Система доу представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов

Обновлено: 04.07.2024

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

нормативные документы по организации архивного хранения документов.

других нормативных правовых документов.

Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.

Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.

При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Классификаторы информации об организационных структурах:

Унифицированная система документационного обеспечения управления

Состав нормативно-методической базы ДОУ

Стандартизация и унификация системы ДОУ

Общероссийские классификаторы документации

Состав нормативно-методической базы ДОУ.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

-законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

-постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

-государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

-государственные стандарты на документацию;

-унифицированные системы документации;

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

-нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Стандартизация и унификация системы ДОУ

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Требования к разработке унифицированных форм документов

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

Общероссийские классификаторы документации.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:

-Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

-Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

-Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

-Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

Классификаторы информации об организационных структурах:

-Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

-Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства ( ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)

Курс документационного обеспечения управления содержит необходимую информацию о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с едиными требованиями действующих законодательных и нормативных актов.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения ее до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, так как работники сферы управления затрачивают на работу с документами не менее 60% рабочего времени. От организации ДОУ зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства, таких как регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.п.

Документационное обеспечение управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в бумажный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления. Система ДОУ представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система документационного обеспечения управления предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

- сложившихся национальных традиций работы с документами;

- установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

- квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде России и архивах. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

Значение ДОУ для современного предприятии как одного их важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и, прежде всего, его универсальностью.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитование, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д.

Документы служат доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие его трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важная роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями Трудового кодекса Российской Федерации, либо не ведется вообще.

Таким образом, знание вопросов современного документирования поможет работать без внешних (с государственными органами, партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив все внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Система документационного обеспечения управления предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

- используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

- сложившихся национальных традиций работы с документами;

- установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

- квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Лекция 2.
Задачи ДОУ.
Организация службы ДОУ на предприятии.

Понятие документа Документ ( от лат

Документирование Документирование – это регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе, в преобразованном виде.
Средства документирования:
простые орудия (ручки, карандаши);
механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника);
средства автоматизации (компьютерная техника с соответствующим ПО).

Характеристики документа Аутентичность

Аутентичность.
Документ является аутентичным, если он был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, в то время, которое обозначено в документе.
Достоверность.
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемой деятельности или фактов и которому можно доверять в последующей деятельности.
Целостность.
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Пригодность для использования.
Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

Функции документа Общие функции документа : информационная; социальная; коммуникативная; культурная

Общие функции документа:
информационная;
социальная;
коммуникативная;
культурная.
Специальные функции документа:
управленческая;
правовая;
историческая.

Классификация документов по типу носителя – электронные, бумажные; по структуре – формализованные, неформализованные; по сфере деятельности – научные, конструкторские, технические, управленческие, производственные; по назначению –…

по типу носителя – электронные, бумажные;
по структуре – формализованные, неформализованные;
по сфере деятельности – научные, конструкторские, технические, управленческие, производственные;
по назначению – организационные, распорядительные, учетные, справочные и др.;
по типу содержания – текстовые, графические, мультимедийные и др.;
по направлению передачи – входящие, исходящие, внутренние.

Системы документации Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам:
происхождения,
назначения,
вида,
сферы деятельности,
единых требований к их оформлению.
Системы документации предназначены для документирования той или иной управленческой функции.

Системы управленческой документации организационно-правовая документация; плановая; распорядительная; отчетная; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; документация, отражающая основную деятельность организации…

Системы управленческой документации

организационно-правовая документация;
плановая;
распорядительная;
отчетная;
документация по обеспечению кадрами;
финансовая документация;
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация;
документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.

Унифицированная система документации

Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
Цели создания УСД:
Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов.
Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.

Международная деятельность в области стандартизации документов

Требования к УСД Документы, входящие в состав

Требования к УСД

Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;
УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;
все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

Направления унификации Унификация структуры

наличие трех частей документа;
общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей;
стандартные размеры носителя и полей документа;
расположение реквизитов документа.

использование стандартизованной профессиональной лексики;
соблюдение требований деловой стилистики;
соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы.

эргономические характеристики документов;
информативность форм представления данных;
единообразие оформления однотипных документов.

Структура унифицированного документа

Класс УСД Код ОКУД Организационно-распорядительная документация 0200000

Первичная учетная документация

Финансовая, первичная, отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций

Документация по ценообразованию

Документация по материально-техническому снабжению

Документация по торговле

Документация по внешней торговле

Проектная документация по капитальному строительству

Единая система конструкторской документации (ЕСКД)

Единая система технологической документации (ЕСТД)

Единая система технической подготовки производства (ЕСТПП)

Документация по социальному обеспечению

Документация по изобретениям и открытиям

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Типовые организационно-распорядительные документы

Классы организационно-распорядительных документов

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.
К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

Виды распорядительных документов с точки зрения принятия решений

Документы, издаваемые коллегиально

Документы, издаваемые единолично

Уровень принятия решений

Федеральное правительство, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления АО

Федеральные министерства, администрации субъектов РФ, руководители предприятий

Читайте также: