Понятие о корреспонденции и делопроизводстве кратко
Обновлено: 05.07.2024
Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
Содержание
Организация делопроизводства
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
- Создание документов (документирование);
- Организация движения и учёта документов (документооборот);
- Хранения документов (архивное дело).
В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.
Документооборот
Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.
Документооборот бухгалтерских документов
- Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
- Передача документа в бухгалтерию;
- Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
- Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
- таксировку (расценку);
- группировку; (указание в первичном документе корреспонденции счетов);
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
- документы, поступающие из других организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие в организацию, проходят:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение;
- регистрацию;
- рассмотрение руководством;
- передачу на исполнение.
Электронный документооборот
В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями).
Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).
Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации.
Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.
См. также
Примечания
Wikimedia Foundation . 2010 .
Полезное
Смотреть что такое "Делопроизводство" в других словарях:
делопроизводство — делопроизводство … Орфографический словарь-справочник
делопроизводство — канцелярская работа; письмоводство, канцелярия Словарь русских синонимов. делопроизводство сущ., кол во синонимов: 2 • канцелярия (4) • … Словарь синонимов
Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;. Источник: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) Об утверждении Правил… … Официальная терминология
делопроизводство — ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, канцелярия ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ, устар. письмоводитель … Словарь-тезаурус синонимов русской речи
делопроизводство — документационное обеспечение управления Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Синонимы документационное обеспечение… … Справочник технического переводчика
Делопроизводство — процесс ведения документации фирмы, компании, в который входит: прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ведение документации организации, предприятия, фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный… … Экономический словарь
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, делопроизводства, мн. нет, ср. (канц.). Ведение канцелярских дел. Канцелярия занимается делопроизводством. Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935 1940 … Толковый словарь Ушакова
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, а, ср. Ведение канцелярских дел. | прил. делопроизводственный, ая, ое. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова
Делопроизводство — (англ. office work) ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности организаций и осуществлению документооборота … Энциклопедия права
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Основные задачи делопроизводства:
- создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
- передача документов для их последующего исполнения или принятия решений
- регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
- систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
-простые средства (ручки, карандаши)
-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
-автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
- В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
- Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.
Организация документооборота на предприятии
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Основные задачи делопроизводства:
- создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
- передача документов для их последующего исполнения или принятия решений
- регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
- систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
-простые средства (ручки, карандаши)
-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
-автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
- В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
- Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.
Организация документооборота на предприятии
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
Контрольная работа является основной формой контроля знаний студентов приобретенных в итоге самостоятельного изучения учебного материала. Выбор вариантов текстовых контрольных работ осуществляется по общим правилам, независимо от указаний в учебно-методических пособиях.
Номер варианта выбирается по следующей формуле:
V=(N*k) div 100, где:
V - искомый номер варианта (при V=0 выбирается максимальный вариант),
N - общее количество вариантов по контрольной работе,
k - значение двух последних цифр зачетной книжки (число в диапазоне 0..99),
div - целочисленное деление (дробная часть отбрасывается).
Пример 1: Если N=10, k=37, то Ваш вариант V=(10*37) div 100=3.
Пример 2: Если N=25, k=71, то Ваш вариант V=(25*71) div 100=17.
Пример 3: Если N=15, k=00, то V=(15*0) div 100=0, Ваш вариант=15.
При расчете варианта округления варианта не производится, отбрасывается дробная часть. Если при расчете варианта у Вас получилось число меньше единицы, то выполняется максимальный вариант.
Пример 4: Если N=7, k=08, то k=0,56, то V=(7*8) div 100=0,56, Ваш вариант=7
1. Контрольную работу можно представлять как в рукописном, так и в печатном варианте.Механическое переписывание материала из учебника или использование данных сети Интернет без соответствующей переработки не допускается!
2. Контрольная работа выполняется в ученической тетради, либо на листах формата А4 сброшюрованных в папку-скоросшиватель (контрольные работы скрепленные канцелярскими скрепками на рецензию не принимаются!).
4. Контрольная работа обязательно должна включать в себя титульный лист, оглавление (план работы), список использованной литературы и лист на рецензию. На первой странице пишется оглавление, после раскрытия темы обязательно делаются выводы по изученному материалу, в конце работы оформляется список использованной литературы, ставится дата выполнения контрольной работы, личная подпись и оставляется одна страница для заключительной рецензии преподавателя.
![]()
5. При оформлении контрольной работы на ПК выставляются следующие параметры: формат листа – А4; поля выставляются по стандарту документов (верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм, левое – 20-35 мм, правое – 10 мм), шрифт – Times New Roman 14 пт, обычный; заголовок – полужирный (16-18 пт); абзац – 125 мм; межстрочный интервал – полуторный; выравнивание текста по ширине; между словами допускается не более одного пробела.
7. При выполнении контрольной работы студент обязан выполнять все рекомендации по содержанию и оформлению, указанные ведущим преподавателем.
8. Контрольная работа, в которой студент не раскрыл основное содержание задания, имеются грубые ошибки в освещении теоретического вопроса или решении задачи не засчитывается и возвращается с подробной рецензией студенту для дальнейшей работы над учебным материалом.
9. Доработанная или полностью переработанная контрольная работа, вместе
с первоначальным вариантом, направляется на рецензирование преподавателю, проверявшему ее в первый раз.10. Контрольная работа, выполненная не по своему варианту, полностью идентичная работам других студентов, оформленная не должным образом
(без указания группы, шифра) возвращается студенту с указанием причин возврата.12. Зачтенную контрольную работу студент должен забрать из учебной части и представить преподавателю, ведущему данную дисциплину, на итоговом занятии (экзамене, зачете, классной контрольной работе) для допуска его к промежуточной аттестации.
13. Данные о выполненной контрольной работе заносятся преподавателем
в журнал учебных занятий группы. Контрольная работа изымается у студента
и сдается в архив.II. Краткое содержание дисциплины
Понятие о делопроизводстве
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях являются обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.
Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ–правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплинызаключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Задачи делопроизводства:
- Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
- Организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;
- Выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
- Хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Деятельность учреждения отражается как в административной, так и в специальных системах документации.
В административной документации отражается, прежде всего, управленческая деятельность. В систему административного делопроизводства включается: составление административных документов, их обработка (прием, отправка, регистрация, контроль исполнения, организация документов в дела), хранение, использование документов в связи с содержанием административной деятельности.
В специальной документации находит отражение бухгалтерский и статистический учет, планирование, материально-техническое снабжение и другие специальные функциональные стороны деятельности учреждения. Работой с этими документами занимаются плановики, бухгалтеры, статисты и другие служащие.
Делопроизводственное обслуживание может осуществляться централизованно, децентрализовано или смешанно.
При централизованной системе все операции, связанные со служебной документацией, сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения канцелярии или у секретаря.
При децентрализованной системе все операции рассредоточены по структурным подразделениям. Эта система применяется в учреждениях, размещенных в разных зданиях, удаленных друг от друга.
Присмешанной системе часть операций, например прием, отправка документов, осуществляется централизованно, а другие: составление и оформление документов, регистрация, формирование в дела - производится как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях. Смешанная система ведения делопроизводства применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.
Выбор системы делопроизводства зависит от территориального размещения, объема документооборота, организационной структуры учреждения.
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования
РЫБИНСКИЙ ПОЛИГРАФИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ
Рег. № Рег. № Рег. №
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБСЕПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
(наименование учебной дисциплины)
(код и наименование специальности)
г.Рыбинск
2013 г.Утверждаю: Председатель комиссии: Заместитель директора по учебной работе: И.Н.Осокина Подпись Дата ФИО Подпись Дата ФИО Автор: О.А.Белякова, преподаватель Подпись Дата ФИО, ученая степень, звание, должность Рецензенты: ФИО, ученая степень, звание, должность, место работы ФИО, ученая степень, звание, должность, место работы ________________________________________________________________________________________ ФИО, ученая степень, звание, должность, место работы ФИО, ученая степень, звание, должность, место работы Рекомендована Экспертным советом по профессиональному образованию Федерального государственного учреждения Федерального института развития образования
(ФГУ ФИРО)I. Рекомендации к выполнению контрольной работы……………………….. Стр. 4 II. Краткое содержание дисциплины …………………………………………. Стр. 6 III. Варианты контрольной работы……………………………………………. Стр. 82 Рекомендуемая литература……………………………………………………. Стр. 84 I. Рекомендации к выполнению контрольной работы
Контрольная работа является основной формой контроля знаний студентов приобретенных в итоге самостоятельного изучения учебного материала. Выбор вариантов текстовых контрольных работ осуществляется по общим правилам, независимо от указаний в учебно-методических пособиях.
Номер варианта выбирается по следующей формуле:
V=(N*k) div 100, где:
V - искомый номер варианта (при V=0 выбирается максимальный вариант),
N - общее количество вариантов по контрольной работе,
k - значение двух последних цифр зачетной книжки (число в диапазоне 0..99),
div - целочисленное деление (дробная часть отбрасывается).
Пример 1: Если N=10, k=37, то Ваш вариант V=(10*37) div 100=3.
Пример 2: Если N=25, k=71, то Ваш вариант V=(25*71) div 100=17.
Пример 3: Если N=15, k=00, то V=(15*0) div 100=0, Ваш вариант=15.
При расчете варианта округления варианта не производится, отбрасывается дробная часть. Если при расчете варианта у Вас получилось число меньше единицы, то выполняется максимальный вариант.
Пример 4: Если N=7, k=08, то k=0,56, то V=(7*8) div 100=0,56, Ваш вариант=7
1. Контрольную работу можно представлять как в рукописном, так и в печатном варианте.Механическое переписывание материала из учебника или использование данных сети Интернет без соответствующей переработки не допускается!
2. Контрольная работа выполняется в ученической тетради, либо на листах формата А4 сброшюрованных в папку-скоросшиватель (контрольные работы скрепленные канцелярскими скрепками на рецензию не принимаются!).
4. Контрольная работа обязательно должна включать в себя титульный лист, оглавление (план работы), список использованной литературы и лист на рецензию. На первой странице пишется оглавление, после раскрытия темы обязательно делаются выводы по изученному материалу, в конце работы оформляется список использованной литературы, ставится дата выполнения контрольной работы, личная подпись и оставляется одна страница для заключительной рецензии преподавателя.
5. При оформлении контрольной работы на ПК выставляются следующие параметры: формат листа – А4; поля выставляются по стандарту документов (верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм, левое – 20-35 мм, правое – 10 мм), шрифт – Times New Roman 14 пт, обычный; заголовок – полужирный (16-18 пт); абзац – 125 мм; межстрочный интервал – полуторный; выравнивание текста по ширине; между словами допускается не более одного пробела.
7. При выполнении контрольной работы студент обязан выполнять все рекомендации по содержанию и оформлению, указанные ведущим преподавателем.
8. Контрольная работа, в которой студент не раскрыл основное содержание задания, имеются грубые ошибки в освещении теоретического вопроса или решении задачи не засчитывается и возвращается с подробной рецензией студенту для дальнейшей работы над учебным материалом.
9. Доработанная или полностью переработанная контрольная работа, вместе
с первоначальным вариантом, направляется на рецензирование преподавателю, проверявшему ее в первый раз.10. Контрольная работа, выполненная не по своему варианту, полностью идентичная работам других студентов, оформленная не должным образом
(без указания группы, шифра) возвращается студенту с указанием причин возврата.12. Зачтенную контрольную работу студент должен забрать из учебной части и представить преподавателю, ведущему данную дисциплину, на итоговом занятии (экзамене, зачете, классной контрольной работе) для допуска его к промежуточной аттестации.
13. Данные о выполненной контрольной работе заносятся преподавателем
в журнал учебных занятий группы. Контрольная работа изымается у студента
и сдается в архив.II. Краткое содержание дисциплины
Понятие о делопроизводстве
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях являются обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.
Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ–правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплинызаключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Задачи делопроизводства:
- Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
- Организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;
- Выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
- Хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Деятельность учреждения отражается как в административной, так и в специальных системах документации.
В административной документации отражается, прежде всего, управленческая деятельность. В систему административного делопроизводства включается: составление административных документов, их обработка (прием, отправка, регистрация, контроль исполнения, организация документов в дела), хранение, использование документов в связи с содержанием административной деятельности.
В специальной документации находит отражение бухгалтерский и статистический учет, планирование, материально-техническое снабжение и другие специальные функциональные стороны деятельности учреждения. Работой с этими документами занимаются плановики, бухгалтеры, статисты и другие служащие.
Делопроизводственное обслуживание может осуществляться централизованно, децентрализовано или смешанно.
При централизованной системе все операции, связанные со служебной документацией, сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения канцелярии или у секретаря.
При децентрализованной системе все операции рассредоточены по структурным подразделениям. Эта система применяется в учреждениях, размещенных в разных зданиях, удаленных друг от друга.
Присмешанной системе часть операций, например прием, отправка документов, осуществляется централизованно, а другие: составление и оформление документов, регистрация, формирование в дела - производится как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях. Смешанная система ведения делопроизводства применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.
Выбор системы делопроизводства зависит от территориального размещения, объема документооборота, организационной структуры учреждения.
Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов. Система документации.
Делопроизводство (традиционное определение) – сфера деятельности
связанная с обработкой информации.
Делопроизводство (соврем.) – это отрасль деятельности связанное с
организацией работы с официальными документами.
Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и
стандартизация документов. Система документации.
1. понятие о документе.
2. виды документов.
3. функции документов. Системы документации.
Документ – зафиксированное на материальном носителе информации с
реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – запись информации на различных носителях по
Документирование регламентированный процесс записи информации на
бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Создание документов может осуществляться на естественном или
искусственном языках с использованием новых носителей информации. При
документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При
документировании на искусственных языках создаются документы на машинных
Средства документирования – орудие используемые человеком для
- простые средства (ручки, карандаши)
- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно
кино и видео техника)
- средства автоматизации (компьютерная техника).
В зависимости от используемых средств документации различают способы
документирования (кино фото фоно документирование, электронное и
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи
информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих
правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой
разновидности комплексов документов.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование
вида документа, адресат, дата, подпись).
Современные требования к оформлению организационной распорядительной
делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97).
Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но
и зоны и последовательность их размещение на документе.
Формуляр – совокупность реквизитов документов и схема их рассположения
Наличие формуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство
документирования и единство документации как в рамках одного предприятия,
так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем
управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-
Документы - носители первичной информации. Именно в документах
информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы
от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих
переработанную вторичную информацию.
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и
характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую
государственную систему стандартизацию – иерархически организованную
систему классификации и самих ГОСТов.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения
документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и
материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации.
Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве
проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных
систем документации (УСД).
УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа,
обеспечивающих документированное представление данных в определенных
видах хозяйственной деятельности.
В основе создания УСД лежит метод унификация – установление
единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при
решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются
классификаторы технико-экономической с социальной информации,
обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.
Государственная система документированного обеспечения управления
(ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые
требования в документации управленческой деятельности и организации
работы с документами в органах государственного управления на
Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации
сокращения количества и повышение количества документов, создание
наиболее благоприятных условий для применения технических средств и
современных технологий сбора., обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования
управленческой деятельностью, организации работы с документами,
механизации и автоматизации работы с документами.
Различают следующие виды документов:
- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и
средства передачи документов (письмо, телеграмма)).
- По происхождению (служебные и личные документы).
- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).
- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,
- По месту составления (внутренние и внешние).
- По наименованию (проказы, указы, отчеты).
- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).
в социальном плане любой документ полифункционален, т.е. выполняет
множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие
Среди функций документа выделяются общие и специфические.
- информационная (любой документ создается для сохранения информации
т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления
- социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку
любой документ порожден той или иной социальной потребностью)
- камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между
отдельными элементами общественной структуры в частности между
- культурная (документ – средство закрепления и передачи культурных
- управленческая (документ является инструментом управления. Этой функцией
наделены так называемые управленческие документы специально создаваемые
для реализации целей управления)
- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых
норм и правоотношений в обществе)
- функция исторического источника (документ выступает в качестве
источника исторических сведений о развитии общества).
Системы документации – совокупность документов взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых
требований к оформлению.
Управленческие документы составляют ядро управленческой документации.
Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего
государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы
составляют объект делопроизводства.
Организация работы с документами – предполагает организацию
документооборота учреждения, хранение документа и их использование в
текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных
процедур обеспечивающие движение документов в учреждение с момента их
создания исполнения или отправки.
В целях рациональные организации документа оборота все документы
делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые;
входящие, исходящие и внутренние).
Документопоток – совокупность документов выполняющих определенное
Похожие страницы:
Организация движения документов в Инспекции Федеральной налоговой службы России 30 по Республике
Общее понятие о документе и бухгалтерской документации. Обязательные и дополнительные реквизиты
. работа 19 7. Общее понятие о документе и бухгалтерской документации. . за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов . счетах: – правильная корреспонденция счетов с одинаково . являются унификация, типизация и стандартизация операций, .
Делопроизводство (9)
. документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. 2. Унификация и стандартизация управленческих документов Унификация документов заключается в установлении .
Делопроизводство в СССР
. делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции . встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ . системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ .
Понятие документ . Функции и классификация документов в зависимости от различных признаков
. документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы". Понятие "документ" . стандартизация . результат унификации языковых . . Год: 2002 Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах .
Читайте также:
