Правила ведения беседы кратко

Обновлено: 04.07.2024

В данной статье мы расскажем про правила ведения беседы в разных ситуациях. А так же дадим советы о том, как расположить к себе собеседника.

Общение – неотъемлемая часть жизни любого человека. Однако в процессе его каждый человек преследует определенные цели. Он стремится узнать что-то новое, получить необходимую информацию, найти ответ на свой вопрос, заинтересовать окружающих какой-то проблемой и другие. Для достижения цели стоит обратить внимание на правила ведения беседы, которые помогут более грамотно и эффективно организовать диалог. Кроме того, не стоит забывать и о том, что собеседник в процессе общения тоже преследует конкретные цели, поэтому необходимо как-то ухитриться и обыграть его.

Главные правила ведения беседы

Все существующие правила можно свести к нескольким основным, которые и будут помогать правильно организовать диалог. К ним относятся следующие:

Не стоит просить прощения в самом начале диалога. Начиная разговор с извинений, говорящий оказывает собеседнику, что ситуация является для него чем-то невыгодной или неудобной, тем самым проявляет сою слабость;
Во время диалога не стоит сваливать вину на окружающих. Важно взять ответственность на себя, иначе собеседник будет сомневаться в способности говорящего адекватно оценивать ситуацию;
Самоконтроль – важная составляющая общения. Нетерпеливость и раздражение создают благоприятную основу для развития нового конфликта, показывают собеседнику слабость говорящего.
Не стоит недооценивать интеллект партнера. Снисходительный тон в процессе общения будут передаваться даже невербальным образом.

Не надо загонять собеседника в угол. Своевременный маневр, который дает говорящему возможность отступить, вовсе не говорит о потере его лица или о слабости. Он, наоборот, подчеркивает достоинства говорящего.
Стоит избегать открытой конфронтации.
Не стоит прерывать диалог или уходить от разговора в попытках избежать неприятной темы.
Личные оскорбления и негативные ярлыки порождают негодование и обиду. Они способствуют появлению или усилению комплексов, что явно не нацеливает на благополучный исход беседы.
Стремление вызвать у собеседника чувство вины или обвинить его в чем-то порождает исключительно желание отплатить той же монетой.
Ультиматумы и требования обычно вызывают протест собеседника или просто приводят его в ярость.
Не стоит употреблять в речи обобщающие слова, превышающие значимость происходящего. Обычно они говорят об осуждении говорящим собеседника.
Не стоит часто прерывать собеседника.

Особенности деловой беседы

Одной из разновидностей общения является деловая беседа. Она представляет собой важнейший и основной элемент управленческой деятельности. Разговор всегда считался довольно эффективной и самой дешевой формой получения желаемой и необходимой информации. Такой пункт, как умение разговаривать с людьми, то есть находить контакт с коллегами, заказчиками, конкурентам, является одним из главных качеств профессионала в менеджменте.

Функции деловой беседы

Правильно проведенная беседа по телефону или же грамотное представление материалов на переговорах и совещании является залогом успеха. Однако можно выделить несколько основных функций беседы:

начало довольно перспективных процессов и различных мероприятий;
грамотный контроль и координация уже начатых процессов и мероприятий;
стимулирование движение мысли человека в новых направлениях;
поддержание важных деловых контактов на разных уровнях: на уровне организаций, отраслей, объединений и даже целых государств;
взаимное общение представителей одной деловой среды;

Функций деловой беседы довольно много. Исходя из этого, можно сделать вывод, что учиться этому искусству не просто можно, но и нужно. Это не будет лишним навыком, а только поможет в различных жизненных ситуациях.

Условия успешной деловой беседы

Для достижения результата переговоров стоит соблюдать правила ведения деловой беседы. К ним относится:

способность заинтересовать своего собеседника, а также убедить его в том, что беседа одинаково важна для обоих;
умение создать во время встречи атмосферу взаимного доверия;
умение применять методы внушения и убеждения в процессе передачи той или иной информации.

Беседа не сложится удачно в том случае, если она не будет подготовленной. В первую очередь, необходимо продумать цели и задачи разговора, продумать тактику общения, а уже после этого перейти к подготовке вспомогательных средств.

Перед началом беседы необходимо четко продумать, какие вопросы и в какой последовательности стоит задавать собеседнику. Не будет лишним подготовить перечень вопросов в письменном виде и положить их перед собой во время предстоящей беседы. Это позволит не упустить все самое необходимое.

Важные моменты

Специалисты по деловому общению советуют продумать говорящему, как себя вести во время беседы, продумать возможный ее исход и свою реакцию на него. Важно правильно поставить себя в случае согласия собеседника или его категорического отказа. Неправильное поведение в той или иной ситуации может привести к потере делового партнера.

Стоит обратить внимание на то, что категорически запрещается:

начинать деловой разговор в коридоре или еще где-то на ходу;
начинать разговор с общих фраз, которые могут поставить говорящего в невыгодное положение или же излишне показать его заинтересованность в решении проблемы;
показывать собеседнику тем или иным способом, что его не ждали;
совмещать деловую беседу с другими видами работы, например, с оформлением бумаг или разговором по телефону.

Соблюдая основные рекомендации по ведению беседы, говорящий сможет обеспечить себе успех даже в самом нелегком деле.

Расскажите подружкам

Поддержите проект Womee, ведь мы вкладываем в него всю душу - поделитесь статьей с подружками нажав на одну из кнопок ниже

Как научиться общаться в таких условиях, когда навык реального обмена мнениями или обсуждения событий практически утрачен? Вернуть такую способность помогут 10 правил качественного общения. Если вы примете к сведению даже одно них и станете применять на практике, то значительно улучшите навыки ведения беседы.

1. Отложите другие занятия и задачи.

Речь идет не о телефоне в руке, карандаше или кончиках волос, которые мы обычно вертим или теребим, слушая визави. Важно другое:

• погрузитесь в беседу;

• присутствуйте в моменте общения;

Забудьте о ссоре с начальником, меню для ужина, планах на завтрашний день, пока собеседник говорит. Если беседа напрягает, просто вежливо завершите ее. Но не отсутствуйте, присутствуя.

2. Избегайте важничанья и умничанья.

3. Задавайте вопросы, на которые нельзя дать однозначный ответ.

4. Плывите по течению.

Даже в процессе хорошей беседы в голову могут приходить посторонние мысли. Не задерживайте их – отслеживайте и отпускайте. Иногда и во время профессионального интервью можно увидеть, как ведущий задает участнику программы вопрос, на который тот уже ответил ранее. Это выдает невнимательного слушателя. Не стоит отвлекаться, удерживайте внимание на собеседнике, несмотря на проплывающие в голове мысли.

5. Если вы чего-то не знаете, признайтесь.

Слова должны быть выверенными, а утверждения обоснованными. Берите пример с людей, которые дают интервью в прямом эфире. Они прекрасно знают, что их записывают. Следовательно, не спешат с опровержениями и стараются не изображать из себя экспертов безосновательно. Сообщайте только ту информацию, в достоверности которой полностью уверены.

6. Не проводите параллелей с жизненными историями собеседников.

8. Избегайте лишних деталей.

Людей не интересуют имена персонажей, их биография, даты и годы событий. Не стоит судорожно вспоминать забытое, чтобы детализировать рассказ. Людям интересны вы. Они пытаются понять, какой вы человек, что общего имеете с ними. Поэтому в рассказе старайтесь опускать детали.

9. Внимательно слушайте.

Еще одна причина нелюбви к слушанию состоит в отвлекаемости. В среднем человек говорит со скоростью около 200 слов в минуту, а на слух воспринимает в 2,5 раза больше. Мозг в это время пытается самостоятельно восполнять остальные 300 слов. Поэтому на то, чтобы внимательно следить за речью собеседника, уходят силы, энергия. Но без этого не может состояться хорошей беседы.

10. Будьте краткими.

Вышесказанное можно обобщить в один важнейший принцип. Будьте заинтересованы в людях, внимательны к ним. У каждого человека есть уникальная особенность, которая может пробудить ваше любопытство. Не спешите говорить, держите разум открытым, слушайте других людей, будьте готовы удивляться. И тогда станете мастером ведения хорошей беседы, и другие люди потянутся к вам.

Общение - процесс взаимодействия общественных субъектов: социальных групп, общностей или личностей, в котором происходит обмен информацией, опытом, способностями и результатами деятельности.

Специфика общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта - оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей.

В большинстве случаев общения в протокольных ситуациях не следует задерживать внимание собеседника больше, чем на десять минут -- иначе вас могут посчитать назойливым человеком. Старайтесь постепенно обновлять круг собеседников, вовлекая их в разговор и переключаясь на новые, их интересующие темы.

Затянувшийся разговор можно в большинстве случаев прекратить под предлогом необходимости налить стакан воды, пополнить запас закусок на тарелке, позвонить по телефону и т. п. В данной работе, после вводной информации, мы более детально рассмотрим последнее - разговор по телефону.

Основные правила ведения беседы

На протяжении одного и того же дня человек меняет множество ролей: он бывает руководителем и подчиненным, служащим и пассажиром, мужем и отцом, братом и сыном. Каждая из этих ролей предполагает свою стилистику поведения; в каждой из них человек выбирает особые жесты, позы, слова, интонации, т.е. другими словами - вежливость.

Вежливость начинается там, где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть целесообразность более высокого порядка. Этикетное поведение всегда предполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан его художественный, эстетический характер. Строго говоря, этикетным может быть признано только такое поведение, которое предполагает возможность выбора. Можно провести такую параллель: если водитель автомобиля ждет, пока мы перейдем улицу на зеленый свет, нелепо называть его поведение этикетным, он просто соблюдает правила уличного движения; но если шофер останавливает свою машину посреди улицы, предлагая пешеходу перейти дорогу перед ней, то можно назвать его поступок этикетным.

Во время беседы основным правилом является безусловное уважение к собеседнику. В большинстве случаев правила хорошего тона не позволяют обсуждать денежные дела, физические изъяны, болезнь собеседника или окружающих. Как правило, разговор не должен касаться окружающих, следует избегать тем, которые могут дать повод к обвинению вас в злословии. Недопустимо делать личные выпады, неприязненные замечания в адрес собеседника.

Умелый собеседник всегда найдет возможность дать высказаться говорящему, короткими репликами направляя суть разговора. Умение слушать, выдержать паузу высоко ценится в обществе. Искусный собеседник не станет пререкаться, разговаривать приказным или угрожающим тоном, постарается не давать навязчивых советов.

Желательно максимально концентрировать свое внимание на собеседнике, реагировать на сказанное им, междометием или ремаркой. Невнимательность может расцениваться как высокомерие и бестактность.

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:

- Торговая речь (реклама);

- Доклад (на заседании, собрании).

- Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.

- Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

- Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения, по какому - либо вопросу.

- Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.

- Телефонный разговор, исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом же контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

По содержанию общение может быть разделено на:

- Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;

- Когнитивное - обмен знаниями;

- Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

- Деятельностное - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

- Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;

- Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;

- Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

- Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

К структуре общения можно подойти по-разному, в данном случае будет охарактеризована структура путем выделения в общении трех взаимосвязанных сторон: коммуникативной, интерактивной и перцептивной.

Коммуникативная сторона общения (или коммуникация в узком смысле слова) состоит в обмене информацией между общающимися индивидами.

Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между общающимися индивидами (обмен действиями).

Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установления на этой основе взаимопонимания.

Употребление этих терминов условно, иногда в аналогичном смысле употребляют и другие: в общении выделяют три функции - информационно-коммуникативная, регуляционно-коммуникативная, аффективно-коммуникативная.

Примеры решений задач по астрономии: Фокусное расстояние объектива телескопа составляет 900 мм, а фокусное .

Обряды и обрядовый фольклор: составляли словесно-музыкальные, драматические, игровые, хореографические жанры, которые.

Деловая беседа – это особая форма коммуникации между людьми, которые наделены полномочиями и выступают от имени организаций, которые они представляют. В ходе деловой беседы происходит обмен мнениями, озвучиваются позиции сторон по каким-либо вопросам, целенаправленно обсуждается конкретная проблема для нахождения вариантов ее решения.

Такая форма беседы может рассматриваться в понятии запланированного или организованного разговора на определенную тему, а также ориентированного на конкретные задачи, проблемы и т.д., которые должны быть решены в ходе беседы.

Как построить беседу, какие вопросы в ней осветить, как изложить свою точку зрения в беседе так, чтобы ее приняли или хотя бы подумали над ней – это круг основных вопросов, с которыми сталкиваются предприниматели. Искусство постигается с трудом, и искусство ведения деловой беседы не является исключением из правила.

Особенности деловой беседы:

в результате бесед редко принимаются какие-либо официальные решения, но участники получают возможность продумать свои последующие действия;
официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако участники получают информацию для размышлений и последующих действий.
сознательный учет уровня своего собеседника, его положения, полномочий, ответственности, опыта работы и других особенностей, которые могут оказать влияние на ход беседы;
беседа всегда носит рациональный характер, собеседники излагают свои мысли кратко и доходчиво, избегая двусмысленности в толковании своих высказываний, так как наличие информации, которая не относится непосредственно к сути вопроса, осложняет восприятие собеседником сути вопроса, ради которого эта беседа была организована;
последняя особенность вытекает из предыдущей: в беседе необходим простой язык, не перегруженный сложными словами и предложениями – это основное условие доступности информации для собеседника.

Этапы деловой беседы

Беседа отличается от переговоров тем, что она менее жестко регламентирована, ориентирована на конкретную личность и чаще всего она происходит между представителями одной организации, вместе с тем, ей присуща определенная последовательность этапов. Технике ведения деловых бесед необходимо следовать на любой встрече.

Условно, беседа состоит из четырех этапов, которые соответствуют основным фазам диалога.

Этапы и фазы деловой беседы

Этап деловой беседы

Описание фазы деловой беседы

В процессе подготовки к беседе инициатор должен определить ее целесообразность и необходимость.

Начальный этап деловой беседы.

Теперь необходимо как бы подготовить собеседника к разговору: создать атмосферу взаимопонимания, заинтересовать собеседника и установить с ним контакт, который облегчит проведение беседы.

Содержательный этап деловой беседы

Эта фаза характеризуется обсуждением интересующей проблемы, предоставление подготовленной информации, определением позиции собеседника по обсуждаемой проблеме.

Заключительный этап деловой беседы.

Успешное окончание беседы означает закрепление достигнутых результатов. Дополнительной задачей этого этапа является обязательное заверение в дальнейшем плодотворном сотрудничестве.

Следует отметить, что соответствие этапов и фаз деловой беседы является объективным и не зависит от их восприятия собеседниками.

Правила деловой беседы

Для успешного ведения дел, необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Цивилизованное общение является неотъемлемой частью современного делового мира.

Хотя беседа является более раскрепощенной формой делового общения, чем переговоры, совещания, собрания и т.д., она также имеет определенные правила, которые необходимо соблюдать, при организации деловой беседы. При ведении деловой беседы нужно неукоснительно следовать следующим основным правилам:

Высказываться кратко и по существу (русские любят поговорить и зачастую неясно выражают свои мысли – это раздражает делового человека);
Осторожно использовать слово "я";
Опираться только на факты, а не на домыслы;
Не увлекаться деталями;
Избегать назидательности;
Искать пути урегулирования сложного вопроса, а не его обострения;
При встрече с агрессивно настроенным партнером избегать конфликтов.

Проведение деловой беседы

Деловая беседа сопутствует таким управленческим действиям, как консультирование, переговоры, встречи, прием сотрудников, партнеров, посетителей и т.д.

Виды деловой беседы:

по характеру беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми рабочими;
по направленности – целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими;
по степени свободы – регламентированными, т.е. проводимыми по определенным правилам, и не регламентированными, например, дружеский разговор.

Сравнивая деловую беседу с другими формами межличностного коммуникативного взаимодействия, можно отметить, что для нее характерен тесный контакт, легкость в общении и наличие моментальной обратной связи. С помощью беседы на практике можно добиться развития более простых отношений между руководителем и подчиненными, между сотрудниками одного уровня внутри компании, между представителями разных организаций, в том числе и государственных. Деловая беседа может проводиться в кабинете руководителя, в рабочем помещении персонала компании, в специальном зале для совещаний, также нередки случаи, когда беседа может проходить и вне стен организации. Представителей сторонних организаций принимают либо в специальной переговорной комнате, либо на рабочем месте или в кабинете пригласившего.

Вступительная часть деловой беседы не должна превышать 5% времени, отведенного для нее. Снятие напряжения и нервозности, которые могут возникнуть возлагается при этом на хозяина или старшего по служебному положению.

В течение основной части беседы инициатор играет доминирующую роль, постепенно, но планомерно и настойчиво доводя его собственные идеи и намерения до своих собеседников. Время от времени вставляются уточняющие вопросы, чтобы выяснить, правильно ли собеседник понял изложенную точку зрения, воспринял рассматриваемую ситуацию. Но такие вопросы должны задаваться спокойно, доброжелательно, аргументировано, не вызывая ощущения в попытке категорично утвердить свою точку зрения. Такой метод поведения позволяет удержать собственные позиции в разговоре, в то же время не превращая собеседника во врага, а помогая ему правильно понять сложившееся положение дел и подводя к наиболее желательному исходу беседы.

Сигналом к завершению беседы является подведение инициатором итогов беседы, он показывает возможные варианты действий, подчеркивает важность проведенной беседы и как бы призывает к началу активной деятельности.

После беседы инициатор должен обязательно сделать критический взгляд на нее и определить, была ли достигнута цель беседы, на все ли вопросы были получены четкие однозначные ответы, были ли они удовлетворительны, насколько собеседники были откровенны, считать ли результат беседы удовлетворительным. Также необходимо ответить на вопрос, есть ли необходимость в продолжении обсуждения затронутых в беседе вопросов, а также времени их последующего обсуждения.

Правила ведения деловой беседы

Универсальные правила проведения деловой беседы:

Привлечение внимание собеседника – это самое начало беседы. В случае неудачи диалог не состоится.
Пробудить в собеседнике заинтересованность – в этот момент происходит передача информации. Если собеседники уверен в полезности предложений, он адекватно воспримет то, что ему говорят.
Принцип детального обоснования – аргументируйте свои предложения. Вызвав у партнера интерес, убедите его в правильности действий, если он согласится с предложенными идеями, тогда их реализация принесет ему пользу.
Выявить интересы и устранить сомнения собеседника – нужно нейтрализовать замечания и опровергнуть возражения. Если собеседник понимает целесообразность сделанных предложений, но действует осторожно или не ясно представляет себе перспективы, то нужно выяснить и разграничить его интересы.
Преобразовать интересы собеседника в окончательное решение – непосредственно принятие решения. Как только это будет достигнуто, деловую беседу можно завершать.

Рекомендации по ведению деловой беседы:

Заранее составьте план беседы, обработайте наиболее важные формулировки.
Применяйте знания психологии: периодически воздействуйте на собеседника, чередуйте благоприятные и неблагоприятные факты, моменты. Все завершайте и заканчивайте беседу на положительной ноте.
Помните о мотивах собеседника: ожидания, преимущества, позиция, самоутверждение, справедливость, самолюбие.
Не задавайте вопросов, на которые собеседник может ответить "Нет", облегчайте его ответы вопросами, на которые легко дать ответ "Да".
Повторяйте мысли, основные тезисы своего собеседника, но не повторяйтесь сами.
Не отклоняйтесь от темы деловой беседы.
Избегайте превосходной формы в своих выражениях.
Внимательно слушайте собеседника.
Никогда не пренебрегайте значением предубеждений собеседника, они могут сыграть значительную роль в принятии решения.
Никаких недоразумений и двояких толкований! Все фразы должны быть точны и однозначны. Деловую беседу отличает ясность, наглядность, систематичность, простота и понятность. В случае неясности сразу нужно уточнить у собеседника, что он подразумевает.
Уважайте своего партнера: ведение деловой беседы – это техника общения, поэтому нужно быть внимательным и предупредительным к собеседнику, ценить его аргументы, даже если они слабы.
Проявляйте вежливость, дружеский настрой, дипломатию и тактичность. Это не снизит определенность вашей позиции, просьбы, намерения, но будет препятствовать возникновению у собеседника какого-либо сопротивления. Вежливость должна быть в меру, а дипломатичность означает осторожность и сообразительность.
Сохраняйте непреклонность в своей позиции, но будьте хладнокровны, даже в случае накала в процессе беседы.
Облегчайте собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений. Учитывайте его внутреннее сомнение. Собеседнику следует дать время, чтобы он сам убедился в правильности ваших предложений и положений.
Используйте разные тактические приемы при ведении деловой беседы.
При проведении деловой беседы следует ориентироваться либо на достижение своей цели, либо на поиск приемлемого компромисса.

Выводы

Деловая беседа – один из наиболее востребованных стилей общения в профессиональной деятельности специалистов. Она может быть успешной для обеих сторон, когда собеседники четко представляют цель общения, используют речевые этикетные средства и профессиональные речевые клише.

В процессе бесы происходит установление контактов между участниками, уточняются решаемые задачи, происходит обмен информацией, ставится проблема, требующая решения, определяются позиции, которые занимают участники беседы, затем происходит обмен мнениями по обсуждаемой проблеме и в конце беседы подводятся итоги, которых достигли участники.

Читайте также: