Инструментарий информационной технологии это кратко

Обновлено: 05.07.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

ДЛЯ СТУДЕНТОВ 2-ГО КУРСА

1. Понятие информационной технологии

Под процессом понимают определённую совокупность действий, направленных на достижение поставленных целей. Процесс должен определяться в выбранной человеком стратегии и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупность средств и методов обработки изготовления, изменение состояния, свойств, формы, сырья или материала.

Данные Информационные технологии Информационный продукт

Информационная технология – это процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичная информация) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационный продукт).

Цель информационной технологии производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого- либо действия.

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества.

2. Средства обработки информации

В настоящее время она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом – развитием научно-технического прогресса , появлением новых технических средств переработки информации.

В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял, как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатов информации.

Внедрение ПК в информационную сферу и применение коммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии.

В понятие новой информационной технологии (НИТ) включены так же коммуникационные технологии , которые обеспечивают передачу информации разными средствами (факс, телефон, телеграф).

Основные признаки НИТ:

1) Интерактивный (диалоговый) режим работы с ПК;

2) Интегрируемость (взаимосвязь) с другими программными продуктами;

3) Гибкость изменения, как данных, так и постановок задач.

Техническими средствами производства информации являются: аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса.

Инструментарий ИТ – это один или несколько взаимосвязанных программных продуктов, для определенного типа ПК, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

ИТ тесно связаны с информационными системами. Информационная система является средой, состовляющимими элементами которой являются: компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди и т. д.

Цель информационной системы (ИС): организация хранения и передачи информации.

3. Этапы развития информационных технологий

Существует несколько принципов деления ИТ: признак вид инструментария технологии.

4. Классы компьютерных информационных технологий

1) Текстовая обработка информации (ввод текста, обработка, создание таблиц, редактирование, форматирование)

2) Табличная обработка информации (электронные таблицы)

3) Графическая обработка информации (создавать, изменять фотографии, редактирование графических изображений)

4) Система управления базами данных (накапливание, хранение информации, поиск и сортировка записей)

6) Экономическая, бухгалтерская, статистическая обработка, системы автоматиз. проектирования.

Раздел 1. Современные информационные технологии

Тема 1.1: Автоматизация офиса

По мере развития средств коммуникации, автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность труда. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникационного персонала (совещания, телефонные звонки, приказы), а лишь дополнить её.

ИТ автоматизированного офиса – поддержка и организация коммуникационных процессов, как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Информация из внешней среды и других информац. систем.

База данных

Информация для менеджеров, принимающих решение

и для передачи во внешнюю сферу.

Рисунок 1 Основные компоненты ИТ Автоматизации офиса

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями, конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем.

Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации общества в качестве решения проблем.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для ПК и непрограмных продуктов, обеспечивающих технологию автоматизации офиса (Электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, видеотекст), а так же специальные программы управления деятельностью (ведение документов, контроль над исполнением приказов). Также широко используются некомпьютерные средства (факсимильная связь, аудио и видео конференция).

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующих функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

обработка дынных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

качественное оформление табличных форм представления данных;

многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем, аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставлять клиенту на магнитных или оптических дисках;

заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиконференци не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции предназначены для тех же целей что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении (от руководителя проекта к исполнителям);

односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Тема 1.2 Информационные технологии обработки данных

Она предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные, известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне исполнительной деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных, постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

На уровне исполнительной деятельности решаются следующие задачи:

- Обработка данных об операциях произв. фирмой

- создание периода контрольных отчётов о состоянии дел в фирме

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта.

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.

Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации.

Инструментарий информационной технологии

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п.

По аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.

Инструментарий информационной технологии - один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д.

ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ

Определение информационной технологии

Инструментарий информационной технологии

Техническими средствами производства информации являются аппаратное, программное и математическое обеспечение процесса. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календири информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д.

Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой. На первый взгляд может показаться, что определения информационной технологии и системы очень похожи между собой.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Информационная система

Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации. Информационная система является средой, составляющими элементами которой является компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства, связи и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения и передачи информации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы

Информационная технология - совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.

Информационная система - человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.

Этапы развития информационных технологий

Существует несколько точек зрения на развитие информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления.

Общим для всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением персонального компьютера начался новый этап развития информационной технологии. Основной целью становится удовлетворение персональных информационных потребностей человека как в профессиональной сфере, так и в бытовой.

По признаку - вид задач и процессов обработки информации - выделяются два этапа:

1-й этап (60 - 70-е гг.) - обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития информационной технологии являлась автоматизация операционных рутинных действий человека.

2-й этап (с 80-х гг.) - создание информационных технологий, направленных на решение стратегических задач.

По признаку - проблемы, стоящие на пути информатизации общества- выделяются четыре этапа:

1-й этап (до конца 60-х гг.) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2-й этап (до конца 70-х гг.) связывается с распространением ЭВМ серии IBM/360. Проблема этого этапа - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств.

3-й этап (с начала 80-х гг.) - компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные системы - средством поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде.

4-й этап (с начала 90-х гг.) создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем. Проблемы того этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

– выработка соглашений и установление стандартов, протоколов компьютерной связи;

– организация доступа к стратегической информации;

– организация защиты и безопасности информации.

По признаку - преимущество, которое приносит компьютерная технология выделяются три этапа:

1-й этап (с начала 60-х гг.) характеризуется довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами.

2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением персональных компьютеров. Изменился подход к созданию информационных систем - ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений.

3-й этап (с начала 90-х гг.) связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие информационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество.

По признаку - виды инструментария технологии - выделяются пять этапов:

В связи с переходом на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергаются и технические средства бытового, культурного и прочего назначений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.

Три основных принципа новой (компьютерной) информационной технологии:

– интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;

– интегрированность с другими программными продуктами;

– гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.

Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов обработки и передачи первичной информации для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления.

процессы накопления, обработки, представления и использования информации с помощью электронных средств. Они характеризуется

средой, в которой осуществляются, и компонентами, которые она содержит:

— техническая среда (вид используемой техники для решения основных задач);

— программная среда (набор программных средств для реализации ИТО);

— предметная среда (содержание конкретной предметной области науки, техники, знания);

— методическая среда (инструкции, порядок пользования, оценка эффективности и др.).

Информационная технология (ИТ) — система процедур пре- образования информации с целью ее формирования, организации, обработки, распространения и использования. Основу современных ИТ составляют:

— компьютерная обработка информации по заданным алгоритмам;

— хранение больших объемов информации на машинных носителях;

— передача информации на любое расстояние в ограниченное время.

Термин	Основной отличительный признак
Информационная технология	Процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления.
Компьютерные технологии	Тип информационной технологии с использованием компьютера
Сетевая технология	метод доступа к среде передачи данных
Современная ИТ	Тип информационной технологии с использованием современных компьютеров и телекоммуникационных средств
Информационно-коммуникационные технологии	овладение технологией работы в интегрированной среде мультимедиа

2. Какие виды информационных технологий вы знаете? Дайте им краткую характеристику.

1. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Она применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

2. Информационной технологии управления направлена на удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников организации, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач.

3. Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

4. Информационная технология поддержки принятия решений – это качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют:

система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Окончание итерационного процесса происходит по воле человека.

К отличительным чертам данной технологии можно отнести:

ориентацию на решение плохо структурированных (формализованных) задач;

сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе; направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

высокую адаптивность, обеспечивающую возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления.

5. Информационные технологии экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.

Что такое инструментарий информационных технологий?

Инструментарий информационной технологии – один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

Активная информатизация привела к тому, что многие специальности стали количественно и качественно зависеть от разного рода информационных потоков, включая профессиональные и конъюнктурные знания и данные.
Значительное влияние информации испытывает сегодня бизнес. Маркетинг, финансы, экономика, логистика, риск-менеджмент, аналитика, PR и другие аспекты стратегического и тактического управления бизнесом интенсивно пользуются знаниями и данными для постановки и реализации целей, для проработки, принятия и исполнения решений.
Производительность руководителей и специалистов, а значит и бизнеса в целом, непосредственно зависит от используемых ими инструментов.

Рассмотрим такую важную группу, как информационные инструменты управления — что это такое, для чего они нужны и почему так важно уделять им внимание.

Инструмент — предмет, устройство, механизм, машина или алгоритм, используемые для воздействия на объект: его изменения или измерения в целях достижения полезного эффекта [Большая советская энциклопедия].

Инструменты для специалистов, задействованных в процессе управления проектом или компанией, которые по преимуществу имеют дело с разнообразными данными и потоками информации, можно рассматривать с двух позиций.

Во-первых, инструмент является некоторой методикой работы с информацией, которая необходима или сопутствует процедурам управления бизнесом. В зависимости от важности и сложности таких процедур, в зависимости от качества и количества такой информации разрабатываются и применяются необходимые методики критериального отбора источников, сбора, фильтрации, хранения, обработки, форматирования, структурирования, классификации, комплексного анализа, визуализации и распространения информации. Формализованные методики воздействия на информацию в рамках конкретной выполняемой специалистом работы выстраиваются в определенную технологию исполнения задач по получению и использованию управленческой информации. Обычно методика инструмента выражается через правила, технологии, инструкции, практики, модели, формулы, опыт или подобные вещи.

Во-вторых, увеличение объема информации, которая важна и востребована бизнесом для успешного развития, вынуждает реализовывать наиболее ценные и трудоемкие методики в виде программ для вычислительной техники. Причем такие программы постоянно расширяются как по количеству, так и по функционалу. Специальные производительные программы существенно облегчают работу ряда специалистов. И не случайно за некоторые из них приходиться платить солидные деньги.

Многие из предлагаемых бизнесу волшебных средств не позволяют по-настоящему решить имеющиеся фактические проблемы в сфере менеджмента

внедрение планировщиков и тайм-менеджеров — не позволяет научиться эффективно планировать свое время;
внедрение инструментов совместной работы — не учит работать специалистов вместе над сложным проектом;
внедрение программы управления проектами — не учит проектного менеджера планировать и контролировать проект, его ресурсы, структуру работ, график;
внедрение облачных технологий — не может научить думать о безопасности данных и об информационных рисках, а также об экономической эффективности построения ИТ-инфраструктуры;
внедрение мобильных гаджетов и интернет-вещей — не прибавляет результативности и креативности и даже не увеличивает IQ команды бизнеса;
внедрение корпоративной социальной сети — не налаживает коммуникации внутри компании и не способствует уважительному отношению руководства к работникам.

Взять хотя бы для аналогии самый универсальный инструмент — молоток и сравнить с достаточно специализированным строительным степлером. И первым, и вторым можно забивать. Первым — всё что угодно с переменным успехом. А вторым можно забивать только специальные скобы, но всегда с одинаковым результатом и заданной силой.

Поэтому как бы ни нравилась руководителю минимальная стоимость офисного пакета, рано или поздно приходится задумываться о дополнительных специализированных инструментах. Традиционно, первым становится учетная система. Она же иногда является поводом для решения вопроса по комплексному автоматизированию определенного круга бизнес-процессов.

Приветливые менеджеры по продажам бодро расписывают руководителю преимущества своей системы и побуждают принять её на вооружение

Поэтому подготовка к использованию нового инструмента начинается задолго до его покупки и начинается она с формулирования требований к программному продукту, то есть с изучения бизнес-процессов и задействованных в них бизнес-объектах. И уж когда совершенно понятно, что существующее исполнение процессов не устраивает по результату или эффективности руководство бизнеса и неудобно для исполнителей, вот тогда есть повод рассмотреть несколько альтернативных программных продуктов, не забывая о том, что каждый такой продукт реализуют конкретную методику и конкретные правила.

Это конечно же никак не характеризует их, но заставляет задумываться о качестве предлагаемых отдельными начинающими предпринимателями продуктов. С некоторых пор, стало опрометчивым платить за первую версию продукта, который выводится на рынок. Первая версия программы, первая версия устройства, первая версия услуги, первая версия или издание книги. Стремление как можно быстрее выйти на рынок и занять свое место или потеснить остальных заставляет бизнесы (особенно стартапы) торопиться с разработкой продуктов.

Лоскутная автоматизация — это отдельная большая тема со своими проблемами совместимости и конфликтами как в практическом, так и в теоретическом плане. Но одно дело, когда компания самостоятельно разрабатывает единую комплексную систему по единым правилам. А другое дело, когда компания приобретает различные по форматам и функционалу инструменты, которые к тому же могут в своей методической основе противоречить друг другу. Следить за совместимостью инструментов разных поставщиков слишком накладно и сложно. Даже если все они работают на основе общепринятых стандартов.
Не стоит увлекаться новыми инструментами, если они не очень хорошо встраиваются в уже существующую систему. А чтобы понять, является ли инструмент новым, насколько он результативен и как он встраивается в существующую конфигурацию бизнес-процессов и существующей ИТ-инфраструктуры требуется вернуться к предыдущему вопросу и убедиться ещё раз, что подготовительная работа крайне важна при приобретении любого, даже простого и дешевого, информационного инструмента управления.

В выборе инструмента должны участвовать как предметные специалисты, которые будут его использовать, так и ИТ-специалисты, которые будут его сопровождать. Решающее слово должно зависеть от реальных аргументов на основе оценки характеристик информационного инструмента управления. Но может так оказаться, что одна характеристика сделает категорически невозможным использование инструмента бизнесом. Например, элементарная несовместимость с базовой операционной системой или противоречие существующим бизнес-процессам. Но может и так оказаться, что будет принято решение о доработке ИТ-инфраструктуры и бизнес-процессов, потому что компания придет к решению, что инструмент слишком хорош, чтобы его игнорировать. Хотя, наверное, последняя ситуация маловероятна, чтобы менеджмент решил изменять модель бизнеса из-за одного единственного инструмента.
Тем не менее очевидно, что для профессиональных пользователей инструмента и для ИТ-отдела заготовлены свои особые задачи и функции при выборе и использовании информационных инструментов управления. Например, следующие.

Профессиональные пользователи:
— формулирование предметных функциональных и методических требований к инструменту и критериев его выбора;
— поиск и выбор инструмента, с проверкой его соответствия установленным требованиям и критериям;
— участие во встраивании инструмента в общую инфраструктуру;
— обучение работе с инструментом и детализация бизнес-процессов в связи с использованием нового инструмента;
— персонализация инструмента;
— прямое и тестовое использование инструмента;
— выбор способов применения инструмента и предложения по его доработке;
— контроль методики и логики исполнения инструмента;
— контроль логики данных потребляемых и формируемых инструментом.

ИТ-отдел:
— формулирование технико-эксплуатационных требований к инструменту и критериев отказа от его выбора;
— отбор инструмента, с тестированием его соответствия техническим требованиям;
— встраивание инструмента в общую ИТ-инфраструктуру;
— изучение технических и технологических особенностей инструмента;
— настройка функционирования инструмента, настройка рабочих мест, поддержка персонализации инструмента;
— проверка работоспособности инструмента;
— рекомендации по способам использования инструмента и по его доработке, частичная доработка инструмента (при необходимости и возможности);
— технический контроль использования инструмента;
— контроль инструмента с точки зрения обеспечения безопасности ИТ-инфраструктуры;
— контроль данных и потенциальных угроз для данных потребляемых и формируемых инструментом.

На долю руководителя остаются:
— организация работ по подготовке к выбору, по выбору, внедрению и контролю за использованием инструмента,
— а также принятие окончательных решений по каждому из вопросов жизненного цикла информационных инструментов управления.

сотрудник должен уметь работать с инструментом, т.е. он должен понимать для чего этот инструмент, какие имеет ограничения и особенности, что позволяет сделать в рамках определенных действий (технология применения), а что не позволяет;
сотрудник должен уметь использовать инструмент в своей повседневной работе в совокупности с другими инструментами в рамках установленных правил и процедур;
сотрудник должен понимать методику (стандарты, приемы, технологии) инструмента и уметь контролировать его работоспособность и выдаваемый результат;
сотрудник должен получить время и ресурсы для обучения работе с новым инструментом, а новый сотрудник должен получить время и ресурсы для обучения работе с имеющимися инструментами;
сотрудник должен иметь право использовать инструменты (без ущерба для бизнеса и при контроле соответствующего отдела), которые ему удобно использовать, если таковыми его не обеспечили;
сотрудник должен иметь право предлагать инструменты к использованию и предлагать способы использования инструментов;
сотрудник должен иметь право отказаться от использования инструмента, если он не позволяет ему выполнять его функционал в установленные сроки;
сотрудник должен участвовать в выборе инструмента, который ему предлагается для решения его функциональных задач.

реализовывать приемлемую и релевантную методику;
формализовывать целевые бизнес-процессы четко и понятно;
вписываться в общую модель бизнес-процессов и бизнес-объектов компании;
совмещаться с другими имеющимися инструментами;
обладать большей эффективностью, чем ранее использованные инструменты;
поддерживаться определенного уровня теоретическими знаниями и практикой применения;
сопровождаться программами обучения или специальными обучающими практиками;
поддерживаться и пониматься ключевыми специалистами предметной области и IT-департамента;
удобно настраиваться и использоваться;
иметь сервисную пост-продажную поддержку с адекватным увеличением версий как в части программирования, так и в части улучшения запрограммированных методик.

Читайте также: