Нормативно методическая база в области секретарского обслуживания кратко
Обновлено: 02.07.2024
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.
Тема: Нормативно методическая основа делопроизводства(секретарского-кадрового)
Цель урока: Формировать представление учащихся о таком специфическом направлении деятельности, как делопроизводство; об основных понятиях нормативно-методически используемых в делопроизводстве; а так же о классификации документов.
1.Познакомить учащихся с нормативно-методической основой делопроизводства.
2. Дать определение основным понятиям нормативно-методических основ, используемым в делопроизводстве.
3. Познакомить учащихся с классификацией и функциями документов, дать каждой группе краткую характеристику.
Правило оформления документов.
Правило работы с документами.
Обеспечение сохранности документов.
Порядок передачи на хранение.
3.Закрепление пройденного материала.
4. Тематическая беседа.
5. Подведение итогов занятия.
Вопросы документации, обеспечивающие управление, регламентируются:
Государственными и отраслевыми стандартами.
Государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству.
Инструкциями по делопроизводству отдельно предприятия.
Законы Российской Федерации. Устный рассказ педагога-дискуссия с учащимися.
Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.
Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа, однако точного единого места для всех форм не определено: так как в письме код формы традиционно указывается после адресных данных над индексом.
Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:
единообразия построения форм документов; регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключения из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, в целях однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
единства применяемой терминологии и условных обозначений в целях сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов и создания единых моделей построения совокупности их видов, пригодных как к машинной обработке, так и для восприятия их человеком;
установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.). УСД необходимы для сокращения объемов документов и снижения затрат на составление и обработку документов
унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
унифицированная система первичной учётной документации (УСПУД);
унифицированная система документации по труду (УСДТ);
унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ(УСДПФ РФ)
Конспектируем:
Унифицированная система документации(УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Разработка унифицированных систем документации связана с автоматизацией процессов управления, процедур создания, оформления, передачи документов. В состав унифицированной системы документации входят один-два государственного стандарта, на основе которых разрабатываются унифицированные формы документов, а также инструктивные и методические материалы по их внедрению и применению.
Беседа педагога с учащимися
Результатом работы по унификации документов могут быть:
общероссийские унифицированные формы;
отраслевые унифицированные формы;
унифицированные формы документов предприятия.
В настоящее время в России в соответствии с Постановлением Госстандарта № 299 от 30.12.93 разработаны следующие унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов:
Унифицированная форма документа(УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Конспектируем
Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т.д.
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
Все унифицированные системы включают в себя комплексы образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Почти все унифицированные формы документов приспособлены к двум вариантам использования в качестве образцов:
· для создания компьютерных шаблонов;
· создания бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполнения.
Применение документов, вошедших в УСД, в принципе, обязательно, ответственность за это должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.
На каждую унифицированную систему разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности: Министерство финансов РФ – за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно-распорядительную документацию.
Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящие в УСД. Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Правила работы с документами педагог зачитывает после задаёт вопросы
Конспектируем.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения образует документооборот общества. Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и внутренних документов.
ДОКУМЕНТОРБОРОТ:
- первичная обработка поступивших документов
- предварительное рассмотрение документов
- регистрация
- рассмотрение документов руководством
- направление на исполнение
- контроль исполнения
Беседа педагога с учащимися
ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ.
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ.
В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:
Централизованная - система, при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.
Децентрализованная - система, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.
Смешанная - система, при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.
Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.
Обеспечение сохранности документов
Обеспечение сохранности документов в архивах Понятие режима хранения документов
Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.
Режим хранения документов предполагает соблюдение:
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;
применением специальных средств хранения и перемещения документов.
Требования к зданиям и помещениям архива
архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;
не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;
архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;
хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;
в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;
отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;
в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;
хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:
посторонние лица в архивохранилища не допускаются.
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
1 Документы Архивного фонда РФ, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.
2 Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.
3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.
4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:
архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры РФ, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;
архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;
архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;
записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела- 75 лет;
архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;
научная, технологическая и патентная документация - 10 лет;
конструкторская документация - 15 лет;
проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;
фотодокументы - 3 года;
документы на машинных носителях - 5 лет.
5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.
6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации ,передаются в государственный архив.
7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.
7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 - 2.4.7 настоящих Правил.
8. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.
9. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.
Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.
10. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.
При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.
Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
11. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.
12. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
На сегодняшнем занятии мы с вами прошли:
• Правило оформления документов.
• Правило работы с документами.
• Обеспечение сохранности документов.
• Порядок передачи на хранение.
У вас возникли вопросы по новому материалу?
На следующем занятии мы с вами пройдём следующие темы:
• Регламентирование работы службы кадрового делопроизводства(функции, структуры, штат)
При рассмотрении деятельности секретаря, особое место отводится нормативно-методической базе, которая представляет собой совокупность норм, правил, требований, и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных НПА, инструкциями, стандартами и методическими пособиями.
Нормативно-методическая база секретарского дела направлена на регулирование:
- правил обработки документов и работы с ними;
- обеспечения сохранности документов;
- порядка передачи документов на архивное хранение;
- работы службы делопроизводства;
- использования современных ИТ в работе с документами;
- работы с документами, которые имеют гриф ограничения доступа;
- юридических аспектов, которые связаны с документами, и т.д.
Нормативно-методическая база в сфере секретарского дела включает в себя:
- законы РФ;
- государственные и отраслевые стандарты;
- общероссийские классификаторы;
- государственные и отраслевые инструкции по делопроизводству;
- инструкции по делопроизводству конкретной организации.
Разберем каждый вид нормативно-методической базы делопроизводства более подробно.
Законы РФ включают в себя:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. – это совокупность принципов и правил, которые устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Основные цели ГСДОУ:
- сокращение количества документов;
- упорядочение документооборота;
- нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;
- повышение качества документов;
- совершенствование работы аппарата управления.
Данный стандарт отражает:
- состав реквизитов;
- расположение реквизитов на листе бумаги;
- требования к тексту и бланкам документов.
Стандарт отражает определения терминов, которые являются обязательными для применения:
- по делопроизводству;
- по архивному делу.
В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами Российской Федерации создаются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) включает коды унифицированных форм документов, которые используются в деятельности органов власти и управления.
Государственные инструкции по делопроизводству: включает общие требования к документированию деятельности управленческого персонала и способы работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила обработки отдельных документов;
На основе типовых инструкций разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия должен включать следующие разделы:
- общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- мониторинг выполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Должностная инструкция секретаря-референта
Функции, права, обязанности и ответственность секретаря отражаются в его должностной инструкции, которая утверждается директором организации.
Должностная инструкция секретаря – документ, который регламентирует деятельность секретаря, определяющий его права, обязанности, функции, ответственность.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения;
- связи по должности.
Вместе с тем, секретарь должен придерживаться следующих правил.
ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ включает следующие виды работ:
В конце рабочего дня необходимо:
- просмотреть свои записи и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;
- обеспечить начальника всей необходимой информацией, материалами, если он задерживается;
- привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.
Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для предприятия работы управленческого аппарата.
Таким образом, необходимо отметить, что должностная инструкция на секретаря является индивидуальным документом, т.к. должность секретаря имеет много разновидностей. Каждый секретарь в зависимости от специфики деятельности предприятия, требований начальства имеет свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ.
Секретарь должен знать: деятельность организации и должностные обязанности и компетенции сотрудников; положения и инструкции по документационному обеспечению; машинопись; работу на ПК, современные компьютерные редакторы (Word, Excel и др.); правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации офисной оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной предприятию секретарского труда; психологию людей и законы эффективной коммуникации; служебный этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; иностранный язык клиентов и партнеров; Трудовой кодекс РФ.
Весь комплекс нормативно-методических документов обеспечения деятельности секретаря состоит из двух групп.
Документы, составляющие правовую основу деятельности секретаря и определяющие его должностной статус
Гражданский кодекс РФ
Кодекс РФ об административных нарушениях,
основы законодательства об охране труда;
законы РФ об организациях с различной формой собственности и др.
Внутренние документы организации:
структура и штатная численность,
программа развития персонала и Положение о персонале,
Положения о структурных подразделениях,
Трудовой договор (контракт),
должностная инструкция и др.
Нормативно-методическая база включает в себя:
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
нормативные, инструктивные и методические документы по делопроизводству и архивному делу, издаваемые федеральной архивной службой России (Росархивом) (Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2002; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2003; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ), 1991 и др.);
Унифицированная система документации по труду; Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.);
документы, разработанные организацией по вопросам документационного обеспечения ее деятельности: Инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатура дел, положение о службы ДОУ и др.
единую правовую базу организации работы с документами;
ответственность за несоблюдение требований по составлению документов, оформляющих деловые взаимоотношения юридических лиц.
№ слайда 1
Дисциплина Организация секретарского обслуживания Нормативно-методическая база работы секретаря
№ слайда 2
В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит из нескольких направлений: -законодательное регулирование, -нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.
№ слайда 3
Первый учебный вопросЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ
№ слайда 4
Для деятельности секретаря наиболее важны такие законы, как: -Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", -Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", -Федеральный закон "Об архивном деле", Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации", -Закон "О государственном языке Российской Федерации", -Федеральный закон "О бухгалтерском учете", -Федеральный закон "Об акционерных обществах", -Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" и другие.
№ слайда 5
Федеральный закон РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.
№ слайда 6
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле" регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
№ слайда 7
В соответствии с Законом "О языках народов РФ" от 25.10.1991 № 1807-1 официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик.
№ слайда 8
В Законе "О государственном языке Российской Федерации" от 01.07.2005 отмечено, что государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства. Данный Закон уточняет, что в случае использования других языков тексты на русском языке и языках других народов Российской Федерации должны быть идентичны по содержанию и техническому оформлению.
№ слайда 9
Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (с изм. от 31.12.2002 № 191-ФЗ) "О бухгалтерском учете" указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст.9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных носителях и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.
№ слайда 11
№ слайда 12
- списки аффилированных лиц общества;- списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями данного Закона;- заключения ревизионной комиссии общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;- проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом;- иные документы, предусмотренные данным Законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, Совета директоров общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.
№ слайда 13
№ слайда 14
В состав документов, которые обязано хранить общество с ограниченной ответственностью, входят:- протоколы общих собраний участников или учредителей общества, заседаний Совета директоров, ревизионной комиссии общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);- списки аффилированных лиц общества;- заключения ревизионной комиссии общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;- иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников, Совета директоров общества и органов управления общества.
№ слайда 15
В ст.129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" говорится о передаче документов, образовавшихся в деятельности обанкротившейся организации, в том числе и документы по личному составу, на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
№ слайда 16
Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе РФ, который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ). В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.
№ слайда 17
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.
№ слайда 18
Второй учебный вопросНОРМАТИВНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЙСТВИЯДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ
№ слайда 19
Одним из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства является "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработаннаяРосархивом в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
№ слайда 20
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию работы с документами, в т.ч. организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
№ слайда 21
Положения ГСДОУ получили развитие в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.
№ слайда 22
Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положении "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552 и в Положении "О Федеральном архивном агентстве", утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290. Немаловажным нормативно-методическим документом в области хранения документов являются "Основные правила работы архивов организаций", одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
№ слайда 23
"Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г. - предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при составлении номенклатуры дел организации, определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
№ слайда 24
"Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. Наименования должностей служащих установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).
№ слайда 25
При работе с кадровой документацией необходимы "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" (утверждены Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51) и "Инструкция по заполнению трудовых книжек" (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).В "Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", утвержденном постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 приведен перечень форм первичной учетной документации, который состоит из двух разделов: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. В Альбоме представлены формы и инструкция по заполнению различных форм документов.
№ слайда 26
Знание "Правил оказания услуг почтовой связи" (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221) и "Правил оказания услуг телеграфной связи" (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222) позволит секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление.Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Читайте также: