Организация работы с документами имеющими грифы ограничения доступа кратко

Обновлено: 02.07.2024

Государственная тайна и конфиденциальная информация

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.

3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).

5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Ограничение доступа к документам

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу. Как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

Грифы ограничения доступа к документам, содержащим государственную тайну

  • о степени секретности содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт перечня сведений, подлежащих засекречиванию, действующего в органе государственной власти, в организации;
  • об органе государственной власти, организации, осуществивших засекречивание носителя;
  • о регистрационном номере;
  • о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.

При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель. Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом – гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.

Помимо перечисленных реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями.

Закон также устанавливает, что использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

Грифы ограничения доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию

Порядок проставления грифов ограничения доступа на документах, содержащих конфиденциальную информацию, менее определен. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.

Закон устанавливает меры по охране конфиденциальности информации, относимой к коммерческой тайне, принимаемые ее обладателем. Они включают в себя:

1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

Необходимость проставления этой пометки на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Обратите внимание

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД

483. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Правительстве осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в данном разделе.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

485. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

486. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии с настоящей Инструкции проставляется гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования" или "ДСП") и номер экземпляра.

Указанная пометка проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документу, на обложке и титульном листе изданий.

При необходимости (по усмотрению руководства Правительства) под грифом ограничения доступа (до номера экземпляра) помещают срок ограничения доступа к документу.

487. Отметка о наличии приложения к документу с грифом ограничения доступа оформляется в соответствии с настоящей Инструкцией.

488. Печатание проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как правило, в подразделении.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров и фамилия исполнителя. Черновики и варианты, файлы с текстом указанных документов уничтожаются.

Информация об изменениях:

Пункт 489 изменен с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

489. Прием и учет (регистрация) входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются сотрудником Контрольно-административного управления, назначенным ответственным за работу с указанной группой документов.

При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа к нему, он учитывается как документ с грифом "ДСП".

Информация об изменениях:

Пункт 490 изменен с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

490. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сторонним организациям осуществляется Контрольно-административным управлением фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями и только в тех случаях, если в них существует служба, ведущая учет этих документов.

491. При отправке документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам (более 4) исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

492. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения Губернатора, заместителей Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей.

Передача документов с пометкой "ДСП" сотрудникам подразделений осуществляется по служебной записке с разрешения соответствующего руководителя.

Информация об изменениях:

Пункт 493 изменен с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

493. Копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" производится только Контрольно-административным управлением с обязательной отметкой в соответствующих регистрационных карточках. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

494. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "ДСП".

495. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении, осуществляется с согласия руководства Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) или руководителей исполнительных органов государственной власти Калининградской области, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.

Информация об изменениях:

Пункт 496 изменен с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

496. Уничтожение документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в структурных подразделениях в установленном порядке по акту (с указанием номеров экземпляров). Копии акта направляются в Контрольно-административное управление и в Отдел спецсвязи Правительства Калининградской области.

497. В случае утраты документов или дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на утраченные документы и дела с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в регистрационных карточках.

Информация об изменениях:

Пункт 498 изменен с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

498. При снятии грифа ограничения доступа на документах, делах или изданиях, а также в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера и даты акта или протокола комиссии, послужившего основанием для снятия грифа. Запись подтверждается подписью сотрудника Контрольно-административного управления, занимающегося учетом и хранением документов с грифом "Для служебного пользования".

499. При смене сотрудника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего подразделения.

Результаты проверки оформляются актом.

500. В случае ликвидации исполнительного органа государственной власти Калининградской области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188. К ним относятся:

- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

- служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

- сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

- сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа "Коммерческая тайна" и пометки "Для служебного пользования". Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации.

Обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст.3448; 2010, N 31, ст.4196; 2011, N 15, ст.2038, N 30, ст.4600; 2012, N 31, ст.4328; 2013, N 14, ст.1658, N 23, ст.2870, N 27, ст.3479, N 52, ст.6961, 6963; 2014, N 19, ст.2302, N 30, ст.4223, N 30, ст.4243, N 48, ст.6645; 2015, N 1, ст.84, N 27, ст.3979, N 29, ст.4389, N 29, ст.4390; 2016, N 26, ст.3877, N 28, ст.4558, N 52, ст.7491, N 52, ст.7491; 2017, N 18, ст.2664, N 24, ст.3478, N 25, ст.3596, N 27, ст.3953, N 31, ст.4825, 4827, N 48, ст.7051; 2018, N 1, ст.66; N 18, ст.2572; N 27, ст.3956; N 30, ст.4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для служебного пользования
Экз. N 2

Коммерческая тайна
Акционерное общество
"Интелинвест"
Новоясеневский просп., д.12,
Москва, 117574

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.


Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.

Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.

Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.

Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.

Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.

Вот три основных:

После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.

Виды грифов ограничения доступа:

Совершенно секретно
Экз.№ 1

Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.

Для служебного пользования
Экз.№ 1

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Конфиденциально
Экз.№ 2

Читайте также: