Основные этапы документооборота кратко

Обновлено: 02.07.2024

Понятие документооборота специалистами трактуется как процесс движения документов – от момента их появления (получения (поступления извне) либо создания внутри) до завершения работы с ними (исполнения). Последний этап – списание в дело (передача на хранение) или отправка внешнему адресату.

Организация документооборота на предприятии (на примере ООО)

Рассмотрим создание системы управления документами на примере наиболее востребованной организационно-правовой формы предприятий – общества с ограниченной ответственностью. Этот процесс можно условно можно разбить на следующие этапы:

разработка схем документопотоков;
закрепление этих схем в нормативных актах (инструкциях, регламентах);
внедрение в практику.

При принятии решения о внедрении специализированного продукта следует взвешенно подходить к его выбору. Сейчас уже не принято рассматривать делопроизводство изолированно, как явление, нужное только канцелярским работникам. Чтобы документирование качественно обеспечивало основную деятельность, его следует включить в общий контур управленческого учета. А это возможно только при использовании для автоматизации ECM-решений, интегрированных в IT-инфраструктуру компании.

имеют разнообразные интерфейсы для работы, в том числе с мобильных устройств;
содержат модули подготовки аналитических отчетов;
поддерживают различные способы получения данных (введения в базу) и форматы;
могут быть адаптированы под специфику конкретного предприятия без программирования;
легко интегрируются с другими IT-решениями – программами для автоматизации бухгалтерии, CRM, BPM, HR и т.д.

Организация документооборота в бухгалтерском учете

Бухгалтерский документооборот является важнейшей составной частью документопотоков предприятий и учреждений. Как правило, он регулируется специальным утвержденным графиком, регламентирующим всю совокупность документационных операций (от создания самого простого счета до сдачи годового отчета), соблюдение которого является обязательным для всех участников.

Наиболее важными для документирования бухучета являются первичные документы (те, что подтверждают факт хозяйственной операции и составляются в момент ее совершения или сразу после окончания). К ним относят договоры, акты, счета, накладные, журналы учета, приходные и расходные ордера, платежные ведомости, табели, приказы и т.д. Многие из них предполагают процедуру согласования по сложным маршрутам. Поэтому целесообразно организовать ее через СЭД/ECM, взаимосвязанную с бухгалтерской программой. Документация будет поступать на рассмотрение в СЭД, проходить по маршрутам и возвращаться уже в полностью согласованном виде. Это существенно упростит саму процедуру и сэкономит время на согласование и введение документов в базу данных.

Организация документооборота по учету основных средств

Основные средства – пожалуй, самая регламентированная область бухучета. Все операции с основным средствами обязательно документируются в специальных учетных формах, к их содержанию также предъявляются жесткие требования. Чтобы правильно организовать учет ОС, необходимо:

установить перечень форм первичной документации для объектов ОС (к ним относятся акты (приемки-передачи, приемки-сдачи, о списании), инвентарные карточки и др.);
определить схему документооборота (она должна включать график движения документации и ответственных за ее оформление).

Движение этих учетных форм – частный случай документирования бухгалтерских операций. Оно также взаимосвязано с общими документопотоками и предполагает сложные маршруты согласования, поэтому может быть реализовано средствами СЭД, интегрированной с бухгалтерией.

Организация документооборота в банке

Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками. В списке обязательных характеристик и требований, которые банки предъявляют к СЭД/ECM-системам, содержатся следующие:

возможность использования ЭП (электронной подписи) и шифрования;
масштабируемость;
высокое быстродействие;
повышенный уровень защищенности;
возможность интеграции с различными IT-продуктами;
соответствие требованиям банковского законодательства и иным нормативным актам в этой сфере и др.

Выбор способа управления корреспонденцией и иной документацией – важное событие. Оно может стать значимым фактором для роста эффективности управленческой и основной деятельности, а может стать решением, влекущим за собой нежелательные последствия и финансовые потери.

Лучший способ избежать ошибок – обратиться за консультацией к специалистам на этапе выбора, а не после приобретения программного продукта. Если вы оставите заявку в шаблоне, который здесь приведен, наши эксперты с удовольствием ответят на ваши вопросы.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Акция

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления и сдачи их на хранение.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Выделяют несколько этапов документооборота:

· создание (получение) и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· предварительное рассмотрение и передача документов к исполнению;

· сдача документов в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Документооборот отражает систему управления, поэтому анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого

аппарата. Проводя анализ документооборота можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Основополагающим объектом исследования и совершенствования является

Документопоток –это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

· регистрируемые и нерегистрируемые документы;

· входящие, исходящие и внутренние документы;

· направляемые в вышестоящие или подведомственные организации.

Документопоток характеризуется следующими параметрами.

Содержание документопотока характеризуется составом документов,

входящих в него, и составом информации, содержащейся в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Анализ документопотоков показывает основные цели исследования документопотоков организации, которыми являются:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.

Информационно-справочная работа с документами

С целью обеспечения оперативного поиска документов создаются информационно-поисковые системы, которые могут быть ручного типа, механизированные или автоматизированные.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов разных организаций целесообразно составление информационно-поисковых систем на основе существующих классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений, классификатора аспектов деятельности организации.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

· у кого, где, на какой стадии находится любой документ;

· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для этого информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов организации, и прежде всего для выполнения данной задачи записываются в регистрационные формы, все данные о документах.

· по конкретному документу: местонахождение, стадия подготовки;

· по теме (содержанию);

При поиске сведений по конкретному документу может задаваться непосредственно номер документа. Поиск документа может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится документ.

1. Что входит в понятие документооборота?

2. Каковы основные правила организации документооборота?

3. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем

4. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной

5. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших

документов и как они проводятся?

6. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в

7. Какие задачи выполняет регистрация документов?

8. Назовите формы регистрации документов.

9. В чем достоинства и недостатки журнальной регистрации документов?

10. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов и

в чем ее преимущества?

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Оформление трудовых отношений

Трудовые отношения в организациях независимо от форм собственности регулируются Кодексом законов о труде в Российской Федерации (КзоТ), в соответствии с которым принят определенный порядок оформления соответствующей документации: приказов (распоряжений) администрации о приеме на работу, передвижениям по службе, увольнении; трудовых договоров (коллективных и индивидуальных), контрактов; договоров о материальной ответственности; внутреннего трудового распорядка или устава о дисциплине; трудовых книжек (в соответствии с инструкцией о порядке их ведения); материалов комиссии по трудовым спорам; табеля учета рабочего времени; штатных расписаний и других необходимых документов.

Основные правовые акты, регулирующие трудовые, социально-экономические и профессиональные отношения между работодателем и работником предприятия (организации):

· индивидуальный трудовой договор, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а организация обязуется выплачивать за это заработную плату и обеспечивать надлежащие условия

Приход на российский рынок западных компаний повлек за собой использование при приеме на работу резюме, анкет-резюме, рекомендаций (рекомендательные письма). С целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности некоторые работодатели проводят тестирование (устное и

Прием на работу, увольнение и любые передвижения по службе оформляются приказом или распоряжением руководителя, которые объявляются работнику под расписку. Приказы по личному составу готовятся отделами кадров и вступают в силу с момента их подписания.

В приказах и распоряжениях руководителя организации по вопросам регулирования трудовых отношений необходимо соблюдать основания для составления приказа и указывать эти основания в приказе или распоряжении: заявление работника, ходатайство Совета трудового коллектива, статья КзоТ. Причины передвижения по службе (и особенно увольнения) должны формулироваться в точном соответствии со статьями КзоТ. Все приказы и распоряжения администрации датируются и подписываются, имеют последовательную нумерацию. Приказы и распоряжения по личному составу хранятся постоянно.

Выписка из приказа – копия части подлинного документа.

Заявление –документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Заявления хранятся в личном деле сотрудника.

Трудовой договор (контракт) –соглашение между работодателем и работником организации, учреждения. Контракты заключаются на различные сроки работ: на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой контрактзаключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на определенный срок с учетом характера предстоящей работы (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в командировке и т.д.). День выхода такого работника на работу считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В контрактах (договорах) указывают основные условия: место работы; конкретная работа по профессии, должности; дата начала работы и ее окончание (для срочных договоров); оплата труда; обязанности работодателя по охране труда.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

Резюме – анкета – трудовой контракт (договор) с работником – приказ о приеме –

запись в трудовой книжке – личная карточка ф. № Т-2 и (или) личное дело –

лицевой счет по заработной плате.

Резюме и анкетасоставляются по требованию отделов кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения может быть указана любая информация, знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой

Трудовая книжкаявляется основным документом о трудовой деятельности работника, трудовая книжка заводится и ведется на всех рабочих и служащих предприятия всех форм собственности, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Все записи в трудовой книжке вносятся администрацией предприятия (организации) после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.

Личные карточки.Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом организации, фирмы. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту, перед сдачей в архив они нумеруются. На многих предприятиях (организациях) личные карточки ведут с помощью компьютера.

1. Документооборот: объем, этапы, структура, основные факторы роста.

2. Прием документов и их предварительное рассмотрение.

3. Передача документа исполнителям.

1. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Этапы документооборота:

• первичная обработка документов, поступающих в организацию;

• предварительное рассмотрение документов;

• регистрация, рассмотрение руководством и передача документов на исполнение;

• обработка исполненных и отправляемых документов.

Движение документов отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.

Рациональная система документооборота должна соответствовать следующим принципам:

• исключать или ограничивать возвратное движение документов;

• обеспечивать однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

• обусловливать нахождение документа у конкретного должностного лица необходимостью обработки документа;

• предусматривать параллельное выполнение различных операций с документом для сокращения времени его движения и оперативности его исполнения;

• обеспечивать передачу в службу ДОУ учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов без возвратного движения самих документов;

• предусматривать все возможные варианты движения документов.

Основные управляемые параметры документопотока:

• содержание или функциональная принадлежность;

• направление потока и его объем.

Согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) в их документообороте выделяются документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научно-справочного аппарата к документам организации.

Режим документопотока – состояние, соответствующее цикличным изменениям, связанным с внутренним ритмом работы организации. Направление документопотока – специфика движения документов, зависящая от содержания конкретного технологического звена обработки документов.

Основные факторы роста объема документооборота:

• создание новых организаций, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции;

• рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его активности;

• внедрение технических средств;

• возрастание объемов использования документной информации.

Учет и анализ документооборота. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в организацию и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой ДОУ и представляются руководителю организации в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально- множительного бюро и определения численности персонала.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

2. Служба ДОУ принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

В зависимости от особенности доставки получение документов удостоверяет (фиксирует) разносная книга, журнал или квитанции о приеме документов.

Документы, поступившие в организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа). Необходимо сохранять конверт, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата поступления.

Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ – второй этап прохождения входящих документов, в процессе которого обеспечивается оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Работники службы ДОУ устанавливают компетенцию и ответственность, необходимые для решения поставленных в документе вопросов; затем отбирают те из них, к рассмотрению и определению порядка которых необходимо привлечь руководителя организации. Документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные структурные подразделения, передаются по назначению без рассмотрения руководителем.

На рассмотрение руководителя организации передаются документы, адресованные ему лично, а также документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Рассмотренные руководителем документы подлежат возвращению в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя организации, выражающая принятое им решение (управленческое) по данному документу.

После заполнения регистрационной формы документы передаются в структурные подразделения организации.

Согласно методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в федеральном органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

3. Основные требования к исполнению документов:

• документы передаются исполнителю (с ведома руководителя структурного подразделения) в день регистрации;

• если на документе не указана дата исполнения или она не установлена действующим законодательством и организационно- распорядительными документами организации, то исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля и сообщает их службе ДОУ;

• при решении вопросов без составления ответного документа (по телефону или лично) исполнитель делает соответствующую отметку на исполненном документе;

• если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа, который согласовывается с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями;

▪ все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов.

1. Документооборот: объем, этапы, структура, основные факторы роста.

2. Прием документов и их предварительное рассмотрение.

3. Передача документа исполнителям.

Этапы документооборота:

• первичная обработка документов, поступающих в организацию;

• предварительное рассмотрение документов;

• регистрация, рассмотрение руководством и передача документов на исполнение;

• обработка исполненных и отправляемых документов.

Рациональная система документооборота должна соответствовать следующим принципам:

• исключать или ограничивать возвратное движение документов;

• обусловливать нахождение документа у конкретного должностного лица необходимостью обработки документа;

• предусматривать все возможные варианты движения документов.

Основные управляемые параметры документопотока:

• содержание или функциональная принадлежность;

• направление потока и его объем.

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

Основные факторы роста объема документооборота:

• создание новых организаций, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции;

• рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его активности;

• внедрение технических средств;

• возрастание объемов использования документной информации.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

После заполнения регистрационной формы документы передаются в структурные подразделения организации.

3. Основные требования к исполнению документов:

• документы передаются исполнителю (с ведома руководителя структурного подразделения) в день регистрации;

О том, что такое документооборот — его определение, формы, принципы и правила, знание которых поможет в организации работы предприятия.

Правильная организация действий — это залог успеха деятельности любого бизнеса, независимо от его масштаба.

Особенно это касается соблюдения порядка в документации.

Документ — это объект, содержащий информацию, которую необходимо передать от отправителя к адресату.

Сюда относятся не только бумажные носители, но и электронные файлы.

И чтобы их систематизировать, любой руководитель должен знать, что такое документооборот, а также как его организовать.

Правильно организованный документооборот отвечает не только за коммуникацию и информирование, но и необходим для составления достоверной отчетности.

Поэтому всем сотрудникам необходимо знать его правила и принципы.

Что такое документооборот: определение

Итак, что такое документооборот?

Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.

Также его можно определить как их движение от момента составления до момента получения или отправки их в архив.

В свою очередь, сама документация делится на три категории:

входящая — это та, которая поступает из внешней среды (от других фирм, учреждений, инстанций);
исходящая — это та, которая отправляется за пределы предприятия;
внутренняя — это та, которая создается и остается исключительно в пределах конкретного предприятия.

Данные категории определяют документопотоки, которые в свою очередь могут иметь разную направленность — горизонтальную и вертикальную.

Первая означает, что бумаги и электронные файлы перемещаются между подразделениями одного уровня.

Вторая связывает между собой подразделения разных уровней.

Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.

Но все же многие прибегают к смешанной организации, где можно совмещать разные источники.

Формы документооборота

Для этого были разработаны три формы организации документооборота:

централизованная — предполагает сосредоточение всей документации в одном месте.

Например, это может быть секретариат или канцелярия.

децентрализованная — характеризуется тем, что документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях, где и проводятся необходимы операции.

смешанная — совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм.

Таким образом, в отдельных службах в зависимости от их компетенции регистрируется, обрабатывается и хранится определенная документация.

Форма документооборота выбирается исходя из размера и структуры самого предприятия.

Например, для небольшой фирмы подойдет централизованная, где всеми бумагами и электронными файлами будет заниматься секретать-референт.

В крупных компаниях при смешанной форме предусмотрено создание отдельной службы, в которой осуществляется делопроизводство, а остальные отделы действуют уже под ее началом.

Децентрализация подходит только тем предприятиям, которые имеют несколько офисов, где должны храниться документы.

Принципы документооборота

Дублирование действий, задержки, неправильная доставка документов говорят о том, что документооборот осуществляется неверно.

И как следствие, это приводит к тому, что работа предприятия будет нарушена.

Поэтому помимо вопроса определения понятия, что такое документооборот, нужно знать его принципы.

Выделяют 4 принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность:

Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий.

Название принципа говорит само за себя.

Этот принцип перекликается с предыдущим.

Без определения конкретных сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу предприятия.

Без соблюдения этого принципа не получится оперативная и слаженная работа.

Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой.

Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится.

Этапы документооборота

Поэтому должны быть разработаны схемы движения документопотоков различных категорий, которые будут прилагаться к инструкции по делопроизводству.

Как уже говорилось выше, документопотоки в целом делятся на две категории: внутренние и внешние.

И уже в зависимости от источника происхождения самих документов будут зависеть этапы обработки, которые они пройдут.

Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:

составление и проверка документа уполномоченным лицом;
согласование описанной информации;
подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем предприятия;
регистрация;
исполнение заданий (если они требуются);
оформление документов, подтверждающих исполнение действий;
уничтожение документации или отправка в архив.

Внешние документы могут иметь два потока: исходящий и входящий.

Этапы, которые проходят исходящие документы:

составление и проверка документа;
согласование и подписание указанной на документе информации;
регистрация и снятие копии для второго экземпляра, который остается на самом предприятии;
отправка документа конкретному получателю.

поступление и прием;
рассмотрение и регистрация документов канцелярией или секретарем;
направление полученной документации руководству на рассмотрение;
исполнение, если оно требуется;
при необходимости составление ответа;
отправка документации в архив.

Как правильно хранить документы, чтобы иметь к ним быстрый доступ,

вам расскажет следующее видео:

Правила организации документооборота

Чтобы правильно организовать документооборот, были разработаны специальные правила, соблюдение которых обеспечит выполнение вышеперечисленных принципов:

минимизация количества служб, через которые будут проходить документы, то есть они должны направляться целенаправленно;
сокращение количества возвратов, то есть нужно придерживаться последовательности обработки документации;
единообразие перемещения и обработки документации, то есть каждая служба должна работать со своей категорией.

Если придерживаться этих правил, можно добиться главной цели делопроизводства — оперативности и эффективности.

Если говорить кратко, что такое документооборот, то это прохождение документами определенного пути.

К тому же это важное звено в организации делопроизводства.

Если с бумагами и файлами будет происходить неразбериха, то в скором времени можно ожидать того, что работа предприятия окажется под угрозой.

Читайте также: