Циклограмма работы делопроизводителя детского сада

Обновлено: 05.07.2024

Кто входит в административную команду? Работники ДОУ, осуществляющие управленческие функции: заместитель заведующего по воспитательно-образовательной работе или старший воспитатель, завхоз, старшая медицинская сестра.

Для того чтобы команда работала эффективно, необходимо четкое взаимодействие всех ее членов, способных к реализации основных командных ролей и вместе с тем сохранивших разнообразие личностных качеств и талантов. Сохранение команды зависит от сохранения ее баланса, духа, динамики, планирования хорошо продуманных встреч, обеспечение хорошей коммуникации, при этом у каждого члена команды есть свои полномочия.

Как было раньше? В начале учебного года заведующий ДОУ, фактически переписав прошлогодний приказ, определяет, кто из его заместителей за что отвечает. Практика показывает, что такое механическое переписывание в лучшем случае обеспечивало лишь стабильность в функционировании ДОУ.

Мы поставили перед собой задачу перехода в состояние единой управленческой команды и определили функциональные обязанности административной команды с учетом всех направлений деятельности ДОУ как целостной образовательной системы.

Делопроизводитель в детском саду – это сотрудник, в ведении которого находятся соответствующие функции. Именно он заведует канцелярскими вопросами в учреждении, предназначенном для дошкольников. Обычно требования к данному специалисту довольно просты. Как правило, требуется среднее специальное или высшее образование в сфере экономики, а также наличие стажа на аналогичной должности, продолжительность которого составляет хотя бы один год. Расскажем подробнее о работе делопроизводителя в детском дошкольном учреждении.

Кто это?

Суть профессии, как правило, состоит в осуществлении документооборота. Ежедневно специалист должен обрабатывать большое количество документов, что подразумевает их систематизацию и при необходимости - отсылку адресатам.

Иногда делопроизводитель в детском саду выполняет также функции офис-менеджера и секретаря, которые предполагают осуществление звонков и прочие поручения руководства.

Стоит отметить, что идеальный сотрудник на данной вакансии не обладает карьерными амбициями, ведь в детском саду вряд ли удастся сделать блестящую карьеру. Данное учреждение можно рассматривать как первую ступень с дальнейшим переходом в более солидное учреждение.

Особенности

Что делает делопроизводитель в детском саду? Если кратко, то основная его обязанность – действовать в соответствии с должностной инструкцией, которую разрабатывает руководство дошкольного учреждения.

Основная функция состоит в ведении документооборота. Делопроизводитель, выполняя возложенные на него обязанности, тесно контактирует не только с заведующим дошкольным учреждением, но и с другими его сотрудниками, а также с департаментом образования.

По запросу руководства делопроизводитель подготавливает соответствующие акты, контролируя правильность их содержания, а также оформления. Кроме того, этот сотрудник составляет служебные отчеты, а также справки и заявления, предназначенные для администрации и других вышестоящих учреждений.

Одна из важных задач делопроизводителя – обработка корреспонденции. Его задача состоит в том, чтобы принимать входящие документы и передавать в структурные подразделения.

Обязанности

Делопроизводителю в детском саду, как правило, поручают выполнение следующих функций:

Ведение документации, также с использованием электронных систем документооборота.
Прием входящей корреспонденции с ее последующей регистрацией.
Подготовка отчетных документов, справок, а также служебных писем.
Формирование личных дел воспитанников детского сада.
Ведение учета входящей, а также исходящей корреспонденции.
Систематизация и хранение архивных документов.
Контроль рабочих часов других сотрудников с последующим заполнением табеля для бухгалтерии.
Контроль соблюдения рабочих графиков с информированием сотрудников о предстоящих изменениях.
Оформление трудовых договоров и личных дел для вновь прибывших сотрудников.
Ведение книги приказов.
Печать и оформление документации в соответствии с требованиями заведующего.
Соблюдение конфиденциальности персональных данных, препятствие их распространению без согласия соответствующего субъекта.
Соблюдение должностной инструкции.

Требования

Делопроизводитель в детском саду, обязанности которого перечислены выше, должен соответствовать некоторым критериям:

Наличие высшего образование по специальности "экономика", "документоведение" или "архивоведение".
Навыки обработки документов, а именно оформления, составления реестров, архивирование и т.д.
Навыки работы с персональным компьютером, а также офисной техникой.
Наличие опыта работы на аналогичной или схожей вакансии свыше одного года.

Личные качества

Помимо профессиональных требований, которым должен соответствовать делопроизводитель в детском саду, работодатели обращают внимание на некоторые особенности, присущие характеру потенциального сотрудника.

Приветствуются следующие качества:

Аккуратность. Работа с документами требует от сотрудника поддержания порядка. Категорически недопустим хаос на рабочем месте или в архиве, который привод к невозможности быстро отыскать нужный документ.
Внимательность. Это качество позволяет делопроизводителю не допускать ошибок при выполнении возложенных на него обязанностей. Ведь даже ошибка в одной букве, допущенная в написании личных данных воспитанников, может иметь большие последствия.
Усидчивость. Работа с документами предполагает сидячий образ деятельности. Вот почему нужно иметь определенный запас терпения, чтобы выполнять монотонные обязанности на протяжении рабочей смены.

Профстандарт делопроизводителя не считает подобные качества обязательными, однако их наличие весьма приветствуется работодателями.

Как получить работу

Прежде всего путь на вышеназванную должность начинается с получения образования. Как правило, требуется высшее. Однако в некоторых дошкольных учреждениях достаточно наличия диплома о среднем специальном образовании. Требование зависит от политики руководства.

Также преимуществом станет наличие опыта аналогичной деятельности. Для работодателя это означает, что нового сотрудника не придется вводить в курс дела с самого нуля.

Нелишним будет сертификат об окончании компьютерных курсов. Ведь большинство документов придется обрабатывать в электронном виде. Поэтому потенциальный делопроизводитель должен уметь обращаться с техникой.

Для того чтобы получить впоследствии должность делопроизводителя в крупной компании, необходимо будет иметь высшее образование и опыт работы более 1 года.

Зарплата

Сколько получает делопроизводитель в детском саду? Вопрос не менее актуальный, чем требования к потенциальному сотруднику и перечень обязанностей в должностной инструкции.

Стоит сразу отметить, что разброс предложений невероятно широк. В среднем сотрудникам на этой должности удается зарабатывать от пятнадцати до пятидесяти тысяч рублей ежемесячно. Конкретная цифра зависит от целого списка факторов.

Регион проживания. В крупных городах зарплаты делопроизводителей в детских садах выше, чем у их коллег, занимающих аналогичные должности в небольших провинциальных учреждениях.
Работодатель. Детский сад может быть государственных или частных, крупным или не очень. От всех вышеперечисленных факторов зависит размер вознаграждения, на которое может претендовать делопроизводитель.

В заключение

Функционирование дошкольного учреждения предполагает наличие колоссального потока документов, которые нуждаются в обработке, систематизации и хранении. Если не выполнять перечисленные выше функции, в деятельности учреждения может довольно быстро воцариться хаос. Вот почему выполнение соответствующих функций возлагают на отдельного специалиста, который именуется делопроизводителем.

На этой вакансии потенциальные работодатели желают видеть сотрудника, которые прошел соответствующую подготовку в учебном заведении, а также имеет опыт работы. Это позволяет сотруднику сразу приступить к выполнению рабочих обязанностей, а не тратить время на освоение базовых функций.

Зная вышеперечисленные обязанности, которые предполагает вакансия, каждый кандидат сможет принять решение относительно подачи заявки.

Одна из самых важных функций заведующей ДОУ — правильное распределение обязанностей между членами административной команды. От этого во многом зависит эффективность деятельности образовательного учреждения. Необходимо продумать переход в состояние единой управленческой команды и определить функциональные обязанности административной команды с учетом всех направлений деятельности ДОУ как целостной образовательной системы. Здесь представлены циклограмма работы руководителя ДОУ на неделю, план и журнал регистрации административной работы ДОУ на учебный год.

Заведующие ДОУ, управление детским садом запись закреплена

По просьбе Елены мы сделали подборку циклограмм заведующего ДО.

Елена Золотаренко

Наталья Маминова

Читайте также: