Особенности коммуникаций в организации кратко

Обновлено: 02.07.2024

Темой данной курсовой работы является развитие внутренних коммуникаций в организации. Коммуникации являются базовым аспектом любой организации. Важнейший инструмент управления, который находится в распоряжения менеджера это – информация. [6] По каналам коммуникаций менеджер распространяет и использует данную информацию, при этом, получая сигналы обратной связи, менеджер способен организовывать, направлять и мотивировать своих подчиненных.[11]

Коммуникативная функция управления в первую очередь проявляется в общении сотрудников внутри организации, поэтому внутренние коммуникации очень важны для успеха управления. Решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. [1]

Такое несоответствие приводит в дальнейшем к спаду эффективности всей организации. Если организация развивается, то она усложняется, усложняются организационные процессы, увеличивается число персонала и т.д. И для управления всеми этими изменениями нужны видоизмененные внутренние коммуникации, существовавшие ранее коммуникативные процессы больше не способны своевременно и без искажений выполнять свои функции. А это значит, что процесс внутренних коммуникаций должен развиваться вместе с фирмой. Ведь в организациях работают живые люди, а самые значимые решения и идеи рождаются в ходе коммуникаций. Тем самым можно сказать, что необходимо развивать процесс внутренних коммуникаций в организации таким образом, что бы коммуникации соответствовали самой организации (ее целям, структуре, организационной культуре и т.д.).

Выделим объект, предмет и цель курсовой работы.

Объект исследования: внутренние коммуникации

Предмет исследования: развитие внутренних коммуникаций

Цель: выявить методы развития внутренних коммуникаций в организации

Для достижения цели необходимо выполнить ряд задач:

1) Изучить особенность внутренних коммуникаций

2)Рассмотреть условия формирования внутренних коммуникаций

3) Изучить технологии развития внутренних коммуникаций

Особенности внутренних коммуникаций

Внутренние коммуникации – это коммуникативные процессы, происходящие внутри организации. Такую коммуникацию еще называют межуровневой. В свою очередь она делится на вертикальную и горизонтальную коммуникацию. [7]

Вертикальная коммуникация - коммуникация осуществляемая снизу вверх. Ее подвиды: коммуникация руководитель - подчиненный, руководитель - группа. Данный вид коммуникации может осуществляться и сверху вниз. Примерами такой коммуникации могут служить поручения начальства, приказы, информации о перемене деятельности компании (производство нового продукта). [26]

Горизонтальная коммуникация – коммуникация, происходящая между различными подразделениями. Во многих организациях существуют специальные коммуникационные центры, чья задача налаживать поддерживать связь между отделами.[21] Более того, внутренняя коммуникационная система может быть представлена как межличностная и организационная коммуникация.

Межличностные коммуникации - связи между отдельными личностями. Они не ограничены уставным регламентом и распространяются за его пределы.

Организационные коммуникации - коммуникации, протекающие в рамках задач и интересов конкретной организации. [21]

Внутренние коммуникации осуществляют следующие управленческие задачи:

1) повышение эффективности работы организации

2) внедрение корпоративных стандартов

3) формирование приверженности персонала

4) мотивация персонала

5) формирование и поддержка организационной культуры. [5]

Но, не смотря на то, что цели, достигаемые коммуникационными процессами одинаковы, однако, пути достижения этих целей будут выстраиваться исходя из типов организаций. То есть, характер внутренних коммуникаций должен соответствовать организационной культуре самого предприятия. Коммуникации в организации будут подстраиваться под параметры компании, а именно: степень формализации организационных процессов, централизация или децентрализация управленческих решений, сложность организационной структуры компании и т. д.[7]

Более того, в разных компаниях разный персонал, требующий особенных методов построения внутренних коммуникаций. Для того что бы установить диалог с работниками руководство использует разные подходы. Подходы делятся на: нацеленный, круговой и подход активного действия. Рассмотри особенности каждого подхода.

Круговой подход – коммуникации устанавливаются при помощи хороших человеческих взаимоотношений. Цель подхода работа над тем, что бы сотрудник получал удовлетворение от своей работы. Данный метод осуществляется путем длинных и открытых дискуссий. Причем сущностью такой коммуникации является достижение полного взаимопонимания. Минус данного подхода заключается в том, что у персонала может сложиться мнение о том, что понимание приводит к соглашению. Что единственная цель общения это понимание друг друга.

Подход активного действия - коммуникация устанавливается посредством практических действий, в которых необходимо понимание и интуиция. Подход основывается на том принципе, что коммуникация — это координация значений, понимание общих правил и распознавание образов. [3]

Внутренние коммуникации динамичный и сложный процесс, которым нужно уметь управлять. Если есть процесс, то есть и инструмент, посредством которого можно направлять и координировать этот процесс. Для того чтобы управлять коммуникациями в организации, необходимо знать современные инструменты управления коммуникациями. Важно правильно уметь подобрать именно тот инструмент управления коммуникацией, который будет отвечать запросам и требованиям конкретным компаниям. [4]

Проблемы сырьевой модели экономики в РоссииТема сырьевой модели экономики в России является довольно неоднозначной. Подобного рода модель экономики, сложившаяся в России за последние два десятилетия, не имеет будущего, поскольку является затруднительной. Для разрешения данной проблемы

Суть стратегического менеджмента краткоЧто такое стратегический менеджмент? Как он может быть полезен вашей компании? Как можно быстро и оперативно запустить его в реализацию? Содержание статьи: Суть стратегического менеджментаФункции стратегического менеджментаЦикл стратегического менеджмента Суть

Суть SWOT-анализа кратко: как делать и использовать?Содержание статьи: Что же такое SWOT-анализ предприятия?Как делать SWOT-анализ организацииИнтерпретация результатовРешаемые задачиSWOT-анализ может быть использован для:Примеры Что же такое SWOT-анализ предприятия? Как правило, в литературе SWOT-анализ представляют в виде такой таблицы

Анализ конкурентов и карта стратегических группВ данной статье мы рассмотрим рынок конкуренции при помощи одной из знаменитых моделей маркетинга. Содержание статьи: Модель 5-и рыночных сил ПортераНовые конкурентыСубститутыАнализ конкурентовКарта стратегических групп Модель 5-и рыночных сил Портера В 1979

Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемыСуществует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании. Содержание статьи: Виды корпоративных коммуникацийМетоды повышения эффективности коммуникацииЭлектронные коммуникацииФормальные и неформальные коммуникацииБорьба

Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемы

Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи.

Существует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании.

Виды корпоративных коммуникаций

а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;
б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;
в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы.

Методы повышения эффективности коммуникации

Электронные коммуникации

На сегодняшний день большую роль в процессе коммуникаций играют электронные коммуникации.

Формальные и неформальные коммуникации

Кроме этого, с точки зрения каналов распространения информации, выделяются формальные коммуникации, которые используют санкционировано-официальные источники информации, и неформальные коммуникации – используют неофициальные каналы взаимодействия.

Большую роль в неформальной коммуникации играют слухи. Слухи могут не только позитивным образом воздействовать на деятельность организации, но и чаще всего негативным.

Существует даже статистика, согласно которой 75% информации, передающейся через слухи, является правдой, и поэтому очень часто то, что подается в виде слуха, оказывается простейшей провокацией.

Борьба со слухами

Существует несколько стандартных действий, которые позволяют предотвратить негативные эффекты от распространения слухов:
1) нужно предоставлять совершенно точные факты, ссылаясь на достоверные источники;
2) не следует пересказывать слух при его опровержении;
3) если слух уже серьезно повлиял на поведение сотрудников, стоит обратиться за поддержкой к неформальным лидерам, к лидерам мнений в организации, которые своим влиянием могут предотвратить дальнейшее распространение этого ложного слуха;
4) следует устранять причины появления слухов;
5) противодействовать слухам как можно раньше;
6) руководитель должен доносить правильные факты.

Невербальные коммуникации

Определение проблем

Для того, чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации, обычно проводят диагностику проблем в коммуникации.

Исследование проблем в коммуникации проводится в различных формах, таких как: опрос сотрудников (один из самых эффективных способов), индивидуальные беседы с сотрудниками и проведение фокус-групп (один из основных методов, когда сотрудники одного или нескольких подразделений собираются и отвечают на вопросы).

Барьеры в процессе коммуникации

В первую очередь, говорят о том, что сбои в процессе коммуникации, могут быть вызваны личностными факторами или факторами, связанными с личностными характеристиками коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, антипатии и т.п.).

Существуют организационные факторы. Это одна из типичных проблем в организации, когда в этой организации плохие каналы коммуникации, слишком бюрократические процедуры, неправильно построены бизнес-процессы и т.д.

Также, можно выделить такие интересные факторы, как: различия в статусе (сотрудники с более высоким статусом не готовы слушать сотрудников с более низким), культурные (сотрудники в силу различий в культуре не в состоянии понять друг друга), временные (на коммуникацию не хватает времени), коммуникативные перегрузки (слишком большие потоки информации, и, наконец, нежелание делиться информацией из-за каких-то личных интересов.

Внешние коммуникации руководителя появляются во взаимоотношениях с: партнерам и поставщиками. Внутренние коммуникации руководителя появляются во взаимоотношениях с: подчиненными по статусу работниками, высшим руководством и коллегами – руководителями и ведущими специалистами.

Центром коммуникативного пространства руководителя является должность.

Кроме того, можно выделить такие процессы в организации, как коммуникативные перегрузки и коммуникативные потребности.

1. КОММУНИКАТИВНЫЕ ПЕРЕГРУЗКИ. Иногда менеджеры передают работникам огромное потоки информации до тех пор, пока сотрудники не обнаруживают, что обладание огромными массивами разного рода данных отнюдь не способствует осмыслению. Данная ситуация получила название коммуникативной перегрузки, когда объем коммуникативных входов существенно превышает возможности их реальной потребности. Условия эффективной коммуникации – время и качество информации.

РАБОЧИЙ ИНСТРУКТАЖ. Одной из коммуникативных потребностей сотрудников организации является инструктаж по поводу выполнения рабочих заданий, предполагающий в рамках объективных требований формулировку инструкций менеджерами. Последствия неадекватных рабочих инструкций плачевны. Менеджерьт должны соотносить осуществляемые коммуникации с характером рабочих заданий, выполнение которых они контролируют.

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. Кроме того, работники остро нуждаются в ответной реакции менеджмента по поводу результатов выполнения рабочих заданий. Устойчивая обратная связь позволяет им оценить правильноёть выбранного направления и отслеживатьдвижение к собственным целям, показывает, насколько заинтересованы в результатах их деятельности другие люди. В случае достижения положительных показателей обратная связь повышает самооценку работника и его ощущение собственной компетентности. В общем случае обратная связь по результатам деятельности приводит как к повьнлению показателей производительности труда, таки к улучшению отношений между сотруднйками и менеджерами.

СОЦИАЛЬНАЯ ПОДДЕРЖКА. К коммуникативным потребностям сотрудников органи относится и социальная поддержка, т. е. стремление индивида к ощущению заботы и уважению со стороны окружающих, их высокой оценке. Не имеет значения, осуществляются ли такие коммуникации по поводу определения рабочих задач, продвижения по службе или по личным вопросам. В любом случае сотрудники ощущают повышенный уровень социальной поддержки.

Способы совершенствования обмена информацией, которые руководитель должен научиться использовать в своей повседневной деятельности.

1. Руководитель должен оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей и потребностей своих подчиненных и коллег.

2. Руководитель должен регулировать потоки информации с помощью личных встреч, совещаний и т.д.

3. Руководитель должен проверять информированность своих подчиненных для выяснения информированности о целях их деятельности.

4. Руководитель должен способствовать изданию информационных бюллетеней, которые содержат информацию для всех работников.

Центром коммуникативного пространства руководителя является должность.

2. Руководитель должен регулировать потоки информации с помощью личных встреч, совещаний и т.д.

Понятие, формы и виды коммуникаций

Согласно определению Д.П. Гавра, коммуникации в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Л.В. Ивановская определяет коммуникации в социальном контексте как процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей. Коммуникации – это важнейшее связующее звено между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.

Представители современной науки об управлении рассматривают коммуникации как обмен информацией между сотрудниками и предприятием (администрацией), предприятием и субъектами внешней среды с целью решения определенных задач управления. Коммуникация обеспечивает обмен информацией, в результате которого руководитель получает необходимую для принятия эффективных решений информацию и доводит их до подчиненных тоже в форме информации. Это и работа с документами, организация и проведение деловых встреч, участие в официальных мероприятиях, телефонные переговоры, электронная переписка и тому подобное. То есть все то, без чего нельзя представить современный бизнес и то, что выступает основой его эффективного функционирования.

Коммуникации также определяют как процесс, посредством которого руководители развивают систему предоставления информации, передачи сведений большому количеству людей внутри предприятия и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

По данным различных исследований менеджеры тратят на коммуникации 50-90% своего рабочего времени. Их иногда сравнивают с нервной системой в организме человека: как все органы объединены и зависят от работы нервов, так и коммуникации связующими процессами во время выполнения менеджерами своих управленческих функций и пронизывают весь процесс управления.

Коммуникации в менеджменте подразделяют на следующие виды:

1) внешние коммуникации – между организацией и внешней средой. К ним относятся коммуникации, представляющие информационное взаимодействие с внешней средой: потребителями, поставщиками, органами государственного регулирования, СМИ и т. п.;

2) внутренние коммуникации – между уровнями и подразделениями в организации. К ним относят межуровневые коммуникации в организациях:

Коммуникации также принято разделять на формальные и неформальные. Формальные коммуникации определяются политикой, правами, должностными инструкциями конкретной организации и осуществляются по официальным каналам. Неформальные коммуникации не придерживаются общих правил этой организации; они осуществляются в соответствии с установившейся системой личных отношений между работниками организации. При этом по неформальным каналам коммуникаций может передаваться значительная часть достоверной информации. В связи с этим, для того чтобы выработать оптимальные управленческие решения, руководители должны учитывать информацию, полученную в процессе неформальной коммуникации.

Письменные коммуникации – это отчеты, записки, письма и т. п. Недостатком этих коммуникаций является то, что они задерживают обратную связь и взаимообмен, кроме того они сложнее устных и требуют больше времени для подготовки. Преимущества письменных коммуникаций заключаются в их достоверности. Обычно их используют, когда одной или обеим сторонам нужны письменные подтверждения происходящего. Выбирая форму коммуникации, менеджеры должны учитывать их преимущества и недостатки.

Межличностные коммуникации также принято разделять на:

вербальные (словесные);
невербальные, призванные осуществлять обмен информацией без применения слов, например, с помощью жестов, интонаций голоса и тому подобное.

Совокупность форм, методов, каналов, а также субъектов коммуникации формирует систему коммуникаций, которая обеспечивает решение следующих задач:

эффективный обмен информацией между объектами и субъектами управления;
совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, координации их задач и действий;
координация и рационализация информационных потоков.

В зависимости от размера предприятия меняется и характер элементов системы коммуникаций, а также их вклад в конечную эффективность совокупности коммуникационных процессов. Если предприятие крупное, постоянно занимается диверсификацией бизнеса, его система коммуникаций потребует постоянного реинжиниринга. Если же предприятие небольшое и выпускает ограниченный ассортимент продукции – система коммуникаций должна иметь соответствующий запас мощности, достаточный для обслуживания необходимых бизнес-процессов даже в условиях стремительного роста предприятия и частичного изменения технологии и видов деятельности.

Система коммуникаций должна быть обеспечена входными ресурсами, технологией и взаимодействием между внутренними элементами. Каждому элементу коммуникационной системы присущи уникальные характеристики, которые следует оценивать с помощью специальных и интегральных показателей. Данные элементы являются вариативными и компонуются по-разному. Также важно обратить внимание на квалификацию персонала, психологические особенности работников, их черты характера, качество социальных взаимодействий и уровень владения информационно- коммуникационными технологиями в группах и т. п.

В настоящее время коммуникация – это не только способ передачи информации, но и один из важнейших инструментов управления деловыми отношениями. Они помогают предприятиям развиваться и укреплять свои позиции на рынке. Коммуникации в менеджменте связывают между собой все управленческие функции и влияют на результативность их выполнения. Именно благодаря коммуникации достигается доверие и взаимное восприятие взглядов, разных мыслей, действий, задач. Так, для реализации управленческих функций менеджер, с помощью коммуникаций, формирует цели и задачи, осуществляет оценку ситуации, выявляет проблемы и имеет возможность подготовить и принять соответствующее управленческое решение, проконтролировать ход его выполнения.

Таким образом, коммуникации в менеджменте выступают одним из ключевых факторов эффективности, поскольку именно они обеспечивают информацией процесс принятия управленческих решений и взаимодействие организации с внешней средой.

Содержание и основные этапы коммуникационного процесса

В общем виде, любой коммуникационный процесс представляет собой совокупность базовых элементов, среди которых необходимо выделить следующие:

К основным этапам коммуникационного процесса относят:

На первом этапе зарождения идеи происходит формулировка концепции обмена информацией, определение того, что, в какой форме, с какой целью должно быть передано. На данном этапе отправителем должна быть четко осознанная соответствие концепции коммуникации конкретной ситуации, то есть, определен уровень целесообразности обмена определенной информацией в настоящее или четко определенный период времени.

Теорией и практикой менеджмента доказано существование прямой зависимости между хорошо отлаженным коммуникационным процессом и качеством работы структурных подразделений организации, отдельных исполнителей, групп работников и организации в целом. Именно коммуникационный процесс обеспечивает обмен информацией в целях решения конкретной проблемы.

Основные проблемы коммуникаций и методы их решения

Серьезной преградой в налаживании эффективных коммуникаций является авторитарное отношение администрации к подчиненным, нечеткость выполнения или нежелание руководителей выполнять свои обязанности, отсутствие положительной деловой атмосферы и мотивации для общения работников между собой, неправильное определение прав и ответственности, страх руководителей и подчиненных перед последствиями при передаче слишком откровенной информации и тому подобное.

К субъективным факторам, которые снижают эффективность контактов между отдельными работниками, относят разное толкование одних и тех же понятий, при обмене информацией. Поэтому в процессе общения и передачи информации возникают препятствия из-за ее искажения, непонимания, замедления коммуникационного процесса. К тому же, получатели воспринимают, прежде всего, ту информацию, которую рассчитывают получить, и иногда игнорируют данные, которые не совпадают с их представлениями.

Методы повышения эффективности коммуникаций в организации можно подразделить на три группы: организационные, технические, социальные (личные).

К организационным методам относятся:

1. Регулирование информационных потоков, предполагающее определение собственной потребности в информации (как в количественном, так и качественном отношении), а также непосредственных руководителей, коллег и подчиненных. Потребность в информации зависит от целей управляющего, принимаемых управляющим решений, характера оценки результатов.

2. Управленческие действия, подразумевающие применение различных видов коммуникаций, в которых руководитель является контролером, распределителем и источником информации.

5. Продуманный и формализованный процесс коммуникации.

6. Создание специальных структур в организации, осуществляющих информационные коммуникации на основе принципа функциональной специализации (например, информационный центр, помощник-консультант, секретарь-референт, пресс-служба, отдел внешних связей, канцелярия и т.д.). Целью создания специализированных структур высвобождение рабочего времени руководителя путем оптимизации документооборота в организации.

Технические методы повышения эффективности коммуникации:

1. Выбор оптимального канала коммуникации в зависимости от характеристик получателя (например, одно конкретное лицо или неопределенная группа лиц).

2. Сочетание нескольких каналов коммуникации, дополняющих и/или дублирующих друг друга.

3. Использование возможностей информационных технологий.

С точки зрения экономики организации, реализация технических методов, как правило, сопровождается значительными материальными затратами.

Наиболее легко реализуются в практике управления социальные (индивидуальные) методы повышения эффективности коммуникаций, поскольку требуют от руководителя и сотрудников соблюдения общеизвестных элементарных норм и правил делового этикета и делового общения.

Таким образом, совершенствование организационных коммуникаций должно предусматривать согласованный комплекс действий с использованием организационных, технических и социально-психологических инструментов. При управлении коммуникациями организации важно понимать информационные потребности и возможности сотрудников, а также владеть основными технологиями коммуникаций в управлении. Современные экономические условия требуют новых подходов не только в управлении коммуникациями, но и в формировании новых подходов к информационному обеспечению управленческой деятельности. Эффективная система управления коммуникациями способствует, с одной стороны, повышению производительности труда, а с другой – достижению удовлетворенности сотрудников в групповом взаимодействии.

В современной литературе описываются различные типы организаций: системная, живая, развивающая, социальная, техническая, психологическая, экономическая, потребляющая ресурсы и преобразующая их в конечный продукт, многообразная по целям и методам, применяемым в достижении целей. Эти и многие другие определения могут использоваться по отдельности, в различных сочетаниях, с различной детализацией для определения типа современных организаций.

Вне зависимости от того, к какому именно типу принадлежит та или иная организация, необходимым условием ее существования является координация совместной деятельности работников для достижения поставленных целей. Это требует хорошо отлаженной системы приема, передачи и переработки информации. Для того, чтобы управленческие мероприятия были эффективными, а результат деятельности соответствовал ожиданиям, необходима развитая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемого.

Каждый тип организации может быть работоспособным только в том случае, если в нем культивируются соответствующие именно ему формы реализации функций управления.

Роль коммуникации в процессах целеполагания и организации обратной связи вряд ли можно переоценить. Целостность организации, ее принадлежность к какому-то конкретному типу определяются тем, каким именно способом коммуникации объединяют элементы внешней и внутренней среды и направляют деятельность на достижение поставленных целей. Основные различия коммуникаций заключаются в их структурных и процессуальных характеристиках.

2.2. Структура внутренних коммуникаций

Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективнос- ти. Она определяет принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.

Выделяют три параметра, характеризующих особенности орга- низационных структур: степень формализации, сложность, степень централизации.

Г. Минцберг выделяет следующие способы координации деятельности организаций:

− взаимное согласование (рис. 2.2.1, а): способствует координации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Контроль над процессом труда осуществляется самими работниками;

− прямой контроль (рис. 2.2.1, б): способствует координации, так как ответственность за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека;

− стандартизация рабочих процессов: предполагает точное определение (спецификацию) или программирование содержания труда;

− стандартизация выпуска: специфицируются результаты труда (параметры изделия, нормы выработки);

− стандартизация навыков и знаний (квалификации): означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников.

На практике комбинируются все пять способов координации деятельности организаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации – актуальная тема для менеджмента.

Организационная структура является формальным каналом передачи информации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации, они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия.

Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы. Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур. Эта характеристика оказывает существенное влияние как на производственно-экономическую деятельность предприятия, так и на эффективность и социально-психологический характер взаимоотношений.

Гомогенность организации, т. е. ее однородность по таким признакам, как пол, возраст, уровень образования и пр., является предпосылкой формирования общности интересов, ценностной ориентации, норм и стереотипов поведения.

Гетерогенные организации часто распадаются на несколько более или менее гомогенных группировок, и формирование их психологического единства и целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.

Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех частников совместной деятельности. Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

− административный персонал – руководители, в обязанности которых входит организация системы производства;

− производственный персонал – работники, занятые производством продукции;

− обслуживающий персонал – работники, занятые обеспечением системы производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

− инженерно-технический персонал – работники, занятые созданием новой техники и технологии, обеспечением бесперебойной работы имеющейся техники.

Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами данной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, в привязанности, дружбе, в той или иной информации (профессиональной). Иногда неофициальные контакты устанавливаются из эгоистических побуждений.

Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства в образовании, квалификации, семейном положении, национальной принад- лежности и т. п.

Рассматривая особенности взаимодействия в пределах формальной и неформальной организационных структур, можно говорить, отмечает А. Л. Свенцицкий, соответственно о формальной и неформальной орга- низациях. Формальная организация представляет собой систему официальных ролей, в то время как неформальная организация есть система ролей неофициальных. Эти системы тесно переплетены между собой и влияют друг на друга. Результатом такого переплетения можно считать создание комму- никативных сетей (структур), обеспечивающих прохождение вертикальных и горизонтальных информационных потоков.

Психологическая структура внутренних коммуникаций. Среди не- формальных коммуникационных сетей можно выделить психологическую структуру. Она характеризует роли участников коммуникационного процесса. Правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей является важным фактором, обеспечивающим необходимые потоки инфор- мации.

Лекция 3. РАЗНОВИДНОСТИ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Виды коммуникаций в организации

Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя. Составляющие вертикальных коммуникаций следующие: прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач; обсуждение проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей у подчиненных; сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих изменениях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Интерактивные (горизонтальные) коммуникации в организациях воз- никают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению. Они обеспечивают человеку необходимую социальную поддержку.

Исследователями обобщены и выделены четыре наиболее важные цели интерактивных коммуникаций:

− координация заданий. Руководители отделов могут собираться ежемесячно для того, чтобы обсудить, какой вклад может внести каждый из отделов в достижение общих целей организации;

− решение проблем. Работники отдела могут собраться для того, чтобы обсудить, как они будут работать, если реализуется угроза сокращения бюджета; они могут использовать метод мозгового штурма для решения возникающих перед ними проблем;

− обмен информацией. Работники разных отделов могут встретиться, чтобы обменяться новыми данными;

− разрешение конфликта. Работники отдела могут собраться для того, чтобы обсудить внутренний конфликт.

На развитие интерактивных коммуникаций оказывают влияние новейшие технологии – использование компьютеров, телефонов и телевидения. Конечно, члены организации могут общаться между собой через компьютерную сеть, но коммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным процессом.

Во многих современных исследованиях подчеркивается, что коммуни- кации представляют собой понимание не явного, а скрытого, носящего лич- ностный характер.

Читайте также: