Основные проблемы делопроизводства на современном этапе кратко
Обновлено: 05.07.2024
Современное делопроизводство: цель, функции и принципы.
Концепции офисных технологий
В России к началу XVII в. первым сложилось Приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, появилась журнальная форма регистрации документов. В начале в XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов, установлен типовой состав их информационных элементов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Чтобы иметь возможность применять средства вычислительной техники в ряде отраслей были освоены унифицированные системы документации, пригодные и для традиционных методов обработки документов.
1.1. Современное делопроизводство: цель, функции и принципы
Информационно-документационное обеспечение управления – более широкий термин, подразумевает помимо традиционной работы с документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Ø организацию работы с документами
Поэтому делопроизводство предприятия включает в себядокументирование управленческой деятельности предприятия и управление документацией предприятия (схема.1)
Документирование управленческой деятельности предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.
В свою очередь, управление документацией предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения).
Документация – это упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
1.) Делопроизводство – это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документирования деятельности управления документацией предприятия.
2) Делопроизводство – это участок работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещении документированной информации (в виде бумажных или электронных документов). Т.е. это - одно или несколько помещений соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и, прежде всего, для учета, систематизации, хранения и перемещения документов[3].
Схема 1. Делопроизводство как направление деятельности по управлению предприятием
Основные положения ГСДОУ определяют цель делопроизводства.
Цель делопроизводства – неотъемлемая составляющая деятельности по документационному обеспечению управления предприятием, которая заключается в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами, и используемой для их создания информацией, обеспечивающего эффективное управление деятельностью предприятия, и на этой основе в своевременном и полном достижении предприятием ближайших и перспективных целей своего функционирования и развития.
Краткая история делопроизводства.
Современное делопроизводство: цель, функции и принципы.
Концепции офисных технологий
В России к началу XVII в. первым сложилось Приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, появилась журнальная форма регистрации документов. В начале в XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов, установлен типовой состав их информационных элементов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Чтобы иметь возможность применять средства вычислительной техники в ряде отраслей были освоены унифицированные системы документации, пригодные и для традиционных методов обработки документов.
1.1. Современное делопроизводство: цель, функции и принципы
Информационно-документационное обеспечение управления – более широкий термин, подразумевает помимо традиционной работы с документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Ø организацию работы с документами
Поэтому делопроизводство предприятия включает в себядокументирование управленческой деятельности предприятия и управление документацией предприятия (схема.1)
Документирование управленческой деятельности предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.
В свою очередь, управление документацией предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения).
Документация – это упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
1.) Делопроизводство – это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документирования деятельности управления документацией предприятия.
2) Делопроизводство – это участок работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещении документированной информации (в виде бумажных или электронных документов). Т.е. это - одно или несколько помещений соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и, прежде всего, для учета, систематизации, хранения и перемещения документов[3].
Схема 1. Делопроизводство как направление деятельности по управлению предприятием
Основные положения ГСДОУ определяют цель делопроизводства.
Цель делопроизводства – неотъемлемая составляющая деятельности по документационному обеспечению управления предприятием, которая заключается в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами, и используемой для их создания информацией, обеспечивающего эффективное управление деятельностью предприятия, и на этой основе в своевременном и полном достижении предприятием ближайших и перспективных целей своего функционирования и развития.
Проблемы современного делопроизводства и методы их решения
Когда мы рассматриваем современное делопроизводство с точки зрения его эффективности, мы не имеем права не уделить внимания проблеме современного документооборота. Мы попытаемся показать основные проблемы документооборота, и найти способы решения этих проблем.
Одна из главных проблем документооборота в организации – это бесспорно постоянное возрастание количества различных документов. Оно постоянно растет. На это есть несколько причин. Во - первых, чем дольше существует данная организация – тем больше документации. Это аксиома. Во-вторых, с увеличение штата сотрудников, с увеличением объема производства, с увеличением оборота, количество документов тоже значительно увеличивается. Как же можно просто и действенно разложит всю документацию по полочкам, чтобы самому в ней не запутаться?
На помощь может прийти электронный документооборот, как именно то средство, которое значительно облегчит Вам работу со всей документацией на предприятии. Электронная документация имеет свои плюсы. Она почти не требует физического места, она вся размещается в электронных архивах, и не загромождает пространство на предприятии. Электронные документы, если они правильно оформлены, не составляет никакого труда найти. Также к электронной документации можно ограничить доступ нежелательных лиц, просто защитив ее паролем.
Конечно, электронная документация требует определенное количество специального программного обеспечения, так как она не может храниться просто так, сама по себе. Чтобы с ней было комфортно работать, нужна среда, где все электронные документы будут находиться. Другими словами, нужна локальная сеть, или интранет. В другой статье будут рассмотрены проблемы максимально эффективной организации локальной сети и программы, необходимые для ее создания.
Организация современного делопроизводства значительно усложнилась за последнее десятилетие ввиду увеличения потока входящей корреспонденции: деловая переписка, договоры, счета, акты. Особенно это смогли отметить представители среднего и крупного бизнеса.
Офисы компаний зачастую завалены входящей документацией. Бумажные носители имеют массу недостатков в связи с актуальными потребностями предприятий: документ может понадобиться нескольким структурным отделениям одновременно, носители склонны теряться, а при проверках непредоставление документации чревато санкциями и штрафами в солидных размерах.
Для того чтобы содержать бумажный архив в порядке и в любой момент иметь доступ к нужному носителю, необходимо правильно обрабатывать и сепарировать документацию, разрабатывать и внедрять систему хранения, которая позволит быстро найти документ. Зачастую деление бумажной корреспонденции осуществляется только по годам, и найти конкретный акт или счет проблематично, не говоря уже о стихийной подготовке документов к проверке.
Сортировка, распределение и ввод данных в действующую корпоративную систему в любом формате требуют финансовых и временных затрат. Сотрудники компаний, решающие эти задачи параллельно с должностными полномочиями, тратят колоссальное количество времени на все циклы обработки документации, за счет чего снижается КПД труда. Руководство предприятий, пытаясь поднять показатели эффективности, нанимает дополнительных сотрудников, что увеличивает денежные затраты, не решая основной задачи.
Альтернатива – оцифровка документов
Альтернативный путь – оцифровка документов. Вся входящая документация проходит этапы подготовки, обработки, сепарации и ручного или поточного сканирования.
Сканирование – оптимальный вариант для оцифровки любого объема документов (широкоформатных, ветхих, сшитых и рукописных). Для однотипных документов и тех носителей, которые поддаются расшивке, применяется поточное сканирование, обеспечивающее высокую скорость обработки. С остальными документами работа ведется вручную.
После сканирования осуществляется проверка данных, что позволяет убедиться в корректности оцифрованных данных, в особенности это актуально для ветхих и рукописных бумажных носителей.
После перевода бумажного архива в электронный формат возможно формирование базы данных или электронного архива в зависимости от стоящих перед предприятием задач и внедрение их в корпоративную систему. При использовании метода индексации возможно создать условия для быстрого поиска нужных сведений в общей системе.
Достоинствами оцифровки являются:
- отсутствие рутины;
- снижение затрат на ручной труд;
- скорость обработки документов.
Оцифровку документов и формирование электронных архивов стоит доверять профессионалам, в совершенстве владеющим алгоритмом работы с входящей корреспонденцией на бумажных носителях.
АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В СТРОИТЕЛЬСТВЕ
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF
В наше время все строительные организации, которые функционируют на территории России, независимо от их формы организации предпринимательской деятельности и формы собственности получают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, которые соответствуют установленным нормативам.
Сотрудники, которые взаимодействуют с документами, обязаны знать порядок поступления документов и последовательность их обработки и что становится с документами после того, как работа с ними уже завершена. Работа с документами предполагает грамотно структурированный, рациональный, документооборот.
Рациональная организация документооборота способствует быстрому прохождению документов в аппарате управления, правильному распределению нагрузки на подразделения и отдельных сотрудников.
На мой взгляд, проблема работы многих строительных организаций заключается в том, что из-за несовершенства документопотоков организации, отсутствия специального отдела или специалиста, которой бы нес ответственность за организацию документооборота, эффективность организации работы с документами заметно падает.
Из-за роста размеров организации и ее численного состава вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.
на 1 этапе с создания политик, подробно фиксируются все процессы;
на 2 управление документами ведется в идеальном соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации;
на 3 этапе изучается качество системы управления документами, выбираются меры по её совершенствованию;
на 4 этапе в систему вводятся намеченные на 3 этапе достоинства и недостатки.
Этот способ поможет не только постоянно повышать эффективность координации документов, но и быстро интегрировать систему управления документами и всевозможные системы менеджмента (качества, информ. безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).Нынешний подход к управлению документами предполагает унифицированное управление различными видами документов. Многочисленные проблемы, которые относятся к управлению как электронными, так и к другим видам документам, на данный момент считаются составляющими элементами информационной безопасности организации.
Еще одной из основных функций документов в современном мире - служить важным доказательством в спорах, судебных разбирательствах и расследований. Чтоб сохранить и защитить интересы фирмы, нужно обеспечить юридическую значимость электронных документов.
Чтобы придать эти документам юридическую силу начать необходимо с сохранения их достоверности и полноты.
Общество еще не совсем привыкло к электронным документам, поэтому к ним до сих пор применяются более жесткие требования, чем к традиционным бумажным документам. Электронные документы имеют ряд недостатков, которые усложняют некоторые процессы:
электронные документы легко видоизменяются, легко распространяются;
появилась трудность различия оригинального документы и его копии: лицо, получившее копию такого документа, может незначительно его преобразовать и заявить, что этот вариант является оригиналом;
утверждение авторства, а также факта отправки, принятия и регистрации при электронной пересылке;
сложность в выявлении четкого времени создания документа, в т.ч. при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Согласно статистике, именно сейчас в России документооборот находится на той стадии развития, на которой в 1990-х гг. находился в США. На данный момент широко используются электронные документы, но законодательство еще не уравняло между собой документы на традиционных и электронных носителях. Поэтому очень интересно было ознакомиться с совместным технический отчетом ANSI и AIIM, в котором были представлены варианты совершенствования законодательства и предложены основные правила, соблюдая которые возможно будет доказать достоверность и целостность электронных документов[5].
Рассмотрим перечень мер юридической значимости электронных документов:
создание законодательно-нормативной базы;
управление документами внутри фирмы на основе принципов системы менеджмента качества, включающее разработку внутренней нормативной базы; заключение, при необходимости, соглашений и договоров с партнерами и поставщиками;
использование программных и аппаратных средств защиты, включая ЭЦП и шифрование.
Как показывает опыт зарубежных стран, применение ЭЦП возмещается при продуктивной работе с важными электронными документами. Неоправданно использовать ЭЦП для не очень важных документов.
На сегодняшний день есть два основных способа организации хранения электронных документов. Первый метод подразумевает под собой хранение документов на съемных носителях. Большее преимущество остаётся носителям с единоразовой записью предпочтительно типа WORM (CD, DVD и т.п.). Для использования второго метода необходимо иметь электронный архив либо систему электронного документооборота. Используя этот метод документы хранятся онлайн.
На данном момент уже имеется интересный практический опыт оперативного использования электронных документов, которое вызывало некоторые трудности. Из всех имеющих недостатков электронного документооборота стоить выделить самые важные.
Для того чтобы грамотно оформить документы и как-то их унифицировать существуют ГОСТы. В стандартах четко изложены требования к работе с документами и информацией. Это может пригодиться в ситуации, когда нужно объяснить основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота[1].
Также СЭД совершенствуется в возможностях организации хранения и уничтожения документов. Уже сегодня действующее российское законодательство устанавливает для определенных видов электронных документов длительные сроки хранения. Чтобы исполнить такие требования СЭД обязаны иметь таковые возможности.
Программа хранения и определения будущего документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя:
сроки хранения документов;
действия с документами по истечении сроков хранения, такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям и т.д.
меры для приостановки уничтожения документов.
В заключение следует отметить, что даже краткое указание недостатков современного делопроизводства демонстрирует, насколько непростой становится область нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, получать знания смежных дисциплин.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Текст]: [Федер.закон: Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года; Одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года] // Российская газета. – 2006. – 29 июля.
Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство : учеб. пособие / Т. А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л. В. Санкина. – 2-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2014. – 304 с.
Читайте также: