Принципы эффективного контроля в менеджменте кратко

Обновлено: 04.07.2024

Учебные материалы для обучающихся по специальности Менеджмент

Основные принципы (правила) проведения эффективного контроля

Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля. Деятельность в тех областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измере ния и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заня ли более важного места, чем цели организации.

3. Соответствие делу. Методы и системы контроля должны соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может скорее
маскировать, а не собирать критически важную информацию.

4. Своевременность контроля. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во времен ном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходяще го временного интервала такого рода определяется с учетом временных ра мок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5. Гибкость контроля. Например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный, скажем, необходимостью адаптации к недавно принятому законодательству, то до тех пор, пока он не будет встроен в сис тему контроля фирмы, система контроля не сможет отслеживать производст венные издержки. Система контроля должна приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды.

6. Простота контроля. Избыточная сложность ведет к беспорядку, потери контроля над ситуацией. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

7. Экономичность контроля. Затраты на контроль должны перекрываться повышением доходов организации от его использования.

8. Регулярность. Контроль должен носить постоянный характер.

9. Открытость. Контроль должен осуществлять официально уполномоченными на это должностными лицами.

10. Объективность. Контроль должен основываться на объективных количественных и качественных нормативах. Контроль не следует проводить из недоверия.

11. Гласность. Результаты контроля необходимо доводить до сведения подчиненных.

Понравился данный материал?
Не стесняйся, поставь лайк, расскажи о нас своим друзьям, однокурсникам, короче, всем, кому был бы полезнен наш сайт! Тебе ничего не стоит, а нам приятно, что не зря стараемся ;)

Цель лекции: познакомить слушателей с практикой проведения функции контроля , описать основные виды контроля и этапы его проведения, представить требования.

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;
корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

Чему мы научились?
Что следует сделать иначе в следующий раз?
В чем причина отклонений от намеченного?
Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Управленческий контроль необходим, прежде всего, по следующим причинам:

Неопределенность, сложность и динамичность организационной среды.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.

Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.

Управленческий контроль проводится по следующей технологии:

Выбирается концепция контроля: система, процесс или частные проверки; предмет и цель контроля; контролирующий орган.
Организуются цели контроля: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
Нормы контроля: этические, правовые, производственные и пр.
Методы контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Объемы и области контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и пр.

При проведении управленческого контроля следует руководствоваться следующими критериями:

Эффективность контроля – определяется результативность, полезность контроля.
Эффект влияния на людей – следует определить, что конкретно вызывает у работников предлагаемая технология контроля, а именно:положительные или негативные стимулы, стрессовые реакции и пр.
Выполнение задач контроля – необходимо определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений.
Определение границ контроля – контрольные мероприятия не должны осуществляться без ограничений. Длина контролируемых участков должна способствовать выявлению отклонений на самой ранней стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля в соответствии с действующим законодательством.

Управленческий контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ .

Основным средством контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

Предварительный контроль используется в трех областях:

Человеческие ресурсы.
Материальные ресурсы.
Финансовые ресурсы.

Предварительный контроль принято делить на два вида: терапевтический и диагностический.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ . Его объектом являются сотрудники организации.

Для осуществления текущего контроля , аппарату управления необходима обратная связь . Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

Заключительный контроль своей целью предполагает предотвращение ошибок в будущем.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Заключительный контроль позволяет:

Во-первых – получить достоверную информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

Во-вторых – повысить мотивацию.

Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:

Этап А. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается измерению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап B. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.

Этап C. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.

Для того чтобы контроль был эффективным, к нему предъявляются следующие требования:

Объяснить персоналу необходимость проводимого контроля.
Обеспечить гибкость, т.е. выбрать наилучший при данных обстоятельствах "стиль контроля", в целях исключения неточности и деспотичности.
Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации.
Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.
Сформировать механизм контроля, соответствующий исследуемому виду деятельности.
Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.
Общие затраты на систему контроля не должны превышать создаваемые ею преимущества.
Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к планируемой прибыли остается достаточно низким.

Краткие итоги

В лекции представлено определение контроля как функции менеджмента, а также те основные вопросы, на которые можно получить в процессе проведения контроля.

Представлена технология проведения контроля, а также критерии, которыми необходимо руководствоваться.

Рассмотрены виды управленческого контроля (предварительный, текущий и заключительный).

Определена процедура проведения контроля, которая заключается в установлении стандартов, сравнении достигнутых результатов со стандартами и выборе подходящей линии поведения.

Для определения эффективности контроля в лекции также указаны основные требования.

Для оптимальной, рациональной, безопасной и эффективной работы любой системе необходим контроль. Деятельность организации как единой системы управления не является исключением.

Без контроля нежизнеспособен бизнес. Предпринимательство существует в достаточно агрессивной бизнес-среде, выживает в ней и даже развивается благодаря своей защитной функции, которую активирует контроль — внешний и внутренний.

Все хозяйствующие субъекты постоянно находятся под внешним контролем. Им нужно выстоять под натиском разрешительных, сопроводительных, контролирующих и надзирающих государственных органов, расчетливых контрагентов (поставщики, заказчики, кредиторы, потребители), наблюдательных участников рынка и беспокойной общественности.

Поскольку субъекты внешнего вмешательства мотивированы прежде всего на решение своих задач, то в вопросах внешнего контроля субъект предпринимательства, по сути, держит оборону.

Внутренний контроль не так враждебен. В нем все свои — собственники, акционеры, руководство, администрация, персонал. Несмотря на внутренний периметр, все правила и требования должны быть четко обозначены.

Всем важно понимать, что внутренний контроль не репрессивная машина. Наоборот, это отличная возможность адекватно оценить внешние угрозы, мобилизоваться и гармонично встроиться в бескомпромиссную конкурентную среду, адаптироваться к рискам, продуктивно работать, сохранить устойчивость, развиваться и расширять перспективы.

Внутренний контроль и внутренний аудит — не одно и то же. Задачи внутреннего аудита сводятся к проверке учета и отчетности на предмет соответствия законодательным нормам, локальным нормативным актам, существующим регламентам и положениям.

Показатели проверяют на предмет обоснованности, документального подтверждения и корректного отражения в учете и отчетности. Чаще всего это проверка постфактум, когда все уже случилось.

Внутренний контроль призван:

дать максимально достоверную оценку законности, правомерности, эффективности, рациональности и безопасности хозяйственной деятельности;
выявить негативные тенденции, просчитать риски и минимизировать потери.

При этом нарушения законодательства, как текущие, так и потенциальные, не влекут негативных последствий. Компания сохранит деловую репутацию, денежные средства, избегая убытков и штрафов.

Внутренний контроль — прогрессивный устойчивый тренд. Его значимость возрастает с каждым годом.

В условиях сурового бизнес-климата, динамично меняющегося законодательства, сложнопредсказуемой и неоднозначной правоприменительной и судебной практики система внутреннего контроля защищает интересы государственных и частных организаций, крупных компаний и микробизнеса.

Организации, отчетность которых подлежит обязательному аудиту, должны осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

ПРИНЦИПЫ И ВИДЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Рассмотрим принципы работы, на которых строится контрольная деятельность в целом и внутренний контроль в частности. К наиболее важным принципам относят:

Виды внутреннего контроля:

по функциональной направленности: административный, финансовый, бухгалтерский, правовой, технический, технологический, кадровый, контроль системы безопасности;
по решению задач: стратегический, тактический, оперативный;
по глубине охвата: тематический, комплексный;
по полноте: сплошной, выборочный;
по периодичности: систематический, периодический, эпизодический (ситуационный);
по времени проведения: предварительный, текущий, последовательный;
по степени внезапности: плановый, внеплановый (внезапный).

Порядок сочетания разных видов внутреннего контроля зависит от конкретных обстоятельств. Каждая организация определяет их самостоятельно.

ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ И ЦИФРОВЫЕ РЕШЕНИЯ

Сегодня внутренний контроль активно внедряет цифровые решения. С помощью электронных сервисов можно отслеживать движение документов по процессам и исполнителям, применять алгоритмы для проверки и подсчета общих сумм, проводить анализ на предмет соответствия и сопоставления данных.

Сервисы используют для онлайн-мониторинга бизнес-процессов и даже для риск-ориентированного подхода по заданным контрольным показателям-индикаторам. Нужно только правильно поставить задачу, составить верный алгоритм и прописать код.

Если информационная система адаптивна, с дружелюбным интерфейсом и богатым конструктором гибких настроек под капризы конкретного заказчика, то польза от нее огромная. Однако заменить в полной мере специалиста никак нельзя.

На мой взгляд, далеко не все процессы можно эффективно автоматизировать и запустить контрольный алгоритм лишь нажатием одной кнопки. Не все задачи внутреннего контроля можно доверить решениям искусственного интеллекта.

Даже если вся аналитика выстроена верно, настроены автоматические выгрузки данных, необходимость выполнения контрольных процедур человеком остается. Хотя бы для того, чтобы убедиться в корректности работы автоматизированной системы.

В числе преимуществ автоматизации эксперты отмечают сокращение времени на аудит на 25 %. Это существенно. За автоматизацией и цифровой экономикой — будущее.

Программные средства и технологии каждый подбирает для себя: по потребностям, возможностям, цене и сроку ожидания окупаемости. Универсальных решений нет.

Здесь принцип внутреннего контроля о сопоставимости затрат с полученным эффектом как раз кстати.

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Основные правила проведения внутреннего контроля находят отражение в локальном нормативном акте — внутрифирменном стандарте по проведению контроля. Это может быть Положение о внутреннем контроле, в котором закрепляют порядок организации и работы службы внутреннего контроля, ее задачи, процедуры и полномочия.

Чем подробнее прописаны контрольные процедуры, тем эффективнее результат контроля. Высший пилотаж, когда система выстроена по методу самоконтроля и работает сама, учитывая требования внешней среды, традиции и особенности работы конкретной организации.

Малый бизнес также осуществляет контрольные действия, но в менее зарегулированной форме, чем крупный и средний. Нередко контрольные процедуры завязаны на главного бухгалтера или руководителя компании.

Как организовать внутренний контроль, организация решает самостоятельно. Это зависит от:

стиля управления организацией;
сложности ее организационной структуры;
разнообразия видов деятельности;
автоматизации бизнес-процессов;
охвата контролем различных сфер хозяйственной жизни;
объема решаемых задач;
требований руководства компании;
готовности бенефициара выделять ресурсы на контроль.

Крупные публичные акционерные общества с усложненной структурой, филиальною сетью, диверсифицированным бизнесом создают службы внутреннего контроля, отделы и даже департаменты. У компаний поменьше внутренний контроль тоже присутствует, пусть и в ограниченном функционале.

Для выполнения процедур внутреннего контроля назначают ревизора или передают контрольные функции на аутсорсинг сторонней организации, внешнему консультанту.

ЭТО ВАЖНО

Внутренний контроль не должен превратиться в формальность и профанацию. Затраты на внутренний контроль не должны превышать эффект от его внедрения и функционирования.

Нужно помнить, что основные задачи внутреннего контроля следующие:

организовать надзор за значимыми процессами и должностными лицами, которые на них влияют;
определять правовые, финансовые, административные риски;
выявлять нарушения и недостатки в бизнес-процессах и оперативно на них реагировать.

Внутренний контроль необходим как для организации в целом, так и отдельным бизнес-процессам, элементам процесса управления.

Т. Зозуля, налоговый консультант-практик

Содержание управленческого контроля как функции менеджмента

Управленческий контроль предназначен для подведения итогов реализации управленческого цикла. С помощью функции управленческого контроля производится оценка качества и эффективности выполнения других функций менеджмента, а также управленческих решений.

Контроль является завершающим этапом управленческого цикла. На данном этапе корректировка управленческого цикла уже невозможна, поэтому контроль нацелен на анализ ситуации и формулировку практически применимых выводов.

Эффективность управленческого контроля во многом зависит от характеристик и настроек управленческого цикла, которые позволяют своевременно выявлять необходимость корректирующих действий и реализовывать их. Это позволяет уделять на этапе контроля внимание наиболее серьезным системным проблемам, а не текущим неполадкам. По результатам осуществления функции управленческого контроля должны разрабатываться и приниматься меры по устранению причин и последствий недостатков контролируемой системы.

Система управленческого контроля выполняет важнейшую функцию – обеспечивает обратную связь между плановыми и реальными показателями деятельности организации. Плановые показатели при этом призваны отражать ожидания менеджмента.

Условия эффективности управленческого контроля

Определение наиболее значимых факторов;
Моделирование контрольного процесса;
Внимание к динамике контролируемого процесса;
Регулярная корректировка значимости факторов;
Анализ разрыва между плановыми и фактическими показателями контролируемого процесса;
Разработка возможных корректирующих мер.

Осуществление функции управленческого контроля не зависит от степени доверия внутри организации. Данная функция является обязательным и необходимым компонентом системы менеджмента.

Принципы осуществления управленческого контроля

Реализация функции управленческого контроля осуществляется на базе ряда принципов, которые обеспечивают ее эффективность:

Готовые работы на аналогичную тему

Всеохватность – контролю следует подвергать все операции организации;
Централизованность – контроль над наиболее важными процессами должен осуществляться с непосредственным участием высшего менеджмента компании, ему также должны оперативно сообщаться все значимые отклонения и сбои в процессах;
Адекватность содержанию деятельности – реализация функции контроля должна соответствовать особенностям деятельности конкретной компании;
Контроль должен быть прямым – контроль должен осуществляться с участием ответственного за процесс лица;
Стратегическая направленность – функция контроля должна отражать и поддерживать общие цели организации;
Объективность – недопустимость влияния личных качеств и взаимоотношений руководителя с подчиненными на процесс контроля, невозможность использования контроля как средства наказания, необходимость создания системы контроля на основе объективных, понятных и общепринятых показателей;
Гибкость – система контроля должна приспосабливаться к организационным изменениям;
Контроль должен работать на опережение – контролирование процессов должно способствовать предотвращению возможных проблем и отклонений от плана;
Нацеленность на решение проблемы – действительной целью контроля является решение проблемы (или ее предотвращение), а не констатация факта возникновения;
Простота – простая система контроля способствует лучшему пониманию целей и методов контроля сотрудниками организации;
Постоянство – регулярность процедур контроля позволяет оперативно принимать меры по предотвращению проблем;
Своевременность – контроль должен осуществляться таким образом, чтобы избежать серьезных потерь из-за временных промежутков между проблемой и реакцией на нее.

Можно выделить и другие принципы управленческого контроля, которые применяются каждой конкретной организацией в зависимости от особенностей ее деятельности и характеристик управленческого цикла.

Получи деньги за свои студенческие работы

Курсовые, рефераты или другие работы

Автор этой статьи Дата написания статьи: 18.05.2017

Татьяна Васильевна Болотова

Автор24 - это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ.

Читайте также: