Правовое регулирование электронного документооборота кратко

Обновлено: 05.07.2024

Переход на электронный документооборот — это не только решение программно-технических вопросов. Юридические аспекты важны на всех стадиях его внедрения — от подготовки регламента, оформления ЭП и подключения к оператору до согласования электронного взаимодействия с контрагентами, органами власти и другими участниками документооборота.

В какой-то степени все организации и ИП используют электронный документооборот, но внедрение ЭДО — это не просто замена бумажных документов на электронные для удобства и сокращения затрат. Это система бизнес-процессов и коммуникаций, которая рассчитана прежде всего на внешний юридически значимый документооборот. Конечно, она включает и внутренние коммуникации между сотрудниками и подразделениями компании. Но разница существенна: локальные процессы, связанные с обменом документами, можно подчинить своим корпоративным правилам, а вот построить внешний ЭДО без учёта действующей нормативной базы нельзя.

Юридически значимые документы, в том числе электронные, должны отвечать требованиям, установленным законами и подзаконными актами. Это касается содержания, оформления и подписания документов, процессов их отправки, получения, использования и хранения.

Основная нормативно-правовая база ЭДО:

На локальном корпоративном уровне ЭДО регулируется регламентом (положением, правилами и т.д.). Принятие такого документа необязательно, но он серьёзно упрощает жизнь. Это упорядочивание бизнес-процессов, инструкция для сотрудников и юридическая база для внутреннего контроля и управления. Чем больше компания, количество вовлечённых в ЭДО сотрудников и подразделений, больше и разнообразнее документооборот, тем больше потребность в разработке и утверждении такого документа.

В России полностью сформирована нормативно-правовая база для перехода компаний и ИП на ЭДО. Возможно как полное, так и частичное внедрение электронного документооборота — это вопрос исключительно потребностей и возможностей конкретного бизнеса.

Главное, что нужно знать:

Электронные документы юридически идентичны бумажным. Конечно, если соблюдены все нормативные требования к их форме, содержанию и подписи. Но такие же требования предъявляются и к бумажным документам.
Электронная подпись — аналог собственноручной подписи. Разница только в том, что собственноручная подпись — одна и единственная, а типов ЭП несколько, поэтому нужно соблюдать требования, предъявляемые к подписанию конкретного юридически значимого документа.

ЭДО можно распространить на все юридически значимые направления и бизнес-процессы, включая:

регистрационные действия, получение разрешительных документов;
заключение, изменение, исполнение и расторжение договоров (контрактов, соглашений);
участие в госзакупках;
ведение бухучёта, подготовку и сдачу бухгалтерской и налоговой отчётности;
обращение за госуслугами;
переписку с госорганами;
участие в судебных процессах.

Первоначальная задача перехода на ЭДО — определить, в каких направлениях он нужен. Ведущими считаются три: работа с контрагентами, взаимодействие с органами власти, обязательный учёт и сдача отчётности (бухгалтерия, налоги, кадры и статистика). Эти направления актуальны для всех юридических лиц и предпринимателей. Остальные определяются в соответствии со спецификой бизнеса и его частными потребностями.

Оформление перехода на ЭДО

Не существует инструкции по переходу на ЭДО, которой обязательно нужно было бы следовать. Но есть определённые юридические процедуры, с помощью которых оформляются практические этапы перехода на ЭДО.

Чтобы начать переход на электронный документооборот, необходимо:

Определить и назначить ответственных лиц. Как правило, для этого издаётся приказ. Если привлекаются сторонние специалисты, с ними или с компанией, в которой они работают, заключается договор оказания услуг (выполнения работ).
Обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязью РФ, оформить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и приобрести средство криптографической защиты (СКЗИ).
Заключить договор с оператором ЭДО для организации безопасного электронного документооборота , его автоматизации, обработки и хранения документов.
Разработать и утвердить регламент электронного документооборота и использования электронной подписи (подписей). Одновременно нужно внести изменения в локальные акты, которые затронет переход на ЭДО. Речь может идти об изменениях в учётной политике, штатном расписании, должностных инструкциях и т. д. Возможно, потребуются разработка и утверждение новых локальных актов.
Оформить переход на ЭДО с контрагентами. По текущим договорам это делается путём подписания дополнительного соглашения. Условия использования ЭДО в новых сделках определяются условиями договора, заключённого по итогам согласования сделки.
Подключение к электронному документообороту с ФНС, ПФР, другими контролирующими организациями и органами власти (при необходимости), в том числе регистрация в ЕСИА — для доступа к электронному взаимодействию при получении госуслуг.

В зависимости от специфики деятельности компании или ИП дополнительно может потребоваться регистрация в различных федеральных или региональных информационных системах и сервисах. Включать такой этап в процесс внедрения ЭДО целесообразно сразу, если планируется интеграция внутренних систем и сервисов с внешними системами. Но сделать это можно и позже, по мере необходимости.

Современный мир трудно представить без информационных технологий. Несмотря на то что обмен юридически значимыми документами в бумажном виде по-прежнему занимает важное место в документообороте коммерческих организаций, сегодня все большее число предпринимателей отдает предпочтение электронному взаимодействию. Применение современных технологий при подписании и обмене документами помогает решать различные задачи — от ускорения и упрощения процесса заключения сделок до повышения уровня доверия к содержанию подписываемых и передаваемых документов. О порядке заключения договоров дистанционным способом, о ведении электронного документооборота, а также о законодательных новеллах в этой сфере читайте в материале.

Пандемия новой коронавирусной инфекции COVID-19 в 2020 г. показала, что использование электронного документооборота может быть не только удобным, но и жизненно необходимым для компаний по всему миру, столкнувшихся с требованиями властей о самоизоляции и прекращении привычной офисной работы. В этих условиях подписание документов и их пересылка в бумажной форме оказались существенно затруднены, и компании, внедрившие электронный документооборот, оказались лучше подготовлены к сложившимся обстоятельствам по сравнению с их более консервативными конкурентами.

Что понимают под электронными документами и электронными подписями?

Какие документы могут быть подписаны электронно?

Кто может пользоваться электронным документооборотом?

Каковы требования к организации электронного документооборота и что необходимо, чтобы начать применять его в отношениях с третьими лицами?

На сегодняшний день в России отсутствует единый нормативный акт в данной сфере.

Виды электронного документооборота (ЭДО)

Следует выделить внешний и внутренний каналы электронного взаимодействия. Под внутренним электронным документооборотом в данном контексте понимается подготовка и обмен документами в рамках внутренней деятельности компании. В противовес ему мы рассмотрим внешний электронный документооборот, применяемый в отношениях с третьими лицами — контрагентами по гражданско-правовым сделкам, а также органами власти и внебюджетными фондами.

Внутренний электронный документооборот

Внутренний электронный документооборот регулируется локальными нормативными актами компании. Примером документов в электронной форме, оформляемых в рамках внутреннего взаимодействия, могут служить трудовые договоры с дистанционными работниками, а также электронные трудовые книжки и иные документы в области трудовых отношений, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма.

В ближайшем будущем в России планируется провести эксперимент по использованию электронных документов в кадровом документообороте. Предполагается, что он завершится 31 марта 2021 г. Принять участие в этом эксперименте смогут любые работодатели на добровольной основе, при условии подачи заявки до 1 декабря 2020 г. Работодатели также должны будут сформировать списки работников, давших согласие на участие в эксперименте (за исключением дистанционных работников и работников, в отношении которых заключаются договоры о предоставлении труда персонала), а также определить кадровые документы, которые будут формироваться в электронном виде.

Результаты данного эксперимента могут позволить в будущем в ряде случаев существенно сократить или полностью отказаться от бумажного документооборота в кадровой сфере.

Внешний электронный документооборот

Внешний электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашениями с ними.

Стороны свободны в определении перечня документов, которые могут подписываться в электронном виде, требований к таким документам, а также порядку подписания и используемым видам электронных подписей. Это могут быть сами гражданско-правовые договоры, а также документы, оформляемые в рамках их исполнения.

Вместе с тем для ряда документов установлены определенные требования при их передаче по телекоммуникационным каналам связи. Соблюдение данных форматов необходимо, в частности, для обеспечения возможности предоставления первичных учетных документов, составленных в электронной форме, при предоставлении деклараций (расчетов) либо документов, истребуемых налоговыми органами (например, приказы ФНС России № 7-10/551@ в отношении ТОРГ-12, № 7-10/552@ в отношении акта об оказании услуг, № ММВ-7-15/820@ в отношении счетов-фактур).

В отношении взаимодействия с органами власти (например, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, электронной подаче документов в суды, обращении за государственными услугами) и внебюджетными фондами следует руководствоваться требованиями, установленными для соответствующих ситуаций.

Хранение электронных документов

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;

в процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

Заключение договоров в дистанционном режиме

Законодательство предусматривает возможность заключения договоров в электронном виде. Так, согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ.

в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки;

вместо проставления подписи использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.

Таким образом, для заключения договора в электронном виде сторонам необходимо договориться о способе определения лица, выразившего свою волю на заключение договора, в частности:

о типе электронной подписи, которой будут заверяться электронные документы (ниже приведен обзор видов электронных подписей). Так, если стороны намерены применять квалифицированную электронную подпись, дополнительно фиксировать такую договоренность не требуется (согласно п. 1 ст. 6 Закона об ЭП информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе). Если же стороны намерены обмениваться документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, то эти условия должны быть зафиксированы в подписанном собственноручно соглашении сторон;

о способе обмена документами (в электронном или бумажном виде). В частности, стороны могут договориться о направлении подписанных документов с конкретного адреса электронной почты конкретного уполномоченного лица с каждой стороны или об обязательном последующем обмене подписанными бумажными оригиналами договора.

Для обмена электронными документами контрагенты могут заключить договор с оператором электронного документооборота либо обмениваться такими документами самостоятельно. В последнем случае компании потребуется использовать программные продукты и решения, позволяющие формировать документы и подписывать их электронной подписью. Кроме того, организации разрабатывают соответствующие локальные нормативные акты и назначают лиц, ответственных за организацию электронного документооборота.

Закон о бухгалтерском учете не уточняет, какой именно вид электронной подписи должен использоваться для подписания бухгалтерских документов. Согласно ст. 21 Закона о бухгалтерском учете виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Однако на текущий момент конкретный стандарт бухгалтерского учета до сих пор не принят. Соответственно, до уточнения этого вопроса может быть использован любой вид электронной подписи из предусмотренных Законом об ЭП.

Говоря о практике заключения договоров сторонами дистанционным образом, следует отметить, что достаточно часто встречаются случаи обмена по электронной почте сканами подписанного каждой стороной своего экземпляра документа. Хотя с формальной точки зрения факсимильная подпись уполномоченного лица и печать компании не тождественны электронной подписи, равно как и скан подписанного документа не является электронным документом, а представляет собой электронный образ бумажного документа, судебная практика в целом подтверждает возможность признания такого рода договоров заключенными в отсутствие единого бумажного документа, подписанного сторонами, при условии наличия следующих факторов:

доказательств фактического исполнения договора сторонами (выполнение работ, перечисление денежных средств, направление по электронной почте заявок) — суд признал, что указанные доказательства являются достаточными для подтверждения факта оказания предпринимателем услуг перевозки в заявленном им объеме (постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.01.2018 № Ф04-5601/2017 по делу № А27-20317/2016);

доказательств принадлежности адреса электронной почты, с которой направлялись документы, контрагенту (постановление АС Центрального округа от 22.12.2016 № Ф10-4986/2016 по делу № А62-7980/2015).

Во избежание признания судом договоров, заключенных сторонами дистанционным способом, незаключенными, а также для минимизации потенциальных споров с контрагентом относительно содержания или порядка исполнения таких договоров рекомендуем согласовывать, среди прочего, следующие вопросы:

тип электронной подписи для подписания договора;

адрес электронной почты для направления и получения переписки по договору и обмена электронными документами;

срок, по истечении которого направленный одной стороной документ будет считаться принятым другой стороной в отсутствие ее ответа (этот вопрос наиболее критичен для подрядчиков/исполнителей применительно к актам сдачи-приемки работ или услуг по договору);

что будет считаться местом заключения договора; какой момент будет считаться временем заключения договора;

наличие или отсутствие необходимости последующего обмена подписанными бумажными версиями договора и первичных документов.

Электронная подпись (ЭП): понятие и виды

В соответствии с Законом об ЭП электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Законодательством предусмотрены следующие типы электронных подписей:

усиленная электронная подпись бывает двух видов:

неквалифицированная электронная подпись (НЭП): создается с помощью средств программного обеспечения с использованием криптографической защиты и ключа электронной подписи. НЭП позволяет идентифицировать личность владельца и проверить, был ли документ изменен после его отправки. Чаще всего НЭП используется компаниями для своего внутреннего документооборота. Как и ПЭП, стороны могут согласовать использование НЭП для целей заключения электронных договоров;
квалифицированная электронная подпись (КЭП): в силу Закона об ЭП является аналогом собственноручной подписи на бумаге, и подписанные ею электронные документы равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно. Она также создается с использованием средств криптографической защиты и позволяет установить личность владельца подписи.

В соответствии с п. 1 ст. 4 Закона об ЭП участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.

Принять к сведению

Интересно, что согласно ст. 7 Закона об ЭП электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании Закона об ЭП. Соответственно, при соблюдении определенных технических и юридических ограничений заключение трансграничных сделок может быть также осуществлено электронным способом. При этом необходимо учитывать установленные законодательством ограничения на экспорт криптографических средств защиты информации, которые обычно устанавливаются на токены, с помощью которых формируются усиленные электронные подписи.

Развитие законодательства в сфере ЭДО и ЭП

Так, с 1 января 2021 г.:

удостоверяющие центры смогут хранить и использовать ключ электронной подписи (дистанционная электронная подпись). Соответственно, у владельцев будет возможность подписания электронных документов из любого места и с любого устройства без установки специальных программ;

появится новый вид организаций — доверенная третья сторона, которая будет проверять действительность электронной подписи, сертификатов и полномочий участников электронного взаимодействия, в целях обеспечения безопасности работы с ЭП и уменьшения случаев мошенничества;

определены условия признания электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях. Предполагается, что механизм признания иностранных электронных подписей будет работать через услуги аккредитованной доверенной третьей стороны либо аккредитованного удостоверяющего центра.

С 1 января 2022 г.:

изменяется порядок получения ЭП. Теперь руководители коммерческих предприятий и ИП будут получать ЭП в органах ФНС России, руководители органов власти — в Федеральном казначействе, а руководители кредитных организаций — в Центральном банке РФ;

квалифицированные сертификаты будут выдаваться заявителям — юридическим лицам только на должностное лицо, которое вправе действовать от имени юридического лица без доверенности;

В деятельности абсолютно каждого предприятия, учреждения или ИП должна быть организована работа с документами, в чем должно быть заинтересовано любое руководство. Построение данной работы состоит из приведения документооборота в определенную последовательность, хранения и применения документов о текущей работе физического или юридического лица.

Документооборотом является процесс передвижения документов между теми, кто их составил и их исполнителями по технологическим цепочкам информации, который делает возможным известить всех кого необходимо, оповестить о принятых решениях, реализовывать учет и контроль.

ЭДО может реализовываться в виде способа ведения документов, при котором основная масса создаваемых электронных документов поддерживается благодаря компьютерным информационно-коммуникационным технологиям. Они должны быть объединены в одну сеть, которая даст возможность формировать и вести распределенную базу данных. В то же время возможно использовать документы в бумажном виде, но наиболее приоритетными все же являются документы в электронном виде, которые создаются, корректируются и хранятся в компьютере.

Документооборот делает возможным:

результативную регистрацию, хранение и учет документации;
быстрый доступ к документам и отчетам;
плодотворно управлять движением и обработкой документации;
экономить время при координации документации и принятия решений;
повысить уровень дисциплины среди исполнителей;
сократить непроизводственные затраты рабочего времени сотрудников;
минимизировать денежные затраты на делопроизводство и документооборот;
размещать в документе не только текстовые данные, но и мультимедиа;
рассылку информации на высоких скоростях для большого количества адресов;
свести на минимум расходы на обслуживающий персонал, который работает с документами (курьеры, канцелярии) и специальные кадровые службы.

Система электронного документооборота обозначена схемой на рис. 1.

Рисунок 1. Система электронного документооборота

С – субъекты; Д – документы в электронном виде (объекты); ИО – информационные отношения.

Следовательно, исключительность ЭДО выражается:

субъектным составом информационных отношений;
объектами (документами, документированными данными);
возможностью существования информационных ресурсов как в статическом состоянии, так и динамическом;
формой передачи и обмена данными.

Виды документооборота

На данный момент существует несколько видов документооборота, разных по форме и характеристике носителя:

бумажный (традиционный);
смешанный (преобладающий на сегодняшний день);
электронный (безбумажный).

По сфере осуществление бывают:

внутренний (локальный) – осуществляется в пределах отдельной организации, предприятия;
внешний – он имеет прямые и обратные связи с внешними документами.

В сфере банковского дела используют:

административный (т. е. внутренний и внешний банковский, который ориентирован на деятельность самой банковской организации);
операционный (используется для обслуживания клиентов банковского учреждения).

Образование ноосферного информационного общества связано моментами, которые касаются сферы преображения разнообразия медиа информации. Развитие документирования в XXI в. имеет сильно выраженный характер. Это проявляется в нескольких аспектах:

меняются виды носителей информации. Мир движется в сторону уплотнения потоков данных, соответственно структура и состава документальной информации также видоизменяется;
процесс обогащения документооборота традициями отдельно взятых стран;
новые отношения в сфере экономики воздействуют на рост международного влияния на обороты документированных данных, в которых заметен процесс унификации и стандартизации;
появляется все больше информационных отношений, которые осложнены иностранным элементом (носят международный характер).

Для административной документации необходимой особенностью представляются не только ее формы и объем, но и отличительные черты самого государственного органа власти, в котором она циркулирует. Работа понятий ЕГСД, ЕГСД и ОКУД на сегодняшний невозможна с той же силой, как в прошлом веке.

Подлинник – первостепенный и единственный экземпляр документа.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника, который наделен юридической силой.

Копия – документ, который имеет полную информацию подлинника и имеет все или часть его внешних признаков, но не имеет юридической силы.

Заверенная копия – копия документа, с наличием реквизитов, которые наделяют ее юридической силой.

Выписка – копия лишь части документа, которая оформлена в установленном порядке.

Вышеописанная классификация порой не соответствует реалиям сегодняшнего ЭДО. Если все экземпляры электронных документов подписаны одним и тем же аналогом подписи, например электронной цифровой подписью, могут ли они иметь в равной мере юридическое значение? Если обратиться к вышеуказанной терминологии общероссийской классификации управленческой документации, то появляются вопросы: что представляет из себя подлинник электронного документа? Все его экземпляры или только первый? Есть ли разница между подлинником и оригиналом?

Если документы выполнены в разных форматах, к примеру в .doc и .txt, будут ли они равноценны? Если да, то какие признаки на это указывают (т.к. двоичные символы в разных форматах файлов значительно отличаются между собой)? Если же нет, то по каким признакам один формат является лучше другого? На данные вопросы и многие другие, на сегодняшний день сложно ответить однозначно, если опираться на уже существующие нормы законодательства.

Современные технологии сильно влияют на область документирования.

Для современного этапа характерны следующие особенности:

отмечается совместное ведение бумажного и электронного документооборота;
в средней по срокам перспективе будет можно предсказывать поэтапный переход от одной формы к другой через создание цифровой копии бумажных документов, также будет возможно их дублирование при одновременном курсировании документов в коммерческом и гражданском обороте; вследствие чего можно предположить, что откажутся от бумажной формы, заменяя ее в большей степени на электронную;
идет процесс подготовки кадров, которые умеют плодотворно работать и обучить приобретенным навыкам в области новейших технологий и других работников. Прежде всего это касается юристов. Во главе всего должно стоять умение будущих специалистов права пользоваться новейшими технологиями правового регулирования электронного документооборота;
изменение структуры и формы электронных документов, происходит процесс их унификации и международной стандартизации (например, правила международного бухгалтерского документооборота).

Электронный вид документооборота в большей степени создан в налоговой, банковской, таможенной сферах, дистанционного образования, а также массовых коммуникаций и связи. Но даже самые современные ведомства с точки зрения использования электронных документов в большинстве делают копии с бумажных документов, а не создают его первоначально в электронном виде.

Стоит заметить, что комплексное использование бумажных и электронных документов в делопроизводстве создает эффект дублирования, что прилично уплотняет массив документации. Вследствие этого возникает вопрос прежде всего об обеспечении сохранности и безопасности электронных документов, а также о хранении бумажных.

Для того, чтобы произвести смешанный документооборот в более крупном масштабе, чем на сегодняшний день, необходимо унифицировать формы документов, программы их обработки, снизить стоимость на технические средства их обработки данных.

Правовое регулирование

С целью того, чтобы создать более-менее нормальное представление о положении документооборота в сфере управления, требуется на уровне государства сделать конкретные индикаторы, которые будут соответствовать целям информационного обеспечения органов власти.

В наибольшей степени интересными инициативами в сфере электронного документооборота в последние годы представляются примеры интернет-голосований, которые проводятся в стране (например, при формировании совета при Президенте РФ по развитию гражданского общества и правам человека и в Общественную палату).

Такая карта будет ключом к общей базе данных, в которой будет храниться много различной информации о гражданах государства: информация о постоянной или временной регистрации, сделках с недвижимостью, о зарплате, истории болезней и т.д. Она будет оформлена на русском языке. Ее будут обязаны иметь все граждане РФ, которые достигли возраста 14-ти лет и проживают в стране.

Получение электронной карты возможно при условии:

достижения 14-летнего возраста гражданином Российской Федерации;
утраты (хищения) электронной карты;
приобретения российского гражданства.

Заменить свою электронную карту можно по некоторым причинам:

по истечению срока действия данной карты;
при изменении гражданином его фамилии, имени отчества (при его наличии);
при изменении информации о дате (числе, месяце, годе) и/ или месте рождения;
при изменении пола;
при значительном изменении внешнего вида гражданина;
при ее непригодности для последующей эксплуатации по причине износа или повреждения.

Срок действия такой карты будет составлять 10 лет. После того, как законопроект вступит в силу, уполномоченные органы продолжат выдавать бумажные паспорта граждан РФ, которые будут действительны до 1 января 2025 г. Следовательно, переход с обычных паспортов на электронные карты, после вступления в силу данного закона составляет 10 лет. Повсеместное введение этой системы может быть осуществлено лишь в случае масштабного общественного обсуждения.

На сегодняшний день по указанию Правительства РФ от 19 сентября 2013 года № 1699-р принята Концепция введения в РФ удостоверения личности гражданина страны, который оформлен в виде пластиковой карты с электронным носителем данных, что будет являться главным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ внутри государства. Этой концепцией, которую разработали ФМС вместе с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и учреждениями, формируются основные направления и принципы введения, задачи, цели введения в РФ документа, удостоверяющего личность гражданина РФ, оформленного в виде пластиковой карты с электронным носителем данных, что будет являться главным документом для удостоверения личности в пределах государства.

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Основная нормативно-правовая база ЭДО:

Главное, что нужно знать:

Электронные документы юридически идентичны бумажным. Конечно, если соблюдены все нормативные требования к их форме, содержанию и подписи. Но такие же требования предъявляются и к бумажным документам.
Электронная подпись — аналог собственноручной подписи. Разница только в том, что собственноручная подпись — одна и единственная, а типов ЭП несколько, поэтому нужно соблюдать требования, предъявляемые к подписанию конкретного юридически значимого документа.

ЭДО можно распространить на все юридически значимые направления и бизнес-процессы, включая:

регистрационные действия, получение разрешительных документов;
заключение, изменение, исполнение и расторжение договоров (контрактов, соглашений);
участие в госзакупках;
ведение бухучёта, подготовку и сдачу бухгалтерской и налоговой отчётности;
обращение за госуслугами;
переписку с госорганами;
участие в судебных процессах.

Оформление перехода на ЭДО

Чтобы начать переход на электронный документооборот, необходимо:

Определить и назначить ответственных лиц. Как правило, для этого издаётся приказ. Если привлекаются сторонние специалисты, с ними или с компанией, в которой они работают, заключается договор оказания услуг (выполнения работ).
Обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязью РФ, оформить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и приобрести средство криптографической защиты (СКЗИ).
Заключить договор с оператором ЭДО для организации безопасного электронного документооборота, его автоматизации, обработки и хранения документов.
Разработать и утвердить регламент электронного документооборота и использования электронной подписи (подписей). Одновременно нужно внести изменения в локальные акты, которые затронет переход на ЭДО. Речь может идти об изменениях в учётной политике, штатном расписании, должностных инструкциях и т. д. Возможно, потребуются разработка и утверждение новых локальных актов.
Оформить переход на ЭДО с контрагентами. По текущим договорам это делается путём подписания дополнительного соглашения. Условия использования ЭДО в новых сделках определяются условиями договора, заключённого по итогам согласования сделки.
Подключение к электронному документообороту с ФНС, ПФР, другими контролирующими организациями и органами власти (при необходимости), в том числе регистрация в ЕСИА — для доступа к электронному взаимодействию при получении госуслуг.

Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи

Регулирование использования СЭД и электронных документов осуществляется на государственном и локальном (организационном) уровне. Стоит отметить, что во многом проблемы разработки локальных документов в области применения СЭД и электронных документов связаны с недостатками действующего законодательства:

● отсутствует закон об электронном документе;

● отсутствует закон об архивном хранении электронных документов;

● отсутствует федеральный закон о документационном обеспечении управления;

● не до конца сформирован понятийный аппарат в области электронного документооборота.

Из-за недостатков и недоработок на государственном уровне власти, службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с отделами информатизации сами вынуждены разрабатывать документы, регламентирующие работу с электронными документами в условиях применения СЭД.

Для эффективного решения поставленных задач и достижения цели были изучены законодательные акты, нормативно-методические документы, специальные издания, в том числе материалы конференций в области документационного обеспечения управления.

Современное государственное регулирование электронного документооборота в России включает законодательные акты, затрагивающие вопросы ДОУ и нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота.

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота

Кодекс РФ об административных правонарушениях РФ в п. 2 ст. 26.7 содержит положение о том, документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме. К документам могут быть отнесены материалы фото- и киносъемки, звуко- и видеозаписи, информационных баз и банков данных и иные носители информации.

Уголовный кодекс РФ предусматривает в ст. 272-274 ответственность за неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для персональных компьютеров; нарушение правил эксплуатации техники, систем ЭВМ или их сетей.

Арбитражный процессуальный кодекс РФ (в ст. 75), Уголовно-процессуальный кодекс РФ (в ст. 74), Гражданский процессуальный кодекс РФ (в ст. 71) содержат положения, позволяющие рассматривать электронные документы в качестве вещественных доказательств, при этом обязательным условием удостоверения таких документов является наличие ЭЦП.

Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота

Государственная система ДОУ содержит рекомендации по оформлению управленческих документов, организации работы с документами, в том числе отдельный пункт посвящен автоматизации работы с документами. В п. 4.3 закреплено, что автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой.

Основные правила работы государственных архивов содержат общие положения о приеме на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов.

Общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов. Классификаторы используются при оформлении документов (как в традиционном, так и автоматизированном делопроизводстве) и при построении информационно-поисковых систем.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. применяется для оформления кадровых документации. При использовании системы электронного документооборота и электронного документа может быть создан системный справочник, содержащий данные формы.

Для определения норм времени на основные виды работ по ДОУ, в том числе при использовании систем автоматизации, применяются следующие нормативные документы:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утв. Постановлением Министерством труда РФ от 25.11.1994 г. № 72;

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утв. Постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 г. № 152;

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. Постановлением Минтруда от 36.03.2002 г. № 23.

Для федеральных органов исполнительной власти при организации внутренней деятельности разработаны Рекомендации Росархива по подготовке перечней документов работа, с которыми должна осуществляться в электронной форме (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Эти рекомендации могут быть опорными для любых организаций.

Далее обратимся к отечественным стандартам, которыми необходимо руководствоваться при использовании СЭД и ЭД.

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" (заменил ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Вступил в силу с 01.03.2014.

Комплекс стандартов на автоматизированные системы

Международные стандарты в области электронного документооборота

В российском законодательстве отсутствуют единые стандарты, требования к системам электронного документооборота, которыми можно было бы руководствоваться при выборе системы. При этом на западе уже давно созданы и действуют данные стандарты, содержащие в себе требования к подобным системам. Например, это стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications), стандарт Евросоюза MoReq и др. Мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), который, на наш взгляд, наиболее подходит для нашего документооборота. Именно его можно было бы посоветовать как рекомендации при выборе системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота может быть представлена как специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию их Что выбрать решает каждая организация самостоятельно. В стандарте не указываются конкретные требования к характеру системы.

Стандарт может использоваться:

● разработчиками систем электронного документооборота: как рекомендации при разработке программного продукта и его совершенствованию;

● текущими клиентами системы: как основа для проведения аудита использования системы;

● потенциальными заказчиками: как основа для написания технического задания;

● специализированными учебными заведениями: как методический материал для написания учебных курсов по электронному делопроизводству. 8

В общем, стандарт - несомненные рекомендации для выбора системы электронного документооборота, а также составления технического задания. В настоящее время на рынке представлено огромное множество различных систем электронного документооборота, непохожих между собой по функциональным возможностям, но близких по описанию. Это достаточно усложняет выбор системы. Следование рекомендациям MoReq позволяет организации составить свой список требований к системе электронного документооборота, отвечать каким критериям, и выбрать систему, которая будет наиболее оптимальна для конкретно взятой организации. 8

Применение международных стандартов в РФ не является обязательным, тем не менее, необходимо учитывать, что в настоящее время стандартизация работы с документами переходит на международный уровень. Поэтому при использовании СЭД и ЭД в нашей стране желательно ориентироваться на положения и международных стандартов в области электронного документооборота.

Заключение

В заключение необходимо отметить, что требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Чаще всего, вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации. Это акты финансовых органов, налоговой, таможенной службы и др.

При использовании систем электронного документооборота и ЭД также следует учитывать законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

[1] Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков. -ВНИИДАД.-М.:2005.-С.7

[2] Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.11

[3] Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.12

[4] Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.20

[7] Там же, Рысков О.И. О соотношении положений международного стандарта ИСО 15489 и современной нормативной базы ДОУ РФ: терминологический анализ. - С.292-293

Читайте также: