Функции архива организации кратко
Обновлено: 03.07.2024
Основные правила работы архивов организаций
____________________________________________________________________
Фактически утратили силу в связи с изданием
приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 года N 526
____________________________________________________________________
Одобрены
решением Коллегии Росархива
от 06.02.2002
Подготовлены рабочей группой Росархива в составе:
Б.В.Альбрехт, В.Д.Банасюкевич, М.Л.Гавлин, И.Н.Киселев, А.С.Красавин, М.В.Ларин, Т.А.Мещерина, В.Ф.Привалов, И.А.Смогло, А.Н.Сокова, Н.М.Солобай, Л.А.Степанова
Основные правила работы архивов организаций
Росархив, ВНИИДАД. М., 2002. - 152 с.
Введение
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.
Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.
Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин M.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А, Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.
1. Общие положения
1.1. Понятие архива организации
1.1.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации*.
* В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными правилами работы государственных архивов.
1.1.2. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
1.1.3. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.1.4. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.
1.2. Виды архивов
1.2.1. В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
1.2.2. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
архив управленческой документации;
архив документации на электронных носителях.
1.2.3. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
1.3. Основные задачи и функции архива
1.3.1. Основными задачами архива организации являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
ведет списки организаций и(или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.
1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
1.4. Права архива
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;
участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.
1.5. Ответственность архива
Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
утрату и несанкционированное уничтожение документов;
необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
2. Экспертиза ценности документов
2.1. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов
2.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
2.1.2. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.
При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.
2.1.3. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
2.1.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.
На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.
Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).
Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.
Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.
После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.
II. Состав документов Архива организации
Архив организации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения [2] (при их наличии);
г) фонд пользования (архива) [3] (при наличии);
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.
III. Задачи Архива организации
К задачам Архива организации относятся:
7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.
7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.
7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
IV. Функции Архива организации
Архив организации осуществляет следующие функции:
8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.
8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации [4] .
8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.
8.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.
8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.
8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.
8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.
8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.
8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.
8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
8.17. Оказывает методическую помощь:
а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.
V. Права Архива организации
Архив организации имеет право:
а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;
б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;
в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;
г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;
д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.
5. Структура и организация работы архива, основные должностные обязанности заведующего архивом.
1. Общие положения
1.1. Архив является структурным подразделением [полное наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы] и входит в состав Общего отдела.
1.2. Для хранения документов Архива используется изолированное нежилое помещение площадью [цифрами и прописью] кв. м, расположенное на [значение] этаже здания по адресу: [вписать нужное]. Данное помещение оборудовано в соответствии с установленными требованиями.
1.3. Архив в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и не противоречащими им правовыми актами субъекта РФ, а также нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России и настоящим положением.
2. Состав хранящихся в архиве документов
2.1. В архиве хранятся следующие документы: [перечислить комплексы документы профиля архива (наименование соответствующих фондообразователей (групп пользователей), групп документов, в том числе объединенных по признаку способа и техники закрепления информации].
3. Основные задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых на хранение.
3.1.2. Прием и хранение документов профиля архива.
3.1.3. Учет документов архива.
3.1.4. Выдача в установленном порядке из архива документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.
3.2. Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
3.2.1. Осуществляет обособленное хранение:
- документов на различных носителях, в том числе сейфовое хранение уникальных документов;
- страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;
- документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.
3.2.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости - картонирование документов.
3.2.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
- контролирует и поддерживает противопожарный режим хранения документов;
- обеспечивает нормативный порядок доступа в архив, опечатывания и распечатывания его помещений;
- контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;
- обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
3.2.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архива.
3.2.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
3.2.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
3.2.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
- готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива;
- в соответствии с планом работы архива готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов на хранение;
- при необходимости осуществляет имеющимися в архиве средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
3.2.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложениях к ним уникальных или особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:
- готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда использования;
- в соответствии с планом работы архива готовит документы к страховому копированию для передачи их в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда;
- учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования;
3.2.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном законом порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.
3.2.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
3.2.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архива, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
3.2.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:
- проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;
- проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.
3.2.13. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные для уничтожения.
3.2.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов, разрабатывает и вносит предложения по ее совершенствованию.
3.2.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.
3.2.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
3.2.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) учет документов.
3.2.18. Ведет учетные документы, составляет паспорт архива в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами для данного вида документов.
3.2.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.
3.2.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ, а также документов по личному составу.
3.2.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, внедряет их в практику работы архива.
3.2.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архиве работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архиве, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.
3.2.23. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников архива.
3.2.24. Изучает и использует передовой отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.
3.2.25. Готовит и проводит совещания, семинары по профильному архиву направлениям.
3.2.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководящих органов и должностных лиц [указать краткое наименование организации].
3.2.27. Вносит по согласованию с руководителем Общего отдела, в состав которого входит архив, на рассмотрение [должность руководителя постоянно действующего исполнительного органа], вопросы по профильным архиву направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.
4. Права и полномочия архива
4.1. Архиву предоставляются следующие права:
4.1.1. Требовать от структурных подразделений организации и от организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.
4.1.2. Вносить по согласованию с Общим отделом предложения руководству архива о распорядке дня работы архива в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.
4.1.3. Ставить перед руководством Общего отдела вопрос о целесообразности приема на хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.
4.1.4. Вносить на рассмотрение руководства Общего отдела обоснованные предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки и других мероприятий по обеспечению хранения документов.
4.1.5. Архив не принимает к исполнению требования:
- без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов;
- без визы руководителей структурных подразделений [указать краткое наименование организации] при передаче документов для проведения работ сотрудниками архива.
4.1.6. Архив имеет право отказать в выдаче подлинных документов при наличии фонда пользования данных документов, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами. Вопрос о выдаче документов в вышеперечисленных случаях решается руководством архива.
5. Структура и организация работы архива, основные должностные обязанности заведующего архивом
5.1. Организационно-методическое руководство работой архива осуществляет Общий отдел, в состав которого входит архив; руководство [указать краткое наименование организации] дает задания и поручения архиву через руководителя Общего отдела.
5.2. Архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности [указать должность постоянно действующего исполнительного органа организации] по представлению руководителя Общего отдела.
5.3. Заведующий архивом:
- организует работу архива и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, выполнение других задач и функций, возложенных на архив;
- обеспечивает соблюдение сотрудниками архива трудовой и производственной дисциплины;
- распределяет обязанности между сотрудниками архива, вносит руководству [указать краткое наименование организации] предложения об их поощрении, наложении взысканий за нарушение трудовой дисциплины;
- организует распределение и перераспределение между структурными подразделениями архива помещений, оборудования и другого имущества в целях улучшения сохранности документов;
- координирует и контролирует деятельность архива по созданию и соблюдению установленных нормативами режимов и организации хранения документов, поддержанию архивных фондов в надлежащем физическом состоянии при архивном хранении и проведении специальной обработки, в том числе по:
- проверке наличия и состояния документов, розыску необнаруженных документов;
- проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;
- определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, стабилизации, подшивке и переплету, страховому копированию;
- по поручению [указать должность постоянно действующего исполнительного органа организации] в установленном порядке решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из хранилищ архива;
- организует работу по передаче документов на ответственное хранение;
- контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ;
- руководит работой по учету документов архива, контролирует правильность ведения документов централизованного учета;
- принимает меры по внедрению в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, копирования и охраны документов;
- принимает участие по подготовке документов для получения разрешений на выдачу на время за пределы [указать краткое наименование организации] архивных документов;
- принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях;
- руководит работой по подготовке документов для получения разрешений на временный вывоз (выдачу) за пределы [указать краткое наименование организации] документов, хранящихся в архиве;
- руководит научно-методической работой на курируемом направлении, принимает участие в научных исследованиях, подготовке и рецензировании проектов технических заданий, программ, координационных планов, нормативно-методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета документов, организует их внедрение;
- решает вопросы повышения квалификации специалистов архива, руководит подготовкой программ учебных планов, методических рекомендаций, организует стажировки и прохождения практики специалистов;
5.4. При смене заведующего архивом прием-передача документов оформляется актом приема-передачи документов.
5.5. Архив осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых руководителем Общего отдела.
5.6. Архив организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями [указать краткое наименование организации].
5.7. Штатная численность архива определяется штатным расписанием архива в соответствии с объемом хранимых документов, задачами и объемом выполняемых в архиве работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного для сотрудников архива.
5.8. Работники архива назначаются и освобождаются на основании приказов [указать краткое наименование организации] по представлению руководителя Общего отдела.
5.9. Должностные обязанности сотрудников архива определяются должностными инструкциями.
Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива. Информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива.
Так же и такие функции как
Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения.
Читайте также: