Система организационной документации кратко
Обновлено: 04.07.2024
Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления.
Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия.
Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа.
Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.
Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).
По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение).
В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.
Виды организационных документов:
Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.
Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.
Устав должен содержать следующие реквизиты:
Наименование организации (08);
Наименование вида документа (10);
Дата документа (11);
Место составления или издания документа (14);
Гриф утверждения документа (16);
Текст устава (20);
Подпись лица, утверждающего документ (22).
Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
(Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.
Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.
Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:
Наименование организации (08);
Наименование структурного подразделения;
Наименование вида документа (10);
Гриф утверждения документа(16).
Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:
Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц.
Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.
(Например, Инструкция по делопроизводству)
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:
наименование вида документа;
заголовок к тексту;
На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником.
Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными.
Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений (например, Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:
В 1 разделе (общие положения) - указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.
Во 2 разделе (должностные обязанности) - перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В 3 разделе (права) - устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В 4 разделе (ответственность) - указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.
После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:
С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.
Тема 5. Системы документации.
Цель изучения: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов
Вопросы для изучения:
1. Система организационной документации.
2. Система распорядительной документации.
3. Система информационно-справочной документации.Система организационной документации.
Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления.
Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.
Виды организационных документов:
Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.
Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.
Устав должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации;
- Наименование вида документа;
- Дата документа;
- Место составления или издания документа;
- Гриф утверждения документа;
- Текст устава;
- Подпись лица, утверждающего документ.
- Наименование организации;
- Наименование структурного подразделения;
- Наименование вида документа;
- Дата;
- Гриф утверждения документа.
- общие положения.
- основные задачи.
- функции.
- права.
- организация работы.
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- место издания;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения;
- текст;
- подпись.
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- место издания;
- гриф утверждения;
- текст;
- визы;
- подпись.
- организация работы предприятия;
- взаимные обязанности работников и администрации;
- предоставление отпусков;
- командирование сотрудников;
- внутриобъектный режим.
- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
- согласование текста и его подписание;
- обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)
- герб РФ или субъекта;
- наименование организации, издавший документ;
- наименование вида документа;
- место составления;
- дата документа, регистрационный номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи;
- визы согласования.
- порядок деятельности предприятия;
- решения и поручения по организации работы;
- организационные мероприятия;
- итоги работы;
- результаты ревизии.
- изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
- Выводы, предложения организации или должностного лица.
- вступление
- основная часть
- выводы
- рекомендации.
- Устав. Это основной организационный документ юридического лица. Его содержанием регламентируются порядок создания предприятия, его функции, ключевые характеристики, главные цели, важные задачи и определяющие принципы работы. Уставы бывают типовые (включают стандартные реквизиты) или индивидуальные (базируются на типовых). Общий порядок составления уставов определен законодательно (статьей 52 Гражданского кодекса РФ).
- Положение. Различают общие положения, которые включают главные сведения об организации (отделе, цехе), а также типовые положения (они составляются для определенных отраслей, сфер) и индивидуальные положения (базируются на типовых, регламентируют деятельность определенного органа управления компании или конкретной должности). Распространенные примеры – Положение о структурном подразделении (для каждого подразделения предприятия составляется свое отдельное Положение), Положение о ведении бухучета и прочие.
- Инструкция. Это специальный документ методологического характера, который регламентирует порядок действий для определенных ситуаций. С помощью инструкций регулируются алгоритмы решения различных вопросов (операционных, технологических, юридических, финансовых, научных и прочих). Характерный пример – Должностная инструкция (она регламентирует права, обязанности, ответственность и полномочия конкретного должностного лица или специалиста в компании).
- Штатное расписание. Оно составляется в характерной табличной форме. Содержит сведения об имеющихся должностях, числе сотрудников для каждой должности, системах и размерах оплаты их труда. Документ не считается обязательным, но применяется повсеместно.
- Структура компании и её штатная численность. Включает информацию о составе всех структурных подразделений юрлица и числе сотрудников в каждом таком подразделении (отделе/цехе).
- Правила внутреннего трудового распорядка. Документ формируется в соответствии с требованиями статей 189-190 Трудового кодекса РФ. Эти Правила утверждаются директором компании. Они должны быть как у юрлица, так и у предпринимателя-физлица (ИП).
- Общие положения о данной организации.
- Главные функции компании.
- Права, обязанности в организации.
- Менеджмент юридического лица.
- Контакты и взаимоотношения.
- Операционная и коммерческая деятельность.
- Активы компании, её основные средства и иное имущество.
- Контрольно-ревизионные процедуры.
- Правила реорганизации/ликвидации.
- Порядок и принципы образования уставного капитала (эмиссии акций).
- Порядок распределения (использования) полученной прибыли.
- Порядок формирования организации, а также осуществления и прекращения ее работы.
- Внутренняя организационно-управленческая структура.
- Главные цели и ключевые задачи деятельности компании (подразделения).
- Структура подразделений.
- Выполняемые функции, имеющиеся права, возложенные обязанности.
- Ответственность лиц, выполняющих поставленные цели (назначенные задачи).
- Менеджмент, контроль, ревизионные процедуры.
- Реорганизация/ликвидация юрлица (подразделения юрлица).
- Общие положения о должности.
- Основные функции, ключевые обязанности, имеющиеся права, а также ответственность должностного лица.
- Контакты должностного лица с иными должностями и подразделениями в компании.
- Оценка выполняемой работы.
- Перечень имеющихся должностей/позиций/специальностей.
- Число сотрудников по каждой должности/позиции/специальности.
- Оплата труда (система, размеры) по каждой должности / специальности / позиции.
- Наименование конкретного подразделения (отдела/цеха).
- Код конкретного подразделения (отдела/цеха).
- Число сотрудников в конкретном подразделении (отделе/цехе).
- Порядок и ключевые принципы найма/увольнения работников.
- Действующий распорядок трудового дня.
- Применяемый режим труда/отдыха.
- Установленные права/обязанности трудящихся.
- Правила и ключевые принципы поощрения/наказания персонала.
Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.
Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.
Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:
Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:
Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:
На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:
В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.
Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.
Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание содержит следующие реквизиты:
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.
Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).
Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.
Система распорядительной документации.
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.
Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Схема подготовки распорядительных документов:
Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.
Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
Приказами оформляются:
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.
Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.
Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.
Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.
Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение.
Элементы доклада:
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
В современных условиях поиска наиболее эффективных форм местного самоуправления, динамичного развития правового регулирования, роста объемов информации, развития информационных технологий повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, его соответствию современным требованиям и перспективам развития местного самоуправления в России. Администрация города является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления. Каждое из подразделений администрации осуществляет реализацию определенного вопроса местного значения (промышленность, энергетика, культура, спорт, ЖКХ, социальная сфера и другие) и по каждому направлению создается свой комплекс документов, состав которого различен. Такая документация в совокупности является наиболее крупным информационным ресурсом администрации. Так, например, в Комитете по управлению имуществом специальной документацией являются реестры муниципального нежилого фонда, договор о приватизации имущества; в Комитете по архитектуре и градостроительству - планы застройки, схемы градостроительного планирования и другие.
Определенный состав документов, входящих в данные комплексы, закреплен не только на локальном уровне, но и на федеральном. Это обусловлено тем, что федеральное законодательство регулирует различные сферы деятельности и устанавливает требования по их осуществлению (в том числе и требования по документированию отдельных процессов). Например, Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления" устанавливает вопросы местного значения городского округа, в число которых входит "утверждение генеральных планов городского округа, правил землепользования и застройки, утверждение подготовленной на основе генеральных планов городского округа документации по планировке территории". Однако, несмотря на указание о наличии специальной документации, в законодательстве, как правило, отсутствует регламентация всего состава документов, порядка их разработки и оформления. Эти вопросы должны получать отражение в подзаконных актах, которых в настоящее время недостаточно. В данных условиях органы местного самоуправления и их структурные подразделения самостоятельно разрабатывают и утверждают локальными правовыми актами состав и внешнюю форму документов, сопровождающих тот или иной вид деятельности.
Разработка унифицированных форм документов на уровне функциональных подразделений администрации города положительно влияет как на составление и оформление конкретного вида документа, так и на интеграцию информационных ресурсов в пределах одного органа управления в целом. Однако это не означает, что в другом муниципальном образовании применяется идентичный состав документов, сопровождающий процесс управления муниципальным имуществом, в котором отражены аналогичные этапы и представлена соответствующая информация. Следует констатировать, что в настоящее время вопросы документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления решаются каждым муниципальным образованием самостоятельно.
В результате возникает следующая проблема: при наличии системности, присущей информационным ресурсам, создаваемым в рамках реализуемых органами местного самоуправления полномочий, отсутствует их целостность и единообразие. Проблема усугубляется значительным количеством сформированных в настоящее время органов местного самоуправления, как на уровне субъекта Российской Федерации, так и Российской Федерации в целом. Решение данной проблемы возможно только на общегосударственном уровне посредством комплексного подхода, обязательным компонентом которого должна стать разработка унифицированных систем документации, отражающих процесс реализации соответствующей функции.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы администрации города (коллегиального органа, структурного подразделения).
Инструкция излагает порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения. Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые главой администрации, или акты, утверждаемые администрацией города. Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, инструкций и правил находится в ведении администрации города.
Тексты проектов положений, инструкций и правил печатаются на общих бланках администрации города и излагаются от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту). Констатирующая часть документа - раздел "Общие положения" - содержит основания разработки, основное назначение нормативного акта и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.
Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст.
Касается конкретных видов деятельности и технологии исполнения (что и как делать), они должны получают отражение в обязательном документе, применяемом в настоящее время в системе государственной гражданской службы - должностном регламенте или должностной инструкции, закрепив в нем наряду с другими компетенциями конкретного госслужащего и компетенции в сфере документационного обеспечения управления.
Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.
Федеральные органы исполнительной власти - министерства, службы, агентства - должны разрабатывать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и согласовывать ее с Федеральным архивным агентством (Росархивом) перед утверждением руководителем федерального органа исполнительной власти.
Возвращаясь к структуре инструкции по делопроизводству, необходимо отметить, что в настоящий момент нормативные акты в области делопроизводства ее не определяют, поэтому инструкция может иметь различную структуру, но при этом в нее должно входить минимум три части: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения.
Инструкция по делопроизводству оформляется так же, как и любая другая инструкция. Более подробную информацию об оформлении инструкции можно найти в первой части "Система организационно-распорядительной документации" второго раздела "Энциклопедии делопроизводства".
Еще одним нормативным документом является Положение о структурном подразделении - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.
Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Положения об отделах подписываются руководителем отдела и утверждаются главой администрации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование учреждения, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.
В заключение хотелось бы отметить, что в организации могут также применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере делопроизводства (документационного обеспечения управления). Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельным документом - правилами составления и оформления документов и т.п. Проведенный анализ должностной инструкции исполнительного органа позволяет отметить некоторые тенденции. Должностные инструкции, работающих в структурном подразделении, выполняющим функцию службы ДОУ (категория должностей - специалисты; группа должностей - старший, средний, младший), содержат лишь общие положения без механизма их реализации (технологии). Например, используются следующие формулировки: "несет ответственность за осуществление делопроизводства в управлении"; "проводит мониторинг деятельности по вопросам ведения делопроизводства в управлении"; "осуществляет нормативно-правовое обеспечение ведения делопроизводства".
Чтобы регламентировать работу предприятия, его учредители (руководители) оформляют надлежащи организационные документы. Такие бумаги считаются внутренними (локальными) нормативными актами, действующими исключительно в рамках конкретной организации.
Какие бывают организационные документы, как они составляются, какие реквизиты должны включаться в содержание — об этом читайте в статье ниже. Кроме того, приведены образцы оформления наиболее попопулярных бланков указанного характера.
Что такое организационные документы?
Любая организация – как крупная, так и мелкая – не сможет функционировать без своей внутренней структуры. Деятельность компании (учреждения) нужно регулярно систематизировать, обеспечивая должный порядок.
Чтобы создать необходимые предпосылки для нормального осуществления всех процессов, собственники и руководители предприятия регламентируют его работу путем оформления и утверждения так называемых организационных документов.
Организационной документацией подробно описывается структура компании, детализируются ключевые принципы её функционирования, предписываются правила выполнения тех или иных процессов, относящихся к её деятельности.
Организационные документы предприятия корректируются достаточно редко. После надлежащего утверждения они приобретают статус нормативных актов, постоянно действующих в конкретной организации.
Большая часть подобных актов составляется ещё на этапе создания предприятия. Впоследствии организационные документы регулируют деятельность компании, придавая её работе целенаправленность и упорядоченность.
Какие бывают — виды
На предприятии должны быть все типичные разновидности организационных документов, регламентирующих ключевые направления его деятельности. К такой документации относятся следующие акты компании:
Как оформляются — основные реквизиты
Каждый из вышеперечисленных организационных документов оформляется в соответствии с определенными правилами и включает конкретные реквизиты.
Устав
Устав юридического лица включает следующие сведения:
Положение
Принципиальная структура Положения выглядит следующим образом:
Инструкция
Должностная инструкция характеризуется наличием таких реквизитов:
Штатное расписание
Как правило, штатное расписание содержит следующие сведения (в табличной форме):
Структура и штатная численность
Данный документ обычно включает такую информацию (в табличной форме):
Правила внутреннего трудового распорядка
Данный организационный документ содержит следующие главные реквизиты:
Корректное оформление вышеперечисленной организационной документации считается важным условием её легитимности для конкретной компании.
Выводы
Организационные документы предприятия – это регламенты, которые утверждаются его собственниками (руководителями). Они считаются обязательными в пределах конкретной организации.
Рассматриваются как юридические (правовые) акты, которые издаются владельцами компании (или её руководством) для всестороннего регулирования её деятельности.
Зачастую данными регламентами затрагиваются вопросы управления, кадровой работы, документооборота, учета, а также операционной и прочей деятельности.
Читайте также: