Приказ об окончании нумерации приказов в доу образец

Обновлено: 04.07.2024

К началу года отделу кадров необходимо провести ревизию обязательных приказов компании. Это означает проведение полного анализа распорядительных документов по организации — какие из них надо закрыть, какие переиздать на следующий год. Ежегодные обязательные приказы отражают деятельность компании, движение личного состава или административно-хозяйственную сферу.

Проверьте, не ожидает ли вас в новом году проверка ГИТ. Мы поможем подготовиться и пройти ее быстро и без ошибок.

Приказы по личному составу играют важную роль в жизни организации. Их издают, чтобы зафиксировать прием работников на работу, перевод и увольнение, условия работы и оплаты, факты предоставления отпусков, поощрения и взыскания. Поэтому кадровики должны знать правила оформления и порядок нумерации этих документов.

Для чего нужно нумеровать кадровые приказы, каковы правила нумерации и как поступить, если эти правила были нарушены, рассмотрим в статье.

Обязательно ли нумеровать кадровые приказы?

Ни один федеральный закон не содержит прямого требования нумеровать кадровые документы и не описывает правила такой нумерации. О том, что у приказов должны быть номера, сказано в некоторых подзаконных и нормативных правовых актах (далее – НПА):

3. В унифицированных формах приказов по личному составу также предусмотрено проставлять номера. Эти формы не являются обязательными, но многие организации продолжают их использовать, сохранив прежние реквизиты, в том числе регистрационный номер документа.

4. В п. 3.21 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[6] предписано обязательно регистрировать приказы.

Вывод. Отсутствие номера не делает приказ недействительным при условии, что другие реквизиты оформлены правильно и документ подписан уполномоченным лицом. Однако во избежание различных проблем нумеровать приказы нужно.

Пять правил нумерации кадровых приказов

Ни один НПА не устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые правила, которые обусловлены целями нумерации и основываются на положениях архивного законодательства. Перечислим основные моменты.

Правило 1. Приказы с разными сроками хранения должны иметь отдельную нумерацию

Это правило вытекает из п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[7] (далее – Правила 2015). Документ является НПА и обязателен для всех организаций.

Документы с разными сроками хранения группируются в разные дела (папки, базы), а внутри каждого дела – своя нумерация. Следовательно, приказы с разными сроками хранения имеют отдельную нумерацию.

Чтобы определить сроки хранения приказов по личному составу, надо воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[8] (далее – Перечень 2019).

[4] Утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).м Росархива от 11.04.2018 № 44.

[5] См. Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации 11.07.2017).

[6] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[7] Утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

[8] Утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

А.Н. Славинская, специалист по кадрам

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

по оформлению личных дел сотрудников;
внесению записей в трудовые книжки;
формированию должностных инструкций;
подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

В целях организации оперативного исполнения распоряжений руководства и оптимизации документооборота распорядительная документация на предприятии подлежит регистрации. Приказ о порядке регистрации (нумерации) приказов издается руководителем для обеспечения единообразного учета данного вида документов.

Об учете документов

Некоторые категории образующихся в процессе деятельности организации документов имеют не только оперативную, то есть кратковременную ценность, но и могут представлять собой объекты экономического, социального, культурного значения.

Организации, комплектующие архивы (государственные и муниципальные), в обязательном порядке сдают свои документы на архивное хранение. Коммерческие организации обеспечивают хранение своих документов сами.

С целью обеспечения учета документов на предприятии разрабатывается номенклатура дел, которая содержит в себе сведения об абсолютно всех заведенных в организации делах:

приказах, распоряжениях и других распорядительных документах;
локальных нормативных актах;
деловой переписке, в том числе и внутренней;
бухгалтерских документах;
договорах;
кадровых документах;
документах по учету рабочего времени, и так далее.

Номенклатура содержит в себе информацию о месте хранения каждого дела и о сроке его хранения. О том, как ее составить, мы подробно рассказали тут.

Распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы — важнейшие документы предприятия, издаваемы непосредственно руководителем самой организации или высшим ее руководством. С помощью организационно-распорядительных документов обеспечивается административно-управленческая функция руководства, в том числе:

организация различного рода мероприятий;
утверждение локальных нормативных актов;
кадровые перемещения;
поощрения и дисциплинарные взыскания;
возложение ответственности;
создание совещательных органов (комиссий) и их роспуск и так далее.

Каждый распорядительный документ проходит после его подписания регистрацию — присвоение уникального регистрационного номера в общей базе делопроизводственных документов. Делается это как в журналах регистрации приказов, так и в электронных системах делопроизводства и документооборота.

Как организовать нумерацию документов

Делопроизводственные индексы могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от структуры организации. Основные принципы разработки нумерации приказов следующие:

приказы по основной и административной деятельности должны регистрироваться отдельно от приказов по личному составу;
приказы разных авторов должны регистрироваться под отдельными индексами;
индекс должен однозначно указывать на вид распорядительного документа (приказ, распоряжение);
индекс должен содержать информацию о годе создания документа.

Делопроизводственные индексы разрабатываются на основе оргструктуры и номенклатурных номеров подразделений и утверждаются, как правило, единожды. В случае, если изменяется штатное расписание или организационная структура допустимо индексы изменять.

Составление приказа

Законом не установлена обязательная к применению форма приказа о порядке нумерации приказов. Данный документ оформляется по образцу распорядительных документов, применяемому в конкретной организации.

Как правило, одним приказом утверждаются регистрационные индексы для всех видов документов (за исключением документации по личному составу), но допустимо и издание отдельного приказа.

Индексы кадровых приказов утверждаются отдельно.

В приказ потребуется внести следующие данные:

Копия приказа вкладывается в журнал регистрации приказов. Работники, осуществляющие регистрацию приказов, должны быть ознакомлены с ним под подпись. Приказ хранится в организации постоянно.

Читайте также: