Документационное обеспечение управления доу задачи функции проблемы перспективы развития
Обновлено: 04.07.2024
Управленческие решения принимаются на основе сбора, обработки и анализа информации. Достоверность, актуальность и полнота информации является важнейшим условием эффективности управления, залогом качества управленческих решений. Документ является одним из основных способов представления информации. Можно сказать, что документ является средством принятия управленческих решений, а для эффективного использования этого средства необходимо обеспечить максимальную автоматизацию жизненного цикла документа с одновременным соблюдением требований безопасности информации.
Документы являются носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Это находит отражение в определении документа, приведенном в законе от 20.02.1995 г., № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации": "документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
Объектом управления в делопроизводстве являются официальные документы. В литературе предлагается большое количество классификаций документов. Так, в системе документационного обеспечения управления существуют следующие классы документов:
- производственные и др.
Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Они обеспечивают управляемость объектов внутри организации и являются основным предметом делопроизводства.
В состав управленческой документации входят следующие виды документов:
- по личному составу;
Как известно, документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Термин документационное обеспечение управления (ДОУ) возник в связи с внедрением компьютерных технологий в сферу работы с документами.
Поскольку в системе делопроизводства объектом управления является документ, всевозможные этапы его обработки одновременно описывают задачи делопроизводства. При этом, если рассматривать документ вообще, вне какой-либо классификации то соответствующие задачи формируют его жизненный цикл: составление проекта документа, согласование проекта документа, регистрация документа, рассмотрение руководителем, контроль исполнения документа, формирование номенклатур дел, текущее хранение и использование, передача на архивное хранение.
Любая задача делопроизводства, в конечном итоге, выполняется для обеспечения:
- качественного представления информации в документе;
- своевременного исполнения документа.
На основании этого разделения в системе делопроизводства выделяют две подсистемы - документирования и организации работы с документами.
Восприятие информации, содержащейся в документе, зависит от качества ее изложения, которое достигается исполнением правил подсистемы документирования, включающей требования к стилю изложения, подготовке проекта документа, его оформлению, согласованию.
Одной из задач подсистемы документирования является оптимизация состава и формы документов, например, для стандартизации технологии решения и формы представления информации в повторяющихся управленческих задачах. Унификация состава и форм документов снижает затраты на их обработку.
Подсистема организации работы с документами должна обеспечивать своевременность исполнения документов, когда документ, требующий исполнения незамедлительно передается сотруднику, а сотрудник заинтересован в его исполнении в срок.
Необычайно актуальной является проблема увеличения количества документов, особенно электронных.
Среди объективных причин роста количества документов, связанных с естественным развитием и изменением состояния организаций, следует отметить следующие:
- создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей и т.д.;
- внедрение компьютерной техники, облегчающей возможность тиражирования;
- свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это характерно для материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит.
Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению дополнительных документов: напоминаний, претензий и т.д.
Согласно правилам делопроизводства движение большинства управленческих документов начинается только после их регистрации, позволяющей осуществлять поиск, учет и контроль исполнения документов. Следующее назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.
В РКК заносится информация о любых действиях, производимых над документом, например, последовательность передачи документа между исполнителями. Это позволяет снизить вероятность его утери. Регистрационно-контрольная карточка или ее дубликат (контрольная форма) служит техническим средством контроля исполнения, который в отечественной системе делопроизводства является стимулом для своевременного исполнения документа. Его осуществляют служба ДОУ или любой назначенный руководством сотрудник. Зачастую, они не принимают участия в исполнении контролируемого ими документа и не разбираются в той области деятельности, которую затрагивает документ. То есть контролирующие органы осуществляют формальный контроль сроков исполнения. Контрольные формы группируются в специальные картотеки. При этом, независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы в таких картотеках классифицируются по срокам исполнения.
Независимо от места контрольной службы в структуре организации, информация о результатах контроля исполнения конкретных документов направляется руководителям, установившим необходимость контроля. Таким образом, работа контролера сводится к периодическому просмотру контрольных форм, напоминанию исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о нарушении сроков.
Можно сделать вывод о том, что, принципиально, систему делопроизводства составляют три субъекта:
1. Руководитель. Функция руководителя состоит в принятии управленческих решений и организации работы сотрудников для достижения главных целей предприятия. Руководитель использует документы как источник информации для принятия управленческих решений и средство для организации функционирования предприятия. Типичная роль руководителя по отношению к работе с документами - инициатор документооборота.
2. Сотрудник (исполнитель). Главным для него является решение конкретных задач, входящих в круг основных обязанностей. В части работы с документами занимается подготовкой, оформлением, согласованием документов, порождаемых выполнением этих задач или сопутствующих ему. То есть основные работы с документами, проводимые исполнителем, связаны с документированием. Кроме этого, исполнитель является участником документооборота.
3. Служба ДОУ. Главной для службы является работа с документами, что определяет ее функции и задачи. Она обеспечивает функционирование системы делопроизводства, в частности подсистемы документооборота, то есть организует движение и хранение информации - создает информационную систему предприятия. Интересно, что, зачастую, именно данное подразделение, уполномоченное вести контроль исполнения документов, обеспечивает для исполнителя - связь с его руководителем, для руководителя - однуиз его функций по управлению. То есть в отечественной системе делопроизводства исполнитель при решении своей профессиональной задачи должен взаимодействовать и с службой ДОУ. Это составляет особенность российского делопроизводства и определяет различия в организации работы с документами в России и на Западе.
В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководителю, который формирует соответствующее Зшравленческое решение, отражаемое в резолюции. Это решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей все более легализируясь. Исполнение документа связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. Любое действие над документом фиксируется соответствующими службами и сотрудниками путем внесения записей в его регистрационную карточку или регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до списания документа в архив. Когда возникает необходимость о получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, находятся соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов).
Западный подход к управлению документами характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, входящий документ без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. При такой организации централизованно отследить обработку документов еще сложнее, однако этой необходимости не возникает, поскольку выполнение функций регистрации и контроля исполнения доверено сотруднику, который самостоятельно заботится о хранении, организации эффективной информационно-поисковой системы для обеспечения доступности направляемых ему документов, а также их защите.
Западный служащий оперирует вопросами, проблемами. Он решает конкретную задачу, в соответствие которой может быть поставлена совокупность документов. Спектр задач определяется полномочиями сотрудника и четко известен. Ответственность за работу сотрудника со своими документами лежит только на нем. Автоматизация работы с документами также имеет свою специфику. Она осуществляется относительно конкретного сотрудника и состоит в автоматизации его рабочего места. Единая система управления документами строится, таким образом, из "кирпичиков" автоматизированных рабочих мест, созданных на основе программной системы управления документами, обеспечивающей всем пользователям единую идеологию работы с документами и одинаковый интерфейс.
В России делопроизводство - это целая система, регламентирующая работу с документами, поэтому документу, вообще, придается большее значение. Отличительными особенностями российской модели, как уже отмечалось, являются обязательность регистрации документов и распределенный контроль исполнения. Первая особенность определяет возникновение двух информационных потоков при исполнении документа. Первый поток связан с движением информации, зафиксированной в документе, который проходит по этапам своего жизненного цикла: регистрируется в службе ДОУ, направляется руководителю для вынесения резолюции, поступает исполнителям, списывается в дело и др.
Второй поток включает информацию о том, что происходит с документом в течение его жизненного цикла и связан с регистрационной карточкой, в которую вносятся: значения реквизитов, запись о вынесении резолюции, данные по исполнению документа, запись о списании документа в дело и т.д. Фиксация информации в РКК позволяет снизить вероятность утери документа.
Теоретически оба потока должны протекать параллельно, то есть при осуществлении любого действия над документом (первый поток) информация об этом должна синхронно вноситься в его РКК (второй поток). Практически такая одновременность труднодостижима и регистрационная карточка, как правило, отражает историю документа, а не то, что с ним происходит в настоящий момент.
В связи с усложнением процедуры обработки документов возникает ряд проблем. Одна из них - противоречие между контролем исполнения и процессом исполнения документов. Контроль исполнения осуществляется по формальным признакам и проводится централизованно. Исполнение документа - это процесс децентрализованный по сути, поскольку он, зачастую, содержит элемент творчества, то есть процесс исполнения формализовать нельзя. При этом, в промежутках между контрольными сроками, только исполнителю известно, что происходит с документом. Ситуация осложняется, если документ "путешествует" по подразделениям предприятия или передается между сотрудниками одного подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в РКК документа и регистрационных журналах подразделений. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени, ведь это требует огромных трудозатрат на оперативное сведение соответствующей информации.
Недостатки делопроизводства могут быть связаны с пренебрежением требованиями и рекомендациями государственных органов, занимающихся исследованиями в области организации работы с документами. С другой стороны, "сфера документации в современных условиях страдает многими недостатками, которые выражаются в невысоком качестве работы с документами, несовершенстве действующей системы управления документацией, отставании документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, отсутствии единых требований к документообороту по "вертикали" и "горизонтали" государственного управления.
Некоторые ограничения эффективности традиционного делопроизводства заложены в самой природе носителя информации - бумажном документе. Отмечаются следующие проблемы, связанные с использованием бумажных документов:
1. Экспоненциальный рост количества бумажных документов. Выше были приведены причины этого роста.
2. Трудности поиска необходимых документов. По оценкам специалистов на поиск затрачивается до 30% рабочего времени сотрудников учреждения, при этом гарантия нахождения нужного документа отсутствует, до 10% документов теряются безвозвратно и создаются заново. Трудности поиска порождают проблему дублированности документов там, где это не является необходимым.
3. Негибкая схема формирования и редактирования текстов документов.
4. Большой срок между подготовкой документа и его публикацией.
5. Трудность тиражирования документов (особенно это касается сложных в полиграфическом исполнении документов).
6. Отсутствие возможности звуковых и видеовставок.
Средством решения проблем делопроизводства является использование компьютерных технологий, в частности, внедрение систем управления документами. Именно компьютерные системы способны управлять растущим объемом информации, они создают принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом. Пахомов Е.В.
Образец ссылки на эту статью: Измайлов М.К. Документационное обеспечение управления: проблемы и перспективы // Бизнес и дизайн ревю. 2020. № 4 (20). С. 3.
УДК 651
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ
Измайлов Максим Кириллович
Аннотация. Автор проводит исследование современных тенденций развития документационного обеспечения управления. Анализируются проблемы организации документационного обеспечения управления в условиях активного развития систем электронного документооборота. Обосновывается необходимость обновления системы документооборота. Основные направления решения выявленных проблем и необходимость согласования новейших информационных процессов автор связывает преимущественно с программной частью и технологиями его организации. Главный результат – автором предложена концепция совершенствования документооборота предприятия, центральной задачей которой является разработка таких механизмов, при которых будет налажена работа с документацией, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, при этом прогнозируется заметное уменьшение нагрузки на работников секретариата предприятия.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления; документооборот; электронный документооборот; экспертная система; оптимизация документационного обеспечения.
MANAGEMENT DOCUMENTATION SUPPORT: PROBLEMS AND PROSPECTS
Izmaylov Maxim Kirillovich
Abstract. The author conducts research on current trends in the development of management documentation. The article analyzes the problems of organizing documentation support for management in the conditions of active development of electronic document management systems. The necessity of updating the document management system is justified. The author associates the main directions of solving the identified problems and the need to coordinate the latest information processes mainly with the software and technologies of its organization. The main result – the author proposed a concept for improving the document flow of the enterprise, the Central task of which is to develop such mechanisms that will work with documentation, both on paper and in electronic form, while predicting a noticeable reduction in the burden on employees of the enterprise’s Secretariat.
Keywords: document management support; document management; electronic document management; expert system; optimization of documentation support.
Введение
В основе управленческой деятельности абсолютно любой организации, от министерства до небольшого предприятия, лежат процессы получения и обработки информации. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому актуальность исследования текущего состояния и проблем документационного обеспечения управления предприятием на сегодняшний день не вызывает сомнений.
Кроме того, независимо от технического и технологического прогресса в области управления, важное значение документирования деятельности предприятий непрерывно увеличивается вместе с информационно-правовой составляющей документа. Документирование деятельности на сегодняшний день включает все процессы, начиная с записи и регистрации необходимых данных по установленным нормам до сохранения на длительное время или удаления руководящего документа.
За последнее время актуализировалась проблема ведения документации и информационной деятельности, изменилась степень технологии делопроизводства, документационного обеспечения в нашей стране и проблемы ее модернизации и слаженности с зарубежными методами управления документации, которые рассматривались в научных статьях С.В. Морина, Р.М. Хамитова, А.А. Абатуровой, О.Г. Модзелевской, Е.В. Гуляевой и др.
Вместе с тем, в научной литературе большая часть статей теоретизирована, отражает лишь общие понятия и принципы документационного обеспечения управления. Деловая активность, направленная на прием и реализацию решений управленческих структур коммерческих предприятий, вызывает необходимость дальнейшей проработки и выработки рекомендаций для формирования управленческой документации и организации работы со служебными документами.
Принимая во внимание актуальность развития современных технологий в различных отраслях, необходимость совершенствования системы документооборота и деятельности управленческих органов является одним из основных направлений практически в любой сфере.
Цель исследования. Уровень изучения проблемы обновления системы документооборота на предприятиях / учреждениях обусловил постановку цели работы, которая состоит в исследовании проблем и перспектив развития документационного обеспечения управления предприятием и выработке на его основе рекомендаций по дальнейшему совершенствованию с применением современных информационно-компьютерных технологий.
Методы исследования
Методологической основой исследования послужили, как общенаучные методы исследования, в числе которых системный подход, так и частно-научные методы исследования (методы анализа и синтеза, методы абстракции, индукции и дедукции).
Результаты исследования и их обсуждение
Прежде всего, необходимо отметить, что документационное обеспечение управления представляет собой деятельность специализированного персонала или подразделений по созданию документации и информационной базы на различного рода носителях для использования руководящим составом при выполнении его функций [7].
Другими словами, управление корпоративной документацией — это процесс хранения, поиска, обновления и обмена документами с целью улучшения рабочих процессов и бизнес-результатов [8].
Документационное обеспечение управления выступает самостоятельной функцией в числе таких управленческих функций, как: обеспечение управления персоналом, материально-техническим обеспечением, финансами и тому подобное. Документационное обеспечение управления необходимо каждой организации вне зависимости от ее направлений деятельности или организационной формы, поскольку рассматриваемый процесс непосредственно связан с деятельностью по работе с документами. Вместе с тем, не в каждой организации документационное обеспечение управления является налаженным процессом. Функционирует немало организаций, в которых с документами работает один сотрудник, а сама работа с документами чаще всего ограничивается оформлением входящей и исходящей корреспонденции и ее передачей руководителям и исполнителям. Поэтому со временем возникает потребность в организации в учреждении эффективной системы делопроизводства путем введения должности для работника, который будет непосредственно заниматься систематизацией документов. Хотя, в зависимости от уровня учреждения, может ставиться вопрос о создании соответствующего подразделения (канцелярии или отдела делопроизводства). Одной из эффективных форм документального обеспечения является архивное хранение документов, которое следует организовывать в любом учреждении. Вышеуказанные процессы по организации документального обеспечения управления являются необходимыми, так как учреждение может развиваться, расширять связи с другими, что приводит к увеличению количества создаваемых и получаемых документов, усложнению информационных взаимосвязей и роста роли делопроизводства в обеспечении эффективной деятельности.
В процессе работы с документами в той или иной степени задействованы все работники независимо от того, к какой категории они относятся [4]. Составлением документов непосредственно должны заниматься специалисты, технические операции по их изготовлению должны выполнять технические исполнители, работающие в учреждении. Руководители предприятия принимают решения, то есть подписывают и утверждают документы.
Схематично процесс документационного обеспечения управления можно представить в виде рисунка 1.
Организация работы с документами включает в себя прием, регистрацию, передачу, отправку, а также хранение и использование документов. Выполнение операций по обработке документов и их сохранению должно выполнять специализированное подразделение, то есть служба документационного обеспечения управления. Если в организации такое подразделение отсутствует, функции по обработке документов распределяются между всеми работниками, что приводит к неэффективному документальному обеспечению предприятия в целом. Ответственность за подготовку документов распределяется между работниками подразделений, которые их подготовили.
Поэтому для эффективного функционирования системы делопроизводства в учреждении необходимо осуществлять как документирование деятельности, так и организацию работы с документами, что позволит значительно усилить выполнение учреждением управленческих функций. Современный переход к новому виду документооборота привел к появлению огромного количества автоматизированных систем электронного документооборота (СЭД). К преимуществам систем электронного документооборота можно отнести следующие: экономию времени, более адекватное использование физического пространства и технологий, повышение прозрачности внутренней работы предприятия, большую гибкость в отношении физического местонахождения сотрудников, повышение безопасности информации и документов, снижение затрат на печать, почтовые марки, конверты и пересылку [9].
В целях совершенствования механизма управления предприятия привлекают новейшие управленческие технологии [2]. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки, различается по ценовой политике, имеет свойственный ей функционал. Активно развиваются современные облачные системы управления документами и коммуникационные инструменты [10]. В большинстве случаев при внедрении таких систем присутствует сопротивление персонала и работников, которые должны осваивать новые системы обработки информации и ее документирования, возникают большие финансовые затраты. Актуализируется необходимость перестраивать документооборот и устоявшиеся в организации нормы делопроизводства под специфику новой СЭД [6].
Также стоит отметить, что в связи с тенденцией к массовому подключению бизнес-пользователей к СЭД, значительно возрастает количество проблем, связанных с работой различных категорий пользователей в системе. В этих условиях операционную эффективность необходимо оценивать с двух сторон. С одной стороны, она определяется временем вызова запроса пользователя (скоростью). С другой стороны – она может быть определена самым простым и эффективным способом, которым пользователь может сформулировать свои собственные системные запросы и получить адекватный ответ (простота / доступность) [5].
Также можно показать много текущих проблем, решаемых, но все еще имеющих широкое распространение на пути реализации новых технологий информационного совершенствования.
К наиболее распространенным можно отнести следующие:
– невозможность в полной мере использовать электронный документооборот в сфере управления, так как заключение различных договоров требует личных подписей сторон. Более того такого рода документы необходимо оформлять только в бумажном виде;
– географический фактор. Из-за отсутствия единого информационного пространства могут появиться значительные проблемы обмена информацией и документами;
– все еще высокая стоимость внедрения СЭД. При этом программное обеспечение, которое внедряется в СЭД, может быть настолько дорогим, что предприятие не в силах его купить и в дальнейшем обслуживать;
– приобретенные СЭД часто не соответствуют специфике работы и возможностям информационного обращения организации;
– внедряемые СЭД прямым образом нарушают политику информационной независимости организации;
Можно сделать вывод, что документооборот в новых условиях и темпах обработки информации претерпевает значительные изменения и требует существенного усовершенствования, обеспечения безопасности, хранения и тому подобное. Основные направления решения перечисленных проблем и необходимости согласования новейших информационных процессов связаны преимущественно с программной частью и технологиями его организации.
Недовершенный, устаревший, непродуманный документооборот замедляет процесс управления в целом, поскольку на движение и обмен документов из разных структурных единиц тратится гораздо больше времени, чем на работу с ними. Этот факт влияет на уровень старения информации, приводит к потере актуальности данных, определяет следующие шаги в развитии предприятия. Также стоит принимать во внимание тот факт, что автоматизация делопроизводственных процессов на предприятии способствует росту производительности труда персонала на 25–50%, одновременно возникает сокращение на 75% времени для обработки одного документа [3].
Принимая во внимание тот факт, что процесс развития документооборота сегодня находится в активной стадии, основные составляющие этого процесса имеют много нерешенных проблем и недостатков. С целью улучшения работы предприятия с документами, выработки безопасных механизмов обработки информации, налаживания коммуникации, улучшения системы хранения информации и ее поиска, была разработана следующая концепция совершенствования документооборота. Она представлена в виде схемы на рисунке 2.
В целом, центральной задачей приведенной концепции является разработка таких механизмов, при которых будет налажена работа с документацией, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, при этом прогнозируется заметное уменьшение нагрузки на работников секретариата.
Первый механизм концепции совершенствования документооборота предусматривает совершенствование процессов обработки входной информации посредством внедрения автоматизированной экспертной системы.
При поступлении документов на предприятие, в частности в секретариат, они сразу проходят процедуру регистрации в автоматизированной экспертной системе. С помощью работника секретариата все документы с существенной экономией времени будут распределяться среди определенных структурных подразделений. Также с помощью системы можно будет отслеживать движение документа, ход его рассмотрения и исполнения. Кроме этого, в такой системе все документы будут структурированы по видам и срокам исполнения (типовые, индивидуальные и другие).
Второй механизм концепции предлагает совершенствование процессов обработки внутренней информации путем применения электронной подписи. С помощью применения электронной цифровой подписи при ведении документации на предприятии будет в разы сокращен жизненный цикл документов. Это приведет не только к колоссальной экономии времени, а еще и добавит удобства к приданию документам юридической силы. Достаточно будет в той же автоматизированной экспертной системе переслать документ, и не покидая своего рабочего места получить на нем подпись от требуемого лица, как внутри предприятия, так и за его пределами. Удобство заключается в том, что руководитель, находясь в любой точке мира, ознакомившись с электронным документом, может без проблем его подписать.
Третий механизм предлагает совершенствование процессов обработки выполненной документации путем ведения электронного архива и исходной информации через порталы.
Важный элемент концепции представляет база данных, которая будет выступать связующим звеном между двумя системами. Она будет координировать поток выполненной документации в электронный архив, показывая какие документы нуждаются в указанной операции, а у каких еще срок выполнения не подошел.
Все основные процессы документооборота, связанные с программно-техническим комплексом, будут координироваться вычислительным центром, где и будут находиться основные функционалы и серверы систем. Работники центра будут следить за налаженной, согласованной и бесперебойной работой систем и смогут вовремя реагировать в случае неполадок или сбоев.
Что касается исходящей информации, то в современном мире становятся все более популярными различные приложения и социальные сети. Механизмом совершенствования исходящей информации кроме новостной ленты официального сайта предприятия станет активное использование всех основных информационных веб-порталов для передачи актуальной информации.
Выводы
Таким образом, документационное обеспечение деятельности любой организации является неотъемлемым атрибутом ее существования. Проблемы, возникающие на пути деятельности предприятий в плане документирования и официального закрепления результатов деятельности, требуют решения с непосредственным наблюдением, а возможно, даже вмешательством государства. Упрощение документирования предпринимательской деятельности будет иметь положительные последствия и побуждать предпринимателей к активной деятельности. Указанная проблема не является единственной, она является одной из многих, но, чтобы стать на один уровень с экономически развитыми европейским странами, надо начинать активно действовать в направлении содействия предпринимательской деятельности, что является основой экономической стабильности и благополучия. Как вариант оптимизации документационного обеспечения деятельности предприятий можно предложить обеспечение управленческого аппарата компетентными специалистами, которые владеют навыками работы с документами, умением анализировать информацию, поступающую из внешней среды, и принимать на ее основе эффективные управленческие решения. Со стороны государства должно быть осуществлено упрощение отчетной и налоговой документации для субъектов предпринимательской деятельности.
Документационное обеспечение управления дошкольным образовательным учреждением является одним из элементов системного подхода к организации управления.
Делопроизводство
– это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Она является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений.
Сегодня в нашей системе образования активно используется электронный документооборот. Система электронного документооборота позволяет решить управленческие задачи значительно быстрее, эффективнее и качественнее. Преимущества: сокращение времени доступа к информации, дублирования документов и информации, упрощение доступа к данным, повторное использование информации, повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок.
Четко организованное делопроизводство позволяет руководителю и вышестоящим организациям вовремя получать информацию о состоянии дел в учреждении и своевременно на это реагировать.
Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества, достоверности и оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. В конечном итоге такое учреждение не сможет стать конкурентоспособным на рынке образовательных услуг. Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.
В 2016 году после документарной проверки Управления образования были выявлены некоторые недочеты и несоответствия в локальных нормативных актах нашего детского сада. Я решила глубоко изучить методику управления потоком документов, привести в соответствие все локальные акты ДОУ, создать недостающие документы в соответствии с требованиями федерального Закона «Об образовании в РФ и обобщить свой опыт работы по данному направлению
Цель опыта:
изучение и совершенствование документационного обеспечения управления детским садом и процесса создания управленческих документов.
Задачи:
1. Уточнить общие представления о делопроизводстве в ДОУ.
2. Изучить нормативно-методическую базу делопроизводства в дошкольной организации.
3. Проанализировать основные управленческие документы МБДОУ ЦРР ДС №51.
4. Опираясь на результаты анализа, изменить некоторые локальные акты в соответствии с федеральными требованиями, регламентирующими правилами составления и оформления документов, организации работы с ними и Уставом ДОУ, а также создать недостающие нормативные документы.
Актуальность обозначенной темы состоит в том, что
- анализ документационного обеспечения является одним из методов системы оценки качества образования,
- все проверки вышестоящих организаций начинаются с проверок документов учреждения,
- организация работы с документами – это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.
- требование о наличии официального сайта ДОУ, где в свободном доступе публикуется большое количество локальных нормативных актов, вызывает необходимость более тщательно организовывать работу с документами.
Делопроизводство имеет длительную историю. Необходимость отражать деятельность людей в различных документах появилась еще в глубокой древности. В современном виде делопроизводство родилось в России в 1811 г.
Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет
совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Государственную политику в сфере информационно-документационного обмена определяет Конституция Российской Федерации.
В понятие делопроизводства входит:
1. Документирование информации (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.
Хочу кратко остановиться на организации работы с документами.
В управленческой деятельности ДОУ можно выделить два направления: внешний и внутренний документопоток, который включает в себя обработку входящих документов, их регистрацию, передачу документов внутри ДОУ, а также обработку, регистрацию и отправку исходящих документов.
Внешний документопоток – входящие документы.
Внутренняя информация включает следующие виды документов, которые ДОУ во главе с его руководителем разрабатывает, издает и ведет самостоятельно, назначение которых — оперативное руководство деятельностью образовательного учреждения.
- организационная документация – документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников (устав, учредительный договор, регистрационные документы, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции и проч.);
- распорядительная документация – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, инструкции и другие);
- финансово-хозяйственные документы - технический паспорт учреждения, инвентаризационные ведомости, сметы и другие;
- документы по методической работе - протоколы Совета педагогов, годовые планы и другие;
- информационно-справочные документы, содержащие информацию о фактическом положении дел в учреждениях и служат основанием для принятия распорядительных документов (справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, протоколы, телеграммы и телефонограммы).
Еще к внутренним документам относятся документы по личному составу, стратегические документы – это документы, определяющие стратегический и тактический план развития ДОУ: образовательная программа ДОУ; бюджетная смета, программа развития и т. д. ; медицинские документы.
Таким образом, создается информационно-поисковая система документов.
Вся поступающая в учреждение документация исполняется в соответствии с указанными сроками. Если срок не указан, то документ исполняется в течение 10 дней, телефонограммы — в течение 2-х дней, жалобы — в недельный срок. Документ считается исполненным, если вопросы, поставленные в нем, полностью разрешены. В журнале регистрации документов делается соответствующая запись. Документ снимается с контроля после исполнения.
В своем выступлении хочется поделиться опытом работы над одной из сторон документационного обеспечения управления – созданием организационных документов.
Изучив теорию делопроизводства, основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, мы приступили к работе над разработкой и корректировкой локальных нормативных актов.
Основным нормативным документом по делопроизводству в нашей организации является
Инструкция по организации делопроизводства в МБДОУ ЦРР ДС №51,
утвержденная приказом заведующего от 25.12.2014 № 122/01-01-10. Она устанавливает единые правила составления, оформления документов и работы с ними. Инструкция по организации делопроизводства базируется на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражает специфические особенности работы с документами, характерные для нашей организации. Другими словами можно сказать, что данная инструкция индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов МБДОУ ЦРР ДС №51, так и технологии их обработки.
Создавая такую инструкцию, мы пользовались Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взяли из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Структура нашей Инструкции состоит из 9 частей:
• подготовка, оформление и выпуск документов,
• порядок компьютерного набора и размножения документов,
• особенности работы с документами в электронном виде,
• формирование номенклатур дел, формирование дел, подготовка дел к последующему хранению,
• использование печатей и штампов,
• порядок внесения изменений и дополнений в Инструкцию,
Номенклатура дел на 2018 год,
утвержденная приказом заведующего от 09.01.2018 г. № 1/01-01-10, — это систематизированный перечень или список наименования дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке.
Структура номенклатуры дел
01. Административно-хозяйственный персонал
01-01. Руководство и канцелярия
01-02. Административно-хозяйственная часть
01-03. Бухгалтерский учет и отчетность
02. Педагогический персонал
02-01. Воспитательно-образовательная работа
03. Учебно-вспомогательный персонал
03-01. Кадровое обеспечение
03-02. Охрана труда
03-03. Гражданская оборона.
Кроме того в период с 2016 года внесены изменения в некоторые Положения МБДОУ ЦРР ДС №51:
- Положение о педсовете.
- Положения о комиссии по урегулированию споров между участниками образовательных отношений.
- Положение о бракеражной комиссии.
- Положение об оплате труда.
- Правила внутреннего распорядка и др.
Вновь созданы следующие локальные акты:
- Положение о языке образования.
- Положение о формировании, ведении, хранении и проверке личных дел воспитанников МБДОУ ЦРР ДС №51.
- Порядок выдачи расчетных листов.
- Порядок обеспечения условий доступности для инвалидов.
- Порядок привлечения пожертвований от физических и юридических лиц.
- Положение о внутренней системе оценки качества и др.
Заключение
Плановая и внеплановая выездные документарные проверки Министерства образования и науки Челябинской области в октябре 2016 года показали хорошие результаты, замечаний в ходе проверок не выявлено.
Формирование предложно-падежного управления у дошкольников с ОНР Формирование предложно-падежных конструкций и преодоление недоразвития психических процессов: пространственного гнозиса и праксиса у старших.
Обеспечение безопасности воспитанников ДОУ Актуальность задачи обеспечения безопасности воспитанников очевидна, она является одной из приоритетных в ДОУ. Главной целью охраны жизни.
Организация педагогического мониторинга в системе управления качеством образования Организация педагогического мониторинга в системе управления качеством образования О. В. Вьюнова МДОУ Тисульский детский сад № 4 В дошкольном.
Особенности управления дошкольными учреждениями на современном этапе Особенности управления дошкольными учреждениями на современном этапе В научно-исследовательской литературе под условиями понимается «совокупность.
Особенности управления персоналом в дошкольной образовательной организации Изменения, которые сегодня происходят в системе общего образования, обусловлены объективной потребностью в изменениях, адекватных развитию.
Обеспечение в ДОУ преемственности со школой Дети, пришедшие в подготовительную группу, проведут год под знаком подготовки к школе. На первое место выдвигается несоответствие между.
Развитие саморегуляции и управления двигательной активностью у дошкольников РАЗВИТИЕ САМООРГАНИЗАЦИИ И УПРАВЛЕНИЯ ДВИГАТЕЛЬНОЙ АКТИВНОСТИ У ДОШКОЛЬНИКОВВ методической литературе по вопросам физического воспитания.
Документационное обеспечение образовательного процесса по трудовому воспитанию Цель: систематизация работы педагогов по трудовому воспитанию с детьми раннего дошкольного возраста. По своему содержанию труд детей дошкольного.
Документационное обеспечение управления в современных организациях осуществляется в соответствии с требованиями, установленными государством. В соответствии с нормами законодательства, управление делопроизводством должно осуществляется специальным подразделением — службой документационного обеспечения управления.
Службу обычно возглавляет непосредственно руководитель учреждения. При этом в небольших организациях с численностью до 100 сотрудников и малым объемом документооборота полномочия по управлению службой могут возлагаться на одного из штатных сотрудников.
Главная цель работы службы документационного обеспечения — руководство документооборотом. Работа с документами требует постоянного совершенствования форм и методов с целью минимизации рисков для организации. В повседневной работе важно обеспечивать единый порядок документирования, сокращать документооборот, чтобы не создавать путаницы.
Одной из основных задач документационного обеспечения управления является совершенствование документационного обеспечения и применение новых технологий. Так, на сегодняшний день активно применяются вычислительная и организационная техники, которые направлены на совершенствование реализации деятельности организации [5].
Подразделение организации, которое отвечает за документооборот, выполняет ряд важных функций. К ним относятся: экспедиционная обработка, регистрация, исполнение, изготовления, копирования и размножения документов. Сюда же входит разработка бланков документов, номенклатуры дел; документационная работа по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и др. [3].
Повседневная деятельность сотрудников, занятых документационным обеспечением в организации обычно регламентируется рядом документов, среди которых можно выделить: положение о службе; инструкция по документационному обеспечению; инструкция по организации рабочих мест сотрудников; нормативно закрепленные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению в организации. В ряде случаев могут разрабатываться и другие акты, регламентирующие деятельность сотрудников-документоведов [2].
Организация документационного обеспечения на федеральном уровне включает в себя три блока учреждений. Первым является Управление делами, который включает в себя министерства, ведомства России. В состав данного блока включены: канцелярия-инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив.
Вторым блоком является общий отдел. В данную группу входят делопроизводственные учреждения в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. В состав данного блока включаются: подразделения по учету и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба и архив.
В третий блок включены канцелярии министерств и ведомств автономных республик в составе РФ, а также промышленные объединения, располагающиеся в различных научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах [6]. В тех учреждениях, которые в силу своей организационной структуры, не располагают отдельным подразделением или службой, занимающейся документационным обеспечением, такую функцию выполняет секретарь-руководитель или другое специально выделенное для этого должностное лицо.
Существует четкая дифференциация сотрудников, занятых в сфере документационного обеспечения. С учетом данного разделения можно выделить три уровня работников данной сферы.
Первый уровень сотрудников — руководители. В данную группу входят: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
Второй уровень работников документационного обеспечения организации — специалисты. Данную группу составляют: архивист, помощник, секретарь-референт, методист, редактор, инспектор.
Третий уровень составляют технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка [1].
Если говорить об операциях, которые должны выполнять сотрудники документационного обеспечения в организации, то необходимо отметить тот факт, что они также четко регламентированы. Существует ряд основных групп операций, которые выполняет служба документационного обеспечения: контролирование соблюдения стандартов в делопроизводстве; экспедиционная обработка и доставка документов; регистрация документов и учетно-справочная работа; контролирование исполнения документов; формирование, хранение и использование дел; выпуск распорядительной документации; изготовление служебных документов.
В состав основных функций, которые выполняет сотрудник или служба документационного обеспечения входят разные виды работ. Эти работы подразделяются: технологические, организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести: первоначальная обработка входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; информационно-справочная работа по документам организации; машинописное изготовление документов; копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; разработка и проектирование бланков документов; подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы документационного обеспечения выделяются: подготовка к докладу руководству поступающих документов; своевременное рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов; организация хранения документов в структурных подразделениях; организация работы архива в соответствии с правилами Федерального архивного агентства; организация повышения квалификации работников делопроизводственной службы; организация условий труда сотрудников; организация делопроизводства по обращениям граждан; разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами [4].
К контрольным функциям относятся: контролирование правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству; контролирование сроков исполнения документов; контролирование работы с документами в структурных подразделениях; контролирование хода и результатов исполнения документов; контролирование хранения дел; контролирование правильности оформления дел, подлежащих сдаче в архив.
Служба документационного обеспечения в организации может выполнять ряд функций, которые можно охарактеризовать как методические. Такие функции, будут в себя включать: разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы
Основные термины (генерируются автоматически): документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, документ, делопроизводственная служба, общий отдел, орган управления, регистрация документов, совершенствование форм, уровень работников, экспедиционная обработка.
Читайте также: