Правила переписки по электронной почте кратко

Обновлено: 02.07.2024

Знаете ли вы, что в 2015 году каждый второй житель планеты отправил и получил приблизительно 205 миллиардов email писем разного характера? Большая половина – это бизнес письма, число которых будет расти на 3% каждый год, как ожидается. В среднем, один пользователь отправлял 122 email письма каждый день. Так как email письмо остается наиболее эффективным и используемым маркетологами инструментом коммуникации и продвижения, нужно знать основные правила его этикета дабы не потерпеть крушения при общении с клиентами и партнерами.

Из-за того, что сейчас общение происходит и в социальных сетях, многие правила этикета нивелируются. Это может иметь пагубные последствия для вашего бизнеса.

Давайте же рассмотрим основные правила.

1. Тема письма

Все начинается с темы. Увидев ее, получатель решает открывать письмо или же нет. Поэтому тема должна быть четкой, чтобы адресат понимал, о чем ваше письмо.

2. Почта отправителя

3. Персонализация

Каждый человек – это личность. Естественно, становится приятно, когда обращаются к нам по имени. Таким образом вы выказываете уважение человеку, с которым ведете переписку.

4. Тон письма

5. Грамматика

При наличии грамматических ошибок в email письмах, вы как будто напрямую заявляете получателю о том, что вы:

Необразованный;
Невнимательный;
Перегруженный работой.

Чем может грозить допущенная грамматическая ошибка? В большинстве случаев это приводит к тому, что клиент признает вашу некомпетентность из-за неграмотно составленного предложения. Также он может сделать вывод о том, что вы просто не готовы работать с новыми клиентами.

Его лучше не употреблять в деловой переписке. За исключением, если вы знаете собеседника достаточно хорошо.
Учтите еще то, что люди воспринимаю юмор по-разному. То, что смешно вам, не обязательно будет смешно адресату.

7. Разный подход для разных культур

Нужно учитывать культурные различия, особенно в письмах, когда вы не видите собеседника. Адаптируйте емейлы в зависимости от культурных различий получателя.

Приведем примеры таких различий. Арабы, китайцы и японцы хотят побольше узнать о своем собеседнике перед тем, как начать разговаривать о бизнесе. А немцы и американцы наоборот больше внимания уделяют делам.

8. Всегда отвечайте на письма

Старайтесь всегда ответить на полученные email письма, особенно если отправитель с той же отрасли, что и вы. Это считается хорошим тоном и правилом этикета в email маркетинге. Отвечайте даже в том случае, если письмо было отправлено вам по ошибке, но отправитель ожидает ответа.

9. Отправляйте в нужное время

Очень важно отправлять письма в нужное время для того, чтобы они были прочитаны. Мы рекомендуем отправлять свои первые письма с предложениями для партнеров в обеденное время с 13:00 до 14:00 или уже вечером после рабочего дня (18:00-21:00).

Деловые письма должны исключать:

Бонусный совет: если вы взволнованы или рассержены, не отвечайте на письма сразу. Составьте письмо, поставьте точку, но не отправляйте. Прогуляйтесь: походите, подышите, вернитесь на рабочее место и еще раз просмотрите письмо.

А какими правилами email-этикета пользуетесь Вы? Мы будем благодарны, если Вы поделитесь ими с нами в комментариях под статьей.

Общение между людьми – это естественный и жизненно важный процесс. Когда-то эпистолярный жанр был единственным доступным способом общения людей, находящихся на удалении друг от друга.

p, blockquote 1,0,0,0,0 -->

Почта существовала со времен древнего Рима, если не раньше. Люди переписывались. В литературе известны даже романы и повести в письмах.

p, blockquote 2,0,0,0,0 -->

Современные достижения в сфере информационных технологий предлагают новые, более совершенные способы общения.

p, blockquote 3,0,0,0,0 -->

При этом почтовая переписка сохраняется. Это старый, но надежный способ общения, который обладает своими неповторимыми качествами. Современный формат почтовой переписки представляет электронная почта, иначе E-mail.

p, blockquote 4,0,0,0,0 -->

p, blockquote 5,0,0,0,0 -->

p, blockquote 6,0,0,0,0 -->

Этикет электронной переписки включает особенности оформления, составления писем, а также принципы общения адресатов. Для начала огласим весь список:

p, blockquote 7,0,0,0,0 -->

Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля.

Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными.

Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда.

Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли менять тему письма.

Правило 5. Почтовый адрес получателя заполняйте в последнюю очередь.

Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо.

Правило 7. Текст письма должен отвечать определенным требованиям.

Правило 8. На электронные письма нужно отвечать.

Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию.

Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей.

А теперь подробнее о каждом из десяти правил.

p, blockquote 9,0,0,0,0 -->

Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля.

p, blockquote 10,0,0,0,0 --> Рис. 1 Основы этикета электронной почты

p, blockquote 11,0,0,0,0 -->

Практически во всех почтовых сервисах (почта Яндекса, Майл ру, Гугла, Рамблера и др.) электронное письмо содержит следующую информацию:

Почтовый адрес (e-mail) и имя отправителя (возможно, еще фамилию) – цифра 1 на рис. 1.
Почтовый адрес (e-mail) получателя письма – цифра 2 на рис. 1.
Тема (заголовок, название) письма – цифра 3 на рис. 1.
Содержание письма (цифра 4 на рис. 1), в которое входит:
- приветствие,
- основной текст,
- заключение,
- подпись.
Приложение к письму (прикрепленные файлы или вложенные файлы) – цифра 5 на рис. 1.

Обязательны для заполнения все перечисленные пункты, кроме последнего (цифра 5 на рис. 1) – приложения к письму. Если к письму не требуется прикреплять никаких файлов, поясняющих текст письма, то об этом пункте можно забыть.

p, blockquote 13,0,0,0,0 -->

Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными.

Переписка предполагает наличие двух сторон общения, поэтому следует уделить внимание персональным данным. Личные данные должны быть понятными и по возможности полными, чтобы не вызывать у адресата непонимание, настороженность и загадочность.

p, blockquote 14,0,0,0,0 -->

p, blockquote 15,0,0,0,0 -->

p, blockquote 16,0,0,0,0 -->

p, blockquote 17,0,0,0,0 -->

Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда.

Заголовок письма – это то единственное, что видит получатель письма, когда оно к нему приходит. Очень часто от названия письма зависит его дальнейшая судьба:

откроет его получатель
или удалит, не глядя.

Поэтому к заголовкам письма нужно относиться с особым пиететом (то есть, с благоговением).

p, blockquote 19,0,0,0,0 -->

Варианты судеб полученного письма в зависимости от его заголовка:

p, blockquote 21,0,0,0,0 -->

Таким образом, заголовок письма должен быть кратким (не более 50 знаков), интересным и по делу (выражать суть письма).

p, blockquote 22,0,0,0,0 -->

При этом в ходе переписки, если получатель письма отвечает автору, заголовок письма не должен меняться. Он также не должен меняться в ходе многократной переписки, когда письмо много раз направляется то в одну, то в другую сторону.

p, blockquote 23,0,0,0,0 -->

Если в ходе переписки тема обсуждения меняется, то имеет смысл поменять тему письма или, возможно, создать новое письмо с новой темой для дальнейшей переписки.

p, blockquote 24,0,0,0,0 -->

Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли менять тему письма.

В подавляющем большинстве случаев тему письма менять НЕ нужно, ниже объясню причины. Но из правил, как известно, бывают некоторые исключения. Впрочем, обо всем по порядку.

p, blockquote 25,0,0,0,0 -->

Как написать письмо ответ

p, blockquote 26,0,0,0,0 -->

p, blockquote 28,0,0,0,0 -->

p, blockquote 29,0,0,0,0 -->

p, blockquote 30,0,0,0,0 -->

А профессиональная техподдержка на неправильно оформленные письма может вообще не ответить.

p, blockquote 32,0,0,0,0 -->

Правило 5. Почтовый адрес получателя (Кому) заполняйте в последнюю очередь.

p, blockquote 33,0,0,0,0 -->

p, blockquote 34,0,0,0,0 -->

Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо.

К сожалению, это правило вспоминается только тогда, когда

при отправке письма неожиданно произошел сбой,
либо когда письмо просят выслать повторно, ибо оно не было получено по каким-то причинам.

p, blockquote 36,0,0,0,0 -->

Правило 7. Текст письма должен отвечать следующим требованиям:

1) Текст письма должен содержать приветствие.

p, blockquote 38,0,0,0,0 -->

2) Текст письма должен быть грамотным и не содержать ошибок.

В Интернете почему-то не придается большого значения грамоте. Ошибки можно встретить на официальных сайтах серьезных компаний, не говоря уж о письмах, в которых иногда трудно понять не только отдельные слова, но и целые фразы, настолько безграмотно и с ошибками они могут быть сформулированы. Важно помнить, что безграмотные письма – это плохая культура, и ей не место в Интернете.

p, blockquote 40,1,0,0,0 -->

3) Текст письма должен быть понятным по содержанию.

Отправитель всегда знает, о чем он пишет, но получатель это может понять только из текста письма. Далеко не всегда отправитель пишет о своей проблеме понятным для получателя способом. Непонятные по содержанию письма могут вызывать у получателя только раздражение и досаду, поскольку он потратил время на чтение письма, но так и не понял, что отправитель хотел ему сообщить.

p, blockquote 42,0,0,0,0 -->

4) Текст письма должен охватывать рамки одной темы.

p, blockquote 44,0,0,0,0 -->

5) Текст письма должен быть структурированным по содержанию и по внешнему восприятию.

Структурированный текст легко читать. И воспринимается он так, как было задумано автором письма. Не структурированный текст с перескоками мысли, с преобладанием эмоций, а не фактов, с непонятными связками и т.п. может быть воспринят получателем письма совсем не так, как это было задумано отправителем. В итоге общение по E-mail не получится. Оно не состоится вообще, либо понадобится телефон, Скайп и иные средства коммуникации.

p, blockquote 46,0,0,0,0 -->

6) Текст письма должен иметь оптимальный размер.

Совсем короткие письма из 5-7 слов читать, кончно, приятно, но нужно понять очень талантливым писателем, чтобы в эти слова вложить основную мысль. Неискушенному автору письма лучше писать побольше, чтобы как можно точнее передать информацию или сведения, направляемые адресату.

p, blockquote 48,0,0,0,0 -->

p, blockquote 49,0,0,0,0 -->

7) Шрифт текста письма должен быть распространенного типа, который будет отображаться во всех почтовых сервисах.

Любителям экзотических шрифтов, например, напоминающим рукописный текст гусиным пером, должен помнить, что у получателя вместо текста письма может получиться нечитаемая абракадабра. Любителям экзотики следует заботиться о том, чтобы применяемый им экзотический шрифт пересылался в письме вместе с текстом.

p, blockquote 51,0,0,0,0 -->

8) Размер шрифта в тексте письма должен быть однообразным.

Мелким шрифтом можно писать какие-либо незначительные примечания, все остальное надо делать шрифтом одного размера. В некоторых почтовых сервисах вообще используется один-единственный универсальный шрифт. Об этом всегда следует помнить, поскольку все изыски отправителя по художественному оформлению текста шрифтами разных размеров в конечном итоге у получателя будут выглядеть как однообразные текст. А потому нужно ли так стараться?

p, blockquote 53,0,0,0,0 -->

9) В тексте письма не стоит злоупотреблять использованием прописных и заглавных букв.

Сложно читать письма, где все буквы маленькие, даже в начале предложения, или наоборот, где все буквы ЗАГЛАВНЫЕ. Помните, что ПИСЬМО, НАПИСАННОЕ ПРИ ВКЛЮЧЕННОЙ КЛАВИШЕ Caps Lock И СОСТОЯЩЕЕ ИЗ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ, В ИНТЕРНЕТЕ ВОСПРИНИМАЕТСЯ как КРИК и означает только крик и ничего другого.

p, blockquote 55,0,0,0,0 -->

10) Тон письма ни в коем случае не должен иметь черты агрессивности, раздражительности.

Текст письма не должен содержать ругательства и оскорбления. Письмо лучше всего писать, находясь в уравновешенном и рассудительном состоянии. Приветствуются легкая шутливость и уместный юмор, если адресат поддерживает подобный тон общения и способен его оценить.

p, blockquote 57,0,0,0,0 -->

11) В конце всегда следует оставлять подпись (имя, фамилия, ник, должность для деловых писем) с возможными пожеланиями к собеседнику.

К пожеланиям относится: С уважением, С благодарностью и т.п.

p, blockquote 59,0,0,0,0 -->

Правило 8. На электронные письма нужно отвечать.

Отвечать на письмо принято всегда, поэтому нужно находить время и возможность уделить взаимное внимание и уважение к отправителям.

p, blockquote 60,0,0,1,0 -->

p, blockquote 61,0,0,0,0 -->

Одним из важных моментов является вовремя отправленный ответ, что уже само по себе говорит о получателе с положительной стороны и характеризует его степень ответственности и заинтересованности.

p, blockquote 62,0,0,0,0 -->

p, blockquote 63,0,0,0,0 -->

Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию.

Электронную почту, увы, могут взломать, перехватить. И тогда записанные в электронные письма пароли, номера банковских карт, пин-коды и т.п. могут стать доступными для посторонних лиц, которые могут их использовать в корыстных целях. Поэтому такую информацию не стоит доверять электронной почте.

p, blockquote 64,0,0,0,0 -->

Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей.

Уважая чужую конфиденциальную информацию, Вы уважаете и себя, и свое право на приватность.

p, blockquote 65,0,0,0,0 -->

Общение посредством электронной почты без взаимного визуального и слухового контакта требует соблюдения правил этикета, которые в свою очередь способствуют налаживанию грамотного и культурного диалога между людьми.

p, blockquote 66,0,0,0,0 -->

В одном из писем Антуан Сент-Экзюпери заметил:

p, blockquote 67,0,0,0,0 -->

Это очень меткое выражение, в том числе, в отношении вышеупомянутых принципов этикета при общении по электронной почте.

p, blockquote 69,0,0,0,0 -->

Пожалуйста, проголосуйте!

Прошу проголосовать за один из предложенных ниже вариантов:

p, blockquote 70,0,0,0,0 -->

p, blockquote 76,0,0,0,0 -->

p, blockquote 77,0,0,0,0 -->

p, blockquote 78,0,0,0,0 -->

p, blockquote 79,0,0,0,0 -->

p, blockquote 80,0,0,0,0 --> p, blockquote 81,0,0,0,1 -->

Добавить комментарий Отменить ответ

11 thoughts on “ 10 правил этикета электронной почты ”

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Интересно, кто придумал эти правила. Как говорил великий Ленин: «Вы, батенка, либо дурак, либо провокатор. Вот интересно что мне как получателю даст заполнение всех полей и так далее, кроме сбора инфы о лохах владельцами сайтов, которые при этом о себе это не пишут.

А если я не напишу письмо, то как его получат?)))) А если письмо удалят, как делаете вы, то мне расписывать всё впустую. Ну не надо.

Обращайте, пожалуйста, внимание на тему статьи, и пишите комментарии по существу.
На многих сайтах сейчас отключена возможность оставлять комментарии. Это сделано, потому что модерация комментариев занимает много времени, поэтому проще всего отключить комментарии.
На других сайтах есть предварительная модерация комментариев. Это значит, что Вы пишете свой комментарий и он уходит на модерацию. Администратор сайта проверяет комментарий, когда у него есть время, и если комментарий не содержит спама, мата, оскорблений и плохих высказываний, то админ одобряет комментарий. Но админ может удалить комментарий без объяснения причин.
На моем сайте разрешено писать комментарии и нет предварительной модерации. Я это сделала для удобства пользователей. Тем не менее все комментарии в любом случае проходят мою модерацию. Комментарии, содержащие угрозы, спам, мат и оскорбления, я удаляю без объяснений.

Те теперь ваши советы сводятся у одному, — напишите адрес)))
Я вам может тайну открою, но без адреса письмо не отправляется и даже требует адрес написать. Вот ведь чудеса!)))))

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.

Важность письма (это при необходимости).

Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. .

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта - это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего - это источник компьютерного вируса.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

В едение деловой переписки по электронной почте: правила и этикет, конфиденциальность и оформление, повышение эффективности и пошаговая инструкция по составлению официального письма, полезные советы и неудобные факты про e-mail.

Выходные прошли и пора снова включаться в трудовые будни. Сегодня хочу рассмотреть важную тему , которая актуальна сейчас для меня, как никогда. Раньше особо не задумывалась о том, как важно уметь правильно составить деловое электронное письмо, чтобы не обидеть собеседника, заинтересовать, расположить к себе.

Тем, кто постоянно общается по электронной почте, достаточно одного короткого послания, чтобы составить о вас свое мнение.

Тот, кто сидит по другую сторону монитора , не видит лично вас. Не поддастся обаянию, не поймет, что вы просто спешили и написали полную белиберду, находу одевая ребенка или летя на пары. В электронном письме вы – это буквы и переданный ими смысл, поэтому нужно сделать так, чтобы послание способствовало налаживанию коммуникации.

Почему так важно уметь вести электронную переписку?

Общение по электронной почте предполагает те же правила, что и ведение переговоров лично или по телефону. Но, ввиду некоторых особенностей этого канала коммуникации, все же, требует изучения и усвоения ряда правил.

Сегодня появилось гораздо больше каналов коммуникации, которые постоянно совершенствуются и трансформируются. Если еще несколько лет назад ВКонтакте я общалась только с друзьями, то теперь в списке фрэндов у меня есть немало заказчиков.

В режиме реального времени задавать вопросы, получать ответы, потом весь этот текст редактировать, форматировать, вставлять присланные фото и публиковать на веб-портале. Можно даже из дому не выходить.

Конечно же, не все так уныло: личное общение для меня (уверена, нас таких много) по-прежнему в приоритете. Я предпочитаю встречаться с друзьями за кофе и фото показывать лично, разговоры по телефону не затягивать, а новостями с близкими обмениваться на уютной кухне.

Особенно мою, где с Интернетом напрямую связана работа. Какие-то процессы удалось оптимизировать, какие-то – ликвидировать, что-то освоить, с чем-то смириться.

Электронная почта для меня по-прежнему является важным каналом коммуникации, поэтому вопрос о правильном ведении деловой переписки очень актуален. И, не желая довольствоваться обрывочными сведениями и случайными советами, я постаралась более подробно во всем разобраться.

Общие правила ведения деловой переписки

Деловое общение – неотъемлемая часть жизни любого человека. Ежедневно приходится общаться с коллегами и начальством, клиентами и деловыми партнерами. Даже если вы не офисный работник, а фрилансер, вам тоже часто или не очень нужно отвечать на письма заказчиков, искать потенциальных работодателей и т.д.

Многим кажется, что общение в Интернете предполагает больше вольностей – особенно часто так заблуждаются те, кто не заключен в формате офиса и является представителем той или иной креативной профессии.

Нередко именно из-за незнания элементарных правил ведения переписки и неспособности наладить общение проекты закрываются, не начавшись. И хорошую работу получают те, кто, возможно, менее достоин, но более презентабелен на этапе зарождения профессиональных отношений.

Так или иначе, но знать правила ведения деловой электронной переписки нужно. Ведь каждое письмо становится визитной карточкой отправителя и отображает его деловую позицию.

Общие правила ведения деловой переписки, независимо от того, идет ли речь об электронной почте или обычной корреспонденции, универсальны:

1. Уважение к личности и деловой позиции оппонентов – как бы ни повернулось дело, всегда нужно соблюдать учтивость и благожелательный тон. Даже самая жесткая позиция должна быть изложена без оскорблений и перехода на личности, аргументированно и твердо

2. Обязательное соблюдение конфиденциальности – в том формате, в котором предполагают формат общения, тема, сфера взаимодействия и т.д.

3. Внимание к деловым интересам оппонента

4. Отсутствие орфографических, грамматических, синтаксических и др. ошибок – обязательно, это базовое требование

5. Пунктуальность в обмене информацией

7. Оперативный ответ: на электронное письмо ответить нужно в течение одного дня. Если для обдумывания ответа нужно больше времени, желательно уведомить об этом оппонента с указанием примерного срока ожидания ответа

Пошаговая инструкция по составлению официального электронного письма

2. Спокойное приветствие и персональное обращение – письмо становится более конкретизированным, повышается доверие. Игнорировать имя адресата некорректно

4 . Корректная работа с информацией – является серьезным инструментом для создания определенного имиджа отправителя, настроя на деловой тон и важные обсуждения:

5. Под пись и контактная информация – в блоке, привязанном к окончанию каждого письма, указывают: имя и фамилию, указание должности (если актуально), контакты (телефон, e-mail, адрес сайта, аккаунты в соц. сетях и все, что облегчит обратную связь)

6. Вставки RE и FWD почтовыми клиентами обычно ставятся автоматически: ответ и пересылка письма, соответственно. Эти короткие символы дают возможность понять адресату, что тема обсуждалась ранее и это ответ на письмо или же письмо было переслано. Если адресат не знает о сути пересылаемого письма, в самом верху можно добавить что-то от себя, вводя в курс дела

Советы по написанию электронного делового письма

2. Если получатель просил прислать ему письмо, об этом стоит упомянуть

9. Если в письме вмещена важная информация, его стоит отметить специальным флажком

Полезная информация: несколько важных принципов

Лучше использовать активный залог вместо пассивного, который уместен лишь в слишком официальной переписке. В других же случаях нужно демонстрировать заинтересованность и лояльность.
Постскриптум использовать нежелательно. Если что-то вспомнилось в процессе – нужно гармонично включить в общую структуру электронного письма, а превращать текст в пьесу с эпиграфами и другими подобными элементами не стоит.
В контактных данных лучше указывать один электронный адрес и номер телефона, по которым действительно можно быстро связаться с отправителем.
Работа с приложениями: названия файлов должны быть выполнены не в формате кракозябров, а отображать их содержание. Все приложения описываются кратко и понятно в теле письма. Слишком большие приложения заливаются на облачные хранилища и предоставляются в качестве прямых ссылок для скачивания или просмотра. Приложения с расширением .exe и иные программные форматы по электронной почте не отправляют.

Не приветствуется отправка делового письма в праздничные и выходные дни, до обеда понедельника и после обеда пятницы.
Отправляясь в отпуск, можно настроить в почтовой программе автоответ при отсутствии, где будет указана информация касательно того, куда обращаться, когда будет получен ответ, почему получатель не отвечает и т.д. (в зависимости от ситуации).
И в качестве завершающего пункта могу посоветовать просмотреть полученные от компаний или людей электронные письма и проанализировать, что в них раздражает, что не понравилось, по какой причине перехотелось отвечать или ответ был отправлен в последнюю очередь и т.д. А потом сделать выводы и не повторять аналогичных ошибок.

7 неудобных фактов об электронной почте:

1) Неравноценные по содержанию и форме письма – это нехорошо. Если вы пишете много и по делу, а вам отвечают односложно; если вы составляете письмо исключительно грамотно и красиво, а отвечают чуть ли не сленгом, а также другие ситуации должны заставить задуматься и проанализировать такую переписку, сделать выводы.

2) Общение с теми, кто родился и вырос до эры Интернета, будет трудным. Речь идет о людях, которые не очень хорошо умеют пользоваться всеми возможностями сети и переписка с ними требует особого внимания к содержанию и форме. Максимально просто и доступно, без большого количества приложений и непонятных аббревиатур, электронное письмо в таком случае должно стать поводом, чтобы получить контакты и связаться по телефону, назначить личную встречу, где удастся более эффективно построить коммуникацию.

4) Правильное использование знаков препинания точно передаст смысл. Знаки восклицания в деловой переписке не актуальны вообще, остальные нужно расставлять верно.

5) Шутки лучше оставить личному общению. Иначе есть риск потерять клиента или обидеть партнера и даже не заметить этого – далеко не все оригинальные фразы и метафоры без искажения воспринимаются в электронной переписке.

6) Если вам не отвечают – скорее всего, вам не хотят отвечать или нет такой возможности. О входящем письме обычно сигнализирует компьютер или телефон, папку спама все регулярно проверяют. Вероятность, что письмо действительно потерялось – ничтожна. Что забыли или не заметили – велика, но это и есть показатель отношения получателя к отправителю письма. Если письмо важное – достаточно напомнить о нем через день, справившись, не потерялся ли мейл. Забрасывать вопросительными месиджами точно не стоит, как бы сильно ни обижал игнор.

7) Вернуть отправленное письмо не удастся. И если вы отправили всем участникам разговора то, что предназначалось кому-то одному или переслали всю переписку с конфиденциальными данными либо случайно написали письмо не тому адресату с неприятным или непристойным содержанием – вернуть ничего не удастся.

А как вы пишете официальные письма? Или не приходилось? Пользуетесь электронной почтой часто для решения деловых вопросов или только для развлечений, получения рассылок и извещений? Обмен советами и опытом приветствуется в комментариях;) L

Читайте также: