График работы секретаря в школе образец

Обновлено: 08.07.2024

1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя. Привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), просмотреть план на предстоящий день.

4. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя (выделить главную мысль документа путем подчеркивания, подобрать материалы, относящиеся к данному вопросу).

8. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Запись указаний и распоряжений руководителя.

9. Передача по телефону или лично указаний руководителя соответствующим исполнителям, напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.

Работа содержит 1 файл

график работы.doc

Назын Чыжырганы, 385 группа

ГРАФИК РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

7:45	Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.
8:00-8:30	Встреча руководителя, ознакомление с графиком его работы на текущий день. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на сегодня.
8:35-9:20	Утренний (ежедневный) прием корреспонденции. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции.

Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

11.Выполнение работ на компьютере

14.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

15.Уведомление руководителя об исполненных документах

Обработка и отправка исходящих документов адресатам

3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций.

Приглашение на конференцию необходимо разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недельки до её начала, причем следет просить ответить на приглашение, поскольку нужно знать, сколько прибудет участников.

В приглашении непременно обязано быть указано место заседания, часть строения либо корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

необходимо позаботиться о том, чтоб при проведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение для заседаний на все время их проведений;

2) обеспечить проход приглашенных через вахту либо проходную без задержки. Для этого нужно заблаговременно составить перечень приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины либо такси для подвоза участников из гостиниц либо с вокзала;

Работа на конкретной должности предусматривает осуществление нанятым сотрудником определенной деятельности. Обязанности секретаря в школе являются неотъемлемой частью должностной инструкции для человека, занимающего данную должность. С помощью этого документа можно четко очертить не только круг обязанностей, но и другие аспекты профессиональной деятельности.

Общие положения документа

В этом разделе документа обычно указывается порядок приема на работу кандидата на должность, подчинение секретаря при выполнении своих непосредственных обязанностей и требования к соискателям.

Для приема на работу и последующего выполнения обязанностей секретаря в школе от кандидата требуется наличие профессионально-технического образования. В качестве альтернативы соискатель может иметь полное среднее образование и пройденные по установленной программе профессиональные подготовительные курсы. При этом требования к стажу работы не предъявляются.

Прием на работу и освобождение с должности проводятся непосредственно директором образовательного учреждения. Подчиняется сотрудник во время выполнения должностных обязанностей секретаря в школе непосредственно директору.

Чем руководствуется секретарь

Эта информация также прописывается в разделе общих положений должностной инструкции. Она позволяет четко понимать, какие документы служат руководством специалисту, выполняющему обязанности секретаря в школе.

В качестве базовой необходимо использовать следующую документацию:

Приказы, распоряжения, постановления и прочие нормативные документы.
Стандарты унифицированной системы документации организационно-распорядительного характера.
Устав и Правила внутреннего распорядка учебного заведения.
Должностную инструкцию секретаря.
Правила и нормы по охране труда, технике безопасности, санитарии в рамках производства, противопожарной защите.
Правила пунктуации и орфографии.
Основные правила работы с оргтехникой.

Также во внимание нужно брать те нормативные и законодательные акты, которые касаются непосредственных обязанностей секретаря директора школы. Это позволит выполнять свою работу максимально продуктивно и эффективно.

Круг обязанностей

Непосредственные обязанности секретаря в школе являются наиболее важным разделом должностной инструкции. В нем определяется, какие виды деятельности должен будет выполнять человек на своем месте на протяжении рабочего дня.

Профессиональные обязанности секретаря учебной части в школе таковы:

Секретарь находится в тесном профессиональном контакте не только с директором, но и с руководителями структурных подразделений школы, педагогическим составом и заместителями директора. Кроме того, исполнитель на этой должности не только самостоятельно выполняет все правила учреждения, но и следит за исполнением со стороны других сотрудников. Стоит отметить, что обязанности секретаря делопроизводства в школе ничем не отличаются от круга обязанностей секретаря учебной части.

Что должен знать специалист

При приеме на работу руководство требует от соискателя не только наличия определенного образования, но и багажа определенных знаний. И чем профессиональнее соискатель будет ориентироваться в том, что он должен знать, тем больше вероятность хорошего трудоустройства.

В список необходимых знаний входят следующие:

Законодательные. Нормативные и правовые акты касательно регламентации образовательной деятельности.
Правила ведения деловой документации и переписки, основы этики и этикета.
Инструкция по ведению делопроизводства.
Правила работы с компьютерной и организационной техникой, использования переговорных аппаратов.
Правила, по которым совершается создание, обработка, передача и хранение документации.
Структура учебного заведения.

С этими знаниями работа секретаря в школе и обязанности, предусмотренные должностью, не вызовут никаких особых затруднений. А это, в свою очередь, повысит вероятность карьерного роста.

Права секретаря

Помимо должностных обязанностей секретаря учебной части в школе, каждая должность предусматривает определенный спектр прав специалиста. Они также прописываются в должностной инструкции.

В перечень основных прав человека, занимающего должность секретаря школы, входит истребование необходимых материалов и информации от сотрудников (в случае необходимости и от администрации), выяснение причин задержки в исполнении переданных поручений, требование доработки документов, в которых были обнаружены нарушения. Также секретарь имеет право привлекать сотрудников школы к исполнению переданных администрацией распоряжений, визировать проекты документации, имеющей отношение к управленческой деятельности заведения, а также вносить предложения касательно усовершенствования управленческой деятельности и улучшения процесса работы с документацией.

Ответственность на должности

Секретарь в школе несет дисциплинарную ответственность за несоответствующее выполнение или полное невыполнение своих непосредственных обязанностей, правил Внутреннего распорядка учебного заведения, неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией. Границы ответственности определяет действующее трудовое законодательство страны.

Материальная ответственность предусмотрена за нанесение ущерба школе или участникам процесса образования в ходе профессиональной деятельности или невыполнения непосредственных обязанностей секретаря-делопроизводителя в школе, предусмотренных действующей должностной инструкцией и локальной документацией, регламентирующей работу специалиста. Порядок ответственности определяется гражданским и трудовым законодательством, действующим в стране на момент причинения ущерба.

Должностные взаимодействия и условия работы

В первую очередь стоит отметить, что секретарь школы работает по графику, который составляется на основании 40-часовой рабочей недели. Однако в то же время в должностной инструкции указывается, что рабочий день не является нормированным. При трудоустройстве на пост секретаря учебной части стоит обязательно принимать во внимание эти факты.

В процессе осуществления трудовой деятельности секретарь учебного заведения контактирует с педагогическим коллективом школы, административным и обслуживающим персоналом. Взаимодействие проводится для последующего предоставления полученной необходимой информации на заседаниях совета школы, ученических и педагогических собраниях. Также в профессиональные обязанности секретаря входит проверка выполнения переданных приказов, поручений и распоряжений. Ему подлежит также кадровая и финансово-хозяйственная деятельность, осуществляемая учебным заведением.

Заключение

С помощью должностной инструкции руководство школы или любого другого учебного заведения четко и понятно предоставляет круг основных профессиональных обязанностей специалиста, устанавливает пределы субординации, профессионального взаимодействия, очерчивает границы ответственности сотрудника. При составлении этого документа во внимание берутся законодательные акты, регламентирующие трудовую деятельность различных специалистов, квалификационно-информационные справочники и другая методическая литература.

Рабочие дни секретаря редко бывают похожи по содержанию друг на друга: в один день проводится совещание, в другой идет прием посетителей и т. д. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом:

Начало рабочего дня.

Во второй половине дня.

В конце рабочего дня.

Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией.
Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.

Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопонимание достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.

Одна из главных задач секретаря-референта — умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу и т. п. Нужно помнить о том, что секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и по возможности компенсировать их своей работой. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих и подведомственных организаций. Это поможет более оперативному решению различных повседневных вопросов: необходимость получения срочной информации, оказания помощи в решении текущих вопросов и т. п. Недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявления высокомерия, бюрократизма и равнодушия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.

Читайте также: