Уничтожение документов презентация доу

Обновлено: 05.07.2024

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.

Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.

Отбор документов, более не нужных

Рекомендуемый состав комиссии:

  • представитель руководителя;
  • бухгалтер;
  • юрист;
  • архивариус;
  • секретарь (кадровик);
  • один из сотрудников.

ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Задачи комиссии:

  • отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
  • составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
  • подготовить документы к утилизации.

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

Даты отбираемых документов

Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Подготовка к уничтожению:

  • изъятие соответствующих документов из места их хранения;
  • освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
  • упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Срок не истек, но больше хранить нельзя

Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

  • документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
  • финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.
  • все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
  • первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Ответственность несёт руководитель

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

Процедура уничтожения документов. Создание экспертной комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители архивного учреждения. Экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим уничтожению. Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей руководителем разрешается уничтожение документов. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех документов и составить акт об их физическом уничтожении, утверждаемый руководителем организации. Если по каким-либо причинам документы были утрачены – пропали или погибли до истечения срока хранения, то руководителю организации следует принять необходимые меры по их восстановлению Без согласования с органами Росархива происходит уничтожение документов, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения документов истекли. Однако если имеется указание органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются для рассмотрения в эту организацию. Отобранные к уничтожению документы должны быть утилизированы. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. 107.

Похожие презентации

1. Защита и обработка конфиденциальных документов

2. Вопросы:

1. Экспертиза ценности
конфиденциальных документов.
2. Подготовка конфиденциальных дел и
документов для архивного хранения.
3. Подготовка к уничтожению и
уничтожение конфиденциальных дел
и документов.

Архивный фонд РФ — это исторически
сложившаяся и постоянно пополняющаяся
совокупность архивных документов, отражающих
материальную и духовную жизнь общества,
имеющих историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое, культурное
значение, являющихся неотъемлемой частью
историко-культурного наследия народов РФ,
относящихся к информационным ресурсам,
подлежащих постоянному хранению в
соответствии с российским законодательством.

Архивные документы включаются в состав
Архивного фонда РФ на основании
экспертизы ценности документов.
Осуществляется центральной
экспертно-проверочной комиссией
специально уполномоченного
Правительством РФ федерального органа
исполнительной власти -
Федеральным архивным
агентством (Росархивом)

Утверждает перечни типовых архивных
документов с указанием сроков их
хранения.
Экспертиза ценности документов
осуществляется совместно с
собственником или владельцем
архивных документов.
Документы, составляющие КТ
государственных и негосударственных
предприятий-источников комплектования
Архивного фонда, могут передаваться в
государственные архивы с согласия их
собственников.

Документы передаются в
государственные архивы только после
снятия с них грифа
конфиденциальности.
Конфиденциальные документы,
подлежащие передаче в государственные
архивы, до их фактической передачи
должны храниться соответствующим
образом оформленными в архивах
предприятий, а при отсутствии архивов в подразделениях конфиденциального
делопроизводства.

8. Экспертиза ценности документов проводится:

С целью уточнения или определения
сроков хранения документов и отбора
их на основе этих сроков для архивного
хранения и уничтожения.
Постоянно действующей экспертной
комиссией (ПДЭК).
Ежегодно или при небольшом объеме
документов 1 раз в несколько лет.

всех конфиденциальныех дел и
документов выделенного хранения за
соответствующий период времени.
членами ПДЭК, имеющими доступ к
этому делу (документу).
всех документов на носителях любого
вида, находящиеся в федеральной
собственности, собственности субъекта
РФ или муниципальной собственности.
До проведения в установленном
порядке экспертизы ценности
документов уничтожение документов
запрещается!

Включение документов, находящихся в частной
собственности, в состав Архивного фонда РФ
осуществляется на основании экспертизы
ценности документов;
оформляется ДОГОВОРОМ между
собственником или владельцем архивных
документов и государственным или
муниципальным архивом, музеем, библиотекой
либо организацией Российской академии наук.
В договоре указываются обязанности
собственника или владельца архивных
документов по хранению, учету и
использованию документов Архивного фонда РФ.

11. Критерии оценки документов

происхождение документа (место и время
издания);
содержание документа (значимость
отображенного события, полнота его освещения,
новизна, уникальность информации или ее
повторяемость, целевое назначение документа);
внешние особенности документа (подлинник
или копия, характер резолюций, наличие помет,
физическое состояние).

12. При определении или уточнении сроков хранения документов руководствуются

Срок хранения дела в целом устанавливается по
наивысшему сроку хранения документов,
находящихся в деле.
Результаты экспертизы ценности документов
целесообразно фиксировать в рабочей
карточке (тетради) эксперта с отражением в ней
номера дела (документа), его заголовка,
операций (с обоснованиями), которые
необходимо произвести:
какие документы и в какое дело перешить,
какие подлежат уничтожению,
с каких можно снять гриф
конфиденциальности,
какими должны быть уточненный заголовок,
срок хранения и номера статей по перечню.

В соответствии с протоколом заседания
ПДЭК сотрудниками подразделения
конфиденциального делопроизводства
производится частичное
переформирование и дооформление
соответствующих дел и документов
выделенного хранения,
в том числе выполняется:

изъятие из дел документов, подлежащих
перешивке в другие дела, и подшивка их в эти
дела с проставлением в описях документов дел,
из которых изъяты документы, их нового
местонахождения и помещением в дела
справок-заместителей;
изъятие из дел документов, подлежащих
уничтожению;
зачеркивание грифа конфиденциальности с
проставлением даты и номера протокола
заседания ПДЭК и своей подписи на
документах, подшитых в дела, обложках дел и
документов выделенного хранения,
подлежащих рассекречиванию;

изъятие из дел документов, с которых снят
гриф конфиденциальности, и передача их по
акту в службу открытого делопроизводства с
отметкой в описях документов дел и
помещением в дела справок-заместителей;
передача полностью рассекреченных дел и
документов выделенного хранения по акту в
службу открытого делопроизводства с отметкой
в номенклатуре дел или в журнале учета
документов выделенного хранения;
корректировка заголовков, сроков хранения
и номеров статей по перечню на обложках дел
и в номенклатуре;
проставление сроков хранения и номеров
статей перечня на обложках документов
выделенного хранения.

17. Опись дел и документов постоянного срока хранения

Наименование предприятия
ФОНД №
ОПИСЬ №
№ ______________________________
(место составления)
конфиденциальных дел и документов
выделенного хранения за _____год
Индекс (номер)
дела или номер Заголовок
документа и гриф дела или
конфиденциально документа
сти
1
2
5
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
________________________
(подпись, инициалы, фамилия,
дата)
Крайние даты
документов дела
4
Количество
Примечание
листов
5
6

На дела и документы выделенного хранения,
подлежащие передаче в государственный
архив, опись составляется в четырех
экземплярах.
Опись дополнительно утверждается
протоколом комиссии Росархива.
На дела и документы, не подлежащие
передаче в Росархив, опись составляется:
– в двух экземплярах - для передачи в
архив предприятия
– в одном экземпляре - если не
передаются.
В подразделении КД остается один
экземпляр описи с подписью сотрудника
архива за получение включенных в опись дел
и документов, остальные экземпляры
передаются в архив.

После утверждения описи дел и документов
постоянного срока хранения составляется Акт о
выделении дел и документов за
соответствующий период к уничтожению.
В акт включаются отобранные ПДЭК для
уничтожения дела, отдельные документы из
дел и документы выделенного хранения.
Гриф конфиденциальности акта должен
соответствовать совокупной степени
конфиденциальности сведений, содержащихся
в заголовках дел и документов.
При наличии грифа акт регистрируется в
журнале учета изданных документов.

20. АКТ 00.00.0000 № __________________________ (место составления) о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов

№ Индекс (номер)
п/ дела или номер
п документа и гриф
конфиденциальн
ости
2
Заголовок
дела или
документа
Год
дела
или
докум
ента
Номера
экземпл
яров
докумен
та
Количество
листов в деле
или в
экземпляре
документа
Срок
хранения
и номера
статей по
перечню
ПП
ри
ме
ча
ние
3
4
5
6
7
8
Переписка о
поставке
сырья
1996
-
142
3 г., ст. 48
Пример заполнения
1
03-ИСК

22. Потенциальные угрозы в процессе уничтожения конфиденциальных документов

подмена документов, предназначенных для
уничтожения, или изъятие из документов и дел
отдельных частей (листов, фотографий,
образцов печатей, росписей и т. п.);
ошибочное или умышленное выделение для
уничтожения или фиктивное уничтожение ценных
документов и дел;
неполное уничтожение документов, дел и
носителей, позволяющее восстановить их текст;
утрата (утери, кражи) документов и дел,
выделенных для уничтожения.

23. Условия уничтожения документов

коллегиальность принятия решения об
уничтожении документов, дел и самого
процесса уничтожения;
документирование подготовки к уничтожению
и уничтожения документов и дел;
внесение комиссией отметок об уничтожении в
акт и учетные формы только после
фактического уничтожения документов и
дел.

24. Условия уничтожения конфиденциальных документов

Фактическое уничтожение документов и
дел с истекшим сроком хранения
производится только после утверждения
описей дел постоянного и длительного срока
хранения за соответствующий период.
Подписание акта и внесение отметок об
уничтожении в учетные формы до
фактического уничтожения
конфиденциальных материалов не
допускаются!

25. Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов и носителей информации

1) подготовка документов, дел и носителей
информации к уничтожению;
2) оформление акта на уничтожение;
3) уничтожение документов по акту;
4) уничтожение документов и носителей
информации без составления акта.

26. С составлением акта уничтожаются

дела, включенные в номенклатуру дел,
подлинники видео-, аудиодокументов, проекты
технических документов, черновики и проекты
особо ценных документов, картотеки (журналы)
учета конфиденциальных документов и другие
подобные материалы.
любые электронные документы, описи и учетные
формы, находящиеся как в рабочем или
архивном массивах компьютера, так и на
магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

27. Процедура уничтожения документов с составлением акта предусматривает:

проверку комиссией наличия документов, дел
(томов), магнитных и других носителей,
включенных в акт, их комплектности и
соответствия записям в акте;
физическое уничтожение этой комиссией
документов, дел, томов и носителей информации
(сжигание, дробление и т. п.);
внесение в акт и учетные формы документов и
носителей информации записи об уничтожении,
роспись членов комиссии.

28. Правила уничтожения различных носителей информации

Бумажные документы уничтожаются путем
сожжения, дробления, превращения их в
бесформенную массу.
Магнитные и фотографические носители
уничтожаются сожжением, дроблением,
расплавлением и другими способами,
исключающими возможность их восстановления.
Электронные документы уничтожаются путем
многократного перезаписывания информации
или разрушением носителя

29. Средства уничтожения документов

30. Средства экстренного уничтожения информации

31. Без составления акта уничтожаются:

испорченные бумажные и технические
носители,
черновики и проекты документов,
внутренние описи документов,
находящихся у исполнителя,
другие материалы, образовавшиеся при
исполнении конфиденциальных
документов.

Презентация

В организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций – наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения. Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Презентация "Порядок составления актов о выделении документов к уничтожению"

Презентация

Презентация "Порядок составления актов о выделении документов к уничтожению"

Презентация

АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ ДЕЛ К УНИЧТОЖЕНИЮ • Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены. • Он составляется на основании проведенной экспертизы ценности документов в организации.

Презентация "Порядок составления актов о выделении документов к уничтожению"

Презентация

КАК ПРАВИЛО В организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций – наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения. • Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Презентация "Порядок составления актов о выделении документов к уничтожению"

Презентация

Презентация "Порядок составления актов о выделении документов к уничтожению"

Презентация

Презентация "Порядок составления актов о выделении документов к уничтожению"

Презентация

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ АКТА • Порядковый номер • Указывается порядковый номер дела (документа). • Заголовок дела или групповой заголовок документов • Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком. • Крайние даты • В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы. • Номер описи • В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

Презентация "Порядок составления актов о выделении документов к уничтожению"

Презентация

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ АКТА • Индекс дела • Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой. • Количество единиц хранения • Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению. • Сроки хранения и номера статей по перечню • Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор

Презентация "Порядок составления актов о выделении документов к уничтожению"

Презентация

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению. • После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.

Какие документы можно уничтожить?


Год завершения в делопроизводстве

Срок хранения

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.


1 Не приводится.


Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.



Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).


Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.


■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.


Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).



Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.


Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.


Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.


Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

Читайте также: