Правила оформления архивной копии кратко

Обновлено: 03.07.2024

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

организационная структура и штатное расписание предприятия;
разработанные в предыдущие годы реестры дел;
описи дел временного и постоянного хранения;
при наличии — типовые номенклатуры дел;
правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Работники архива исполняют запросы, поступившие как традиционным способом (по почте или при личном обращении), так и в форме электронного документа (обращения) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в т.ч . сети Интернет.

Запрос, в т.ч . интернет запрос , должен содержать наименование юридического лица (для организации) или фамилию, имя и отчество (для граждан), почтовый или электронный адрес заявителя, название темы или вопроса и хронологические рамки запрашиваемой информации.

При получении интернет-запроса заявителю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ.

Интернет-запрос распечатывается и далее работа с ним ведется, как и с другими запросами.

Запросы рассматриваются руководством архива или соответствующим должностным лицом, затем направляются на исполнение в структурное подразделение архива.

В результате исполнения тематических, в том числе биографических запросов архив чаще всего представляет заявителю тематические информационные документы: информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическую подборку копий архивных документов или тематический обзор архивных документов .

Информационное письмо составляется на бланке архива и содержит информацию о хранящихся в архиве фондах и краткую характеристику архивных документов.

Содержание архивных документов может излагаться в виде кратких аннотаций на группы или отдельные архивные документы.

В информационном письме целесообразно дать рекомендации по использованию архивных документов в соответствии с темой запроса.

Информационное письмо подписывается руководством архива.

Тематический перечень архивных документов представляет собой систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, дел по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров.

В необходимых случаях аннотации дополняются указанием на подлинность, способ воспроизведения или язык архивных документов.

Заголовки архивных документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности по следующим признакам: хронологическому, предметно-вопросному, номинальному.

Тематический перечень архивных документов подписывается составителем и руководством архива.

Тематическая подборка копий архивных документов - это систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме (вопросу).

Тематическая подборка копий архивных документов должна быть соответствующим образом оформлена: к ней составляется титульный лист и в случае необходимости историческая справка по теме.

Тематическая подборка копий архивных документов подписывается составителем и руководством архива.

Тематический обзор архивных документов представляет собой систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов по определенной теме.

архивные документы по теме в обзоре могут быть даны по одному или группе фондов, одного или нескольких архивов.

Сведения о составе и содержании архивных документов в тематическом обзоре могут быть дополнены источниковедческим анализом.

Тематический обзор архивных документов подписывается составителем и руководством архива.

Рассмотренные тематические информационные документы могут быть подготовлены как по запросу, так и по инициативе самого архива (в рамках инициативного информирования).

Ответы на запросы высылаются по почте простым письмом.

При исполнении запросов социально-правового характера архив представляет заявителю архивные справки, архивные выписки и архивные копии.

Порядок оформления и выдачи архивных справок, архивных выписок и архивных копий практически идентичны.

Архивная справка - представляет собой официальный документ архива, который имеет юридическую силу и содержит документную информацию о предмете запроса. В конце архивной справки приводятся архивные шифры (№ фонда, № описи, № единицы хранения) и номера листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых составлена данная архивная справка, а также приводятся печатные издания, использовавшиеся для подготовки архивной справки.

Архивная справка оформляется по строго установленной форме .

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов, а также проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку. В ряде архивов составляются самостоятельные архивные справки в соответствии с фондовой принадлежностью документов.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправ ления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержа нию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью органа местного самоуправления).

Архивная справка, предназначенная для использования на терри тории Российской Федерации, подписывается руководством архива и заверяется печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью органа местного само управления). Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью органа местного самоуправления).

При необходимости к архивной справке прилагаются копии ар хивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива.

При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. - С. 107-108).

5.1. При изготовлении копий техническими средствами, как архива, так и заказчика, их аутентичность подлинным документам удостоверяется архивом.

Текст документа передается в современной орфографии. Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

В подстрочных примечаниях к тексту машинописной архивной копии должны быть сделаны соответствующие оговорки о местах текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, неподдающиеся прочтению. В случае необходимости, могут указываться внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие печатей, водяных знаков и др.

Архивная копия подписывается руководством архива и заведующим структурного подразделения (или читального зала), подготовившего архивную копию, и заверяется печатью архива.

5.3. На архивных копиях, изготовленных электрографическим способом (ксерокопиях), фотокопиях поисковые данные проставляются на обороте каждого листа (специальным штампом), заверительные надписи и печать – на обороте последнего листа документа. Там же делается отметка о том, что вышеуказанные архивные копии не могут быть размножены без разрешения государственного архива.

5.4. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку или пересылаются по указанным адресам за счет пользователя с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива.

Оформление копий документов для вывоза за пределы Российской Федерации

Вывоз за пределы Российской Федерации и ввоз в Российскую Федерацию приобретенных и (или) полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляется без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

По просьбе пользователей архив выдает им разрешение на провоз копий архивных документов за пределы Российской Федерации. При оформлении копий документов Архивного фонда Российской Федерации должны соблюдаться следующие требования:

– при оформлении копий научно-технической документации в виде ксерокопий или копий на кальке штамп государственного архива ставится на оборотной стороне копии каждого листа чертежа и в месте углового штампа на каждом листе чертежа.

– при оформлении копий документов в виде позитивных отпечатков на обороте каждой фотографии проставляется штамп госархива. При оформлении копий фотодокументов в виде дубль-негативов на межкадровом пространстве фотоспособом впечатывается аббревиатура госархива (ЦГА СП), выдавшего копию.

– архивом осуществляется опечатывание выданных копий, изготовленных фотоспособом, – в конвертах; пленочных носителях – в коробках, с помощью специальной изоляционной ленты. На опечатанных копиях проставляется штамп госархива с вышеназванными реквизитами так, чтобы он захватывал и часть изоляционной ленты. Кроме того, наклеивается бланк госархива с текстом о возможном вскрытии опечатанных копий органами таможенного контроля Российской Федерации в целях проверки соответствия кодировки.

Справка заверяется подписью руководителя архива и гербовой печатью архива. (Приложение ).

К справке прилагается перечень вывозимых копий документов.

В перечне документов должны быть указаны номер и дата выданной справки, перечислены названия всех документов, с которых сняты копии. Перечень заверяется подписью руководителя и печатью архива.

Внесение исправлений и дополнений в Перечень не допускается. (Приложение ).

Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

Для временного хранения.
Для постоянного хранения.
Не подлежащие хранению.

Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.

Общий порядок передачи документов в архив

Процесс происходит в несколько этапов:

Экспертиза и отбор документов.
Подготовка и оформление.
Составление описей.
Передача в архив.

Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Подготовка и оформление дел

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
Для дел временного хранения за тот же период - в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Передача в архив

Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

Нюансы работы с документами

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
Определение законченности сводной описи.

Рассмотрим подробнее каждый аспект.

Срок хранения временных документов

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Оформление обложки при смене названия

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

Постоянные — №1.
Временные — №2.
Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативно-правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

1. Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копии бывают следующих видов: полная копия;

Полная копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например:

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию.

воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Отпуск - это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т. е. без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

Контрольные вопросы

1. Что такое подлинник документа?

2. Что представляет собой копия документа?

3. Когда копия документа приобретает юридическую силу?

4. Каковы правила выдачи копий в организациях?

5. Чем факсимильная копия отличается от свободной?

6. Что представляет собой отметка о заверении копии и где она помещается на документе?

7. Какие бывают виды копии?

8. Как оформляется полная копия официального документа?

9. В чем особенность оформления выписки?

10. Что представляет собой отпуск документа и как он заверяется?

11. Каковы правила выдачи дубликата?

12. Кто имеет право выдавать дубликат?

13. Чем дубликат отличается от копии?

14. Какие виды документов не разрешается копировать и заверять?

Форма отчета скриншоты выполненного задания, написанного от руки.

Срок выполнения задания 21 мая 2020 года.

Я Пара

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ