Способы эффективного использования времени доклад

Обновлено: 17.05.2024

Документ из архива "Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени", который расположен в категории " ". Всё это находится в предмете "менеджмент" из раздела "", которые можно найти в файловом архиве Студент. Не смотря на прямую связь этого архива с Студент, его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "менеджмент" в общих файлах.

Онлайн просмотр документа "98426"

Текст из документа "98426"

Тайм-менеджмент:

Способы эффективного использования рабочего времени

1 Причины дефицита времени 4

2 Анализ использования рабочего времени 5

3 Самоменеджмент 7

3.1 постановка целей 7

3.2 Планирование 9

3.3 Принятие решений 12

3.4 Реализация и организация 14

3.6 Информация и коммуникации 15

4 Особенности тайм менеджмента в России 17

Список литературы 19

“Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

1 ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время , а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

“Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

2 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

Актуальность темы. Сколько способных, а нередко и талантливых людей мало чего добивались в жизни по одной причине – они не смогли достаточно разумно использовать свое время. А оно – бесплатное добро, и каждый имеет его в равном количестве. При этом время – один из самых дорогих ресурсов.

Вложенные файлы: 1 файл

ВВЕДЕНИЕ (3).docx

ВСЕРОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ВНЕШНЕЙ ТОРГОВЛИ
Факультет внешнеторгового менеджмента
Кафедра менеджмента и маркетинга

Студент 4 группы ФВМ-1

Принял проф. кафедры

Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

Есть ли (реально) деловые люди, которые успевали сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?

Такие люди (причем, преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация ими своего времени вызывает, естественно, большой интерес, тщательно изучается и анализируется специалистами в силу того, что высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания, а также большей отдачи обществу.

Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно. Можно сказать, что нередко еще мы попросту растрачиваем время.

Работа в учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме — явление, наблюдаемое у большинства людей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей, и, прежде всего руководителей?

1. Теоретико-методологические основы изучения рабочего времени

1.1 Рабочее время: понятие, структура и значение

Определить термин "рабочее время" и рассмотреть его структуру дает возможность нормативно- правовой подход. В связи с чем, рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Рабочее время еще называют временем труда. Измеряется оно также как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Но в трудовом праве принято использовать в качестве измерителя рабочий день и рабочую неделю, а также рабочую смену. Рабочий день – это продолжительность рабочего времени в часах и возможно в минутах в течение суток в соответствии с законодательством, трудовым договором. Рабочая неделя – это установленная законом продолжительность рабочего времени в течение календарной недели, охватывающее число рабочих дней в неделю. Рабочая смена – продолжительность рабочего времени в сутки, установленная правилами трудового распорядка. Режим рабочего времени – это распределение времени работы в пределах суток или другого календарного периода .

Согласно статье 91 Трудового кодекса РФ, в нашей стране установлено, что продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю*. По мере создания необходимых экономических условий возможен переход к сокращению этой продолжительности.

Нормой рабочего времени является установленная законом для данного работника продолжительность его рабочего времени за определенный календарный период – день, неделю, месяц.

Если работником затрачено время сверх нормы, то оно считается сверхурочным и должно оплачиваться по повышенным расценкам.

В зависимости от характера производственного процесса рабочее время может быть неполным, гибким или скользящим и определяется методами организации рабочего дня или недели.

____________________________
*-Трудовой кодекс РФ (статья 91)

Непосредственно к самому рабочему времени относится основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места. Кроме того, в структуре рабочего времени выделяется время технологических и организационных перерывов.

К основному времени относится такой вид работ, как непосредственная обработка деталей или изготовление продукта и т.д. Вспомогательное рабочее время связано с обеспечением возможности осуществления основной работы. Вместе с основным оно составляет оперативное время. В течение вспомогательного времени может происходить работа по сбору необходимой информации, например, для отчета, доклада, составления документа, выполнения производственной операции и т.д.

Время обслуживания рабочего места тратится на организационные и технологические процессы. В это время проводятся работы по уборке рабочего места, наведению порядка, сортировке материалов и подготовке оборудования к работе.

В производственных условиях некоторые операции требуют подготовительно- заключительного времени. Это относится и к медицине, где врачу перед осмотром больного и после этого необходимо мыть руки.

Время перерывов также неоднородно. Прежде всего, это время на отдых и естественные надобности. Технологические перерывы связаны с особенностями технологического процесса. Например, для высушивания покрашенных деталей. Организационные перерывы могут быть вызваны сбоями, неполадками, происходящими как по вине работников, так и независимо от них.

Далее рассмотрим значение фактора времени. Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других.

Вместе с тем каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает. Парадокс времени гласит: "Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть".

Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку "Время — деньги",

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Из выше указанного можно сделать вывод, что в XXI веке исключительную важность приобретает управление таким неосязаемым и при этом невосполнимым ресурсом, как время. Старинная поговорка "Время – деньги" уже потеряла свою актуальность – время давно уже стало дороже денег.

1.2 Принципы эффективного использования рабочего времени

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить свое желание.

Для правильного и эффективного использования времени необходимо основное внимание уделять перспективным и самым важным для вас делам.

Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уже потом браться за дело. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное, когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в плане личной деятельности.

____________________________
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств

2. Технологии повышения эффективного использования рабочего времени

2.1 Мероприятия по эффективному использованию рабочего времени, применяемые отечественными организациями

Методы борьбы с потерянным временем разные компании предлагают свои: в одних введены жесткие ограничения на использование Интернета и ICQ, другие работодатели объявляют войну бесцельным блужданиям по офису, или заставляют отрабатывать часы, проведенные в курилке. Впрочем, больше в этом смысле повезло представителям творческих профессий, в этом случае, по мнению работодателей, гораздо проще и эффективнее контролировать не сам процесс, а результат.

Существует множество причин, препятствующих повышению эффективности организации сотрудников. Основными являются нехватка времени, отсутствие навыков работы в команде, неэффективное планирование и, как следствие, использование рабочего дня. Более того, с каждым годом развитие высоких технологий требует от человека ускорения темпов работы. Большинство руководителей по-прежнему не придают особого значения тренингам по тайм-менеджменту. Основная причина – дороговизна подобных мероприятий.

Тайм-менеджмент, т.е. управление временем – технология, позволяющая невосполнимое время жизни тратить в соответствии с личными целями и ценностями. В последние годы ситуация значительно изменилась к лучшему благодаря распространению и востребованности семинаров и тренингов по тайм-менеджменту в корпоративной среде. Применение инструментария тайм-менеджмента согласно исследованиям компании помогает сэкономить время на одном рабочем месте 2 часа в день, создается особый климат эффективности в компании.

Пожалуй, самой главной проблемой нехватки времени является отсутствие самоорганизации и неумение расставлять приоритеты в работе. В течение дня человек вынужден решать множество задач. Неорганизованный работник, как правило, начинает хвататься одновременно за сто дел, а в итоге ни одного не доводит до конца. Причем львиную долю рабочего времени съедают текущие дела: разборка бумаг на столе, звонки, подшивка документов и пр. В конце дня на важные и требующие больших затрат

времени дела не остается времени. Как следствие – выговор от начальника, стресс, недовольство собой, упущенные возможности. Владение искусством управления временем позволяет избежать такого рода неприятностей.

3.2 Меры по оптимизации использования рабочего времени

Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная - к его расточительности. Как же научиться управлять временем?

Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется всего два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:

1) точно определить свою цель;

2) составить план ее достижения;

3) сосредоточиться на главном;

4) придумывать себе стимулы;

5) установить твердые сроки;

6) научиться быть решительным;

7) научиться говорить "нет";

8) не увязать в телефонных разговорах;

9) приобрести привычку записывать все самое важное;

10) ликвидировать досадные помехи;

11) научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;

12) не упускать из виду мелочи;

13) приступать к делу сразу же;

14) полнее использовать время;

15) следить за использованием свободного времени;

16) ежедневно контролировать выполнение намеченного;

17) менять занятия;

18) уважать свое время.

Таким образом, соблюдая эти правила, можно оказаться в том мире, где время перестанет быть нашим противником. Но нельзя забывать, что наилучший эффект будет достигнут в том случае, когда сотрудники работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение. Существуют объективные законы и принципы. Нужно научиться их использовать, постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Таким образом, рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.

Время - одна из форм богатства человека, социальной группы и общества. Оно распределяется и используется в соответствии с достигнутым уровнем развития экономики и характером социальных отношений. Временное пространство - необходимое условие осуществления всей совокупности деятельности людей, удовлетворения их общественных и личных потребностей.

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Как правильно организовать свое время, чтобы все успевать - методы тайм-менеджмента своей жизни или как эффективно управлять временем и всё успеть.

Профессиональный психолог более 13 лет, общая психология, психология личности.

Как управлять временем, что работать продуктивно, много успевать — это актуальный вопрос для всех, кто хочет легко достигать целей, совершенствоваться и зарабатывать. Удивительно, но каждый день из-за неумения строить планы, ценить часы, минуты — мы теряем самый драгоценный ресурс.

Известный специалист по тайм-менеджменту Майкл Фортино (Michael Fortino) наглядно показал, как люди управляют временем.

Не имея четкой системы, непродуктивный человек за всю жизнь тратит более 8 месяцев на чтение бесполезной информации! Около 3 лет мы используем, что убраться в квартире, а 8 лет мы проводим в ванной. Поразительно, но человек, который не знает, как научиться управлять временем, тратит на общение с супругом лишь 4 минуты, а для детей остается всего 40 секунд.

Чтобы изменить ситуацию, использовать каждую секунду рационально, стоит бороться с похитителями самого ценного ресурса. В этом поможет тайм-менеджмент и советы психологов.

34 способа, Как правильно управлять временем

Как управлять жизнью и временем, чтобы не распыляться на второстепенные, бесполезные дела — это ценный навык, которым можно овладеть, придерживаясь простых правил:

Автофокусировка

Метод для людей, которым трудно придерживаться плана. На листе бумаги пишем все задачи на день, которые волнуют. Затем выбираем 2-3 и стараемся сделать их в первую очередь.

Как можно управлять временем эффективно: каждый день писать список задач и каждому пункту присвоить шифр, который соответствует:

А. Важнейшие дела, их нельзя отложить.
Б. Нужно обязательно сделать, но сроки еще терпят.
В. Рекомендовано выполнить задачу, но она не влияет на продуктивность.
Г. Можно делегировать. Способ позволяет сэкономить время на более значимые задачи.
Д. Бесполезные задачи, можно удалять.

Руководство разработал известный тренер по личной эффективности Брайан Трейси (Brian Tracy).

Как управлять временем и изменить свою жизнь: каждый день выполнять одно мега-важное дело, 3 средней срочности и 5 мелких задач. Формула подойдет людям, которые разрываются между делами.

Система выглядит так:

Важное дело: подписать договор, составить отчет, время на посещение тренинга по личностному росту и т.д.
Покупка вещей, посещение врача, сдача авто в автосервис и т.д.
Посещение кино, прогулка, уборка, приготовление еды, глажка.

Ставьте цели

Нельзя понять, как эффективно управлять временем, если вы не определились с важнейшими задачами на день, месяц, год.

Учитесь составлять списки, где прописаны все ваши цели на конкретный период.

Перечень можно изменять, дополнять делами, но самые важные и долгосрочные дела должны оставаться. Чем поможет метод: не будете забывать о делах, не столкнетесь с дедлайнами, будете больше успевать.

Ведение дневника

Успешные, продуктивные люди признаются, что поняли, как управлять временем и все успеть, когда начали использовать бумажный носитель.

Как действовать: в воскресенье вечером написать подробный план на каждый день недели. Это позволит вам ориентироваться в делах, самостоятельно определить уровень загруженности, снизить стресс из-за отсутствия аврала в делах.

Закон Парето

Только 20% усилий могут принести 80% результата, а непродуктивное использование 80% времени увенчается лишь 20% результатов.

Закон Парето поможет людям, которые определят, какие именно 20% усилий станут самыми результативными для них. Пример, как правильно организовать свое время, чтобы все успевать:

Написание книги, статьи, подписание договора, деловая встреча, которые принесут вам прибыль — это те 20% важных задач, которые нельзя передоверить другим.
Покупка бумаги для написания договора, переговоры о месте встречи бизнес партнеров, заказ билетов на самолет — это 80% задач, которые воруют время, не дают сосредоточиться на главном, их можно делегировать.

Хронометраж

Российский специалист по тайм-менеджменту Глеб Архангельский, предлагает методику, как распределить свой день, чтобы все успеть:

14 дней записывайте все дела, действия, работу поминутно (сколько потратили): на выполнение обязанностей, хобби, перекуры, встречи в кафе, пустые разговоры, время на соцсети и разговоры по телефону.
По истечении периода приступите к анализу.
Выявите дела, которые не приносят пользы, но воруют время, постарайтесь сократить их количество до минимума.

Матрица Эйзенхауэра

Пошаговая инструкция по распределению времени от президента США разделяет дела на 4 категории:

Срочные и важные. Выполнять первыми без отлагательств.
Несрочные, но важные. Им нужно уделить 60% времени, нельзя допускать, чтобы они накапливались.
Срочные, но неважные. Делегируем.
Не важные и не срочные. Отказываемся.

Методик дает шанс все успевать, систематизировать дела и не пропускать важные сроки.

Диаграмма Ганта

Как управлять временем и все успеть, легко понять, если построить понятную диаграмму:

Рисуем диаграмму из двух осей.
Вертикальная прямая — это шкала (список) запланированных задач.
Горизонтальная прямая — это даты, до которых нужно успеть выполнить работу.

Техника Помидора помогает понять, для чего нужен тайм-менеджмент наглядно. Суть: с помощью таймер постоянно контролировать время:

25 минут посвящаем интенсивной работе, ни на что не отвлекаемся.
5 минут отдыхаем, переключаемся.
делаем 4 цикла подряд и отдыхаем 30 минут.

Методика эффективная для людей, которые страдают от рассеянного внимания, плохо концентрируются. Техника снижает уровень стресса, помогает стать продуктивней.

Интеллект-карты

Оригинальная картинка поможет понять, как управлять временем и изменить свою жизнь визуально, но без необходимости постоянно возвращаться к списками.

Как сделать карту:

Как работают интеллект-карты: наглядно подсказывают, как управлять своим временем в зависимости от важности, первоочередности задач. Методика позволяет снизить стресс, сэкономить время, не запутаться в последовательности выполнения дел.

Правило Паркинсона

Закон Паркинсона: порученная, намеченная работа обязательно заполнит все время, которое на нее отведено.

Например, вам поручили сделать чертеж здания, который легко успеет за 10 дней, но выделили на участок работы 20 суток.

Итог: вы не будете спешить, а сдадите результат точно в срок, постоянно откладывая работу.

Чтобы не допустить такого положения дел, обязательно устанавливайте сами для себя дедлайны, крайние сроки, которые нельзя передвигать.

Зачем: чтобы не утратить способность концентрироваться на задачах, не накапливать много дел, которые придется делать в последнюю минуту.

Временные рамки

Например, в списке есть задача помыть пол, на это выделите 15 минут и назначьте час суток (в 14.00).

Поработайте с каждым пунктом, но не нужно умышленно расширять границы, если на написание доклада требуется 2 часа с 15.00 до 17.00, постарайтесь точно уложиться.

Такие ограничительные методы тайм-менеджмента помогают:

Легко распланировать весь день.
Выполнять задачи постепенно, без спешки, страха не успеть.
Не отвлекаться на другие дела, потому что их час еще не наступил.

Систему GTD

GTD (Getting Things Done) — эту методику придумал бизнес-тренер Дэвид Аллен (David Allen). Предназначение: разгрузить мозг, отказавшись от одновременного запоминания большого объема данных. Суть:

Маленькие задачи выполняйте в первую очередь и быстро, второстепенные делегируйте, важные старайтесь разбить на этапы и методично выполнить. Техника поможет не допускать дедлайнов, поставить дела на поток, тратить меньше времени.

Техника управления временем внедрена в компании Toyota. Суть: организовать доску из трех секторов:

Нужно сделать.
Сделано.
В процессе выполнения.

Последовательно меняем задачи

Суть: научиться не хвататься за все и сразу. Важно сначала закончить одно дело, а потом переключиться на другое.

Едим слона по кусочкам

Техника предлагает человеку не пытаться сразу выполнить объемную, грандиозную задачу, а разбить ее на комфортные по времени и усилиям этапы. Например, стоит задача написать аналитическую статью, провести масштабное исследование. Запланируйте простые этапы:

Сначала сбор информации.
Затем ознакомление с мнением экспертов.
Приступайте к заготовке пособий, методик расчета.
Начинайте основную работу.

Правило 120 секунд

Если в вашем списке дел есть задачи, на которые потребуется 2 минут на выполнение, сразу сделайте это, вычеркните из перечня.

Такой подход помогает экономить время, которое можно потрать на подготовительный процесс. Это дела: телефонный звонок, ответ на письмо.

Fresh or Fried

Список дел на день лучше составлять накануне вечером и обязательно в хронологическом порядке, чтобы не запутаться с периодами дня, отталкиваясь от состояния мозга.

Методика Zero Inbox

Эффективная техника не позволит запутаться в делах, она наглядно показывает, что нужно вовремя доделать. Метод учит брать ответственность и доводить все до конца: пока не рассортируете список, его нельзя закрывать, откладывать!

Правило Тима Феррисса

Писатель, оратор Тим Феррисс (Timothy Ferriss) утверждал, что для эффективной работы, где человек много успевает, необязательно трудиться много, стоит правильно фокусироваться.

20% времени вы трудитесь на пределе возможности, фокусируетесь.
80% результата будут получены за счет сверхконцентрации из 20% времени.
Период без интенсивного напряжения стоит оставить на второстепенные задачи.

Метод позволяет избежать перегрузки, профессионального выгорания, апатии и депрессии из-за рутинных дел.

Перекроить день

Специалисты рекомендуют экспериментировать с распорядком дня. Опыт можно начать на выходных или в отпуске.

Несколько дней подряд пробуйте просыпаться в разное время с разницей в 30- 60 минут.

Проанализируйте, стал ли запасной час полезен для выполнения дел или он забрал энергию. Исходя из опыта, планируете задачи в определенные часы суток.

Суть методики: даже при возможности выполнить одновременно много задач, проектов, недопустимо взваливать на себя слишком большое бремя. Анализируйте, распишите, что у вас в планах, остается ли время на очередное задание.

Не жертвуйте сном

Мозгу, как и телу нужен стабильный сон, не менее 7 часов в сутки. Украденные ночные часы не получится трансформировать в продуктивность. Человек будет быстро уставать, не сможет сконцентрироваться, начнет часто ошибаться.

Временные зазоры

Планируя день и ставя задачи во временные рамки, убедитесь, что между делами остается зазор не менее 10-15 минут. Это нужно, чтобы мозг спокойно переключился, человек отдохнул, помедитировал и восстановил силы.

Суть методики: распределить дела по категориям и выполнять похожие поэтапно, а потом приступать к делам, которые имеют другую направленность.

Например, вам предстоит разобраться в двух новых программах, написать 3 рецензии на книги. Мозгу проще сосредоточиться сначала на однотипных делах (рецензии), а потом заняться изучением программ.

Чтобы не потерять мотивацию, выложиться на 100%, сначала нужно приступить к делам, которые принесут прибыль.

Обратите внимание, эти статьи могут быть вам интересны:

Система дедлайнов

Составляя план на день, поставьте выполнение задачи в строгие рамки до минуты. Обязательно делайте запланированное точно в срок. Очень эффективный метод, тренирующий дисциплину и усидчивость.

Энергия успеха

Успешно выполненная работа, которая принесла удовлетворение, похвалы или быстро трансформировалась в хороший заработок — это энергия успеха, она еще долго будет помогать трудиться. Как только завершен важный проект, задача, старайтесь сохранять эту энергию, быстро приступать к исполнению новых заданий.

Спите по 15 минут

Быстрая перезагрузка мозга поможет работать намного продуктивней, больше успевать и не подвергаться стрессу из-за переутомления и однотипных задач. Поспасть можно в обеденный перерыв.

Максимальная автоматизация процессов

Постарайтесь не тратить много времени на процессы, которые можно автоматизировать.

Например, вместо печатного текста, где вы записываете свои идеи, используйте голосовой набор. Откажитесь от счета в уме, пользуйтесь удобными сервисами по построению диаграмм, таблиц.

Утреннюю рутину запланируйте на вечер

10-20 минут вечером можно потратить на правильную подготовку к новому дню. Такой подход разгрузит ранние часы, когда можно поспать, освоить новую информацию, сделать важное дело.

Например, вечером приготовьте одежду, продумайте маршрут передвижения по городу, сделайте звонки, заполните ежедневник.

Что может мешать правильно управлять временем

Вредные привычки — враги тайм-менеджмента

Пустая болтовня.
Просмотр телепередач.
Бессмысленный серфинг по сети.
Курение, алкоголь.
Постоянные телефонные переговоры.
Питание не по графику.
Негативная информация, которая ухудшает настроение, снижает мотивацию.

Прокрастинация и самосаботаж

Это состояния посещают людей, когда работа неинтересная, рутинная, слишком сложная. Личность пытается откладывать все на потом, ищет отговорки, оправдания, а в итоге накопившиеся дела, недоделанные задачи. Правильнее договориться с собой выполнять ненавистные задания поэтапно, маленькими порциями.

Страх отказать

Это распространенная ошибка людей, которая заставляет их работать много, не следить за временем, выбиваться из графика и быстро терять жизненную энергию.

Психологические ловушки

Часто человек не может стать продуктивным, все вовремя успевать не из-за лени, а по причине навязанных внутренних установок. Это типичные ловушки, ворующие эффективность и время:

Я все успею, жизнь очень длинная.
Все начну делать хорошо и быстро с понедельника.
Зачем писать списки дел, если у меня отличная память.
Я должен делать все идеально или вообще не браться за дело.

Если такие противоречия мучают, стоит сходить к психологу, чтобы избавиться навсегда.

Все и сразу

Серьезная ошибка пытаться все техники тайм-менеджмента протестировать на себе. Стоит выбрать и внедрить в жизнь не более 5-7 подходящих, но следовать им постоянно.

Многозадачность ворует концентрацию и время

Одновременное выполнение нескольких дел — это путь к переутомлению, потери мотивации и энергии. Не позволяйте себе истощаться, терять продуктивность, которую трудно восстанавливать.

Без отдыха

Нельзя эффективно работать, не позволяя себе регулярно отдыхать.

Советы психологов и практикующих руководителей

Полезные книги

В заключении

Умение тратить время правильно необходимо каждому человеку, который мечтает сделать жизнь лучше.

Если ответственно подойти к созданию своей системы тайм-менеджмента, вы высвободите громадный потенциал: легкое достижение целей, благосостояние, самореализация.

Читайте также: