Служебная записка о проведении мероприятия в школе
Обновлено: 01.07.2024
Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.
Для чего составляют
Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.
Виды писем
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:
Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.
Как оформить (образец по ГОСТу)
- наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст — что необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Пример 2
На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Правила оформления
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Образцы для разных случаев
Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.
Записка о выплате премии
Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.
| 05.04.2019 № 4 | г. Санкт-Петербург |
Об увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Настина И.А.
Докладная об отсутствии на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Записка о списании ТМЦ
Письмо о необходимости ремонта оборудования
С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Письмо об отзыве из отпуска
Докладная о самоизоляции
Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.
Письмо о переводе на удаленную работу
В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.
Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Составляют ли в электронном виде
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Срок хранения
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.
Правила составления
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.
Пример служебной записки
Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:
Как подавать в электронном виде
На многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.
Образец документа
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.
Образец служебной записки о том, как просить директора о премировании сотрудника
Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины.
Образец объяснительной
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
Как правильно написать служебную записку, образец
Срок хранения
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.
Открыт набор на уникальный курс повышения квалификации по управленческому учету, в котором своим опытом делятся не один, а три преподавателя-практика.
Служебная записка - образец ее может понадобиться и работодателю, и сотруднику - имеет ряд специфических нюансов. Давайте рассмотрим, как заполняется образец служебной записки.
Для чего составляется служебная записка
Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:
- запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
- обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
- предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.
Наряду со служебными записками на предприятии также могут составляться докладные записки, узнайте больше о специфике их применения.
Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.
Структура документа
В служебной записке приводятся:
В основном текстовом блоке записки фиксируются:
- события и факты, ставшие поводом для ее составления;
- отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
- рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.
Здесь вы узнаете больше о порядке представления работника к поощрению.
Где можно скачать пример служебной записки
Вы можете загрузить образец служебной записки, подготовленный нашими экспертами:
Итоги
Служебная записка — универсальный документ, который может обращаться как между подразделениями фирмы, так и между сотрудниками, равными по статусу или находящимися в субординации относительно друг друга.
При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О. и должностей составителя и адресата; фактов, их оценки и рекомендаций по ним (или просьб); заверение документа необходимыми подписями.
Ознакомиться со спецификой иных распространенных видов записок, используемых во внутрикорпоративном документообороте, вы можете в статьях:
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Здраствуйте, подскажите как написать служебную записку на начальники, в связи с тем, что отсутствует освещение на улице.
ДОБРЫЙ ДЕНЬ ! КАК СОСТАВИТЬ ПРАВИЛЬНО СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ В которой нужно обосновать Генеральному директору необходимость применения профстандратов для определенных профессий?
Изложенные в стандартах требования к квалификации работника носят рекомендательный характер (п. 10 Рекомендаций Минтруда, Письмо Минтруда от 04.04.2016 N 14-0/10/В-2253). Они обязательны к применению только в следующих случаях:
- Для главных бухгалтеров и лиц, которые будут вести учет в определенных типах организаций (ч. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" );
- В сфере аудита (п. 9 ст. 11 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ);
- Государственным и унитарным предприятиям (Постановления Правительства РФ от 27.06.2016 N 584);
- Для должностей сотрудников, осуществляющих свою деятельность на рабочих местах с вредными и опасными условиями труда, если это предполагает получение компенсаций и льгот (Постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10, Постановление Правительства РФ от 29.10.2002 N 781 (ред. от 26.05.2009). Для них крайне важно полное соответствие должности и функционала тем, что указаны в профстандарте. Иначе тех же пенсионных льгот им может быть не положено.
Если Ваша компания не относится к одной из вышеперечисленных, что бы вы не написали, думаю это не сдвинет дело с мертвой точки. Да и в иных случаях, я честно говоря, смысла в переходе на эти стандарты не вижу.
российский
государственный
гуманитарный университет
Вниманию сотрудников РГГУ!
Чтобы заявка на проведение мероприятия была принята к исполнению, необходима завизированная руководителем структурного подразделения служебная записка на имя начальника отдела.
Оформление заявки на оборудование производится за 48 часов до начала мероприятия. Остальные случаи рассматриваются индивидуально.
При необходимости zoom-аудитории, в служебной записке необходимо указать количество участников.
Для организации фото- и видеосъемки мероприятия необходимо обратиться в Объединенную пресс-службу РГГУ.
Образца служебных записок:
© РГГУ, 2022
Читайте также: