Общие принципы обеспечивающие эффективность делового письма кратко

Обновлено: 05.07.2024

Краткая характеристика главных особенностей деловой переписки. Правила составления электронного письма. Официальная и личная переписка. Типографика e-mail, основные правила оформления текста. Смысловое значение местоимений, тире и дефиса в документе.

Рубрика	Этика и эстетика
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	22.11.2014
Размер файла	24,7 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

Актуальность исследования в том, что деловая переписка является одним из важнейших способов взаимодействия организации с внешним миром. Выстраивание эффективной работы с корреспонденцией представляет собой меру превентивного характера, позволяющую существенно снизить правовые и административные риски предприятия.

Развитие информационных технологий диктует формирование новой культуры общения - общения посредством электронной почты. В современном профессиональном мире, во многом уже ориентированном на сетевые технологии, компьютерно-опосредованные коммуникативные навыки являются ключевыми среди профессиональных качеств.

В межорганизационном общении электронная почта давно признается в качестве стандарта. По таким характеристикам, как доступность, функциональность и оперативность, электронная почта оставляет далеко позади все остальные виды коммуникаций.

В наше время адрес электронной почты становится таким же неотъемлемым реквизитом, как номер факса или мобильного телефона на деловой визитке. Деловая переписка по электронной почте на сегодняшний день является самым популярным способом общения бизнес-партнеров в разных городах, вытесняя телефонную связь.

Цель реферата - исследовать факторы, повышающие эффективность деловой переписки.

- сформулировать особенности деловой переписки;

- раскрыть понятие деловой переписки по e-mail как новая форма делового общения;

- охарактеризовать правила составления электронного письма;

- подчеркнуть особенности типографики e-mail.

1. Особенности деловой переписки

Деловая переписка - это материализованная форма мысли. Правильное составление деловых писем - это практически искусство.

К деловой переписке относится несколько распространенных форм писем - претензионного и информационного характера. Менеджер должен владеть техникой подготовки всех видов деловой переписки, поскольку в реалиях российского бизнеса партнерство очень быстро может перерасти в неприязнь или даже открытую вражду.

В любом случае как бы ни сложились отношения с клиентами и партнерами, в деловой переписке необходимо придерживаться дипломатичности и доброжелательности. А соблюдать их помогут несколько простых правил.

Итак, деловая переписка - это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма чаще всего, если не являются конфиденциальными, открыты для ознакомления многих, и это налагает на них определенный - деловой стиль изложения.

Структура делового письма тоже, как правило, однотипна. Служебные письма часто оформляются на бланках фирмы в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в компании.

Очень важен тон делового письма: он не должен быть сухим. Самое лучшее, если в письме будут ощущаться достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а мосты. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.

Для более полного понимания формата деловой переписки необходимо обозначить классификацию деловых писем по разным направлениям [4, с. 97].

Так, деловая переписка может быть внутренней и внешней:

- внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки, меморандумы и т.п.;

- внешняя переписка: письма заказчикам, клиентам и деловым партнерам; приглашения, поздравления и пожелания; претензии и жалобы; информационные письма и пресс-релизы для СМИ и т.п.

По содержанию писем можно выделить такие категории:

- деловые письма: сопроводительные, договорные письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т.п.;

- нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо-представление фирмы и т.п.;

- личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т.п.;

- пресс-релизы: письма для прессы.

По форме деловые письма могут быть:[1, с. 132]

- письмо-напоминание - факт напоминания;

- гарантийное письмо - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

- письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

- письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы;

- информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

- письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем;

- инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

- сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

- письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т.д.

В оформлении деловых писем следует руководствоваться общепринятыми стандартами оформления деловой переписки. Как правило, они базируются на корпоративных стандартах компании и требованиях к оформлению деловой документации ГОСТ Р 6.30-2003.

Итак, характеризуя непосредственно деловую переписку, нужно выделить два самых распространенных варианта - отправка писем по факсу и отправка по электронной почте. Причем в связи с ростом использования телекоммуникационных средств связи начинает преобладать переписка электронного формата.

2. Факторы, повышающие эффективность деловой переписки

2.1 Деловая переписка по e-mail как новая форма делового общения

Электронная почта сегодня является неотъемлемой частью ведения бизнеса. Она осуществляет обмен данными, подчас критически важными для деловой репутации фирмы. Очевидно, что она должна отвечать жестким требованиям по обеспечению надежности функционирования и безопасности деловой электронной переписки.

С ее помощью возможно:

получать их в свой электронный почтовый ящик;

отвечать на письма ваших корреспондентов автоматически, используя их адреса;

рассылать копии вашего письма сразу нескольким получателям;

переправлять полученное письмо по другому адресу;

создавать несколько подразделов почтового ящика для разного рода корреспонденции;

включать в письма текстовые файлы;

Основные понятия, на которых построена электронная почта, параллельны основным концепциям построения обычной почты. Вы посылаете людям письма по их конкретным адресам. Они, в свою очередь, пишут вам на ваш почтовый адрес. Вы можете подписаться на электронные аналоги газет и журналов.

Электронная почта имеет два серьезных преимущества по сравнению с обычной почтой.

Также среди преимуществ можно выделить следующие:

для отправки письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах, достаточно однажды ввести текст в компьютер;

удобнее хранить большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола (в файле легче и искать);

Надежность электронной почты сильно зависит от того, какие используются почтовые программы, насколько удалены друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно от того, в одной они сети или в разных. Если письмо все-таки потерялось, об этом можно узнать достаточно скоро и послать новое.

E-mail дает возможность проводить телеконференции и дискуссии.

Почтовые послания представляют собой четко структурированный документ. Во многих системах каждое послание сопровождается большим количеством дополнительных полей. Они включают в себя имя и адрес отправителя, имя и адрес получателя, дату и время отправки письма, перечень людей, которым направлена копия письма, уровень значимости, степень секретности и многое другое.

Для того чтобы электронное письмо дошло до своего адресата, необходимо, чтобы оно было оформлено в соответствии с международными стандартами и имело стандартизованный почтовый электронный адрес.

From (От): почтовый электронный адрес - от кого пришло послание;

То (Кому): почтовый электронный адрес - кому адресовано;

Сору (Копия): почтовые электронные адреса - кому еще направлено;

Строки заголовка From и Date формируются, как правило, автоматически, программными средствами. Помимо этих строк заголовка послание может содержать и другие.

Почтовый электронный адрес может иметь разные форматы. Наиболее широко распространена система формирования адреса DNS (Domain Name System), применяемая в сети Internet.

С позиции логики, для того чтобы адрес был информативным, необходимо, чтобы в нем присутствовали:

1) идентификатор абонента (ник) (по аналогии - строка КОМУ на почтовом конверте);

2) почтовые координаты (домен), определяющие местонахождение (по аналогии -дом, улица, город, страна на почтовом конверте).

Таким образом, почтовый адрес в формате сети Internet условно будет иметь вид (пишется только на латинском алфавите, прописными буквами):

идентификатор абонента@почтовые координаты.

Самая правая часть домена, как правило, обозначает код страны адресата - это домен верхнего уровня. Код страны утвержден международным стандартом ISO. В данном случае ru - код России. Однако в качестве домена верхнего уровня может фигурировать и обозначение сети, не Internet. Например, в США, где существуют сети, объединяющие высшие учебные заведения или правительственные организации, в качестве доменов верхнего уровня используются сокращения edu - Educational institutions, gov -Government institutions и др.

2.2 Правила составления электронного письма

По возможности электронные деловые письма надо отправлять на фирменных бланках-шаблонах, содержащих логотип организации, ее адрес и телефоны.

Иногда авторы не утруждают себя указанием темы письма и оставляют соответствующую графу пустой, тогда, как и в случае с бумажной почтой адресату придется потрудиться, прежде чем он отыщет данное письмо среди сотен других.

Традиционную деловую переписку, можно разделить на официальную и личную. Личная - это, например:[3, с. 667]

Кроме того, письма бывают разными по содержанию:

рекламное и т. п.

Как правило, для делового письма используют бланк предприятия, на котором указываются справочные данные об организации: название, адрес, телефон и т. д. Если нужно, то и банковские реквизиты.

Деловая переписка имеет свои штампы, но на практике многие используют совершенно немыслимые конструкции.

Информация, изложенная в документе, должна быть объективной, полной и достоверной. Если вы хотите, чтобы вас запомнили, чтобы составилось хорошее впечатление, письмо должно легко читаться и эстетично выглядеть. Следите за интервалами, пробелами, сокращениями. Обращайте внимание на то, чтобы терминология была понятна деловому партнеру. Кроме того, деловое письмо всегда нейтрально. Оно должно демонстрировать уважение к партнеру, даже если вы напоминаете ему о просроченном долге.

Некоторые считают, что самую важную информацию нужно сообщать в постскриптуме, чтобы на нее непременно обратили внимание. Постскриптум довольно редко используется в деловой переписке. Здесь пишут не самое важное, а, наоборот, ту информацию, которая имеет косвенное отношение к тексту письма. Например, посылается деловому партнеру согласие на участие в выставке, а в постскриптуме указывается просьба заказать гостиницу или выслать машину.

деловой переписка типографика документ

2.3 Типографика e-mail

Правила компьютерного набора один из разделов типографики (дисциплины, занимающейся представлением текстовых символов: букв, цифр, знаков препинания и т. д.). За долгую историю этой дисциплины в ней сложились правила и традиции, соблюдение которых помогает лучше воспринимать печатный текст.

Еще совсем недавно, когда не было мессенджеров и социальных сетей, переписка по электронной почте была самым оперативным способом связи. Однако, сегодня для быстрого общения она не используется, а в основном применяется для деловой переписки официального характера. О том, как правильно общаться в деловой переписке в 2020 году, наша статья.

Отмечу сразу, что правильная деловая переписка в России существенно отличается от международных принципов. В российских деловых письмах используется официальный, лаконичный слог неэмоционального окраса. И, по сравнению с европейским стилем общения, российские бизнесмены рискуют прослыть "сухарями" и занудами, т.к. европейская и американская манера письма отличается эмоционально насыщенными текстами.

Сегодня мы будем говорить о российской деловой переписке, главные принципы которой заключаются в следующем:

2. Применение нейтральной или официальной лексики без проявления эмоций и чувств. Текст должен быть составлен грамотно (без ошибок) и логично.

3. Проявление выраженной субординации и вежливости по отношению к адресату. Ориентация на результат.

4. Содержание актуальной информации в письме на момент отправки.

информационная (об изменениях и нововведениях);
запрос (для уточнения данных);
претензия;
коммерческое предложение (оферта);
подтверждение;
напоминание;
приглашение;
благодарственное письмо, поздравление.

Мы научились составлять толковые и приятные деловые письма, которые отправляем партнерам, полезным знакомым, заказчикам. Они точны, лаконичны и вежливы. Но в деловой переписке с коллегами нередко допускаем ошибки.

Как обычно мы общаемся с коллегами?

Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?

Ну что, мы договорились? Сделаешь?

Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.

Правила внутрикорпоративной деловой переписки

Содержание письма

Письма-договоренности: уточнение смысла договоренности, времени, места, других вещей, о которых шла речь устно.
Письма-резюме по итогам встреч.
Письма-задачи.
Письма-комментарии к задачам.
Письма с файлами.

Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.

Тема в письме нужна по двум причинам:

Тема: Договор → Прошу согласовать договор

Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)

Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***

Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.

Адресация

Приветствие

Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.

Первое предложение — суть письма

Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев

Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.

Уточнения

Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.

Орфография и пунктуация

Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.

Для этого есть пара причин:

Структура

Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.

Оперативность ответа

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Основные правила делового письма следующие:

достоверности информации в содержании;
полноты содержания;
краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
отсутствие грубости, нейтральный тон;
отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
использование сленга и просторечий неприемлемо;
сокращения слов нежелательны;
отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

название организации;
почтовый адрес;
ИНН, КПП;
контактные данные;
банковские реквизиты;
е-mail;
дата и номер письма;
отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

точность подачи информации;
официальность;
содержательное, но краткое изложение;
объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Обращение в деловом письме

Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
у каждого приложения идет отдельная нумерация;
в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

тема;
приветствие:
суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

Сохраняйте историю переписки.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

(34 оценок, среднее: 4,68). Оцените, пожалуйста, мы очень старались!

Читайте также: