. Более того, он уполномочен действовать также в отсутствие должностного лица, в отдельных случаях от его имени. Если должностное лицо отсутствует, то штатный заместитель вступает на его должность без особых распоряжений (в отличие от замещения по совместительства).

Под замещением по совместительству понимают то, что дополнительно к своей деятельности сотрудник уполномочен представлять другое должностное лицо в период его отсутствия. И в этом случае заместительство распространяется как на профессиональную область, так и на уровень руководителей.

Функция заместителя по совместительству должна быть отмечена в должностной инструкции должностного лица и заместителя. К такому виду заместительства в первую очередь относится следующее:

- заместитель по совместительству должен иметь квалификацию и опыт, чтобы суметь охватить сферу деятельности должностного лица, как в профессиональном смысле, так и с точки зрения руководства. Невозможно ожидать от заместителя, что он немедленно сможет проявить тот уровень эффективности, что и должностное лицо, однако он должен соответствовать нормальным требованиям, предъявляемым к человеку, занимающему эту должность;

- он должен иметь в распоряжении время, необходимое ему для ознакомления с важными процессами, происходящими в сфере его деятельности, чтобы быть и оставаться способным к замещению;

- он должен быть в состоянии, помимо своих собственных должностных нагрузок, представлять должностное лицо на короткий и длительный срок. Совсем не просто взять на себя решение проблем из другой сферы, тем более что собственные проблемы ему естественно ближе, чем посторонние, а для четкого исполнения заданий из обеих сфер не хватает времени.

Временно исполняющий обязанности не является заместителем, т.е. он не имеет права действовать от имени должностного лица и принимать решения. Задачи временно исполняющего обязанности состоят в следующем:

- установить, насколько важна проблема, возникшая в отсутствие должностного лица, и следует ли сообщать об этом должностному лицу, независимо от того, где он находится;

- установить, есть ли необходимость информировать об этом руководящие инстанции и попросить их о принятии решения;

- либо отложить решение этого дела до возвращения должностного лица.

Для заместительства существуют следующие основные положения:

- заместителя назначает компетентный начальник или руководство предприятия;

- заместитель не создает новую инстанцию, поскольку он вступает на место должностного лица.

Перед распоряжением о замещении необходимо выяснить два вопроса:

Заместительство (временное заместительство) - выполнение одним работником обязанностей другого, временно отсутствующего работника. В случаях, установленных трудовым законодательством, допускается исполнение обязанностей (заместительство) и по вакантной должности. Понятие заместительство применяется, как правило, в отношении работников, относящихся к категории руководителей, специалистов, служащих. Временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом (распоряжением) работодателя.

Замещающему работнику выплачивается разница между его окладом и должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Временные заместители премируются по условиям и в размерах, установленных по должности замещаемого ими работника. На разницу в окладах премия начисляется в том же порядке, как на доплату за совмещение должностей. При назначении работника, в том числе штатного заместителя (помощника) или главного инженера, исполняющим обязанности по вакантной должности оплата труда производится по этой должности.

В статье рассматриваются варианты замены отсутствующего работника. Автор на примерах разбирает документальное оформление соответствующих кадровых операций.

Довольно часто в практике работы организаций возникает ситуация, когда требуется заменить временно отсутствующего работника. Работник может отсутствовать на работе по разным причинам. Соответственно, при временном отсутствии специалиста работа на этом участке приостанавливается. Если работодатель не имеет возможности дожидаться его возвращения, то остро стоит вопрос о том, кем и каким образом его можно заменить. Видимо, по этой причине такой перевод рассматривается законодательством как носящий исключительный, чрезвычайный характер. При этом, если работник отсутствует один-два дня, его отсутствие, как правило, не может привести к негативным последствиям для финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Очень часто в таких случаях отсутствующего либо вообще никто не замещает, либо другой сотрудник его "подменяет" без какого-либо документального оформления. Другое дело, когда выясняется, что работник будет отсутствовать на работе несколько недель или месяцев.

Кадровые перестановки такого рода практически всегда вызывают много вопросов. Начнем с того, что не всегда работник с радостью готов поработать на "чужом" месте. К вопросам управленческого и психологического характера добавляются юридические тонкости документального оформления этой кадровой операции.

Законодательная база по вопросам замены отсутствующего работника в настоящее время весьма скудна: если не считать Трудовой кодекс РФ, то среди нормативных актов можно еще, пожалуй, назвать только один - совместное Разъяснение Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства" (далее - Разъяснения Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС).

При этом несколько статей ТК РФ не дают исчерпывающей информации по данной проблеме, а другой нормативный документ принят так давно, что уже во многом противоречит Кодексу.

Перечисленные выше нормативные документы, исходя из особенностей замены отсутствующего специалиста, дают нам два разных понятия: "временное заместительство" и "исполнение обязанностей временно отсутствующего работника".

Определение временного заместительства было дано в п. 1 Разъяснения Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС. Здесь временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью.

То есть временное заместительство характеризуется следующим:

- потребность в нем возникает только в случае производственной необходимости;

- работник на определенный срок освобождается от выполнения своих прямых обязанностей и переводится на должность отсутствующего работника, чтобы выполнять его обязанности.

Обратимся к ст. 72.2 ТК РФ. Части 1 и 3 этой статьи содержат две разновидности замещения временно отсутствующего работника. Часть 1 ст. 72.2 ТК РФ рассматривает случай, когда необходимость замены не вызвана исключительными, чрезвычайными событиями.

Частью 3 ст. 72.2 ТК РФ предусмотрен случай, когда необходимость замещения отсутствующего работника обусловлена чрезвычайными обстоятельствами. А ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ называет, какие случаи носят такой экстремальный характер. Это катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и др.

Статьи 72.1 и 72.2 ТК РФ содержат 5 важных оговорок, которые необходимо учитывать при замещении временно отсутствующего работника:

- во-первых, такой перевод допускается, только если выполняемая работа не противопоказана по состоянию здоровья;

- во-вторых, замещение отсутствующего работника всегда носит срочный характер: продолжительность перевода на другую работу для замещения отсутствующего работника не может превышать одного месяца при чрезвычайных ситуациях, а при отсутствии экстренных событий срок перевода истекает с выходом заменяемого специалиста на работу;

- в-третьих, если перевод вызван чрезвычайными обстоятельствами, то согласие работника не требуется. Если же работник готов замещать отсутствующего коллегу при отсутствии экстренных событий, то такой перевод требует его согласия;

- в-четвертых, размер оплаты труда переведенного работника должен быть не ниже среднего заработка по прежней работе;

- в-пятых, если замещение отсутствующего работника, необходимость которого вызвана чрезвычайными событиями, требует более низкой квалификации, то такой перевод допускается только с письменного согласия работника.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Понятие "исполнение обязанностей временно отсутствующего работника" можно вывести из содержания ст. 60.2 ТК РФ. Под исполнением обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, понимается выполнение работником с его письменного согласия в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.

Под исполнением обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы понимается замена работника, отсутствующего в связи с болезнью, отпуском, командировкой и по другим причинам, когда в соответствии с действующим законодательством за ним сохраняется рабочее место (должность).

Из этого определения можно сделать вывод об особенностях этого явления:

- работник трудится вместо другого лица, которое временно отсутствует на работе;

- другой работник при выполнении обязанностей своего коллеги не освобождается от выполнения собственных трудовых обязанностей.

На практике очень часто совершают такую распространенную ошибку: назначают одного из сотрудников исполняющим обязанности (и. о.) по вакантной должности. Как правило, такая ситуация распространена в отношении руководящего состава работников. Здесь мы заметим еще раз, что временное исполнение обязанностей (врио) - это замена сотрудника, который временно отсутствует. Поэтому нельзя временно исполнять обязанности по вакантной должности, дожидаясь, когда на нее примут на работу специалиста.

Законодательное закрепление этого запрета содержится в Разъяснении Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС. Пункт 2 указанного документа гласит, что назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Таким образом, еще со времен действия Кодекса законов о труде РФ понятие "исполняющий обязанности" (и. о.) существует только для случая, когда кандидата на вакантную должность назначают временно с целью его проверки на соответствие занимаемой должности, с последующим обязательным его утверждением вышестоящим органом.

Порядок утверждения и. о. в должности раскрывается в том же п. 2 Разъяснения Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС. Руководитель предприятия обязан не позднее месячного срока со дня принятия работника на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах. В случае неутверждения в должности работника, принятого руководителем не из числа работников данного предприятия, ему должна быть предложена другая работа с учетом квалификации, опыта работы. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством.

Как видим, работодатель ограничен опять-таки месячным сроком для принятия решения, поэтому временное замещение не может продолжаться месяцами и даже годами.

Если же у предприятия нет вышестоящей организации, которая полномочна утверждать и. о. в должности, то такое назначение и. о. на вакантную должность неправомерно. Проработав месяц на таких условиях, работник может смело претендовать на то, чтобы ему оформили постоянный перевод на эту должность.

Сроки, оплата, особенности оформления

Временное заместительство всегда носит срочный характер. То есть нельзя работника "держать" на другой должности свыше установленных законодательством РФ пределов.

Временное заместительство при чрезвычайных ситуациях, названных в ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ, отличается от других переводов тем, что работодатель вправе не спрашивать согласия сотрудника. То есть в таких случаях работник обязан приступить к выполнению обязанностей отсутствующего коллеги. Отказ работника может быть обусловлен только следующими причинами:

- другая работа противопоказана ему по состоянию здоровья, что должно быть подтверждено медицинским заключением;

- работодатель нарушает установленные законодательством правила и процедуры временного перевода: превышен срок, не оформлены необходимые документы и пр.

В иных случаях работник обязан приступить к обязанностям. Неправомерный отказ работника может повлечь увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Если же работник вообще не выходит на работу, то это квалифицируется как прогул со всеми вытекающими неблагоприятными для работника последствиями. Дело в том, что временное заместительство - это один из немногих случаев, когда работодатель вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 60 ТК РФ).

Установленный в 1965 г. Разъяснением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС порядок оплаты временного заместительства много раз являлся предметом судебных разбирательств и в результате практически утратил силу.

Более того, этот документ применяется в части, не противоречащей ТК РФ. В ТК РФ мы находим ответ на вопрос о порядке оплаты замещения отсутствующего сотрудника в ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ.

Оплата переведенного сотрудника должна соответствовать выполняемой работе, но быть не ниже среднего заработка по прежней работе.

Однако бывают и другие случаи, когда необходимость замещения временно отсутствующего работника не связана с какими-либо чрезвычайными событиями. Об этом мы читаем в ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ.

При временном заместительстве предполагается, что работник на какое-то время освобождается от исполнения своих прямых обязанностей, предусмотренных трудовым договором. Получается, что переводимого работника тоже кем-то надо временно заменить, иначе будет простаивать работа уже на другом участке. Поэтому, если изначально предполагается, что работник будет продолжительное время отсутствовать, временное заместительство с присущими ему ограничениями - не лучший выход из создавшегося положения и при решении вопроса о замене отсутствующего работника целесообразно прибегнуть к другому варианту: возложить обязанности временно отсутствующего работника на другое лицо без его освобождения от основной работы. Как видно, в этом случае наш работник должен успевать работать уже на двух "фронтах". Причем ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ делает оговорку, что работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Такая ситуация очень сильно напоминает совмещение должностей. Совмещение должностей (профессий) - это выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности). Совмещение должностей и выполнение обязанностей временно отсутствующего работника имеют сходства и различия, которые удобно продемонстрировать в таблице.

Выполнение обязанностей
отсутствующего работника

Вводится при наличии вакантной
должности

Вводится для замены временно
отсутствующего работника, то есть по
"занятой" должности

Требуется согласие работника

Работник не освобождается от своих
обязанностей по основной должности

Работнику устанавливается доплата

Важно отметить, что как совмещение, так и выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы осуществляются в пределах установленной продолжительности рабочего времени. Если же работник в течение установленной для него продолжительности рабочего дня (смены) выполняет собственные обязанности, а по окончании рабочего дня выполняет функции другого сотрудника по другой профессии (должности), то такая ситуация квалифицируется как внутреннее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).

Таким образом, при оформлении замены отсутствующему работнику надо начать с уточнения мнения руководителя: насколько целесообразно привлекать к выполнению обязанностей по этой должности другого работника? Может быть, возможно обойтись вообще без замены, если работник будет отсутствовать всего несколько дней?

При принятии решения руководителем необходимо учитывать многие факторы - особенности деятельности предприятия, квалификацию персонала, необходимость получения согласия работника и др. - и выбрать оптимальный вариант временной замены сотрудника. При этом надо решить следующие вопросы:

- на какой срок требуется заменять работника;

- кем можно заменить сотрудника;

- будет ли другой работник выполнять полностью все обязанности временно отсутствующего;

- будет ли успешно справляться работник с дополнительной нагрузкой или лучше его освободить от "своей" работы;

- позволяют ли нужды предприятия уточнить согласие работника;

- не противопоказана ли сотруднику работа по состоянию здоровья;

- как будет осуществляться оплата.

Все эти вопросы требуется решить оперативно, так как найти замену отсутствующему работнику надо, как правило, в кратчайшие сроки.

По вопросу оплаты выполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в настоящий момент следует руководствоваться ст. 151 ТК РФ. В ч. 2 этой статьи закона устанавливается, что размер доплаты определяется соглашением сторон и никакими пределами не ограничивается. На размер доплаты влияет много факторов объективного характера: уровень квалификации работника, объем исполняемых обязанностей, сложность работы и пр. Поэтому работник к своей заработной плате может приплюсовать полную заработную плату по другой должности.

Однако вне зависимости от договоренностей сторон о конкретной сумме доплата должна быть предоставлена работнику в обязательном порядке: таково требование закона. Ведь указанная денежная выплата стимулирует работника успевать работать за двоих. В противном случае он будет кое-как выполнять как свои обязанности, так и чужие, ссылаясь постоянно на то, что не справляется с нагрузкой.

Все сказанное выше целесообразно проиллюстрировать на примерах.

Рассмотрим порядок оформления документов при временном заместительстве, не вызванном чрезвычайными событиями.

Пример 1. В фирме ООО "Лидер" ушла в учебный отпуск офис-менеджер Кожухова Наталья Евгеньевна. Поэтому руководитель административного отдела Кириллов А. Я., под началом которого работает Кожухова Н. Е., 18 мая 2012 г. подал на имя генерального директора ООО "Лидер" Челышева А. П. служебную записку, где обосновал необходимость выполнения кем-то из сотрудников предприятия обязанностей временно отсутствующей работницы.

По сходству выполняемой работы генеральный директор фирмы принял решение, что отсутствующего офис-менеджера будет полностью замещать сотрудница секретариата - секретарь Прохорова Анна Валерьевна. Дополнительный отпуск Кожуховой Н. Е. оформлен с 22 мая по 14 июня 2012 г. 15 мая 2012 г. Кожухова Н. Е. должна выйти на работу.

Принятое решение руководитель предприятия должен изложить в резолюции на служебной записке, например:

"Оформить временное заместительство Кожуховой Н. Е. секретарем Прохоровой А. В.".

Текст резолюции будет служить руководством к действию для оформления всех прочих документов.

Важно обратить внимание, что при временном заместительстве отсутствующего работника, которое не обусловлено событиями чрезвычайного характера, согласно ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ требуется получить согласие работника. Вот почему помимо приказа о переводе по унифицированной форме требуется еще внести соответствующие изменения в трудовой договор работника.

Читайте также: