Требования к документам предъявляемым для совершения нотариальных действий доклад
Обновлено: 02.07.2024
Нотариальное удостоверение сделки означает проверку законности сделки, в том числе наличия у каждой из сторон права на ее совершение, и осуществляется нотариусом или должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о нотариате.
При нотариальном удостоверении сделки, нотариус руководствуется правилами, предусмотренными Основами законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основы), в частности, выясняет дееспособность обратившихся к нему за удостоверением сделки лиц, разъясняет сторонам смысл и значение представленного ими проекта сделки, проверяет, соответствует ли его содержание действительным намерениям сторон и не противоречит ли требованиям закона (статьи 43, 54-56 Основ). Только в случае, если сделка, равно как и документы, представленные для ее совершения, соответствуют требованиям законодательства, нотариус принимает решение об ее удостоверении. Если сделка не отвечает установленным законом требованиям, нотариус отказывает в совершении данного нотариального действия (ст. 48 Основ).
Особые правила нотариального удостоверения предусматриваются для договоров в отношении имущества, права на которое подлежат государственной регистрации; завещаний и доверенностей.
Так, согласно ст. 55 Основ при удостоверении договоров об отчуждении или залоге имущества, права на которое подлежат государственной регистрации, нотариус проверяет принадлежность данного имущества лицу, его отчуждающему или закладывающему, а также отсутствие ограничений прав, обременений имущества или иных обстоятельств, препятствующих совершению этих договоров. Удостоверение договоров об отчуждении объектов недвижимого имущества производится нотариусом по месту нахождения указанного имущества. Если отчуждаемые объекты недвижимости находятся на территории разных субъектов Российской Федерации, то удостоверение договора производится нотариусом по месту нахождения любого из объектов. После удостоверения договора об отчуждении или залоге имущества, права на которое подлежат государственной регистрации, нотариус обязан незамедлительно, но не позднее окончания рабочего дня или в сроки, установленные сторонами в договоре, представить в электронной форме заявление о государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в орган регистрации прав, если стороны сделки не возражают против подачи такого заявления нотариусом.
Нотариальному удостоверению подлежит завещание дееспособного гражданина, составленное в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и лично представленное нотариусу. Удостоверение завещаний через представителей не допускается. При этом при удостоверении завещаний от завещателя не требуется представления доказательств, подтверждающих его права на завещаемое имущество (ст. 57 Основ).
Доверенность может быть удостоверена нотариусом от имени одного или нескольких лиц и на имя одного или нескольких лиц. Кроме того, законодательством предусматривается возможность выдача доверенности в порядке передоверия. В этом случае необходимо представить нотариусу основную доверенность, в которой оговорено право передоверия, либо доказательства того, что представитель по основной доверенности вынужден передоверить совершение установленных действий в силу обстоятельств для охраны интересов лица, выдавшего доверенность. При этом доверенность, выданная в порядке передоверия, не должна содержать в себе больше прав, чем предоставлено по основной доверенности, а срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана (ст. 59 Основ).
действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). юридические и физические лица, заключающие или заключившие между собой договор. Стороной договора может быть государство (Российская Федерация, ее субъекты), которые выступают на равных началах с иными участниками гражданско-правовых отношений. письменное полномочие, предоставляемое одним лицом другому лицу, на совершение сделки с третьим лицом
К документам, представляемым для совершения нотариальных действий, предъявляются требования, обеспечивающие законность и обоснованность нотариальных действий.
В соответствии с требованиями о ст.45 Основ законодательства о нотариате нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова или иные неоговоренные исправления, документы, а также документы, исполненные карандашом.
В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
Если в предъявляемых нотариусу документах, всё же были допущены какие-либо исправления, оговорки, то они должны быть оговорены подписью и печатью лица, выдавшего такой документ. При этом, нужно учитывать ряд особенностей при внесении исправлений в документы, например: внесение изменений и/или исправлений в трудовые книжки, может совершаться только при соблюдении Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Правительством РФ. В таких документах, как паспорт гражданина РФ, свидетельство о государственной регистрации прав на недвижимое имущество, дипломы об образовании и их приложения исправления не допускаются, соответственно, даже при наличии оговорки такие документы нотариусом приниматься не могут.
В документах совершенных гражданами и/или юридическими лицами и удостоверенных нотариально исправления оговариваются в двух местах: после окончания текста документа лицами, совершившими нотариальную сделку или иной нотариальный документ с приложением их подписей и нотариусом после удостоверительной надписи с приложением подписи и печати.
Исправления, внесенные в текст нотариально удостоверяемого документа, не требующего подписи лица, обратившегося за совершением нотариального действия (например: свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности), оговариваются нотариусом после удостоверительной надписи с приложением подписи и печати нотариуса.
Тексты предъявляемых нотариусу документов должны быть читабельны. Ветхие документы, порванные документы, документы с утраченными фрагментами подлежат замене на дубликаты или повторные.
Нотариус не может принимать документы, если они не соответствуют требованиям законодательства, их содержание противоречит законодательным актам Российской Федерации или нормам международного права, содержат сведения, порочащие честь и достоинство.
Документы, предъявляемые нотариусу для совершения нотариальных действий, должны быть исполнены на русском языке. Если предъявляемый документ (часть документа, либо какой-либо из реквизитов) исполнен на иностранном языке, то он подлежит переводу. Перевод такого документа может быть совершен либо самим нотариусом, если нотариус владеет соответствующим языком либо переводчиком, подлинность подписи которого должна быть засвидетельствована нотариально.
Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них
1. Общие положения
1.1. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них в соответствии с положениями ст.77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее - Основы).
Нотариальное действие представляет собой свидетельствование верности копии документа с представленным нотариусу его оригиналом.
Для свидетельствования верности копии нотариусу может быть представлен документ любого содержания, назначения, независимо от его юридической и практической значимости, за исключением случаев, установленных законом.
Положения, установленные настоящими методическими рекомендациями для свидетельствования верности копий документов, применяются для свидетельствования верности выписок из документов, а также копий с копии документов, если иное не установлено законом и настоящими методическими рекомендациями и не противоречит существу нотариального действия.
ГОСТом Р 7.0.8.-2013, в частности, определены понятия:
- "документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
- "официальный документ" - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
- "подлинный документ" - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
- "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа.
С учетом содержания этих понятий нотариальному свидетельствованию подлежит верность копий документов на бумажном носителе, содержащих текстовую и/или изобразительную информацию, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.
Нотариальное свидетельствование верности копий электронных документов, видео-, кино- и фонодокументов законодательством не предусмотрено.
В соответствии со статьями 103.8 и 103.9 Основ нотариус удостоверяет равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе и равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу. В соответствии со статьями 102 и 103 Основ нотариус обеспечивает доказательства, необходимые в случае возникновения споров в судебных и административных органах.
1.3. Основные требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия, предусмотрены статьей 45 Основ.
Документы, представленные для свидетельствования верности копии, не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. К таким способам, например, могут относиться использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа, подписание каждого листа автором с нумерацией листов, проставление печатей или штампов на пересечении листов документа, простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др.
Нотариус не вправе свидетельствовать верность копий документов, имеющих исправления, в том числе оговоренные, в которых они недопустимы.
Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 N 9779-X (ред. от 08.12.2003) "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (п.3).
Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей свидетельствования верности копии, нотариус вправе совершить данное нотариальное действие.
Существенными недостатками признаются, в том числе:
- подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления, влияющие на содержание и искажающие смысл документа;
- нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности;
- повреждения документа, влекущие сомнения в его целостности;
- иные недостатки, не позволяющие сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа.
1.4. Нотариус, свидетельствуя верность копий документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами, не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ.
Обязанности нотариуса по проверке документа, представленного для свидетельствования верности его копии, ограничиваются проверкой наличия в нем информации и реквизитов, позволяющих идентифицировать его автора.
В случае невозможности идентифицировать автора документа нотариус отказывает в свидетельствовании верности копии документа.
1.5. Верность копии документа, исходящего от физического лица, подлежит нотариальному свидетельствованию на общих основаниях - в документе должны содержаться реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Например, из положений Гражданского кодекса Российской Федерации (статьи 19, 20) следует, что к идентифицирующим признакам гражданина отнесены его фамилия, имя, отчество (при наличии) и место жительства.
1.6. В случаях, когда документ наряду с информацией на бумажном носителе содержит электронный носитель информации (например, биометрический паспорт), нотариус может свидетельствовать верность копии текстовой и изобразительной информации, содержащейся на бумажном носителе.
1.7. Свидетельствование верности копий документов, удостоверяющих личность гражданина (в том числе служебные удостоверения), документов, содержащих медицинскую или иную охраняемую законом тайну либо персональные данные, производится на общих основаниях, в том числе по просьбе третьих лиц, представивших эти документы нотариусу. При этом предполагается (если нотариусу не известно иное), что лицо, представившее документ нотариусу, владеет документом добросовестно.
1.8. Засвидетельствованная нотариусом копия документа должна отвечать требованиям, предъявляемым статьей 45.1 Основ к нотариально оформляемому на бумажном носителе документу. Она может быть изготовлена с помощью технических средств или написана от руки и быть легко читаема, должна соответствовать оригиналу: содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Удостоверительная надпись на копии должна соответствовать формам, утверждаемым Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.
Если свидетельствуется верность копии оригинала или выписки из оригинала документа, состоящих из нескольких листов, часть которых представляет собой копию иного документа, об этом делается отметка в удостоверительной надписи. Например, "Листы N ___ N ___ представленного документа являются копиями".
1.9. Свидетельствование верности копии документа, содержащего государственную тайну, имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф "Секретно" и "Совершенно секретно" не допускается.
2. Лицо, обращающееся за совершением нотариального действия
2.1. За свидетельствованием верности копии документа может обратиться лицо, достигшее 14-летнего возраста, в том числе не являющееся владельцем документа.
По общим правилам совершения нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия.
3. Свидетельствование верности копии с копии документа. Свидетельствование верности выписки из документа
3.1. Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, что верность копии документа засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.
По смыслу статьи 77 Основ нотариально засвидетельствованная копия документа тождественна понятию "документ". Поэтому не может быть ограничено количество последовательных свидетельствований верности копии с нотариально засвидетельствованной копии или копии, выданной в ином установленном законодательством Российской Федерацией порядке.
Нотариальное свидетельствование верности копий с копий документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами, в пределах своей компетенции, производится на общих основаниях. В частности, нотариальному свидетельствованию подлежит верность копий с копий документов, исходящих от судов, органов внутренних дел, прокуратуры, следственных органов, органов, осуществляющих государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, органов, осуществляющих государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. При этом нотариусу следует иметь в виду установленный законодательством Российской Федерации порядок оформления копий документов, выданных указанными органами. Например, порядок оформления копий судебных актов предусмотрен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 N 36 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде", порядок оформления копий документов органами, осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, установлен приказом Минэкономразвития России от 14.05.2010 N 180 "Об установлении порядка предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним", приказом Росреестра от 07.09.2010 N П/491 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии". Нотариальное свидетельствование верности копий с копий документов, выданных иными юридическими лицами (корпоративными и иными), допускается, если копия документа оформлена в установленном законом порядке. Законодательными актами о корпоративных юридических лицах предусмотрено право и обязанность этих юридических лиц свидетельствовать верность копий документов, образующихся в процессе их деятельности. Например, соответствующими полномочиями обладают общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества.
В соответствии с действующими в настоящее время нормами Указа Президиума Верховного совета СССР от 04.08.83 N 9779-X государственные и общественные предприятия, учреждения и организации свидетельствуют по заявлениям граждан верность копий документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Требования к нотариальным действиям в электронной форме, к документам, представляемым для совершения нотариального действия и Требования к нотариально оформляемому документу отражены в статьях 44.2, 45 и 45.1 Основ законодательства о нотариате.
Статья 44.2. Совершение нотариальных действий в электронной форме
Комментарий к статье 44.2
Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия
Комментарий к статье 45
Существенным дополнением положений комментируемой статьи в отношении требований, предъявляемых к документам для совершения нотариальных действий, являются нормы, определяющие требования к представляемым для свидетельствования верности копий документов и выписок к ним, содержащиеся в Методических рекомендациях по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них .
———————————
Утверждены решением Правления ФНП от 25 апреля 2016 г., протокол N 04/16 (текст решения не был официально опубликован).
Документы, представляемые для совершения нотариальных действий, могут быть как в бумажном, так и в электронном виде, в простой и нотариальной форме, могут исходить от физических, юридических лиц, нотариусов и иных субъектов.
Документы, представляемые для совершения нотариального действия на бумажном носителе, содержат текстовую и (или) изобразительную информацию .
———————————
Подробнее о свидетельствовании копий см.: комментарий гл. XIII Основ.
Положения ч. 2 комментируемой статьи определяют следующие требования для представляемых документов на бумажных носителях:
1) документы не должны иметь подчисток или приписок;
2) документы не должны иметь зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений;
3) документы не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей;
4) текст документа должен быть легко читаемым;
5) должна быть обеспечена целостность документа, состоящего из нескольких листов путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом.
При этом подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления, влияющие на содержание и искажающие смысл документа; нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности; повреждения документа, влекущие сомнения в его целостности; иные недостатки, не позволяющие сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа, признаются существенными недостатками документа и их наличие является основанием для отказа в принятии документов для совершения нотариальных действий .
———————————
Пункт 1.3 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них.
Следует учесть, что документы, содержащие исправления, могут быть приняты с учетом правил внесения исправлений и подписания таких исправлений. Эти важные процедурные моменты по подписанию документов определяют Методические рекомендации по совершению отдельных видов нотариальных действий.
Исправления либо подписываются лицами и подтверждаются подписями этих лиц, а также подписываются нотариусом с приложением его печати, либо оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати .
———————————
Подробнее см.: комментарий к ст. 44 Основ.
Судебной практикой подтверждается правомерность позиции единоличного исправления нотариусом технических ошибок в оформленных им документах, не влияющих на юридическую действительность документа, при подтверждении таких исправлений подписью и печатью нотариуса .
———————————
Решение Калининского районного суда Краснодарского края от 28 октября 2015 г. по делу N 2-697/2015.
К способам определения целостности документа, например, могут относиться использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа, подписание каждого листа автором с нумерацией листов, проставление печатей или штампов на пересечении листов документа, простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др. .
———————————
Пункт 1.3 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них.
Статья 45.1. Требования к нотариально оформляемому документу
Комментарий к статье 45.1
Предусмотрены особенности указания в тексте нотариально оформляемого документа сведений, относящихся к его содержанию:
1) в отношении сумм и сроков — должны быть обозначены хотя бы один раз словами;
2) в отношении юридического лица — должны быть указаны его полное наименование , адрес, место нахождения и при наличии регистрационный номер;
———————————
Наименования иностранного юридического лица, а также иностранного гражданина в практике указываются, как правило, в латинской и английской транскрипции.
3) в отношении гражданина — должны быть указаны фамилия, имя, при наличии отчество полностью и, при наличии, место жительства .
———————————
Положения Основ не устанавливают обязательность указания иных реквизитов, в том числе места и даты рождения, пола лица, гражданства и даже паспортных данных, однако в практике такие реквизиты указываются, вносятся в ЕИС. Возникают новые практические требования, например, о внесении СНИЛС, девичьих фамилий и т.п.
Читайте также: