Инструкция по обработке персональных данных без использования средств автоматизации в школе
Обновлено: 06.07.2024
Но данная практика не показала своей дееспособности, так как должностные инструкции каждого работника менять не очень удобно (мягко сказано), тем более, что если, например, поменяются внутренние правила обработки, придется менять опять все должностные инструкции. Более удобно создать общие документы, с которыми проще всех ознакомить под роспись и решить требования пункта 6 ПП 687. Разберем подробнее, с чем же именно нужно ознакомить работников и как это лучше сделать. Проинформировать о факте обработки персональных данных и о категориях обрабатываемых данных можно, ознакомив работников с перечнем должностей, участвующих в обработке персональных данных, разделив этот перечень на обработку с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации. Этим мы убьем двух зайцев: И ПП 687 и Постановление Правительства РФ 1119 от 01.11.2012 г. содержат требование об определении работников, участвующих в определенном виде обработки. Кроме того, ознакомив работников с перечнем персональных данных оператора, мы проинформируем его как о факте обработки, так и о категориях обрабатываемых данных. Соответственно, перечень персональных данных оператора лучше разделить по категориям персональных данных.
Раздел III ПП 687 является не постоянным, но довольно частым гостем актов проверок Роскомнадзора. Пункт 13 определяет наличие трех перечней: перечня персональных данных, перечня мест хранения носителей персональных данных и перечня лиц, осуществляющих обработку персональных данных (у нас есть образцы этих перечней с примерами заполнения). Здесь часто операторы забывают, что места хранения нужно определить в отношении каждой категории персональных данных. Соответственно, если вы медицинское учреждение, то в перечне мест хранения нужно определить где лежат те или иные материальные носители определенной категории: карточки Т-2- в отделе кадров, договоры с платными пациентами – в регистратуре, медицинские карты пациентов в ординаторских, или же все это хранится в архиве. Тогда так и пишем: архив – персональные данные и специальные категории персональных данных.
14 пункт обязывает нас обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. Часто на семинарах люди задают вопрос – а что значит раздельное хранение? Для ответа на этот вопрос, сначала, необходимо определить цели обработки тех или иных материальных носителей. Например, цели обработки карточек Т-2 и договоров с клиентами будут разные. Соответственно, исходя из требований 14 пункта, нам необходимо обеспечить раздельное их хранение. И здесь этот пункт тесно пересекается с 13 и 15. Здесь вступают в бой те самые, очень не простые, организационные и режимные меры. Пункт 15 обязывает нас соблюсти условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним. Что это значит? Возьмем грубый пример – в одном помещении сидят: специалист по работе с кадрами, по работе с клиентами и медсестра организации. У них у всех будут свои персональные данные, своих категорий и отдельных субъектов. С точки зрения правильной организации хранения носителей, обеспечивающего защиту от несанкционированного доступа, каждый работник должен иметь свой запирающийся шкаф, где хранит свои документы. Это и будет раздельное хранение, обеспечивающее сохранность и исключающее несанкционированный доступ.
В законодательстве не указано, как должны храниться материальные носители персональных данных. Нигде не указано, что это должны быть сейфы или железные шкафы. Нигде не говорится про пожарную или охранную сигнализацию. Вы должны понимать: пункт 15 построен так, что если из бронированного, несгораемого сейфа с четырьмя кодовыми замками украли материальные носители персональных данных и вы не сможете режимными мерами обеспечить доказательства, что это был электрик Владимир, то наказание будет неминуемо. Поэтому, при организации хранения материальных носителей персональных данных исходите из принципа ценности этой информации. Сейчас, при проведении проверочных мероприятий, Роскомнадзор будет удовлетворен, даже если у вас будут шкафы со стеклянными дверями и с элементарными замочками. Замочки должны быть обязательно. Понятно, что это не обеспечит 100%-ую защиту, но доказать, что вы не выполнили требования законодательства будет невозможно.
Существуют альтернативные варианты обеспечения защиты от несанкционированного доступа. Приведу два примера. В муниципальных медицинских учреждениях общая проблема – катастрофическая нехватка места для хранения документов. Одной из больниц мы помогали готовиться к проверке и столкнулись с такой проблемой. В маленькой комнате отдела кадров устроились четыре сотрудника и несколько тысяч личных дел. И ни одного шкафа. Ставить шкафы негде. Переселять людей некуда. В кабинете постоянно толкутся посторонние люди. В итоге решили закрыть дверь на засов и в двери сделать окно выдачи документов. Самое дешевое и простое решение проблемы. Несанкционированный доступ устранен? Да. В комнате находятся только те, кто допущен приказом. Больше ничего не надо. Получился большой шкаф с людьми и материальными носителями.
В другом случае мы помогали организовать работу с персональными данными в коллекторском агентстве. У них отдел по работе с должниками завален десятками тысяч дел на стеллажах. Хранить в шкафах в их условиях было невозможно. Решение было простое. На дверь в кабинет поставили электронный замок. Пароли раздали сотрудникам под роспись. Прописали приказами необходимые сведения, в том числе невозможность проникновения посторонних лиц, и все: несколько тысяч рублей решили проблему защиты от несанкционированного доступа для огромного массива документов. Шкафы бы вышли намного дороже, да и проверка прошла без замечаний. Главное, вы должны понимать, что комплекс режимных мер, основа которых – перечень должностей, перечень информации, перечень мест хранения, назначение ответственных, контроль и разграничение доступа – это не бесполезные фантазии, а очень важный элемент защиты информации, который, при грамотном построении, может сэкономить вам кучу денег и нервов. Но это большая тема для отдельного разговора.
Вышло постановление Правительства РФ от 6 июля 2008 г. № 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных" . Оно вступает в силу по истечении шести месяцев со дня официального опубликования. Постановление содержит 12 пунктов. Согласно пункту 1, содержащиеся в нём требования применяются при использовании материальных носителей, на которые записываются биометрические персональные данные, а также при хранении таких данных вне информационных систем персональных данных.
При этом (пункт 2) под материальным носителем понимается машиночитаемый носитель информации (в том числе магнитный и электронный), на котором осуществляются запись и хранение сведений, характеризующих физиологические особенности человека и позволяющих установить его личность.
Согласно пункту 8 постановления оператор информационной системы персональных данных (далее — просто оператор) обязан вести учёт количества экземпляров материальных носителей и присваивать каждому из них уникальный идентификационный номер, который позволит точно определить оператора, осуществившего запись биометрических персональных данных на материальный носитель.
Очень важен пункт 10, который гласит: "В случае, если на материальном носителе содержится дополнительная информация, имеющая отношение к записанным биометрическим персональным данным, то такая информация должна быть подписана электронной цифровой подписью и/или защищена иными информационными технологиями, позволяющими сохранить целостность и неизменность информации, записанной на материальный носитель. Использование шифровальных (криптографических) средств защиты информации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации".
В то же время (пункт 12) оператор вправе установить не противоречащие законодательству РФ дополнительные требования к технологиям хранения биометрических персональных данных вне информационных систем персональных данных в зависимости от методов и способов их защиты, применяемых этим оператором.
Комитет по законодательству Ассоциации предприятий компьютерных и информационных технологий (АП КИТ) заявил, что не имеет к подготовке постановления № 512 никакого отношения. По мнению АП КИТ, за этим документом в целом прослеживается избыточное административное регулирование. А что думают о нём участники ИТ-рынка?
"Данное постановление подготовлено с целью реализации федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных", — отмечает менеджер по маркетингу BioLink Solutions Игорь Лукашов. — Специфика закона № 152-ФЗ как нормативного акта такова, что его положения по определению носят общий характер и должны конкретизироваться в подзаконных актах. Ещё 15 августа прошлого года тогдашний глава российского правительства Михаил Фрадков подписал распоряжение № 1055-р, которым предусматривалась подготовка в общей сложности одиннадцати подзаконных актов, в том числе проекта постановления Правительства Российской Федерации об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям их хранения вне информационных систем персональных данных. Подготовка упомянутого постановления возлагалась на Мининформсвязи России (ныне — Министерство связи и массовых коммуникаций — Минкомсвязи), ФСБ, ФСТЭК (Федеральную службу по техническому и экспортному контролю), МВД и Федеральную службу миграции. В распоряжении Михаила Фрадкова был установлен и срок подготовки постановления — третий квартал 2007 г. Как вы, вероятно, знаете, в подобных документах первым упоминается ведомство-исполнитель, а затем перечисляются соисполнители и согласующие ведомства. Так что в качестве основного коллективного автора данного постановления можно назвать Минкомсвязи России".
С ним согласен руководитель аналитического центра Perimetrix Владимир Ульянов. "Постановление правительства РФ от 6 июля 2008 г. № 512 выпущено в поддержку федерального закона "О персональных данных", — считает он. — Этот закон, которого так долго ждали в России, оказался неполным и неработающим. И теперь он начинает обрастать "подробностями", к которым относится и само постановление. Биометрические же данные получают все большее распространение и нуждаются в надежной защите для предотвращения фальсификаций и махинаций. В любом случае сегодня необходимы нормативы, регламентирующие процедуры хранения и обработки любых персональных данных, в том числе и биометрических… В то же время такое постановление трудно назвать революционным. Все перечисленные в нём требования предлагают в общем-то стандартные процедуры обработки конфиденциальных данных. Впрочем, стоит остановиться на некоторых его пунктах. Во-первых, чисто теоретически постановление должно было бы защищать интересы самих владельцев биометрических персональных данных, по-сути нас с вами, граждан. В пункте 4 говорится о том, что необходимо исключить несанкционированный доступ к биометрическим данным и несанкционированную запись информации. Пункт 9 гласит, что должно быть письменное согласие владельца биометрических данных на обработку его персональных сведений. Во-вторых, правительство достаточно очевидно указывает (пункт 4б) на то, что биометрические персональные данные граждан должны предоставляться в распоряжение спецслужб, а также заинтересованных государственных органов (те самые "уполномоченные лица"). Каким образом будет происходить идентификация и аутентификация уполномоченных лиц — неясно. В связи с чем возникает вопрос о безопасности данных. Будут ли процедуры достаточно хороши, чтобы обеспечить доступ уполномоченных лиц и одновременно предотвратить несанкционированный доступ к информации? Вероятно, проблема будет решаться стандартными средствами — электронными подписями и несимметричным шифрованием. Об этом, в частности, говорится в пункте 10. В-третьих, особое внимание в постановлении уделено возможности отследить утечку информации (пункт 8). Все носители персональных данных должны быть учтены и сосчитаны. Более того, на каждом носителе должны содержаться метки, позволяющие отследить, кто же записал информацию. Жаль, но этих мер будет недостаточно для выявления звена, допустившего утечку. Потому что данная информация неполна. По крайней мере на носитель следовало бы записывать и сведения о том, для кого предназначается эта копия данных. Однако правительство или спецслужбы вряд ли пойдут на то, чтобы санкционировать слежку за собой. Единственная оставшаяся зацепка — пункт 5. В данном случае в реестре оператора должна оставаться запись о том, кому, когда и почему был передан носитель информации".
По мнению г-на Лукашова, постановление затрагивает интересы как компаний (госучреждений), которые разрабатывают и используют базы данных, хранящие отпечатки пальцев, так и тех, кто использует модели отпечатков пальцев для идентификации сотрудников предприятий или своих клиентов. "Если же не вдаваться в терминологические особенности, то ключевыми моментами для понимания сути постановления являются два обстоятельства, — подчеркивает г-н Лукашов. — Во-первых, этот нормативный акт распространяется на отношения, возникающие при обработке биометрических данных в информационных системах. А во-вторых, в нём рассматриваются вопросы, возникающие при обращении материальных носителей, содержащих персональные биометрические данные, вне этих систем. При этом специально оговорено, что требования постановления не распространяются на бумажные носители для записи и хранения упомянутых данных, и это разумно: иначе пришлось бы пересматривать, к примеру, всю практику обращения бумажных пропусков с фотографиями сотрудников. Конкретным примером носителей биометрических персональных данных могут служить карты, выдаваемые участникам программ сопровождения часто путешествующих авиапассажиров в США. В память этой карты вносятся сведения об отпечатках пальцев и радужной оболочке глаз пользователя, и когда он прибывает в аэропорт и регистрируется на рейс, биометрическая идентификация позволяет быстро, точно и надежно удостоверить его личность, что в свою очередь сокращает время прохождения предполетного контроля. Есть и российский пример: чип биометрического паспорта. При разработке этого паспортно-визового документа нового поколения сразу были учтены требования, перечисленные в рассматриваемом постановлении, и, в частности, использованы технологии электронной цифровой подписи, благодаря которым обеспечивается целостность и неизменность данных, вносимых в чип паспорта на этапе его персонализации".
Инструкция по обработке персональных данных без использования средств автоматизации в школе.
СОГЛАСОВАНО
Председатель профсоюзного комитета
УТВЕРЖДАЮ
_____________ Т.Н. Умерникова
Инструкция № 55
по обработке персональных данных без использования средств автоматизации.
В настоящее время весь комплекс операций с ПД реализуется в информационных системах и на бумажных носителях. Обработка данных без использования средств автоматизации — это регламентированные действия с ПД, осуществляемые только человеческими ресурсами. Правила обработки ПД в ИСПДн и на бумаге устанавливают нормативные документы.
На дистанционных курсах повышения квалификации мы подробно остановимся на нормативном регламентировании обработки ПД. Ознакомим вас со всеми изменениями законодательства, научим успешно проходить проверки Роскомнадзора без нарушений и штрафов.
Читайте также: