Должностная инструкция секретаря руководителя школы по профстандарту
Обновлено: 05.07.2024
Подборка наиболее важных документов по запросу Должностная инструкция секретаря по профстандарту (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов: Должностная инструкция секретаря по профстандарту
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Должностная инструкция секретаря по профстандарту
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы должностных инструкций Должностная инструкция секретаря совета директоров (наблюдательного совета) (ведущего специалиста аппарата корпоративного секретаря, ведущего специалиста департамента корпоративного управления) (с учетом профессионального стандарта) >>>
В соответствии с пунктом 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 4, ст. 293; 2014, N 39, ст. 5266), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией".
Регистрационный N 58957
ГАРАНТ:
См. справку о профессиональных стандартах
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 15 июня 2020 г. N 333н
Профессиональный стандарт
Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией
I. Общие сведения
Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм
(наименование вида профессиональной деятельности)
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией
Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал
Секретари (общего профиля)
Служащие в приемной (общего профиля)
Отнесение к видам экономической деятельности:
Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации
Деятельность по организации конференций и выставок
(наименование вида экономической деятельности)
II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт
(функциональная карта вида профессиональной деятельности)
Обобщенные трудовые функции
Организационное обеспечение деятельности организации
Прием и распределение телефонных звонков организации
Организация работы с посетителями организации
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций
Документационное обеспечение деятельности организации
Организация работы с документами
Организация текущего хранения документов
Организация обработки дел для последующего хранения
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени
Планирование рабочего дня секретаря
Организация телефонных переговоров руководителя
Организация командировок руководителя
Организация работы с посетителями в приемной руководителя
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий
Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря
Составление и оформление управленческой документации
Организация работы с документами в приемной руководителя
Организация хранения документов в приемной руководителя
Обеспечение руководителя информацией
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации
Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации
Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями
Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов
Организация деловых контактов и протокольных мероприятий
Организация исполнения решений руководителя
III. Характеристика обобщенных трудовых функций
3.1. Обобщенная трудовая функция
Организационное обеспечение деятельности организации
Происхождение обобщенной трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей, профессий
Требования к образованию и обучению
Среднее общее образование
Профессиональное обучение - программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих
Требования к опыту практической работы
Особые условия допуска к работе
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
Служащие в приемной (общего профиля)
3.1.1. Трудовая функция
Прием и распределение телефонных звонков организации
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации
Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи
Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации
Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы
Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров
Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия
Соблюдать служебный этикет
Функции, задачи, структура организации, ее связи
Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации
Этика делового общения
Правила речевого этикета
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
3.1.2. Трудовая функция
Организация работы с посетителями организации
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
Ведение журнала записи посетителей
Учет посетителей и оформление пропусков
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей
Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
Организация и бронирование переговорных комнат
Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)
Общаться с посетителями
Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации
Вести учетные формы, использовать их для работы
Создавать положительный имидж организации
Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций
Применять информационно-коммуникационные технологии
Обеспечивать конфиденциальность информации
Правила организации приема посетителей
Правила делового общения
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
Правила организации приемов в офисе
Правила сервировки чайного (кофейного) стола
Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним
Этика делового общения
Правила речевого этикета
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
3.1.3. Трудовая функция
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Ведение журнала разъездов работников организации
Координация работы курьеров и водителей организации
Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей
Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации
Составлять и вести учетные документы
Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации
Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации
Оценивать результаты в рамках поставленных задач
Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками
Правила речевого этикета
Этика делового общения
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
3.2. Обобщенная трудовая функция
Документационное обеспечение деятельности организации
Происхождение обобщенной трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей,
Требования к образованию и обучению
Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена
Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту практической работы
Особые условия допуска к работе
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
Секретари (общего профиля)
Документационное обеспечение управления и архивоведение
3.2.1. Трудовая функция
Организация работы с документами
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Прием и первичная обработка входящих документов
Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые
Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
Организация доставки документов исполнителям
Ведение базы данных документов организации
Ведение информационно-справочной работы
Обработка и отправка исходящих документов
Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
Контроль исполнения документов в организации
Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
Пользоваться справочно-правовыми системами
Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации
Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности
Применять правила русского языка
Применять навыки скоростного письма
Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Структура организации, руководство структурных подразделений
Современные информационные технологии работы с документами
Порядок работы с документами
Системы скоростного письма
Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации
Типовые сроки исполнения документов
Принципы работы со сроковой картотекой
Назначение и технология текущего и предупредительного контроля
Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
Правила документационного обеспечения деятельности организации
Виды документов, их назначение
Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
Системы электронного документооборота
Правила и сроки отправки исходящих документов
Требования охраны труда
3.2.2. Трудовая функция
Организация текущего хранения документов
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Разработка номенклатуры дел организации
Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив
Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения
Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
Формировать документы в дела с учетом их специфики
Систематизировать документы внутри дела
Обеспечивать сохранность и защиту документов организации
Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел
Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
Требования охраны труда
3.2.3. Трудовая функция
Организация обработки дел для последующего хранения
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению
Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
Передача дел в архив организации
Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
Оформлять документы экспертной комиссии
Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
Производить хронологическо-структурную систематизацию дел
Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения
Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии
Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению
Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения
Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
Правила передачи дел в архив организации
Требования охраны труда
3.3. Обобщенная трудовая функция
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации
Происхождение обобщенной трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей,
Требования к образованию и обучению
Высшее образование - бакалавриат или
Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или
Среднее профессиональное образование - программы подготовки специалистов среднего звена
Среднее профессиональное образование (непрофильное) - программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту практической работы
Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании
Должностная инструкция секретаря руководителя — это ничто иное, как регламент, устанавливающий квалификационные требования к сотруднику, которые осуществляют организационное обеспечение управления и документооборот в организации. В общем и целом — это комплексный документ, на котором можно основываться в ситуации, когда требуется определить функционал сотрудника, будь то секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель или администратор.
Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту
Разработкой профстандартов занимаются эксперты в определенной сфере профессиональной деятельности. Утверждение этих регламентов в последующем происходит на государственном уровне. На сегодняшний день количество таких документов превышает 1400. В них расписаны конкретные критерии оценки специалистов, туда же относится оценка навыков, опыта и уровня образования.
На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.
Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:
Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:
- Помощник руководителя.
- Секретарь руководителя.
- Делопроизводитель.
- Секретарь-администратор.
Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.
Секретарь руководителя: в чем заключаются должностные обязанности?
Именно в общем профстандарте прописываются должностные обязанности и инструкции для упомянутых специалистов. В профстандарте секретаря руководителя указаны:
- Требования, которые предъявляются к уровню образования.
- Требования относительно опыта работы.
- Необходимые навыки и знания.
- Должностные обязанности.
Однако стоит сказать о том, что должность секретаря объединяет в себе достаточно большой функционал. Так, например, в крупных компаниях введены отдельные штатные единицы – делопроизводитель, секретарь-администратор, помощник руководителя и тому подобное, но в небольших организациях на практике вся эта работа ложится на одного сотрудника.
Помимо прочего, даже не смотря на то, что тот или иной сотрудник числится на определенной должности, например, является секретарем директора, перечень его обязанностей невозможно в полном объеме описать в профстандарте. Это объясняется тем, что его функционал может напрямую зависеть от множества факторов, которые не могут учитываться в регламентирующих документах подобного рода. Выполняемые помощником руководителя функции зависят от деятельности организации, ее специфики, от корпоративной культуры и ценностей компании, а также, в частности от руководителя непосредственно.
Данный документ стоит считать основой, которая может быть использована для различных целей, в частности:
- для определения должностных обязанностей персонально для каждой должности;
- для оптимального и эффективного распределения обязанностей между сотрудниками, которые занимаются секретарской деятельностью, таким образом, можно исключить факт осуществления двойного функционала;
- для определения и ограничения круга прав и обязанностей относительно каждой отдельной позиции;
- для установки четких и понятных критериев, с помощью которых можно оценить эффективность работы специалистов.
Вам также будет интересно:
В профстандарте указано несколько уровней квалификации – что они означают?
По отношения к каждой специальности введен отдельный квалификационный уровень. К примеру, рассматриваемая нами должность секретаря руководителя имеет 6 уровень, так же как и помощник руководителя.
Таблица №2. Степень личной ответственности секретарских специалистов в зависимости от присвоенного уровня.
- сотрудник занимается самостоятельной деятельностью, в частности, определяет задачи для себя и других специалистов;
- обеспечивает взаимоотношения между структурными подразделениями, отделами, группами и так далее;
- специалист ответственен за решения, которые он принимает;
- персонально ответственен за эффективность своей работы на уровне подразделения и организации в целом.
- сотрудник самостоятельно выбирает те методы, с помощью которых должны быть решены задачи;
- планирует свою работу;
- определяет приоритетнее направления деятельности;
- участвует в управлении задачами, которые стоят перед отделом/подразделением;
- планирует работу подчиненных, учитывая поставленные цели;
- сотрудник ответственен за результаты, которые показывает группа специалистов.
- сотрудник занимается деятельностью, находясь под контролем специалиста, который находится выше по должности;
- вправе принимать решения самостоятельно, если дело касается решения типовых задач;
- сотрудник планирует свою работу, основываясь на поставленных руководством задачах.
Секретарю руководителя обязательно надо иметь высшее, а также дополнительное профессиональное образование. Помимо образования, к опыту работу также предъявлено конкретное требование: необходимо иметь не менее 2 лет стажа в области документационного и организационного обеспечения деятельности руководителя, если специалист имеет среднее профессиональное образование.
По профстандарту секретарь руководителя должен:
О квалификационных требованиях, предъявляемых к секретарям по профстандарту
К секретарю, который оказывает руководителю основную помощь в работе, предъявлены достаточно высокие требования. Например, для эффективного выполнения порученных задач, специалисту необходимо иметь следующие профессиональные и личностные качества, навыки и умения, а именно:
- Эффективно планировать рабочее время.
- Уметь поставить и определить цель согласно иерархии.
- Установить приоритеты исполнения тех или иных задач, чтобы рабочее время было использовано наиболее оптимальным образом.
- Иметь достаточно высокие навыки владения компьютерной техникой и программным обеспечением для того чтобы ускорить обмен документацией и сведениями.
- Уметь определить и проанализировать, какие причины мешают эффективному взаимодействию между отдельными сотрудниками или подразделениями в целом.
- Осуществлять за сотрудниками контроль в вопросах соблюдения правил информационной безопасности.
- Лично участвовать в предотвращении всевозможных конфликтных ситуаций, имеющих место в компании.
- Демонстрировать высокую степень соблюдения этикета.
Вам также будет интересно:
Насколько полезной оказалась эта статья?
Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 12
БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:
Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; положения и инструкции по ведению делопроизводства; структуру образовательного учреждения, его кадрового состава; правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; технологию создания, обработки, передачи и хранения документов; правила деловой переписки; государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; основы этики и эстетики; правила делового общения; правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
Очерчен круг организаций, для которых профстандарты станут обязательными уже с 1 января 2020 года. Поможем сориентироваться в структуре профстандартов: где что искать, как использовать. Прокомментируем содержание профильных стандартов для работников в сфере документационного обеспечения управления: какие должности с какими обязанностями и требованиями к образованию и квалификации зафиксированы. Что приоритетнее: квалификационные справочники или профстандарты, аттестация на соответствие им силами работодателя либо экзамен независимого центра оценки? Могут ли уволить за несоответствие профстандарту?
- спроса на квалификации работников со стороны рынка труда и
- предложения квалификаций со стороны системы образования.
Национальная система должна быть построена на основе:
- разработки комплекса профессиональных стандартов, закрепляющих требования к квалификациям,
- проведения обучения и подготовки кадров в соответствии с требованиями профессиональных стандартов, а также
- построения системы оценки соответствия работников требованиям профессиональных стандартов.
В Указе также было дано поручение Правительству разработать к 2015 году и утвердить не менее 800 профессиональных стандартов!
Что такое профессиональный стандарт
- квалификация – это уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника. То есть это комплекс показателей, которые необходимы для выполнения определенного вида профессиональной деятельности и которые позволяют оценить соответствие работника конкретной должности;
- профессиональный стандарт характеризует квалификацию, необходимую работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в т.ч. выполнения определенной трудовой функции.
Профессиональные стандарты разрабатываются на виды профессиональной деятельности и включают описание квалификационных требований к группе должностей. Например, есть отдельные профстандарты, охватывающие деятельность:
- по документационному обеспечению управления,
- административно-хозяйственную,
- по архивному делу и т.д.
- реестр профессиональных стандартов,
- реестр областей и видов профессиональной деятельности,
- реестр трудовых функций, а также
- классификационные справочники (включая ЕТКС и ЕКС).
Какие профессиональные стандарты регулируют деятельность специалистов в сфере ДОУ
- Специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией 1 и
- Специалиста по управлению документацией организации 2 .
Также к этой области частично можно отнести профессиональные стандарты:
- Специалиста по управлению персоналом 3 (для должностей, связанных с ведением кадрового делопроизводства) и
- Корпоративного секретаря 4 (для должностей, обеспечивающих деятельность хозяйственных обществ).
Названные профессиональные стандарты в реестре отнесены к Административно-управленческой и офисной деятельности и имеют коды соответственно 07.002, 07.004, 07.003 и 07.006.
К должностям, обеспечивающим эти функции, относятся:
В целом, какие должности по данному профстандарту какие обобщенные функции выполняют и к какому уровню квалификации относятся, лучше показать таблицей.
- документационное обеспечение управления организацией,
- руководство деятельностью по документационному обеспечению управления организацией,
- управление документацией организации.
К должностям, обеспечивающим эту деятельность, относятся:
- документовед или специалист подразделения документационного обеспечения управления (ДОУ), который осуществляет все виды работ по ДОУ, занимается организацией документооборота, проектированием и внедрением СЭД, организацией оперативного хранения документов;
- руководитель подразделения ДОУ (департамента, управления, службы, отдела), который возглавляет работу подразделения и несет ответственность за все виды работ по ДОУ в организации;
- управляющий документацией или заместитель руководителя организации по вопросам управления документацией – специалист, выведенный на второй уровень управления, занятый вопросами стратегического планирования и организацией построения системы управления документацией организации.
Таким образом, первый профильный профстандарт в сфере ДОУ в большей степени включает работы, связанные с обеспечением деятельности руководителя, дает характеристику секретарским должностям разных категорий, а также может быть применен в небольшой организации для работников, совмещающих функции секретаря и делопроизводителя.
А второй профильный профстандарт нацелен на обеспечение деятельности отдельного структурного подразделения – службы ДОУ в средней или крупной организации. Он также включает характеристику управляющего документацией, наличие которого характерно для крупных корпораций, в них деятельность по управлению документами приравнена по значимости к производственной, финансовой, проектной и иным ключевым сферам деятельности.
Профстандарты или квалификационные справочники?
Кроме профессиональных стандартов типовые квалификационные требования определены в таких нормативно-методических документах, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС).
1. В Общеотраслевых квалификационных характеристиках должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37) нашлись:
- корпоративный секретарь акционерного общества,
- секретарь-машинистка,
- секретарь незрячего специалиста,
- секретарь руководителя;
- ученый секретарь.
2. В Квалификационных характеристиках должностей работников образования (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н):
3. В Квалификационных характеристиках должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.01.2011 № 1н):
- ученый секретарь совета учреждения,
- ученый секретарь совета факультета (института).
4. В Квалификационных характеристиках должностей работников культуры, искусства и кинематографии (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 30.03.2011 № 251н):
- ученый секретарь библиотеки, централизованной библиотечной системы;
- ученый секретарь музея (зоопарка).
В отличие от профстандартов квалификационные справочники построены таким образом, что содержат характеристики для каждой отдельной должности, работы или профессии. Анализ ЕКС показывает, что он недостаточно точно отражает реалии современного рынка труда – называет не все должности, не учитывает актуальные требования к уровню образования специалистов, содержит лаконичные характеристики квалификации работников и описание их должностных обязанностей.
Работа по подготовке профстандартов велась буквально последние годы, некоторые разрабатываются в текущий момент, некоторые, прежде разработанные, уже обновляются. Потому профстандарты являются самыми актуальными документами, содержащими требования к квалификациям работников. Кроме того, к их разработке привлекаются эксперты из образовательных учреждений, государственных органов и бизнес-сообщества, что позволяет подготовить более всесторонние характеристики различных видов профессиональной деятельности. Они дают более широкие возможности для работы по улучшению качества персонала.
На данный момент и квалификационные справочники, и профессиональные стандарты приравнены по своей значимости. Но обратите внимание на абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, где говорится, что в случае, когда для какой-либо должности, специальности или профессии в правовых актах РФ установлены особые условия, определенные компенсации, льготы или ограничения, эти должности (специальности, профессии) должны называться в соответствии с квалификационным справочником или профессиональным стандартом.
Работодатели при этом вправе самостоятельно выбирать, на какой нормативно-методический документ ориентироваться.
В случае противоречий, в т.ч. в части квалификационных требований, между профессиональными стандартами и квалификационными справочниками, рекомендуется пользоваться профстандартами, как документами более современными, однако это остается на усмотрение работодателя.
В перспективе, когда будет разработан весь объем профессиональных стандартов и будут покрыты все отрасли и виды профессиональной деятельности, планируется отмена ЕКС и ЕТКС. Однако этот процесс, скорее всего, будет проходить в течение достаточно длительного времени.
Для кого профстандарты обязательны
Более детально вопросы применения профстандартов раскрыты в ст. 195.3 ТК РФ: если какие-либо квалификационные требования, необходимые работнику для осуществления конкретной трудовой функции, установлены в правовых актах РФ, применение профессиональных стандартов в отношении этих требований является обязательным.
При этом другие квалификационные требования из этих же профстандартов, обязательность которых не установлена законом, могут быть использованы работодателем в качестве основы для определения своих требований к квалификации работника. Другими словами, могут применяться частично, дополняться или изменяться работодателем с учетом специфики организации и выполняемой работы.
Также для государственных внебюджетных фондов РФ, государственных или муниципальных учреждений, государственных или муниципальных унитарных предприятий, государственных корпораций, государственных компаний и хозяйственных обществ, более 50% акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности, действует постановление Правительства РФ от 27.06.2016 № 584. Данной категории организаций это постановление предписывает иметь утвержденные планы по организации применения профессиональных стандартов. Такие планы должны включать список подлежащих к применению профессиональных стандартов, сведения о потребности в профессиональном образовании, профессиональном обучении кадрового состава, список локальных нормативных актов, применяемых с целью реализации положений профессиональных стандартов. Также в этих планах определяются этапы применения профессиональных стандартов. Реализация указанных планов должна быть завершена 1 января 2020 г. С этого момента для данных категорий организаций профстандарты окончательно становятся обязательными в части требований к квалификации, необходимой для выполнения трудовой функции.
Направления использования профессиональных стандартов в организации
Исходя из содержания профессиональных стандартов (в частности, в сфере ДОУ), можно выделить следующие направления их применения в практической деятельности организации:
1. Они могут применяться для построения служб ДОУ в различных по масштабу организациях. Обобщенные трудовые функции и трудовые функции представляют собой участки работы по ДОУ, которые могут быть поручены как отдельным сотрудникам, так и целым структурным подразделениям, включенным в состав службы. Трудовые функции сгруппированы по определенным направлениям деятельности, что позволяет правильно распределить работу в соответствии с логикой делопроизводственного процесса.
2. Наименования должностей, включенных в профессиональные стандарты, могут являться основой для подготовки штатного расписания.
3. Также профессиональные стандарты применяются с целью разработки локальных нормативных актов организации и в первую очередь должностных инструкций работников. В них из профстандартов следует позаимствовать квалификационные требования, выполняемые функции и должностные обязанности.
4. Перечисленные в стандарте трудовые действия являются теми элементами работы, которые можно нормировать. Используя формулы расчета необходимой численности, построенные на основе определения трудоемкости всех видов нормируемых и ненормируемых работ, можно рассчитать явочную численность 5 работников службы ДОУ.
6. Поскольку в стандартах дается подробная характеристика умений и знаний, необходимых для выполнения трудовых функций, они могут быть использованы для подготовки планов и программ обучения, повышения квалификации и переподготовки работников.
7. Также с учетом этих показателей могут быть разработаны тестовые и иные контрольно-измерительные материалы для проведения аттестаций работников.
Процедура предполагает предоставление соискателем в центр оценки квалификаций установленного комплекта документов, рассмотрение центром этих документов, информирование соискателя о месте, времени, дате проведения профессионального экзамена и проведение такого экзамена.
На основании решения Совета по профессиональным квалификациям центр оценки квалификаций выдает соискателю свидетельство о квалификации в течение 30 дней со дня проведения экзамена.
Независимая оценка квалификации является добровольной и для работников, и для работодателей.
Также следует иметь в виду, что в Трудовом кодексе РФ нет основания для увольнения работника, квалификация которого по результату экзамена независимым центром оценки квалификации признана несоответствующей профессиональному стандарту.
В этом случае работодатель может обучить работника, доведя его квалификацию до установленного в стандарте уровня, или провести аттестацию работника, по результатам которой в случае неудовлетворительных результатов расторгнуть трудовой договор на основании п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Направление на оценку в независимый центр не является законодательно установленной обязанностью работодателей. Даже те организации, для которых профстандарты станут обязательными с 1 января 2020 г., могут проводить оценку квалификации своих работников с помощью любых форм: аттестации своими силами, сертификации в независимом центре и др.
Аттестация является важной процедурой в том случае, если по результатам проверки соответствия квалификации работника требованиям профессионального стандарта работодатель предполагает увольнять работников по основанию, указанному в п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Должностей в сфере ДОУ, для которых обязательна независимая оценка, нет.
Свидетельство о квалификации выдается соискателю, прошедшему экзамен в центре оценки квалификации (ЦОК), и принадлежит ему. Срок действия свидетельства определяется советами по профессиональным квалификациям и отражается в реестре сведений о проведении независимой оценки квалификации. Этот срок устанавливается советами в зависимости от темпов развития каждого конкретного вида профессиональной деятельности (обновления технологий, необходимых знаний и умений).
Как и любой другой документ об образовании, работник или соискатель может предоставить это свидетельство работодателю. В ТК РФ этот документ не назван в числе обязательных, которые человек должен предъявить работодателю при трудоустройстве. Поэтому соискатель может (но не обязан) принести на собеседование оригинал свидетельства, а работодатель может снять с него копию и поместить ее в личное дело работника.
Если работник получил неудовлетворительную оценку при прохождении профессионального экзамена, ему выдается не сертификат, а заключение о прохождении экзамена с рекомендациями для соискателя. В этом случае работодатель может принять решение о проведении аттестации или о необходимости обучения работника, но может и проигнорировать результаты оценки, если работник ему действительно важен.
Учитывая, что независимая оценка – дело добровольное, работник не обязан уведомлять работодателя о ее прохождении (и результатах), а работодатель не обязан это как-либо контролировать и требовать от работника сертификат, даже если работник такую оценку прошел.
Сведения о сертификатах, полученных гражданами, передаются в соответствующий реестр. Но там сейчас можно найти свидетельство по регистрационному номеру и дате выдачи, а вот поиск по Ф.И.О. пока не производится.
Государство планомерно и очень настойчиво развивает тему профстандартов и ЦОК, создавая все больше регулирующих правовых актов, ведя огромную работу по созданию профстандартов. Очевидно, это связано с желанием повысить эффективность труда. И если государство задалось этой целью, оно обязательно доведет дело до конца. А пока независимая оценка – дело добровольное (и не пользующееся большой популярностью, поскольку платное), но это может и поменяться.
На самые наболевшие вопросы, связанные с направлением работодателем сотрудников на обучение, ответим в следующем номере
Читайте также: