Основное влияние на качество доу оказывает рационализация документооборота на этапе документов

Обновлено: 18.05.2024

Для решения вопросов, касающихся документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях, создаются специальные подразделения (службы) или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности. Традиционно эти службы назывались делопроизводственными, при этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т.п.).

Сейчас по-прежнему используются различные организационные формы работы, нередко связанные с субъективными представлениями. Вместе с тем в наименованиях служб все чаще отражаются особенности, обусловленные использованием систем автоматизации документооборота и электронных документов (например, управления и отделы информационных ресурсов или документационного обеспечения и т.п.). Кроме того, в результате применения информационных технологий, в особенности систем автоматизации документооборота в деятельности служб документационного обеспечения управления (ДОУ), появляются новые виды работ, меняется их содержательная сторона. В этих условиях комплексная оценка деятельности служб ДОУ заслуживает особого внимания.

Оценка деятельности делопроизводственных служб осуществляется как руководством организации, так и самими службами ДОУ при принятии управленческих решений, касающихся организационной структуры, штатной численности, использования новых технологий и т.п. Помимо этого в организациях с развитой территориальной структурой может возникнуть потребность в сравнительной оценке работы служб ДОУ филиалов или подведомственных учреждений. Ослабление внимания к вопросам совершенствования служб ДОУ отрицательно сказывается на функционировании всей организации : при недостаточном развитии делопроизводственной службы часть функций по документационному обеспечению будут вынуждены выполнять работники других подразделений в ущерб своим основным задачам, а нередко и с большими трудозатратами.

Критерии оценки, показатели деятельности служб ДОУ можно условно подразделить на три группы: качественные, количественные и комбинированные. К первой группе следует отнести качественные показатели, связанные с соблюдением требований нормативных документов, культурой управленческого труда и корпоративной культурой, использованием (наличием) информационных технологий и др., ко второй – показатели, по которым возможна количественная оценка оперативности и объемов работы (объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, количество выявленных фактов потери документов и др.). Некоторые критерии носят комбинированный характер: они включают как описательную оценку, так и количественные параметры (например, полнота реализации возложенных функций, квалификация работников, уровень автоматизации, техническое оснащение рабочих мест, оперативность работы и др.).

Соблюдение требований нормативных документов остается основополагающим критерием работы делопроизводственных служб. Задача заключается в том, чтобы, с одной стороны, сопоставить реально выполняемые функции с нормативно закрепленным комплексом, а с другой – оценить соответствие организации и технологии работы не только сегодняшним требованиям, но и требованиям завтрашнего дня. Поэтому существенное значение приобретает оценка работы служб ДОУ с позиций полноты реализации их функций . Пока еще перспективные направления работы, связанные с использованием новых информационных технологий и элементов электронного документооборота, не всегда отражаются в документах, регламентирующих деятельность служб ДОУ. Данное обстоятельство, а также в отдельных случаях недооценка роли делопроизводственных служб и ограниченность финансовых ресурсов становятся сдерживающими факторами при внедрении современных информационных технологий.

Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный показатель, связанный с одним из приоритетных направлений совершенствования документооборота. Даже сам факт наличия или отсутствия информационной технологии может рассматриваться как формальный критерий, позволяющий судить о качестве и оперативности работы. При этом в условиях использования корпоративных систем документооборота и электронного документооборота на первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.

Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями (учреждениями, предприятиями). Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации.

Показатель штатной численности службы ДОУ в совокупности с показателями, отражающими объем документооборота и его динамику, позволяет судить о нагрузке на работников службы ДОУ. Здесь также играют роль и другие факторы, в том числе используемая технология, структура учреждения и службы ДОУ, территориальное размещение структурных подразделений. Для анализа трудозатрат и планирования объема работ для службы ДОУ в целом и отдельных работников используются нормы времени или выработки на основные виды работ. В частности, существуют Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.02 г. №23). Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, надо иметь в виду расширение использования компьютерных систем нового поколения. Следует отметить, что автоматизированные системы, внедрявшиеся около десяти лет назад, были, как правило, нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о корпоративных технологиях и системах работы с документами в рамках всей организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся технологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизированной системы и т.п.). Однако в итоге существенно снижаются суммарные трудозатраты организации в целом на , передачу документа на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу и др.

Часть работ, выполняемых службами ДОУ, по своему характеру относится к административно-управленческой деятельности и не подлежит жесткому нормированию путем установления норм времени или выработки. На практике проблема нормирования таких работ решается экспертным путем, в том числе путем установления процента от общего бюджета рабочего времени организации или подразделения, определения норм управляемости, норм обслуживания или нормативов соотношений.

Соответствие квалификационным требованиям свидетельствует о способности работников выполнять установленные виды работ. С учетом задач автоматизации документооборота в квалификационных характеристиках руководителей и специалистов службы ДОУ и должностных инструкциях работникам (прежде всего для государственных учреждений) целесообразно отражать требования к знанию основ корпоративной системы документооборота и работы с электронными документами.

Организационные формы работы служб ДОУ во многом связаны с объемом документооборота, выполняемыми функциями, а также штатной численностью (см. таблицу). В настоящее время в условиях сочетания традиционного и электронного документооборота в зависимости от его объема, на наш взгляд, можно выделить несколько вариантов организации службы ДОУ.

Присущая управленческому процессу тенденция к увеличению объема документооборота не только в количественном, но и в качественном отношении (по назначению, формам документов и т.д.), что подтверждается практикой управленческой деятельности, определяет объективную необходимость совершенствования документооборота в организациях, различных по масштабу и специфике деятельности. Не вызывает сомнения, что в современных условиях такое совершенствование должно осуществляться с соблюдением принципа системности как в организации движения документов, так и в деятельности персонала, участвующего в работе с документами.

В качестве основных направлений совершенствования документооборота в организации можно выделить следующие:

четкое распределение задач и обязанностей между структурными подразделениями и должностными лицами при работе с документами;

рационализация состава и форм документов посредством их унификации и стандартизации, а в секретном делопроизводстве, кроме того, строгая регламентация при определении грифа секретности документа;

совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема, разработка оптимальных маршрутов движения документов;

совершенствование организации хранения информации;

механизация и автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления;

совершенствование контроля за исполнением документов.

Основу рациональной организации любого труда, в том числе и по документационному обеспечению, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого должностного лица, позволяет правильно спланировать рабочий день и в то же время исключает дублирование операций. Разделение труда закрепляется штатным расписанием и должностными инструкциями, в которых определено организационно-правовое положение должностного лица (исполнителя) в организации.

Резервы повышения эффективности работы с документами должностных лиц органов управления заложены, во-первых, в сокращении временных затрат (трудозатрат) на выполнение основных приемов работы с документами, которые могут быть достигнуты, с одной стороны, обоснованием видов документов и их объемов, необходимых и достаточных на каждом уровне управления, а также повышением мастерства выполнения основных приемов работы с документами (овладение скорочтением, скорописью, навыками в овладении оргтехникой), с другой стороны, организацией рабочих мест должностных лиц органов управления с учетом эргономических требований, предъявляемых работой с информацией. Во-вторых, такие резервы заложены в повышении качества выполнения работ с документами за счет психофизического отбора кандидатов на замещение должностных лиц и специального обучения отобранных кандидатов работе с информацией.

Рационализация документооборота необходима на всех его этапах, однако наиболее существенное влияние на качество документообеспечения оказывает рационализация документооборота на этапе движения документов в ходе их исполнения, так как именно на этом этапе проявляются как творческая, так и организационная стороны процесса работы с документами.

Немаловажное значение, с точки зрения рационализации документооборота как основы документообеспечения, имеет сокращение количества создаваемых (разрабатываемых) документов. Оно достигается путем упорядочения документообразования за счет унификации как отдельных групп документов, так и всей их системы при документационном обеспечении управления. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Помимо сокращения количества документов рационализация документооборота достигается: путем введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководителей; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов и, наконец, ведения строгого контроля исполнения документов.

Совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема достигаются путем оптимизации количества и протяженности маршрутов движения документов и состава документов на выделенных маршрутах. Практически дает хорошие результаты использование графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.

Оперограмма представляет собой документ, регламентирующий последовательность и состав исполнителей операций при документационном обеспечении управления. Она является графической интерпретацией процесса составления документа (например, документальное оформление принятого решения) как по операциям формирования его содержания, так и по операциям обработки носителей информации. Оперограмма позволяет систематизировать содержание и исключать пропуски и дублирование отдельных операций, рационализировать маршруты движения документов, определять виды работ по документированию управленческих процессов, особенно при разработке сложных и трудоемких документов. Оперограмма разрабатывается в виде графической таблицы, содержащей в себе перечень проводимых операций, исполнителей и графическое представление этих операций (рис. 4.3).

Ранее описанная организация хранения документов в конкретных условиях деятельности органов управления, в первую очередь подразделений службы ДОУ (делопроизводства), совершенствуется за счет создания информационно-поисковой системы по документам организации как минимум на основе ручной

Рис. 4.3. Оперограмма движения входящего документа

обработки документов, но лучше – механизированной и, конечно, автоматизированной обработки документов с использованием компьютерных технологий. Последнее является наиболее эффективным и системе ДОУ крупномасштабных разветвленных организаций.

Для автоматизации хранения и поиска информации используются технологии информационно-поисковых систем. Применение компьютерной техники позволяет создать необходимую базу информационно-справочных массивов, обеспечивающую не только оперативное отыскание документов, но и быстрое получение содержащейся в них информации. Примерами документальной информации, для которой эффективно автоматизированное хранение и поиск, могут служить законы, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты контрактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограммы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специальные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, справочники и другие документы.

При автоматизации поиска документальной информации важнейшими являются задачи формализации содержания документа и запроса; при их решении могут использоваться различные подходы. Первый подход состоит в том, что содержание документа, а также его характеристики (дата издания документа, автор и т.п.) отображаются в некую структурированную информацию.

совершенствование организации хранения информации;

механизация и автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления;

совершенствование контроля за исполнением документов.

Рис. 4.3. Оперограмма движения входящего документа

Читайте также: