Применение информационных технологий в доу и архивоведение
Обновлено: 02.07.2024
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности документов. Разработанные и функционирующие в архивах автоматизированные информационные системы предназначены для хранения, поиска, учета документов, служат научно-справочным аппаратом к ним, способствуют созданию различных справочников, указателей, электронных картотек… Читать ещё >
- основные направления использования современных информационных технологий в доу и архивном деле
Заключение. Основные направления использования современных информационных технологий в ДОУ и архивном деле ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )
Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечении управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа. Компьютер в современных офисах стал незаменимым помощником. Использование компьютеров помогает выполнять широкий круг задач, таких как создание и редактирование документов, регистрация документов и контроль за их исполнением, хранение и поиск текущих документов. Осуществляется архивное хранение документов, поиск необходимой информации, прием и передача документов по сети (как локальной, так и глобальной), а также организация рабочего времени пользователя.
Системный подход к управлению электронными документами предусматривает набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Безусловно, даже создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, чем традиционно на пишущей машинке. Тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набор текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.
Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Внедрение информационных систем в архивном деле позволяет перевести документы в электронную форму, оцифровать архивные документы, повысить сохранность документов, увеличить перечень платных услуг и повысить эффективность работы с архивом.
При использовании информационных систем, уменьшаются общие затраты на управление архивом, его использования, увеличивается надежность за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня. ороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.
Информатизация в архивном деле все более усовершенствуется и разрастается, постепенно проникает во все направления работы архивов, являясь неотъемлемой частью повседневного труда работников, а это, в свою очередь, самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику работы архивов Новосибирской области автоматизированных архивных технологий.
Обеспечение общедоступности различных архивных баз данных в будущем позволит популяризировать документальное богатство архивов, легкость доступа исследователей, ученых и студентов к документам, сохранность документов на бумажной основе.
Подводя итог вышесказанному, отмечу, что необходимость внедрения автоматизированных технологий в практику работы архивных учреждений, обусловлена необходимостью удовлетворения возрастающих потребностей общества в ретроспективной информации. Активное использование документов Архивного фонда области, повышение роли архивов в решении вопросов защиты законных прав граждан, в том числе по исполнению социально-правовых запросов, требуют повышения эффективности работы архивов, что в определенной мере достигается за счет внедрения новейших информационных технологий в архивной отрасли.
5.1. Современные информационые технологии работы с документами имеют ряд преимуществ. Во-первых, позволяют работать с большими объемами данных и обеспечивают быстрый и эффективный поиск требуемых сведений для различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE, ORACLE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные.
Во-вторых, обработывают различные таблицы, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. КЭТ (крупноформатные электронные таблицы) помогают создавать подобные документы.
В-третьих, помогают осуществлять контроль и координацию деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. Специальные пакет может автоматически при наступлении срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской деятельности сотрудников. В четвертых, автоматизируют труд технического персонала (текстовые процессоры);
- обеспечивают оперативный обмен данными, что позволяет экономить время;
- позволяют повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.
Уровни автоматизации системы ДОУ организации в зависимости от автоматизации видов деятельности могут быть следующими:
| Виды деятельности | Компоненты |
| Операторская деятельность (работа с документами) | Средства поддержки разработки документов, СУБД, средства подготовки презентаций, системы обработки транзакций, системы управления документооборотом… |
| Административная деятельность (организация коммуникаций и информационного обмена) | Системы для организации групповой и корпоративной работы, средства работы с электронными формами и др. |
| Эвристическая деятельность (принятие решений) | СППР, экспертные системы, системы анализа в реальном времени и др. |
5.2. Подходы к автоматизации деятельности архивной службы. Возможности использования информационных технологий на разных этапах архивной работы и в управлении архивом.
Существует два подхода к автоматизации архивной службы. На выбор влияют потребности и возможности организации, которые впоследствии выражаются в различных финансовых вложениях в процесс.
Архив предприятия в традиционном понимании - это хранилище документов на традиционных бумажных носителях. Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые - десятилетиями, Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.
Возможны следующие варианты:
- приемлемое сочетание двух систем:перевод отдельных видов и групп дел в электронный вид и перевод/создание системы НСА ко всему фонду в автоматизированной системе.
Некрупное, недавно созданное предприятие с небольшим документооборотом, динамично и быстрорастущее может выбрать первый вариант. Для ликвидируемого, реструктуризируемого предприятия достаточным будет второй вариант. Для крупного предприятия, получившего в наследство большой архив, имеющего в настоящее время значительный документооборот, приемлемым будет третий вариант.
Представленные на рынке программные системы позволяют решить поставленные задачи.
Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.
Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.
Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.
Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.
Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.
Информационные технологии используются на разных этапах архивной работы:
- использование и публикации документов: организация поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов;
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.
Описание презентации по отдельным слайдам:
История профессии В России днем рождения секретарской должности можно считать 27 февраля 1720 года, когда Петр I подписал Генеральный регламент, который устанавливал обязанности должностных лиц коллегий, определял порядок обсуждения дел в коллегиях, организацию делопроизводства, взаимоотношения коллегий с Сенатом и местными органами власти. ГЕНЕРАЛЬНЫЙ РЕГЛАМЕНТ - первый нормативный документ по организации работы с документами.
Виды профессиональной деятельности Организационно-управленческая - ведение делопроизводства, в том числе в электронной форме, с применением компьютерной техники; разработка и внедрение инструкции по документационному обеспечению управления; организация функционирования офиса; пользование современными средствами офисной техники, .пользование современными информационными технологиями; Архивная - организация проведения экспертизы ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами; справочно-технологическая обработка документов и дел; составление описи дел; прием и размещение документов в архиве; обеспечение учета и сохранности документов в архивах; использование современных информационных технологий, применяемых в архивном деле.
Объекты профессиональной деятельности документы, созданные любым способом документирования; системы документационного обеспечения управления; системы электронного документооборота; архивные документы; первичные трудовые коллективы.
Качества специалиста службы ДОУ Личностные: ответственность и пунктуальность; коммуникабельность; добросовестность и доброжелательность; дипломатичность; целеустремленность. Профессиональные: профессиональные навыки; высокий уровень самоорганизации; владение ПК, умение работать в различных программах; знание основ делопроизводства; умение вести телефонные переговоры; знание делового этикета.
Востребованность на рынке труда Специалист по документационному обеспечению управления и архивист всегда востребован на рынке труда, так как успех фирмы во многом зависит именно от него. Кроме того, эта профессия имеет множество видов профессиональной деятельности, что также увеличивает количество вакансий. Причина востребованности профессии заключается, во-первых, в постоянном росте объемов информации, создаваемой и циркулирующей в обществе, и, во-вторых, в осознании значимости информации в жизни общества.
Область работы Многие выпускники нашего техникума работают в различных организациях города Липецка: в службах ДОУ, отделах кадров, архивах, в архивном отделе администрации г. Липецка
Основная задача архива – обеспечение сохранности архивных документов в организациях, учреждениях, предприятиях города Липецка. Архивное управление администрации г.Липецка
Отдел организации хранения и учета документов Архив осуществляет прием на хранение документов, проводит комплекс мероприятий, направленных на обеспечение их сохранности. Государственный архив Липецкой области
Сектор информационного обслуживания Сотрудники предоставляют муниципальные услуги: Обеспечение доступа к архивным документам в читальном зале архива, Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов. Архивное управление администрации г.Липецка
Сектор научно-справочного аппарата и использования документов Осуществляет весь комплекс работ, направленных на совершенствование справочно-поисковых средств и улучшение физического состояния архивных документов: подшивку дел, реставрацию поврежденных документов, восстановление затухающих текстов. Государственный архив Липецкой области
Работа в службах ДОУ Многие выпускники нашего техникума работают в службах ДОУ Основные виды работ: документирование; организация работы с документами; работа по обращениям граждан; текущее хранение документов; бездокументное обслуживание руководителя.
Работа в службах ДОУ Документирование конструирование бланков, составление и оформление документов; тиражирование бланков и документов; оформление выписок и копий.
Работа в службах ДОУ Текущее хранение документов: разработка номенклатуры дел, формирование дел; хранение дел; подготовка дел к длительному хранению; оформление дел; составление описей дел.
Работа в службах ДОУ Бездокументное обслуживание руководителя: планирование рабочего времени руководителя; организация приема посетителей; ведение телефонных переговоров; командирование руководителя; подготовка и проведения конферентных мероприятий; организация связей с общественностью.
Перспективы профессии Стартуя с позиции секретаря, специалист по ДОУ получает прекрасную возможность сделать успешную карьеру! Постигнув все нюансы администрирования и специфики работы в подразделениях фирмы, толковый помощник без особого труда сумеет взять в свои руки руководство секретариатом, развить карьеру в избранном направлении и даже стать исполнительным или административным директором. Но, только в том случае, если постоянно пополняет багаж профессиональных навыков, повышает квалификацию.
разработана в соответствии с ФГОС:
Федеральный государственный образовательный стандарт высшего образования по направлению подготовки 46.03.02 ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И АРХИВОВЕДЕНИЕ (уровень бакалавриата) (приказ Минобрнауки России от 06.03.2015 г. № 176)
составлена на основании учебного плана:
46.03.02 Документоведение и архивоведение
утвержденного учёным советом вуза от 30.06.2020 протокол № 6.
Рабочая программа одобрена на заседании кафедры
Кафедра отечественной истории
Протокол от 02.06.2021 г. № 9
Срок действия программы: 2021-2022 уч. г.
Заведующий кафедрой
Демчик Е.В.
Визирование РПД для исполнения в очередном учебном году
Рабочая программа пересмотрена, обсуждена и одобрена для
исполнения в 2021-2022 учебном году на заседании кафедры
Кафедра отечественной истории
Протокол от 02.06.2021 г. № 9
Заведующий кафедрой Демчик Е.В.
Читайте также: